常用项目管理工具

1、常用项目管理工具本人看到的文章，共享-来源：不详。随着IT行业的发展，IT行业内的项目拓展和投资比比皆是。为了提高项目管理水平，赢得市场竞争，特别是在加入WTO后在国内、国际市场上拥有与国际接轨的项目管理人才，越来越多的业界人士正通过不同的方式参加项目管理培训并力争获得世界上最权威的职业项目经理（PMP）资格认证。同时，大部分的IT行业项目管理人士正尝试使用项目管理软件对自己的项目进行辅助管理，为了方便大家的使用，现对项目管理作一简要介绍。 目前前市场上上项目管管理软件件种类较较多，具具有代表表性的为为微软项项目管理理软件220000，但大大多以美美国项目目管理协协会（PPMI）的项目目管理理

2、理论为基基础，在在使用过过程中要要注意以以下内容容：一、 项目目管理软软件特征征1 预算算及成本本控制大部部分项目目管理软软件系统统都可以以用来获获得项目目中各项项活动、资源的的有关情情况。人人员的工工资可以以按小时时、加班班或一次次性来计计算，也也可以具具体明确确到期支支付日；对于原原材料，可以确确定一次次性或持持续成本本；对各各种材料料，可以以设立相相应的会会计和预预算代码码。另外外，还可可以利用用用户自自定义公公式来运运行成本本函数。大部分分软件程程序都应应用这一一信息来来帮助计计算项目目成本，在项目目过程中中跟踪费费用。项项目过程程中，随随时可以以就单个个资源、团队资资源或整整个项目目

3、的实际际成本与与预算成成本进行行对比分分析，在在计划和和汇报工工作中都都要用到到这一信信息。大大多数软软件程序序可以随随时显示示并打印印出每项项任务、每种资资源（人人员、机机器等）或整个个项目的的费用情情况。2 日程程表日程程表程序序主要用用来对项项目中各各个单项项资源或或一组资资源确定定工作时时间。可可以用这这些日程程表计算算出项目目的进度度计划。大部分分系统软软件都对对基本工工作时间间设置一一个默认认值，比比如星期期一到星星期五，早上88点到下下午5点点，中间间有一小小时的午午餐时间间。对于于各个单单项资源源或一组组资源，可以修修改此日日程表。例如：修改上上、下班班时间，按非工工作时间间输

4、入公公司假期期，输入入各种换换班（白白天、夜夜晚），包括节节假日以以及数量量单位（小时、天、周周）。汇汇报工作作进程时时要用到到这些日日程表，它通常常可以根根据每个个单项资资源按天天、周或或月打印印出来，或者将将整个项项目的日日程打印印成一份份全面的的，可能能有墙壁壁大的项项目日程程表。3 电子子邮件一些些项目管管理软件件程序的的共同特特征是可可以通过过电子邮邮件发送送项目信信息。这这一功能能使得用用户不必必通过打打印机或或屏幕显显示，直直接从电电子邮件件中获得得信息。通过电电子邮件件，项目目团队成成员可以以了解重重大变化化，比如如最新的的项目计计划或进进度计划划，可以以掌握当当前的项项目工作

5、作情况，也可以以发出各各种业务务表格。4 图形形对于于有大量量活动事事项的项项目工程程，人工工制出一一份甘特特图或网网络图，或人工工进行修修改制图图是一件件极其乏乏味而又又容易出出错的工工作。当当前项目目管理软软件的一一个最突突出的特特点是能能在最新新数据资资料的基基础上简简便、迅迅速地制制作各种种图表，包括甘甘特图及及网络图图。有了了基准计计划后，任何修修改就可可以轻易易地输入入到系统统中，图图表自动动会反映映出这些些改变。项目管管理软件件可以将将甘特图图中的任任务连接接起来，显示出出工作流流程。特特别是用用户可以以仅用一一个命令令就在甘甘特图和和网络图图之间来来回转换换显示。另外，图形和和

