浅议会计电算化的内部控制

1、浅议会计电算化的内部控制摘要:文章认为,企事业单位会计电算化施行后,带来了会计业务处理的内容和方式,会计信息载体等方面的变化,大大增加了会计内部控制的难度和复杂性。应从组织机构设置、会计电算化岗位责任制度、会计电算化系统操作制度、会计电算化系统软硬件管理制度及会计资料管理制度等方面入手,建立和完善电算化会计内部控制制度。关键词:会计电算化;内部控制;会计业务;会计信息;硬件;软件企事业单位会计电算化的施行,就是建立会计电算化的整个过程,是一项复杂的系统工程。在整个系统的施行过程中,包括会计电算化工作的规划,会计信息的建立与管理,人员的分工与培训,各种制度的建立与施行等诸多内容,都必须采用系统工

2、程的方法与原理进展安排组织,这样才能使会计电算化工作顺利正确的进展。下面仅就会计电算化工作涉及的内部控制进展讨论。控制是指按照一定的条件和预定的目的,对一个过程或一系列事件施加影响,使其到达预定目的的一种有组织的行为。内部控制是指企业内部的管理控制系统,即为保证经济活动正常进展所采取的一系列必要的管理措施,不仅包括企业高层用来受权与指挥经济活动的各种方式方法,还包括对企业经济活动进展综合方案、控制和评价而制定的各项规章制度。控制的目的是保证企业财产、检查有关数据的正确性和可靠性、进步经营效率、贯彻既定的管理方针。新?会计法?第27条明确规定,各单位必须建立本单位的内部监视制度。内部控制关系到企

3、业财产物资的平安完好、关系到会计核算系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。所以,企业为实现其既定的经营管理目的,进步其经济效益,必需加强管理,建立一整套内部控制制度,以保证企业稳定、安康有序地开展。企业在建立了电算化会计系统后,企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。一、会计电算化带来的一些变化1.会计业务处理的内容和方式的变化企业使用会计电算化软件处理财会数据后,企业的会计核算工作的环境和传统的工作方式相比有许多不同,财会部门人员的构成从原来的财会专业人员,转变为由财会专业人员和会计电算化系统管理员、维护员等构成。财会部门可以高效地完成传统会计核算工作要求的核算内容,还可以应用计算机

4、完成各种企业经营管理方面的其他工作,如财务预测、本钱控制、销售预测、企业资源规划等。随着电子信息通讯技术的开展,传统会计工作中需要花费很长时间的会计信息的处理,可以在终端机上瞬间完成,由会计人员处理的有关财会业务,可由其他有关人员在终端机上完成;由几个部门按原规定的步骤才能完成的业务事项,如今可以由一个部门甚至一个人完成。因此,需要建立一套新的控制范围与控制程序符合新形势的内部控制制度,以保证企业财产物资的平安完好、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、到达企业管理的目的。2.会计信息载体的变化企业应用会计电算化系统进展会计核算后,财会业务处理的方法和程序发生了很大的变化,各类会计凭证及

5、报表的生成方式、财会信息的储存方式及载体也与传统的方式不同。手工处理时期的反映财会业务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为根本会计资料的书面形式的资料有所减少。由于电子信息技术的广泛应用,某些经济业务交易发生时,有关信息由经办人员通过计算机直接操作、计算机自动记录,手工操作财会业务时期使用的每项经济业务必须具备的各种凭证、单据有些被局部取消,在核算过程中进展的各种必要的核对、审核等一些工作变为由计算机自动完成。原来书面形式的各类会计凭证改为以磁、光介质为媒体进展存储,因此,电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度相比,控制的重点应有所不同,控制的重点由对

6、人的控制为主转变为对人、机的控制为主,控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。3.控制舞弊、犯罪的难度加大随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进展的经济领域的犯罪活动也有所增加,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹,数据库技术的进步使数据高度集中,未经受权的人员有可能通过计算机及网络阅读全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,且发现的难度与传统的手工操作相比更大,所以,造成的危害和损失可能更大,因此,电算化会计系统的内部控制不仅难度大、而且复杂,必需要有各种控制的计算机技术手段。由于上述原因,会计电算化系统的内部控制制度与传统

7、的手工会计系统的内部控制制度相比拟,会计电算化系统的内部控制是范围更大、控制程序更复杂的综合性控制,控制的重点为职能部门尤其是财会部门和计算机数据处理部门并重的全面控制,它要求由人工控制和计算机自动控制相结合的多方面的控制。二、需加强和改良的几个方面会计电算化系统的内部控制制度,包括组织机构设置、会计电算化岗位责任制度、会计电算化系统操作管理制度、会计电算化系统计算机硬件和软件管理制度及会计电算化系统会计资料管理制度等。1.组织机构设置企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进展适当的调整,相关的工作人员必须通过会计电算化培训,以适应计算时机计系统的要求。组织机构的设置必须合适企业的实际规模

8、,符合企业总体经营目的,并且,应按精简、合理的原那么对组织机构的设置进展本钱效益分析。2.会计电算化岗位责任制度要明确会计电算化系统人员的岗位划分和各岗位的工作任务,会计电算化的工作岗位一般分为:会计电算化主管、会计电算化操作员、审核记账员、会计档案管理员、电算审查员。同时要明确各岗位的责任制。工作人员的岗位安排除考虑每个人的工作才能外,还应该保证按照不相容业务相别离的原那么,如审核记账员岗位不得由出纳人员兼任,也不得审核自己输入的凭证。岗位责任制的制定主要明确每个电算化岗位的职责,催促工作人员及时保证工作的完成并做好相应的纪录,保证工作质量、杜绝舞弊现象的发生。3.会计电算化系统操作管理制度

9、会计电算化系统操作管理制度的内容主要是系统使用管理、上机操作规程、帐务处理程序,这些规定是为了保证会计电算化系统平安可靠的运行,保证所有进入会计电算化系统的数据真实、有效,保证企业的经营效果通过会计电算化系统可以正确反映出来。4.会计电算化系统会计资料管理制度实现会计电算化后,会计资料包括贮存在软盘、硬盘及光盘等介质上的会计数据和书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料。该制度应包括以下内容:会计资料的管理与保密、数据备份管理、会计档案管理。以保证会计资料的平安保管。5.会计电算化系统计算机硬件及软件的管理制度会计电算化系统正常、平安的运行,除以上制度的建立保证外,还应该建立计算机硬件管理制度、计算机软硬件维护制度。为使会计电算化工作安康开展,在会计电算化软件的使用上,必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和标准。其中包括符合标准和标准的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。目前我国已经公布的有关国家标准和标准主要由财政部1994年公布执行的?会计电算化管理方法?、?会计核算软件根本功能标准?、?会计电算化工作标准?、?商品化会计核算