医院办公自动化系统的理论设计及意义

1、医院办公自动化系统的理论设计及意义作者：罗尔琪王文杰来源：科技视界2013年第32期罗尔琪1王文杰2（1.河南工业大学国际学院，河南郑州450001；2.广西壮族自治区人民医院，广西南宁530021）【摘要】医院办公自动化系统是服务于管理层方面的信息系统，以公文流传为主要特色。通过流程设置，医院内所有的公文运作都按照设置的流程流传，实现公文规范统一管理，使得医院众多部门之间的业务工作得到协调。通过医院办公自动化软件的实施，达到无纸化办公，节省人力和物力，减轻工作人员负担，提高办公质量和工作效率。【关键词】办公自动化；公文流传；理论设计2013年暑期，笔者来到某三级甲等医院进行社会实践，在带教老

2、师的帮助和指导下，见识了医院办公系统的优越性，颇有感触，现将体会总结如下。0前言医院办公自动化系统是服务于管理层方面的信息系统，本系统以公文流传为主要特色，日常行政事务,如公文运作、工作监控、基本查询、档案管理、日程安排、个人资料交换、个人信息管理等功能都在网络环境下实现。通过流程设置，医院内所有的公文运作都按照设置的流程流传，实现公文规范统一管理，使得院内众多部门之间的业务工作得到很好的协调。在公文的流传过程中，可以调用个人私章和部门公章，模拟人工签名和部门盖章的操作。通过医院办公软件的实施，医院最终达到无纸化办公，能够使医院节省大量的人力和物力，减轻工作人员负担，为医院的管理工作提供了更加

3、简便快捷的方式，提高办公质量和工作效率。办公自动化(简称OA)1，是将计算机科学技术，信息处理技术与计算机网络技术结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。OA是20世纪70年代中期由发达国家迅速发展起来的一门集办公、计算机技术、网络技术、通讯技术等为一体的综合性技术。我国的OA产业是从80年代末发展起来的2,而医院办公软件则兴起于90年代。从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲，办公自动化已经经历了从第一代发展到目前的第二代，并且正在向着第三代发展。1系统目标通过办公系统的实施3，有利于推进医院的信息化进程，系统利用高度发达的现代信息技术，实

4、现机关办公网络化，传统手工方式下的“人跑”变为经网络传输的“电跑”，工作效率及工作质量发生巨大变化。加之采用合理的工作流程处理影响工作效率的各个环节，为部门之间实现真正的协同工作提供保证，促使部门之间的工作流程由松散结构向紧凑的工作流结构转移，摆脱以往多个部门协作时经常出现的互相等待的状况，支持医院移动办公，从而提高医院领导和员工的工作效率，节省办公消耗的时间。实施办公自动化后，通过网络虚拟办公、不论是院外公文还是院内公文都可以通过OA系统实现公文流传，消灭“公文旅行、文如山”的繁琐办公方式、使办公人员从繁重的事务中解放出来。实施OA办公软件后，全院内全面实现无纸化办公，节省由于打印复印文件资

5、料浪费的大量纸张。此办公软件除了基于工作流的公文流传的功能外，还集成了通用查询、个人管理，日程安排等模块。通用查询模块可以根据实际需要跨数据库跨服务器制作具有相对查询功能的查询，供某部门的领导随时查询医院内的所有信息；个人管理可以管理院内职工的所有信息。本OA系统模拟传统人工办公的过程实现的的具体目标如下：公文起草：通过此模块，用户可以起草公文，并随时催办对方还没有办理的公文；公文校核：此模块是科室领导校核起草的文件；公文中转：把收到的文件传给下一个领导查看；公文签发：由主管领导签发审核后的公文并提交给下一个处理人员；发文办理：发文人员做好发文登记，把经过签发的文件发到相关科室得收文人员；收文