6、表格通通常有以以下功能能供用户户使用：. 进行任任务和关关系的交交互式操操作处理理。例如如，通过过图表连连接任务务，改变变优先关关系或通通过扩展展活动持持续显示示功能来来改变活活动持续续时间。. 定制格格式，例例如图形形大小、标题、颜色、字型以以及文件件布局。. 显示任任务或成成本的基基准对照照表。. 突出关关键路径径，显示示出任何何活动的的延缓。. 放大或或缩小显显示图像像。5 转入入/转出出资料许多多项目管管理软件件包允许许用户从从其他应应用程序序，比如如文字处处理、电电子表格格以及数数据库程程序中获获得信息息。为项项目管理理软件输输入信息息的过程程叫做转转入。例例如，你你只需在在需要时时

7、转入某某个电子子表格的的信息就就可以了了，而大大可不必必将电子子表格中中有关人人员或机机器的成成本信息息重新键键入项目目管理软软件程序序，而且且这样还还可能会会输入相相互冲突突或错误误的资料料。同样样地，常常常也要要把你的的项目管管理软件件的一些些信息输输入到这这些应用用程序中中去。发发出信息息的过程程叫做转转出。例例如，可可能要把把对某一一承包商商的进度度计划报报告转出出到文字字处理备备注文件件中。绝大大部分项项目管理理软件程程序允许许把标准准ASCC码中的的信息文文件从WWinddowss Cllipbboarrd转出出到SQQLdaatabbasee,Lootuss, EExceel,

8、Miccrossoftt Prrojeect Excchannge, OLLEclliennt/sservver, DDDEclliennt/sservver 以及一一些其他他系统中中。6 处理理多个项项目及子子项目有些些项目规规模很大大，需要要分成较较小的任任务集合合或子项项目。另另一种情情况是经经验丰富富的项目目经理同同时管理理好几个个项目，而且，团队成成员也同同时为多多个项目目工作，在多个个项目中中分派工工作时间间。在这这种情况况下，大大部分项项目管理理软件程程序能提提供帮助助。它们们通常可可以将多多个项目目储存在在不同文文件里，这些文文件相互互连接。项目管管理软件件也能在在同一个个文件

9、中中储存多多个项目目，同时时处理几几百个甚甚至几千千个项目目，并绘绘制出甘甘特图和和网络图图。7 制作作报表项目目管理软软件包在在最初应应用时，一般只只有少数数报表，通常是是列表总总结进度度计划、资源或或预算。今天，决大多多数项目目管理软软件包都都有非常常广泛的的报表功功能。下下面列出出一些可可制作的的报表内内容：. 项目全全面汇报报报表。. 项目主主要阶段段（里程程碑）报报表。. 一定时时期内的的各种信信息，例例如这一一时期内内完成和和正在进进行的任任务，以以及准备备开始的的任务。. 财务报报表，显显示全面面的信息息，包括括所有任任务、整整个项目目预算、超支情情况、累累计预算算成本、实际成成

10、本以及及承付款款项。. 成本/进度控控制系统统准则（c/sscscc）报表表。通常常美国国国防部进进行国防防项目时时要求使使用这个个报表。. 对项目目的各种种或一组组资源进进行资源源配置报报表。. 定制的的标准报报表、交交叉报表表、变量量基准对对比表。8 资源源管理目前前的项目目管理软软件都有有一份资资源清单单，列明明各种资资源的名名称、资资源可以以利用时时间的极极限、资资源标准准及过时时率、资资源的收收益方法法和文本本说明。每种资资源都可可以配以以一个代代码和一一份成员员个人的的计划日日程表。对每种种资源加加以约束束，比如如它可被被利用的的时间数数量。用用户可以以按百分分比分为为任务配配置资

11、源源，设定定资源配配置的优优先标准准，为同同一任务务分配各各个资源源，并保保持对每每项资源源的备注注和说明明。系统统能突出出显示并并帮助修修正不合合理配置置，调整整和修匀匀资源配配置。大大部分软软件包可可以为项项目处理理数以千千计的资资源。9 计划划在所所有项目目管理软软件包中中，用户户都能界界定需要要进行的的活动。正如软软件通常常能维护护资源清清单，它它也能维维护一个个活动或或任务清清单。用用户对每每项任务务选取一一个标题题、起始始与结束束日期、总结评评价，以以及预计计工期（包括按按各种计计时标准准的乐观观、最可可能及悲悲观估计计），明明确与其其他任务务的先后后顺序关关系以及及负责人人。通常

