采购与招标档案归档指南

1、采购与招标档案归档指南一、归档范围达到学校统一采购限额以上的采购项目的采购招标过程资料，包括采购申报材料，采购公告，采购文件，开标、评审、定标材料，中标单位的投标（响应）文件，评审现场录音或录像光盘等。二、归档文件质量要求1.归档的文件一般应为原件；2.文件的内容必须真实、准确，与实际相符合；3.文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；4.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；5.光盘、磁盘等非纸质档案，要说明内容，包括时间、地点、人物、事件等，同时必须保证载体的有效性；6.文件材料一般一式一

2、份，同一项目文件尽量不要出现重复性材料，重要的和利用频繁的文件可视具体情况增加归档数量。三、整理流程和要求1.组卷及排列 根据采购招标工作特点，必须保持一个项目的成套性，同一项目材料应集中整理组卷，同一项目档案按不超过50mm的厚度组成一本（件）或若干本（件），并根据“XXX招标投标档案XXX投标文件XXXX文件（零散材料）现场录音录像光盘”顺序进行排列。2.编写页码 以本（件）为单位编制页码。每本（件）一个流水页号，即每本材料都是从1开始编制页码，若干本不可连续编号。页号编写：单面材料，页码书写在材料的右下角；双面材料，正面书写在的右下角，反面书写在左下角。折叠后的图纸一律写在右下角。页码统

3、一从目录后第一页开始编写，无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。（注：有图有字的一面算一页，无图无字的无需编页码；页码必须使用打号机或黑色签字笔编写，不能用圆珠笔、铅笔、红笔等，不得随意涂黑画，不得有破损。）中标单位的投标文件要求其编写页码。 3.编写文件目录若每本（件）材料包含多项内容，需编制文件目录（材料的顺序必须和目录顺序一致），格式如下： 目录（后面的数字代表页码）1.XXXXXXXXX12.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX53.XXXXXXXXXX214. XXXXXXXXXXXXXXX28 .4.修整归档文件材料装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归

4、档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。归档文件应按照保管要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用的前提下进行折叠。5.装订以本为单位装订成册，每本厚度不超过50mm 。装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。装订封面格式见附件1（装订封面是在原有封面基础上加档号章）。6.著录 根据档案馆提供的著录模板进行文件录入。（著录表格式见附件2）7.编写档号在装订好的文件材料的封面右上角填写档号（格式如下）：档

5、号序号2016-XZ1718.检查验收档案完成以上工作流程以后，部门档案员通知档案馆工作人员上门检查验收，验收不合格的档案，部门档案员需进行整改。9.上传数据并提交归档申请经档案馆工作人员检查验收合格后，部门档案员方可登录档案馆档案管理系统，上传数据并提交归档申请。10.打印移交目录、卷内目录和备考表归档申请经档案馆审批通过后，部门档案员可通过档案管理系统自动生成并打印移交目录，一式两份(格式见附件3)。同时打印卷内目录和备考表。四、归档时间每年归档两次，4月底前归档前一年下半年的档案，10月份归档当年上半年的档案。五、归档手续档案移交时必须填写移交目录，一式两份，经档案馆验收核对，合格后双方

6、签字，各持一份备查。附件：1封面格式2著录表格式3移交目录格式附件1：封面格式 档 号序 号 中国地质大学（武汉）招标投标档案 项目名称： 招标编号： 军标编号： 保密要求： 评标时间： 预算金额： 中标单位： 中标金额： 中国地质大学（武汉）招标投标办公室 年 月 日35101015档号章尺寸：档 号序 号3510101535101015单位：mm附件2：著录表格式实体分类号案卷号及件号招标编号正题名（项目名称）委托单位联系人中标单位文件时间件数页数载体立卷时间归档时间备注2016-X性能计算机采购招标档案XX学院XXXXX公司XXXXXXXX3187XXXXXXX

7、XXXXXXXXX2016-XZ171.000120161001高性能计算机招标投标档案XX学院XXXXX公司XXXXXXXX35纸张XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX216-XZ171.000220161001高性能计算机投标文件XX学院XXXXX公司XXXXXXXX151纸张XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-XZ171.00032.161001高性能计算机招标现场录音光盘XX学院XXXXX公司XXXXXXXX1光盘XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-X光显微镜采购招标档案XX学院XXXXX公司XXXXXXXX3163XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-XZ172.000120161002偏光显微镜招标投标档案XX学院XXXXX公司XXXXXXXX41纸张XXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-XZ172.000220161002偏光显微镜投标文件XX学院XXXXX公司XXXXXXXX121纸张XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-XZ172.000320161002偏光显微镜招标现场录音光盘XX学院XXXXX公司XXXXXXX