公司文件管理制度

1、档案管理制度名称档案管理理制度编 码yv-rrr-ddagll版 本本1.0页 次1/5修改状态态 0第一章总总则第一条 公司各项项档案资资料是公司行政政办公和和经营活活动中不不可缺少少的要素素。为规范公公司档案案管理工作作，保证档案案的完整整性及保保密性，理顺工工作程序序，明确确工作职职责，杜杜绝资料料流失，特制定定本制度度。 第二条 行政政部为文件件的编制制、发放放，档案案资料及及图书资资料的归归档督促促和日常常管理工工作的主主要负责责部门，各部门门在工作作活动中中形成的的各种有有参考、利用、保存价价值的档档案资料料，都要要按照本本制度立卷卷归档。第三条坚坚持部门门日常收集集保管、归档，行

2、政部部最终统统一归档档制度。各部门门负责人人均应指指定专人人负责收收集保管管本部门门的档案案资料并并督促其其及时归归档。档案保保管员名名单报行政部备案，如有变变动须及及时通知知行政部。因工工作变动动或离职职时应将将经办或或保管的的档案资资料向接接办人员员交接清清楚，不不得擅自自带走或或销毁。第二章归归档要求求第四条 各部部门做好好平时文文件档案案归档、分类保保管工作作并于每每季度最最后一天天以前将将上季度度办理完完毕、批批复存档档的文件件材料整整理、立立卷，向向行政部部提交备备份。第五条各各部门应应及时向向行政部部移交发发生的档档案材料料，如有有些材料料还需使使用，也也应先按按立卷归归档后再再

3、办理借借阅手续续；各部部门必须须严格遵遵守归档档制度，不得无无故延期期或不交交应归档档的备份份文件材材料。第六条 各部门向行行政部提提交备份份档案时时，要严严格履行行移交手手续，按按文件材材料分类类归整，随随移交备备份档案案提供两两联清单单，注明明移交人人，待行行政部专专人签收收后各留留存一联联清单备备查。第七条 归档档案卷的的总要求求是：遵遵循文件件材料的的形成规规律和特特点，保保持文件件之间的的有机联联系，区区别不同同价值，便于保保管和利利用。具具体应做做到下述述几点：（一）归归档的文文件材料料种类、份数以以及每份份文件的的页数均均应齐全全完整。（二）在在归档的的文件材材料中，应将每每份文

4、件件的正件件与附件件、草稿稿与定稿稿、请示示与批复复、转发发文件与与原件、多种文文字形成成的同一一文件立立在一起起，不得得分开；文电应应全在一一立卷。（三）卷卷内文件件材料应应区别不不同情况况进行排排列，密密不可分分的文件件材料应应依序排排列在一一起，即即批复在在前，请请示在后后；正件件在前，附件在在后；草草稿在前前，定稿稿在后。（四）卷卷内文件件材料应应按排列列顺序依依次编写写页号。装订的的案卷，应统一一在有文文字的每每页材料料正面的的右上角角、背面面的左上上角填写写页号；不装订订的案卷卷，应在在卷内每每份文件件材料的的右上方方编号，图表和和声像材材料等也也应在图图表上或或声像材材料的背背面

5、编号号。（五）按按各类档档案资料料的保密密级别、保存期期限，案案卷必须须以规定定的格式式填写卷卷内目录录，对文文件材料料的题名名不要随随意更改改和简化化，声像材材料应用用文字标标出摄像像或录音音的对象象、时间间、地点点、中心心内容和和责任者者，卷内目目录放在在档案首页页。第三章档档案保管管期限第八条 文书书档案的的保管期期限定为为永久、长期和和短期三三种。长长期为十十六至五五十年左左右，短短期为十十五年以以下，三三年以上上。第九条 确立立档案保保管期限限的原则则（一）凡凡是反映映公司主主要职能能活动和和基本历历史面貌貌的，对对本公司司有长远远利用价价值的档档案，列列为永久久保管。（二）凡凡是反

