财务部erp系统操作手册

1、江门瑞怡乐甜味厂有限公司ERP系统操作手册文档作者：古世文创建日期:2013-11-17确认日期：文档编码：ATTN-SUNLIKE-CHIC-002当前版本:VI. 0审批签字：天心公司项目经理瑞怡乐公司项目经理拷贝数量文档控制更改记录日期作者版本更改参考2013-11-17古世文VI. 0文档建立姓名职位签字审阅分发人员编码 姓名地点和位置引言前期通过对江门瑞怡乐甜味厂有限公司（以下简称瑞怡乐）的需求调研、系统配置、操作培训、流程优化等 阶段，现对这些阶段所在ERP系统里实现的功能进行详细描述，构成了该操作手册。其中重点描述瑞怡乐的销售 方面、财务方面、电商方面、生产方而、采购方面、仓库方

2、面和物流方面的业务流程、组织形式在ERP系统里的 操作方式，同时该文档也列示一些ERP系统的关键性操作和功能要点。该方案中，我们将明确：系统基本功能各业务流程的系统操作关键性操作说明业务报表反映参考相关文档：财务部ERP操作手册通用性快捷键使用在系统里，打开任何单据时，可以提供以下的快捷键使用：F1打开当前单据的系统说明，以便操作员可以查看该单据的栏位说明和操作方法:F2 “新增”单据按钮快捷键；F3 “速查”窗口快捷键：F4 “删除”单据快捷键，是对整张单据内容进行删除:CTRL+D组合键，对单据其中一行内容进行删除：CTRL+A组合键，对单据内容完全复制变为新的单据:CTRL+I组合键，对

3、单据任两行之间插入一行；F8 “存盘”单据快捷键：F7“打印”单据快捷键：单据临时保存 操作员在进行单据录入时，有时单据还没有完全录入完毕，但有其它事情要进行处理，如果此时保存了该单据，则单据会自动进入下一流程环行，就会提供了不完整的单据信息。系统提供可以不用保存单据，只需将此单据存入临时数据库，操作员也可以将系统退出，下次再登录时，将此临时的单据调出即可，如下的操作: 在单据表头右边的空白位置点鼠标右键，如下图标示:总控画面两华90版将定期发加，请恂务必即时奥新，并请随时江意此讯皂叁展怡乐器味厂有限公司13年度SA 陶在空白区域点鼠标右键后，会出现如下图所示的菜单: 在出现的菜单列表里选择“

4、当前数据存入临时表”，出现如下图的窗口:单号，以便下次调出临时数据时使用，操作员也可以在备注栏位内输入一些信息，以便查询，然后点“确定” 即可。 下次登录系统时，则同样可以在单据的表头空白处点鼠标右键调出菜单列表，选择“从临时表导入数据”，在 弹出的窗口里选择已经保存了的临时数据即可。单据默认值设定 操作员在操作单据，对于一些每次都必须愉入且是相同数值的栏位时，系统提供设定单据的默认，减轻输入量。比如请购单，表头的采购部门、请购部门、请购人员这几个栏位都是要求必输入的，则可以对其设定默认值。同样在单据表头的空白区域内点鼠标的右键，在弹出的菜单列表里选择“表头栏位设定缺省值”，如下图所示:选择菜

5、单后，弹出如下图的窗口:在“设定默认值”窗口里，对要设定默认值的栏位里选择上内容，然后确定即可。操作员以后每次打开此单据时，已设定默认值的栏位都不用再重新输入。货品查询 操作员在做单的时候，必须录入货品资料，而在系统里如何能快速快速查找到自己所需的资料呢？系统提供 以下三种查询方式，以请购单为例：.默认查询单据下方属性里的货品查询方式选为“L默认查询”，如下图所示：Q2货品查询方式L默认查询将鼠标放在“品号”栏位内,如下图所示:然后在“品号”栏位内直接输入该物料的编码或名称关键词或关键词的拼单首字母（助记码），系统会将根据输入的关键 词进行过滤，会将包含该关键词的内容显示出来，如下图所示：A受