6、办理：每个科室都有专门的收文人员，做好收文登记，传给相关人员阅看并发给承办人员，承办人员办好事情后由收文人员置结整个公文流传过程；阅办管理：传过来的文件经阅办后由系统再往传阅处发送消息，通知对方事情阅办完毕；档案管理：由办公室统一管理所有的文件；通用查询：由系统管理员制作查询，赋予某科室某个查询功能的权限，方便相应科室对相应医院信息的查询；日程安排：有个人日程，部门日程，全部日程；控制面板：此模块的功能有模块管理、部门信息、职务信息、职称信息、角色和用户信息管理、流程设置、发文种类、模版管理、文档类别管理、印章管理、公文管理等功能，其中最重要的是流程设置；个人资料交换：此模块可以传送个人资料给

7、系统内的有接受资料权限的用户，也可以收到由系统内用户发送过来的文件，实现资料的交换；个人管理：用户通过此模块，可以修改个人资料，修改密码，消息管理，通讯录管理；消息管理器：在公文流转的各个过程中，当用户为在线状态，只要有文件需要用户处理，都通过自动弹出的消息小精灵通知用户需要办理的事件。2可行性分析随着计算机技术的不断发展，计算机越来越多地走进了人们的生活工作中，人们对计算机应用的基本操作能力基本上都已经具备。OA系统的功能界面友好，操作简单，操作人员只需要掌握简单的计算机操作能力，或者进行简单地培训即可操作本系统。随着计算机网络的不断普及，本院各职能部门都已配备计算机，本系统在现有计算机上可

8、正常运行，不需要进行另外的硬件投入。在服务器方面，医院信息系统实施时已经配备了多个服务器，在几年内可以满足医院办公系统的正常运转，在经济上是可以实现的。3需求分析根据医院内管理层和业务上的需求分析，管理者希望医院内所有的办公实现网络一体化，统一规范管理医院内所有的业务活动，如设备购买申请，请假申请，医院信息查询，医院办公文件的流传等，开发出一种能取代人工操作的模式。在传统的办公模式上，文如山会如海，在办公文件上耗费过多的纸张，办公效率低下，运转周期过长，此模式已经远远满足不了医院办公地远转，因此他们迫切希望能开发出替代传统办公模式的办公自动化系统。办公自动化系统要实现的最主要的功能即是调用WO

9、RD文档起草公文，设置公文流程过程，公文签发，档案管理，发文办理，收文办理等功能。4系统的总体设计数据库表设计数据库(DataBase)是存放数据的仓库，数据库设计是针对一个给定的应用环境,构造最优的数据库模式,建立数据库及其应用系统，使之能有效地收集、存储、操作和管理数据,满足用户的各种需求。下面对医院办公系统数据库的一些主要表格作简单说明：系统设计根据医院内办公的需要，发文办理，公文档案管理，收文办理，系统管理，领导角色管理等都需要赋予不用的权限，分别负责和管理相关的事务。于是把用户分为两种类型：一是，系统管理员Admin，具有办公系统全部的操作权限，但是主要负责控制面板管理，根据实际需要

10、把不用权限分配给各个科室不用的人员；二是，系统管理分配相关权限的操作人员如发文管理由医院办公室专门人员负责，收文管理人员由医院各个科室的专门人员负责，公文档案管理人员也是由办公室统一管理所有公文，一般工作人员有起草和个人管理权限，科长角色等。4.3系统流程图系统流程图又叫事务流程图4，是在计算机事务处理应用进行系统分析时常用的一种描述方法，它描述了计算机事务处理中从数据输入开始到获得输出为止，各个处理工序的逻辑过程。具体来说办公系统的主要系统流程图如下图所示：讨论医院办公软件的各个模块功能基本符合用户需求，体现了医院内公文流传的基本运作、医院相关信息的综合查询、医院职工资料的管理，使得医院做到了无纸化办公，大大提高工作效率。虽然此系统能够满足用户的基本要求，但是本系统的设计也存在不够完美的地方，有待在日后继续研究、发展、拓展，不断地满足工作需求。【参考文献】刘笑明.医院办公自动化初探J.卫生政策与管理,2005,6./article/200