12、常，项目目管理软软件中的的项目会会有几千千个相关关任务。另外，大部分分程序可可以创建建工作分分析结构构，协助助进行计计划工作作。100项目目监督及及跟踪项目目管理的的一项基基本工作作是对工工作进程程、实际际费用和和实际资资源耗用用进行跟跟踪管理理。大部部分项目目管理软软件包允允许用户户确定一一个基准准计划，并就实实际进程程及成本本与基准准计划里里的相应应部分进进行比较较。大部部分系统统能跟踪踪许多活活动，如如进行中中或已完完成的任任务、相相关的费费用、所所用的时时间、起起止日期期、实际际投入或或花费的的资金、耗用的的资源，以及剩剩余的工工期、资资源和费费用。关关于这些些临近和和跟踪特特征，管管

13、理软件件包有许许多报告告格式。111进度度安排在实实际工作作中，项项目规模模往往比比较大，人工进进行进度度安排活活动就显显得极为为复杂了了。项目目管理软软件包能能为进度度安排工工作提供供广泛的的支持，而且一一般是自自动化的的。大部部分系统统能根据据任务和和资源清清单以及及所有相相关信息息制作甘甘特图及及网络图图，对于于这些清清单的任任何变化化，进度度安排会会自动反反映出来来。此外外，用户户还能调调度重复复任务，制定进进度安排排任务的的优先顺顺序，进进行反向向进度安安排（从从末期到到日首期期），确确定工作作轮班，调度占占用时间间，调度度任务，确定最最晚开始始或尽早早开始时时间，明明确任务务必须开

14、开始或必必须结束束日期，或者是是最早、最晚日日期。122保密密项目目管理软软件一个个相对新新颖的特特点是安安全性。一些系系统对项项目管理理包自身身、单个个项目文文件、项项目文件件中的基基本信息息（例如如工资）均设有有口令密密码。133排序序及筛选选利用用排序，用户可可以按随随心所欲欲的顺序序来浏览览信息，比如从从高到低低的工资资率，按按字母顺顺序的资资源名称称或任务务名称。大部分分程序有有各种排排序方式式（例如如：按名名、姓等等）。筛筛选功能能帮助用用户选择择出符合合具体准准则的一一些资源源。例如如，某些些任务要要用到某某种具体体资源，用户如如果想了了解这些些任务的的有关信信息，只只需命令令软

15、件程程序忽略略未使用用这种的的任务，而只把把用到这这种资源源的任务务显示出出来就可可以了。144假设设分析项目目管理软软件一个个非常实实用的特特点是进进行假设设分析。用户可可以利用用这一特特点来探探讨各种种情形的的效果。在某一一项目的的一些节节点上，用户可可以向系系统询问问：如如果拖延延一周，会有什什么结果果？系系统会自自动计算算出延迟迟对整个个项目的的影响，并显示示出结果果。例如如，某个个建筑项项目，要要研究木木材消耗耗率上升升15%将发生生什么结结果，承承包商只只要把这这一变化化输入计计算机，所有的的相关费费用成本本就能显显示出来来。几乎乎可以对对项目中中所有变变量（人人员、工工资率、成本

16、）进行测测试，观观察发生生具体情情况的影影响。这这种分析析能使项项目经理理更好地地控制有有关项目目的各种种风险。二、 常见见的项目目管理软软件包下面面简要介介绍一下下当前一一些最常常见的项项目管理理软件包包。1 CAA-SuuperrProojecctCoompuuterrAsssociiateesInnterrnattionnal公公司的CCA-SSupeerPrrojeect是是一个常常用的软软件，特特别是在在那些管管理公司司网络的的项目管管理人员员、在UUnixx或Wiindoows环环境下的的工作人人员以及及需要高高性能程程序的人人中更受受欢迎。这个软软件包能能支持多多达1660，00