6、订采购:进货C钠货，存担理:批号管理出货言理，序列号管理定伯政策!系统1渤助獭毕 *寻8合2名m W 口目后！金总13s 0函 b*品号仓库竿位E卜代号名特150300815030082 5030085 5030089 5072008 5072020 5072027 5072028 50720385072045 50721085072109 7040340 7040661 7080044烘福电机直接胶恒温恒湿相烘硝固定国招涔油R1出旧焕箱发场管输法带用成速箱15K新烘箱电机提升机:成座箱新接箱门校开井电福控制电箱指示tT （红）控制电箱指示灯（绿）IRi。4Sct4层亚克力架促徜装 淘宝店纸箱

7、二维旧标芟VedGtt 内箝塑料袋 PE 4.5CX460R团单位 I-估全额扬交替2013-11-2481箱加格_臼S7118-380V直包70MM80g台PE. 42x55rrmPE, 4.5Cx450nmx(4此种过滤方式，因考虑到显示资源的问题，所以系统只会显示出前50笔包含此关键词的资料。.组合查询组合查询的方式可以同时根据编码、名称、规格等几个栏位信息一起过滤，前提是要在单据下方的“属性”里将 货品查询方式选为“2.组合查询 如下图所示：心2货品查询方式2 组合查询然后在单3号栏位里，点击栏位里右边的= 口口节货品名称、 按钮，会弹出如下的窗口:过滤栏位里选择或输入内容，系统会根据

8、这样的多级过滤条件进行查询，如下图所示:系统会将所含有该关键词的内容全部过滤出来，只需在对所需的物料前面的“选择”栏位进行双击，可以多选。 然后再点右下角的确定即可。栏位说明：大类：编码的总归类，分为制成品、半成品、原料、物料：中类：请参阅编码原则文档；品号：物料编码，请参考编码原则文档：品名：物料名称，可以输入其中某一关犍词。3.默认模糊查询单据下方属性里的货品查询方式选为“L默认查询”，如下图所示：2货品查询方式L默认查询然后在单据form号栏位里，点击栏位里右边的口口亏货品名称按钮，会弹出如下的窗口:苑货品查询窗口E档案。条件A关于关键词：I货品名称查找下一个(F3)货品查询窗口(共16

9、8笔)机 电 箱91050720205072027507202850720385072045新提新箱 速箱 减机速银5K国F6编辑 JF8选取国ESC关闭第一次打开此窗口时，系统会将操作员权限内的所有货品资料过滤出来。然后在窗口上方的“条件”菜单里选择“查找”，如下图所示:E档案。条件| A关于关键iV自动刷新(Z)R励新(F5)定义栏位(F7)(F)查找(F3)(3) |；查找下一个(F3),货品查询窗口(共168笔)货品名称45(25030082烘箱电机连接胶35030085恒温恒湿箱45030089烘箱固定连接器轴风叶55072008旧烘箱发热管65072020输送常用减速箱15K750

10、72027新烘箱电机85072028提升机减速箱95072038新烘箱门银105072045开并电箱囱F6编辑 VF8选取ESC关闭选择“查找”菜单后，会出现如下图所示的窗然后操作员可以在左边的查询栏位内容输入关键内容查询过滤，如下图:；货工查询窗口生L_E音案Q条件关于查条件关键词:I直扬F一个什3）M模糊查由/H有保条件F5告找货品代邑烘箱电机货品登窗口（共168笔）及品名称25030082350300854503008955072008650720207507202785072028950720381050720455030081连箱连池淑机is校 现湿定忘用电厦口殖 电恒固箱S箱机箱电

11、5KLLIILLI Z %编辑3卬选取国ESC关闭此种方法是比较高效的查询方式，系统会自动将本次操作的过滤关键词保存，下次再进入此窗口时，显示速度会加快建议在所有单 据里查询货品时都采购此方式。我的工作台 用户每次登录系统时，都会自动显示“我的工作台”界面，如下图:如登录系统时，没有显示“我的工作分”，则可以直接在系统左上角的菜单框里输入“我的工作台”拼音首字母，也可以直接带出菜单，如下图:三受订条购艮进货沽货Q存雕遽E批号笆埋E出近台巡&序列号台埋H定价政流L系统】半助陵物疣管理费金管理Q采陶部H电商D工艺Q销售却S质检部斡Q货品分仓耳庄画面 航并谐的盹生京此讯息栏。聆的东甜味厂或及E 口年