6、映映公司一一般活动动，在较较长期时时间内对对公司工工作有参参考利用用价值的的文件材材料，列列为长期期保管。（三）凡凡是在较较短时间间内对公公司有参参考价值值的文件件材料，列为短短期保管管。相关说明明编制人员员审核人员员批准人员员编制日期期审核日期期批准日期期档案管理制度名称档案管理理制度编 码yv-rrr-ddagll版 本本1.0页 次2/5修改状态态 0第四章 档案案保密级级别第十条 档案案分一般般档案和和密级档档案两类类。档案案密级又又分为绝绝密、机机密二级级。档案案的密级级由档案案提交人人提议， 行政政主管核定定密级。第十一条条 密级级档案只只许在档档案室翻翻阅，不不许带离离本室；密级

7、档档案复制制时，需需经行政政主管及副副总以上上领导批批准。第十二条条 密级级档案只只限归档档人使用用，其他他人员使使用需经经行政主管管及副总总以上领领导批准准。 第十三条条 对已已到保密密期限的的档案要要请相关关部门领领导和行行政主管管鉴定解解密，对对解密档档案作一一般档案案管理，及时提提供利用用。第五章 档案的的借阅第十四条条 各部部门因工工作需要要，借阅阅本部门门的业务务档案需需经本部部门领导导批准，然后到到档案管管理员处处的档案案借阅登记记表上上登记，方可借借阅。第十五条条 公司司各部门门借阅非非本部门门的业务务档案须须经档案案所属部部门同意意及行政政主管批批准。第十六条条 借阅阅档案必

8、必须严格格履行登登记手续续，归还还的档案案要进行行检查、清点，并在登登记表上注销销。第十七条条 借阅阅档案的的人员，不得泄泄密、涂涂改、拆拆散、转转借、复印和和携带档档案外出出，如有有特殊情情况需要要转借或或携带档档案外出出时，须须经行政政主管批批准。 第十八条条 密级级档案调调阅、复复制时均均需行政政主管及及副总以以上领导导批准。第十九条条 借阅阅的档案案用完后后，应及及时归还还，借用用时间一一般不得得超过一一周。借阅的档案要要妥善保保管，不不得遗失失。第六章 电脑档档案的管管理第二十条条 所所有员工工使用的的电脑必必须指定定专门的的区域存存放公司司相关的的文件、资料，在指定定存放区区域里设

9、设定工作作人员专用用文件夹夹，使用用电脑的的工作人人员将各各类文件件、资料料在该文文件夹中中设定子子文件夹夹分类存存放。第二十一一条 各各部门主主管为电电脑档案案管理责责任人。公司所所有员工工须到电电脑管理理责任人人处对存存档电脑脑区域、文件夹夹名称进进行如实实登记；各电脑脑档案管管理责任任人须定定时对本本部门的电电脑按照照登记存存放区域域进行检检查。第七章 档案的的鉴定与与销毁第二十二二条 行政政部定期期对所保保存的档档案进行行鉴定，对于保保存期限限已满的的档案材材料，按按规定进进行销毁毁。第二十三三条 档案案鉴定工工作由行行政部主主管主持持，有关关部门参参加，组组成档案案鉴定小小组，对对被

10、鉴定定的档案案进行逐逐件审查查，提出出存毁意意见。 第二十四四条 需销销毁的档档案材料料由鉴定小小组审定定，并经经公司领领导批准准后，方方可销毁毁。销毁毁档案材材料，要要由二人人以上并并在指定定地点进进行监销销，监销销人要在在销毁清清册上签签字。第八章 各各部门档档案保管管员职责责：第二十五五条 了解解本部门门的工作作业务，掌握本本部门资资料的归归档范围围，做好好本部门门档案资资料的日日常归档档工作。 第二十六六条 认认真执行行定期归归档制度度。对本本部门承承办的文文件档案案平时收收集归卷卷，分类类保管，并于每每季度最最后一天以前将将上季度度办理完完毕、批批复存档档的文件件材料整整理、立立卷，

11、向向行政部部提交备备份。第二十七七条 承办办人员借借用文件件资料时时，应积积极地做做好服务务工作，办理好档档案借阅阅登记手手续并及时清清点、催催办文件件的借阅情情况。相关说明明编制人员员审核人员员批准人员员编制日期期审核日期期批准日期期档案管理制度名称档案管理理制度编 码yv-rrr-ddagll版 本本1.0页 次2/5修改状态态 0第九章 各部门门档案管管理第二十八八条 行政政部日常常档案管管理 （一）归归档范围围1、公司司日常行行政文件件：日常常通知、备忘、报告、批复、会议资资料、外外来文函函等。2、公司司管理制制度：公公司运营营、行政政、财务务、业务务管理制制度、公公司章程程、实施施细