17、00多多个任务务的大型型项目。许多 HYPERLINK 评评论人员员因为它它在大型型项目及及小型项项目两方方面的优优异表现现而予以以高度评评价。CCA-SSupeerPrrojeect能能创建及及合并多多个项目目文件，为网络络工作者者提供多多层密码码入口，进行计计划审评评法（PPERTT）的概概率分析析。而且且，这一一程序包包含一个个资源平平衡算法法，在必必要时，可以保保证重要要工作的的优先性性。它的的主要缺缺点是用用户界面面不如其其他一些些程序友友好，应应当在将将来的版版本中进进一步解解决。2 Miicroosofft PProjjectt毫不不意外，作为微微软家庭庭一员的的Miccross

18、ofttProojecct，已已经占领领了项目目管理软软件包市市场的大大量份额额。MiicroosofftPrrojeect的的主要优优点是它它与微软软其他产产品（AAcceess、Exccel、PowwerPPoinnt、WWordd）很相相似，菜菜单栏几几乎一样样，用户户的工具具栏如出出一辙。另外，用户可可以在应应用文件件之间轻轻易地来来回移动动信息资资料，例例如，可可以把EExceel资源源表中的的成本信信息轻易易地移到到MiccrossofttProojecct中，MiccrossofttProojecct中的的一份甘甘特图也也可通过过拖入或或连接，轻易地地移入WWordd文件中中。日

19、常常用语（Tippsofftheedayy）、提提示卡以以及大量量帮助范范例大大大简化了了程序的的应用，交互式式日程系系统、电电子邮件件以及分分配设备备的功能能很强大大。现在在，还包包含应用用文件的的视象（VissuallBassicffotAAppllicaatioons），便于于高级用用户设计计接口或或自动处处理重复复性工作作。MiicroosofftPrrojeect的的缺点是是它的关关键路径径处理，用户不不太容易易查看，并且它它也不如如其他一一些软件件包能处处理多个个项目及及子项目目。3 Prrojeect SchheduulerrSccitoor公司司的PrrojeectSSchee

20、duller软软件是一一个易于于操作、基于WWinddowss的项目目管理软软件包，它获得得电脑脑杂志的编编辑选择择奖（EdiitossChhoicceAwwardd）。PProjjecttSchheduulerr具备传传统项目目管理软软件的所所有特征征，图形形界面设设计完好好，报表表功能强强大，制制图方面面也是如如此。比比如甘特特图，能能用各种种颜色把把关键任任务、正正或负的的时差、已完成成的任务务以及正正在进行行的任务务区别开开来。任任务之间间建立图图式连接接极为方方便，任任务工时时的修改改也很容容易。资资源的优优先设置置及资源源的平衡衡算法非非常实用用。对多多个项目目及大型型项目的的操作

21、处处理也比比较简单单，与外外部数据据库的连连接也不不同一般般。该软软件美中中不足的的地方是是联机帮帮助和文文件编制制以及电电子邮件件功能有有限。无无论如何何，这些些将会在在将来的的版本中中得到改改进。4 SuureTraak PProjjectt MaanaggerSuure Traak PProjjectt Maanagger是是PriimavveraaSysstemms公司司的产品品。该公公司也生生产一种种叫做PProjjecttPlaanneer的优优质尖端端项目管管理软件件包。SSureeTraakPrrojeectMManaagerr是一个个高度视视觉导向向的程序序，具有有优异的的放

22、缩、压缩及及拖入功功能。它它的基本本结构，比如柱柱形、图图表、色色彩和数数据结构构便于调调整，定定制模板板也容易易创建。它的工工作分析析结构功功能优异异，便于于使用。重复活活动处理理简便，活动网网络图可可以分区区段储存存在磁盘盘里，并并可装入入其他程程序。联联机帮助助及文件件编制是是SurreTrrakPProjjectt Maanagger的的不足之之处，这这会在将将来版本本里改进进。5 Tiime Linne电电脑杂志志的编辑选选择奖的另一一位得主主是Syymanntecc公司的的TimmeLiine软软件。尽尽管这个个软件在在初学者者使用时时略微有有些困难难，但TTimeeLinne是有