12、度SA SB|对于操作用户，可以直接在左边的“我的单据”里查询有哪些单据（需审核的）已经被审核或还是在审核中的，如下图说明:A受订采购8进货C钙货D存货管理E批号管理E出货管理序列号管理H定价政策系统帮助_：|糊1工作台讣引G 8k士生口弓 V I1二 J 五国T K。返回 前世|，过滤 刷惭及保存 派关闭 瓢认页面我的工作台二 ”启动系统时，是否显示总控画面 我的工作台9.。版洛定期发断请你羚必即时更辛L并清施瑞伯乐甜味厂有限公司13年度 SA 国在查询未审核单据、终审单据、退审核单据等信息时，如显示内容不齐全，则要注意下方的过滤设置条件查询窗口里的日期有没有选择正确，如下图:于部门经理、公

13、司领导或职能部门，需要对单据进行审核时，可以在“我的工作台”上点选“我的审核”，如 下图： 要查看有哪些单据需要审核时，则点击“待审核”按钮，会出现如下图:对于待审核单据的详细内容，可以直接双击单据号码栏位里的单据号，系统会自动跳转到该单据的详细信息，比如现在 双击单据号码为：S03B240001这张单，结果显示如下图： 如对该单据是审核同意或是不同意时，可以点击下面的“审核”，如下图:意”或“不同意”，系统会再次弹出提供输入留言窗口，如下图: 如有备注信息输入后，确定即可。要查看已经审核了哪些单据，或要对某张单据进行反审核时，则可以在“我的工作台”左边选择“已审核”,如下图：3爰订耒购旦迸货

14、俏货。存货管理批与富理E比货管理g后列名管理且定价成策L毛城J帮助三小我的工作台emI式的毕据司茏御陵ecsw3迹& :EaiBgaPl &我掰蹭最近的工作已审核J序号1华附至1单据覆码华镌日期 |同意/不同意|理由部门1制华人If 1 受订单 SO3024OOO12013-11-24 YokFirst Depar SA一_1。返回前迸i/过床制| B3 * ,源关闭默认页面我的工作台二也启动系统时，是否显示急控画面褒的工作台与保势必即时史纤，并诰悟E寸注令此讯息把。瑞怡乐和球厂有傀公司13年度SA可以双击该，龙的工作台 寸驿团9山舍 闻9=1层G3管的”勒邮S O7qII单据号码进行后，再在

15、下方点选“反审核”，也可以在此页而上的“同意/不同意”上单击右键选择“反审核工 如果要反审核之前已经审核通过的单据时，前提该单据还没有流转到下一流程.系统提供记录操作员近期时间内操作过的单据，以便操作员可以快速打开单据进行作业，则在“我的工作台” 左边选择“最近的工作”，如下图：亘曳订乐购11货，俏货。存缝理此3管理出货官理序列号管理自定加劭策L锁1却助：我的I作台弁国金科 D 7 盖I，(耳后 冷13描田七f 0我的工作台i it国物的单据:国铀隧:除被十待审核(0)J已审拨(1)10随感E-最近的工作目之物凝理；国受订单=亘D语购单:耒明退回单 日已系四护:理军核荣理设计 司军核作It:三

16、1苕It入奥招谈走 i i国会计科目设强?国律叁飨料存入 当密用崇料 :窗部n代号迪 ;到物品代号设定 司颜相库维炉&e总帐系统理)凭证粽人到观至东生用组表一人工 E d / 。返回前进设舌保存最近的工作西美用默认页面物的工作自总控四面关的工跖y启动彩部力是看显示笠祠回：1311-24 2：28：22 PM星期日席行乐那味厂有傀公司13年度SA 国有部分操作员开通了预警提示，不同的操作员有不同的内容。这部分操作员进入“我的工作台”后，可以在左边的菜单中选择“我的预警”，如下图所示:此时对于显示红色的内容，可以双击进入查看即可。可以根据这些预警的信息进行后续单据处理。对于“我的工作台”更详细的操