12、则、程序文文件等。3、公司司人事资资料：人人事结构构、录用用考核文文件、任任免文件件、员工工花名册册、薪资资结构、奖惩记记录、保保险计划划、劳动合合同等。4、公司司图书、杂志：公司由由公开发发行系统统购买、订购的的各种图图书、杂杂志。5、行政政办公设设备档案案资料：说明书书、合格格证、三三包凭证证、维修修记录等等。6、宿舍舍管理文文件：住住宿人员员登记、宿舍设设备登记记、宿舍舍纪律文文件等。7、其他他部门文文件档案案备份。（二）公公司日常常行政文文件及管管理制度度由行政政部统一一编制，经上级级领导批批准后进进行签发发。行政政部根据据文件签签发份数进进行复印印后发放放给各部部门，并并填写会签单单

13、，收收文部门门需在会签单单上签签字确认认。 （三）于于每季度度最后一一天以前前督促各各部门上上交需要要备份的的档案资资料。第二十九九条 财财务部日日常档案案管理（一）归归档范围围1、公司司财务资资料：各各类总、分帐册册、报表表、单据据、凭账账、付款款申请、工资单单等。2、公司司法律文文件：营营业执照照、组织织机构代代码、税税务登记记证、验验资报告告、审计计报告等等。3、客户户服务合合同、协协议：与与银行的的合同、各部门门涉及金金额的合合同及协协议等。4、收文文：收到到的其他他部门发发文。（二）公公司财务务资料按按要求装装订成册册，妥善善保管，涉及保保密的，严禁他他人随便便翻阅。（三）公公司法律

14、律文件要要及时送送去年检检，借阅阅时需经财财务经理理同意办办理借阅阅登记后后方可借借出。各部门涉涉及金额额的合同同及协议议原件交交财务部部保管，未经财财务经理理同意严严禁外借借。第三十条条 营销销部日常常档案管管理（一）归归档范围围1、公司司宣传资资料：公公司介绍绍、业务务流程介介绍、产产品介绍绍及宣传传画册等等。2、公司司经营战战略规划划：客户户需求分分析、市市场分析析、各种种调查分分析、营营销战略略、实施施计划及及结果等等。3、公司司客户档档案：合合作客户户的完整整档案，包括服服务过程程中与客客户沟通通产生的的往来函函、协议议书、合合同书、客户资资料以及及潜在客客户的相相关资料料等。4、销

15、售售数据文文件：每每日、每每周、每每月、每每季度、每年销销售报表表，数据据分析等等。5、业绩绩考核文文件：业业绩考核核标准、员工业业绩提成成等。6、会议议培训资资料：部部门会议议资料、内部培培训资料料、外出出学习、参展、考察带带回的资资料等。7、行业业资料：同行业业服务成成果、产产品资料料等。8、收文文：收到到的其他他部门发发文。相关说明明编制人员员审核人员员批准人员员编制日期期审核日期期批准日期期档案管理制度名称档案管理理制度编 码yv-rrr-ddagll版 本本1.0页 次2/5修改状态态 0（二）公公司客户户档案、经营战战略、销销售数据据属于公公司机密密文件，严禁他他人随便便翻阅，内部

16、人人员借阅阅需经营销总总监同意意办理登登记后方方可借出出。（三）与与客户涉涉及金额额的合同同及协议议、业绩绩考核文文件需交交一份原原件给财务部部备案。第三十一一条 水水晶部日日常档案案管理（一）归归档范围围1、安全全生产文文件：生生产流程程、操作作方式、安全管管理、车车间管理理等。2、岗前前培训资资料：生生产知识识、安全全知识、上机操操作知识识、员工工考核、评估资资料等。3、生产产数据文文件：每每日、每每周、每每月、每每季度、每年生生产报表表，数据据分析等等。4、技术术工艺文件件：研发发资料、工艺文文件、技技术改进进资料、图纸等等。5、仓库库资料：产品入入库、出出库单据据、库存存盘点表表等。6