23、有经验的的项目经经理的首首选。它它的报表表功能以以及与SSQL数数据库的的连接功功能都很很突出。日程表表、电子子邮件的的功能，排序和和筛选能能力以及及多项目目处理都都是精心心设计的的。另外外，它还还有一个个叫做CCo-PPiloot的功功能，这这是一个个很有用用的推出出式帮助助设施，用户界界面很好好，极易易操作。然而，许多评评论人员员认为TTimeeLinne最适适于大型型项目以以及多任任务项目目，但不不如其他他软件包包便于初初学者使使用。6 Hiigh-Endd Prrojeect Mannageemennt SSofttwarre如果果上面讨讨论的基基于个人人电脑的的软件包包不能管管理大型

24、型或企业业规模型型的项目目，人们们就会想想到Hiigh-Endd PrrojeectMManaagemmenttSofftwaare的的软件包包。这些些系统软软件包括括Luccas MannageemenntSyysteems的的Arttemiis、WWelccomeeSofftwaareTTechhnollogyy的OppenPPlann、Prrimaaverra的PProjjecttPlaanneer以及及PSDDI的PProjjectt/2。这些软软件能在在一个颁颁布式数数据环境境下共享享资料，便于处处理多任任务项目目，连接接其他商商业信息息系统，比如会会计、采采购、而而且通常常对进度度

25、计划及及资源配配置有非非常完善善的算法法。这些些系统软软件的成成本普遍遍从数千千到7.5万美美元，预预计这些些系统的的价格会会降低，而同时时基于个个人电脑脑的系统统功能将将不断增增强。三、 选择择项目管管理软件件的标准准下面面是购买买项目管管理软件件包时应应考虑的的一些因因素。根根据你个个人的需需要，下下面的某某些因素素相对其其他人而而言，可可能对你你会更重重要或不不十分重重要。1 容量量这主主要是考考虑系统统能否处处理你预预计进行行的项目目数量、预计需需要的资资源数以以及预计计同时管管理的项项目数量量。2 文件件编制和和联机帮帮助功能能各个个项目管管理软件件包的文文件编制制和联机机帮助功功能

26、质量量各不相相同，差差别较大大。主要要考虑用用户手册册的可读读性、用用户手册册里概念念的逻辑辑表达、手册和和联机帮帮助的详详细程度度，举例例说明的的数量、质量、对高级级性能的的说明水水平。3 操作作简易性性这一一点通常常不论选选择在哪哪种软件件包时都都是主要要的。主主要应考考虑系统统的观观看和和感觉觉效果果、菜单单结构、可用的的快捷键键、彩色色显示、每次显显示的信信息容量量、数据据输入的的简易性性、现在在数据修修改的简简易性、报表绘绘制的简简易性、打印输输出的质质量、屏屏幕显示示的一致致性，以以及熟悉悉系统操操作的难难易程度度。4 可利利用的功功能一定定要考虑虑系统是是否具备备项目组组织所需需

27、要的各各种功能能。例如如，程序序是否包包含工作作分析结结构以及及甘特图图和网络络图，资资源平衡衡或均衡衡算法怎怎么样？系统能能否排序序和筛选选信息、监控预预算、生生成定制制的日程程表，并并协助进进行跟踪踪和控制制？它能能否检查查出资源源配置不不当并有有助于解解决？5 与其其他系统统的兼容容能力在当当今的数数字化社社会里，大量的的电子系系统日趋趋统一。如果你你的工作作环境里里，切合合数据储储存在各各个地方方，比如如数据库库、电子子数据表表里，这这时就要要特别注注意项目目管理软软件的兼兼容统一一能力。有些系系统只能能与少数数几种常常见的软软件包进进行最基基本的统统一，有有些却可可以与分分布数据据库