17、作说明，请参阅文档Sunlike+ERP+系统维护操作手册。整体流程图财务部财务部流程客户预收款 （出纳）帐户收支（自动产生）现金账户 银行帐号厂商预付款 （出纳）财务报表增加说明：财务收到客户的款项后先在单客户收款中进行预收款作业，直至仓库部门做了销货单后收到客户全部账款 后在单客户收款中进行冲账（其中存在预收款冲账），冲账后会自动产生账户收支记录，现金账户或者银行账号中 会自动增加所收账款，最后在总账中进行凭证自动结转，切制销货单凭证，并审核、过账：付款也是一样的动作, 在付给厂商的款项后在单厂商付款中进行预付款作业，直至采购部做了进货单之后在单厂商付款中进行冲账（其 中存在预付款冲账），

18、冲账后会自动产生账户收支记录，现金账户或者银行帐号中会自动扣减所付帐款。最后在总 账中进行凭证自动结转，切制进货单凭证，并审核、过账。涉及单据和用途单据别用途预收款在确认客户订单之前，客户会先给予我们一笔预收款单客户收款销货给客户，处理预收款项和冲销客户收款账户收支影响到银行、现金帐号的进出预付款预付给供应商的款型单厂商付款付款给供应商凭证自动结转结转凭证i般凭证手动录入凭证审核凭证审核凭证动作凭证过账凭证过账动作预收款:当销货之前客户预付一部分款项时做此动作:1、选择资金管理模块，选择收款-单客户收款2、进入单客户收款界面后选择需要进行收款的客户：填写预收金额并选择现金或者银行账户，通过现金

19、方式就选择现金账户，通过银行转帐的方式就选择银行账户：勾选上是预收款这个选项，系统才会识别为该笔款项为预收 款。日 期 2013-12-037/ATS0U S 998% 附件阳段懦号业衿人员 币别 回款金额单 号 RT3C030001选择预收款客户w帐户 球户应付悌款（报收）5,000.00 !基本户事据，领W他出款阳电付款它超收金额唠F12住位哪V全冲；含下因客户立此单号己;花颤那中至前刀徜勾选是预收款点击存盘收款5,000.00 邮输入预收款金额并选择现金或者银 行账户卜田_限属性 1、2 wenIti国关闭一刊印含计（外币）部门 传百代名 何种效质 工程案号 毕招非别 摘妾3、点击速查弹

20、出窗口选择保存好的收款单，双击进入查看.尚收费单怏速查询（共1笔）-3-J 4赛2关于RT3C030001别要 类捏羊指2013-12-03二J单 号业务人员 币 9（ 回全额 扣款比例 号收款日期起始日期截止日期2O13-1W2013-12-03关林词：收欺单快速咨说（共1望）现金，帐户粮行/帐户应怖教（狼防更拇金期 其他账叶 预收/付教单号 I 日期RT3C0300012013-12-03是预收款含下属客户其它超收金嵌立帐单三根据日期选择收款单号，双击进 入查看，提示是否放弃已修改数 据，点击是数据已荀修i乳依痒已修改的匏据吗?是Q)S(N)嚼F5条件 我ESC关if）点击速查查看收款单据

21、收敷| 应收冲徜未冲|合计（外市）|回新增：触 运细琮、冲怵电属性k打印屈存盘由I关闭单客户收款:当仓库做完销货单后客户付清应付账款后做此动作：进入资金管理模块,选择收卷-单客户收款不馈金管理彳| 收款缶）匚= |儆A单客户崂2、进入单客户收款界面，根据销货单选择收款客户，系统会自动带出对该客户的应收账款3、若对该客户有预收款，则在预收/付款会以红色的金额显示对该客户的预收账款，我们需要点击预收/付款通过 选择对该客户做的预收款作业冲销该笔预收款现割帐户南市惦户底由款(前D “一是才脓方AR3C020001一含下呻户排臊位 01”弓5rDOD.OO由F12栏出哪 丁全中;邂，至第WATSOMS