17、、机器器档案资资料：说说明书、合格证证、三包包凭证、维修记记录等。7、收文文：收到到的其他他部门发发文。（二）安安全生产产文件除除文件夹夹存档以以外，还还需张贴贴在车间间墙壁上上。（三）生生产数据据、技术术文件属属于公司司机密文文件，严严禁他人人随便翻翻阅，内内部人员员借阅需需厂长或或技术主主管同意办理登登记后方方可借出出。（四）员员工考核核、评估估资料复复印件交交行政部部备案，做为人人事岗位位调整的的标准和和依据。（五）仓仓库资料料需交一一份给财财务部备备案，每每月月底底与财务务部进行行单据、库存核核对。第三十二二条 采购购部日常常档案管管理（一）归归档范围围1、供货货商档案案：合作作供货商

18、商的完整整档案，包括采采购过程程中与对对方沟通通产生的的往来函函、协议议书、合同书、供货商商产品资资料、图图册以及及备选供供货商的的相关资资料等。2、采购购业务资资料：采采购计划划、采购购流程、质检验验收单、仓库入入库单据据等。3、采购购数据文文件：每每日、每每周、每每月、每每季度、每年采采购报表表，数据据分析等等。4、收文文：收到到的其他他部门发发文。（二）供供货商档档案、采采购数据据属于公公司机密密文件，严禁他他人随便便翻阅，内部人人员借阅阅需经采采购人员员同意办办理登记记后方可可借出。（三）与与供货商商涉及金金额的合合同及协协议需交交一份原原件给财财务部备备案。相关说明明编制人员员审核人

19、员员批准人员员编制日期期审核日期期批准日期期档案管理理制度名称档案管理理制度编 码yv-rrr-ddagll版 本本1.0页 次3/5修改状态态 0第三十三三条 安防防部日常档案案管理（一）归归档范围围1、安全全制造文文件：制制造流程程、安全全管理、车间管管理等。2、岗前前培训资资料：作作业指导导书、安安全知识识、上机机操作知知识、员员工考核核、评估估资料等等。3、制造造数据文文件：每每日、每每周、每每月、每每季度、每年制制造报表表，数据据分析等等。4、技术术工艺文文件：研研发资料料、工艺艺文件、技术改改进资料料、图纸纸等。5、检验验文件：检验标标准、检检验流程程、检验验结果反反馈等。6、仓库

20、库资料：产品入入库、出出库单据据、库存存盘点表表等。7、机器器档案资资料：说说明书、合格证证、三包包凭证、维修记记录等。8、收文文：收到到的其他他部门发发文。（二）安安全制造造文件除除文件夹夹存档以以外，还还需张贴贴在车间间墙壁上上。（三）制制造数据据、技术术工艺文文件属于于公司机机密文件件，严禁禁他人随随便翻阅阅，内部部人员借借阅需车车间主管管或技术术主管同同意办理理登记后后方可借借出。（四）员员工考核核、评估估资料复复印件交交行政部部备案，做为人人事岗位位调整的的标准和和依据。（五）仓仓库资料料需交一一份给财财务部备备案，每每月月底底与财务务部进行行单据、库存核核对。（六）检检验结果果反馈

21、及及合格品品的验收收单需交交一份给给采购部部备案。第三十四四条 电子子商务部部日常档案案管理（一）归归档范围围1、公司司宣传资资料：公公司介绍绍、产品品介绍及及产品图图片等。2、宣传传推广战战略：推推广战略略、实施施计划及及结果等等。3、意向向客户档档案：意意向客户户的信息息资料等等。4、收文文：收到到的其他他部门发发文。（二）电电子档资资料需在在电脑上上或利用用光盘进进行存档档，非经经部门经经理同意意，其他他人不得得随意查查阅。第三十五五条 后勤勤部日常常档案管管理（一）归归档范围围1、食堂堂管理文文件：卫卫生管理理文件、员工就就餐规定定、食堂堂用品购购买单据据等。2、门卫卫管理文文件：来来人来访访登记、员工出出入登记记、车辆辆停放规规定、作作息时间间规定等等。3、后勤勤管理文文件：清清洁人员员管理、后勤用用品购买买单据、使用登登记等。4、收文文：收到到的其他他部门发发文。（二）涉涉及到其其他部门门的文件件应进行行及时签签发或张张贴在相相应的公公共场所所。相关说明明编制人员员审核人员员批准人员员编制日期期审核日期期批准日期期档案管理理制度名称档案管理理制度编 码yv-rrr-ddagll版 本本1.0页 次4/5修改状态态 0第十章 罚则第三