28、甚至至对象向向数据库库进行高高级的综综合统一一。另外外，项目目管理软软件通过过电子信信箱向文文字处理理及图形形软件包包转入信信息的能能力也会会影响到到你的决决策。6 安装装要求这里里主要考考虑运行行项目管管理软件件对计算算机硬件件和软件件的要求求：存储储器、硬硬盘空间间容量、处理速速度和能能力、图图形显示示类型、打印设设置以及及操作系系统等。7 报表表功能目前前各种项项目管理理软件系系统的主主要不同同之处是是它们提提供的报报表种类类和数量量。有些些系统仅仅有基本本的计划划、进度度计划和和成本报报表，而而有一些些则有广广泛的设设置，对对各个任任务、资资源、实实际成本本、承付付款项、工作进进程以及

29、及其他一一些内容容提供报报表。另另外，有有些系统统更便于于定制化化。报表表功能应应给予高高度的重重视，因因为大多多数用户户非常注注重软件件这种能能生成内内容广泛泛、有说说服力的的报表的的功能。8 安全全性能有些些项目管管理软件件有相对对更好的的安全性性。如果果安全问问题很重重要，那那么就要要特别注注意对项项目管理理软件、每个项项目文件件及每个个文件数数据资料料的限制制访问方方式。9 经销销商的支支持要特特别注意意，经销销商或零零售商是是否提供供技术支支持、支支持的费费用，以以及经销销商的信信誉。四、 应用用项目管管理软件件的益处处应用用项目管管理软件件有很多多益处。下面介介绍一些些：1 精确确

30、性应用用项目管管理软件件的一个个主要益益处是可可以大大大提高精精确性。对于大大型项目目，人工工绘制网网络图、计算起起止时间间、临近近资源使使用情况况是非常常困难的的。项目目管理软软件有精精确的算算法来计计算项目目信息并并设有大大量内部部例行程程序检查查用户的的错误。2 经济济性基于于个人电电脑的项项目管理理软件售售价约4400-7000美元。这个价价格对于于个人来来说显得得昂贵些些，但对对大多数数业务而而言，这这样的软软件确实实物有所所值。3 使用用简便近几几年来，项目管管理软件件的操作作使用变变得极其其简便，稍加训训练就可可以完全全掌握。这一特特点，加加上价格格能接受受，便利利项目管管理软件

31、件的用户户迅速增增加。4 处理理复杂问问题的能能力显然然，项目目管理软软件在处处理大型型项目的的某些方方面（特特别是数数据方面面）确实实要比人人工简便便得多。对于只只有少数数活动的的短期项项目，人人工方法法也许行行得通，但如果果项目有有数以千千计的活活动、上上千种资资源、持持续几年年时间，项目管管理软件件对如此此复杂工工作的协协助作用用就显得得必不可可少了。5 可维维护性和和可更改改性对人人工系统统进行项项目信息息的维护护和修改改，通常常是很麻麻烦的。例如，对某个个项目的的管理没没有应用用计算机机，那么么每次发发生变化化时，项项目人员员就不得得不人工工重新设设计网络络图、重重新核算算成本。利用

32、项项目管理理软件数数据资源源的任何何更改都都会自动动反应到到网络图图表、成成本表以以及资源源颁布表表等这些些项目文文件中。这个功功能会经经常用到到，因为为无论你你的计划划做得多多么完善善，在过过程中都都必定会会发生一一些变化化（至少少一点儿儿）。6 保持持记录项目目管理软软件的一一个主要要优点是是它能很很好地保保持记录录。例如如，可以以保护有有关各个个团队成成员的进进度计划划、各项项任务及及所用资资源的数数据资料料。在准准备优质质的报表表或将来来做计划划时，会会用到这这些数据据资料。但是，用户必必须不断断更新文文件，使使记录保保持不失失去意义义。7 速度度收集集好相关关数据资资料并且且输入后后，软件件就能非非常迅速速地进行行几乎每每一种能能想出来来的计算算。人工工创建、修改计计划、进进度计划划和预算算，要花花费几小小时、几几天或几几个星期期，但是是，系统统在分秒秒之内便便可完成成修改工工作，省省下的时时间通常常足够来来支付软软件的价价格了。8 假设设分析进行行假设分分析是项项目管理理软件的的一个超超前进步步的功能能，也是是它的一一个显著著优点。正如前前面讨论论的