22、 999收6对该客户的预收款会以红 色的金额显示-24忸。交户占蛛WATSOfl S %8点击预收/付款会弹出 对话框选择对该客户的 预收款记录胃尸传弓|交易日期I 裁大可Q I:不E第|宗皆早年 |点击选取过渡出该客户的预收 款记录IIMQOW6HD.00应收CWii1140.00 :格首1140.00利?、甘:T-i|十冏H在席5。线杨宏心发威,谢裾电15142的.其建8H；生堂序也Lilrt电?*：&峰厂臃公曰】碑僧5A4、点击选取之后弹出对话框进行选择客户的预收款数据AR3CD2QOO12033-12-025OHS KS5、确认之后数据会带入到预收冲账的界面，显示冲帐金额为对该客户的预

23、收金额，再次点击确认即可Alft第9(1*C-粗。银行北方 首它蜩毯6戏助喈丹嫩 油一 3面 ,，工之keT用的 方才品c q 排值;4WATSONS6、当收到客户全部账款后在单客户收款界面选择销货客户后会自动带出对该客户的应收账款，若对该客户存在预 M2013-12-03华号RT3C030001K 号我 PWATSONS 姚11务人员侬E便惊印 nffi 刖出正岩潟传百代号东芟华号同林韧*剧%席件松网华号诵号布侔号收账款，则在预收/付款会以红色金额体现，需要点击进入选择对该客户的预收款进行冲销：并在现金/银行栏位填 入该客户的剩余未付金额并选择现金或银行账户，输入完毕后点击冲账即可，点击冲账

24、后未冲金额一栏变为空， 并将冲帐金额带入带本次冲销栏位，最后点击存盘即完成了对该客户的冲销了.账户收支:各个模块中产生的账户收付、应收付票据兑现、贴现所产生的账户收支情况均会在此进行体现进入资金管理模块，选择D银行业务-B账户收支调拨-A账户收支2、后击速查查看根据单客户收款自动产生的收支单号讣国您等dhu妙会明IR总后 忌05日国t 七本位市费用代号顼部门外币金徵根据日期选择收支单号，双击进 入查看，提示是否放弃已修改数 据，点击是点市速查领（会计毋0.000.00外（合计:光0.0000宛0.0000亘速直回删除军属性展振Pifa-j存盘底关闭本应而余或哈计雅5,000.00 耳0.00加

25、合计流0.0000 收0.0000E新希口眄2逗画比H法用活中除尸收支国I，BB打印IfcjfrS国关闭99版杼定H版版法你我心即时更赤井砸的主讯自主。Jhi江i二隰怡乐利峰厂*1阳公司预付款:采购货品之前预付一部分账款给供应商时做此动作1、选择资金管理模块，选择收款-单厂商付款2、进入单厂商付款界而后选择需要进行付款的供应商：填写预付金额并选择现金或者银行账户，通过现金方式PT3C030001部 门 扣点比例 工程案居 单据类别 摘要就选择现金账户，通过银行转帐的方式就选择银行账户；勾选上是预付款这个选项，系统才会识别为该笔款项为 预付款。B 期 2013-12-03|高爰斯丽而阶段编工单

26、号 业务人员市 别户选择预付款厂商现金/帐户谡行/帐户5,000,00 001应收账效（抵付）覃据/金新其他预付,收款回是预付款立帐单号含下属厂商其它起何金额日期F12栏位切换国1全冲应付账款已冲金额未加余额冲消勾选是预付款填写预付金额并选择现金或者银行账户3、点击速查弹出窗口选择保存好的收款单，双击进入查看.与付/收款 应收账款（抵付）口是期付款立帐单月根据日期选择付款单据，双击进入查 看，提示是否放弃已修改数据，点击 是点击速查查看预付款单A单厂商付L,宰系统会自动带出对该厂商的应付账款单厂商付款:1、当采购做完进货单后付给供应商账款时做此动作2、进入资金管理模块，选择付款-单厂商付款4、

27、进入单厂商付款界而，根据进货单选择付款厂商,、f资金管理一I二若对该厂商有预付款，则在预收/付款会以红色的金额显示对该厂商的预付账款，我们需要点击预收/付款通过选择对该厂商做的预付款作业冲销该笔预付款B 期2013-12-03 号PT3C030002港号r 商工用打诔必句业务人员件证将质n 门市演1凭证号码扣我比利%附件张的关逐与*工聒号圆七号单也莫别a油小弟期陪相 妄现金/侏户金我-BWr/WP出晚我-应健会（新m1-蟀-是找时SKL含F更南和12Q封它臂 M3830001以红色金额显示对该厂商的 预付账款5,0。0.0。I 苗全冷2013-12-C3点击预付/收款弹出 对话框过滤出该厂商

28、的预付款记录“30040800.00融匚期5、；怫园Bat士打印值存出底关闭1： .Ffil .UR;一期先正。惊杼定睨友做，而用号必即耳更淅，并通电4注”m栏，江门附际群晦广匐公司4、点击选取之后弹出对话框进行选择客户的预收款数据5、确认之后数据会带入到预付冲账的界而，显示冲帐金额为对该厂商的预付金额，再次点击确认即可6、当付清厂商全部账款后在单厂商付款界面选择进货厂商后会自动带出对该厂商的应付账款，若对该厂商存在预付账款，则在预收/付款会以红色金额体现，需要点击进入选择对该厂商的预付款进行冲销：并在现金/银行栏 位填入该厂商的剩余未付金额并选择现金或银行账户，输入完毕后点击冲账即可，点击冲

29、账后未冲金额一栏变 为空，并将冲帐金额带入带本次冲销栏位，最后点击存盘即完成了对该厂商的冲销了。璇国面挚广而就一册比让更熏声廉是H注患阚建联。江rw的味厂公司13年僮SA力性经BsiteE4tA |fri|3：次月的M 38300012013-12-03Z户XL00Y认3。00殳班字士公闫何方64,81)000 应向64 ao 00。阑64,800-00松台H外耐国则口 35& wt回关闭Aq的垣国任在用能中金隼羊的何a 用注N比讯思栏，江1型怡牙理球有库2司i班年5A本欠也201312-03厂商统AP3CC3OOO1输入对该厂商的剩余应 付金额，并选择现金或者 银行账户存盘即可64,600.

30、00徐忖64.80X006WO.QO由盘凭证自动结转:1、将单据切制成凭证2、打开总账系统，选择D凭证合并-C凭证自动结转2、选择需要进行切制凭证的单据（不能同时选择多种单据进行凭证切制），再点击单据前面的放大镜按钮，系统会将所有的该单据过滤出来选择进行选择结转哪笔记录转切日期 起止日期 厂商起止部门 起止发票 凭证部门 曾主2013-12-03转切单号AC3co30001一二=1 原甲部门转切部门转切方式过帐方式L逐单1自幼制军日期1.原早日转切人员SA仅转切有友里号码的单据相回单据组凭证合45M 苜它坦货/退/折w销货/退/折、&受讣法回 a深固恒 a 口托外力旺 久二托外加工缴回 a 口

31、批次冲裆收款借入/还出存货调整 包存货佣技 我借出/还回&成品缴库次冲消对教制单号码2 口1例（多客户） ”口付款（多厂商） 久口其偌Q、& 口茸他支出& 原料i蹴2氏焰立帐开簟 a 进片立帐收票5口票据“恸螃久豌朋a BOMA 托工退回/折让曳|开立里拐a 口进货否估、口模具 久口友者A 员工借款 a用用分掰 a 1在制吏用对冲 a维傕锚判勖来源单号勾选上需要进行切制凭证的单据，点击前 而的放大镜按钮（不能同时对多种单据进行 凭证切制）顼次合计：。F10去身删除叵新箔殛，保 叵演性宿存盘囱河田3、选择需要进行切制凭证的单据点击存盘即是对所选单据进行凭证切制府切日期2013.124J3依切一4

32、 AC3CO30OD1传切纲】社止日期命昉式1 .逐芳户厂商过初式I 自动eitwn 划早日期1启中口:皿友三犬证奖欢二髭如关证d凭江出01M毋倒门练切人员SA分在:愎除切有发至耳明的单抠箕通用便所 gj，锹学淅 牝匚受订转回 L虻6回 .1处卜W工 入I托外帆工第回 R 3坎用削球油掂学2013-11-07SA3B070001001泊货单停*2013-11-07SA3B070C02001循纠单1*2013-12-02SA3CD20001002徜翁单侠仔I单峥把H但日期 IB遐E科选中并点击存盘即是对单据进行凭证切制A ESC出M全送 Z0L降 F10吞呢除匚新持&F11诵砧王得住0关闭今拄圆

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