文件资料标准化管理制度

1、 PAGE 11 页文件资料料标准化化管理制制度1 目目的为进一步步加强文文件管理理，规范范文件流流程，提提高工作作效率和和办文效效率，充充分发挥挥文件上上传下达达的作用用，确保保公司政政令畅通通，特制制定本制制度。2 适适用范围围2.1 本制度度适用于于公司文文件资料料的管理理. 2.2 本制度度指的文文件资料料包括公公文、管管理制度度、计划划、外来来文件和和资料等等。职责权限限3.1行行政办负责以公公司名义义上报、下发执执行的各各类文件件资料的的编号、发放、收回、归档和销毁。3.2 其它各各部门负负责以部部门名义义上报、下发的的各类文文件资料料的管理理，行政政办负责责文件资资料审查查、打印

2、印、校对对工作。3.4各各部门的的对外文文件，经经行政部部文字格格式的审审核，上上报主管管副总经经理审批批。4 术术语定义义4.1 公文指总总公司在在处理各各种公务务时使用用的应用用型文书书，包括括：决定定、决议议、通知知、通报报、报告告、请示示、批复复、函、会议纪纪要。4.2 管理制制度指要求求公司成成员共同同遵守，按一定定程序工工作、达达到一定定标准，并进行行考核的的文件。4.3 计划指总总公司为为完成一一定时期期内的工工作任务务，而事事先做出出安排的的文件。5 工工作内容容及程序序5.1 文件资资料的编编写格式式5.1.1 文文件资料料的用纸纸标准一般用型型A4型纸张张。图样样表格等等不

3、宜减减小时，该页必必须按以以上尺寸寸折叠装装订。5.1.2 文文件和资资料章、条、款款的编排排规则5.1.2.11 根据据文件内内容的编编排划分分，章就就是一个个章节，包括条条和款，条是章章的一个个部分，款就是是章或条条的一个个层次。5.1.2.22 章用用阿拉伯伯数字表表示，第第一章就就用“1”表示，以下按按顺序依依次类推推。“章”应左起起空两格格书写，右侧空空一格写写该章的的标题，该标题题一行书书写不够够，可另另起一行行，但这这一行的的第一个个字与该该标题的的第一个个字平排排书写。章与章章之间应应空一行行编排。5.1.2.33 “条”用阿拉拉伯数字字表示，分开章章的标题题另起一一行，先先左

4、起空空两格，书写该该条所处处章的编编号，后后加一个个小圆点点再写该该条在该该章所处处的顺序序，如第第“4”章第一一条，就就用“4.11”表示，右侧空空一格书书写该条条的标题题内容。一章的的各条根根据需要要再分为为若干下下一层次次的小条条，其编编号表示示方法同同上，如如第4章章第2条条，再分分3小条条，则分分另表示示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果果“4.2.11”再分分为2个个小条，则分别别表示为为“4.22.1.1、44.2.1.22”;条一一般只划划到第三三层次，即只以以4位数数字表示示为限，下一层层次的内内容用“款”的形式式进行叙叙述。一一章的各各条和下下一层次次再

5、分的的条有无无标题，原则上上应一致致，条一一般要求求都有标标题，“款”没有编编号。5.1.2.44 “章条”编号最最尾阿拉拉伯数字字右下角角不加小小圆点，“章条”具体内内容的第第一行应应从左起起空两格格书写，第二行行起均应应顶格书书写。5.1.2.55 公文文的编排排格式可可不执行行以上条款款。5.1.3 文文件资料料的字体体、排版版、装订订标准5.1.3.11 文件件资料正正文为三三号仿宋宋字体、标题为为二号宋宋体加粗粗；A44型纸左左右页边边距为上上页边距距为266mm、下页边边距为226mmm、左页页边距为为26mmm、右右页边距距为266mm，普通文文件上下下行距为为26磅，红头头、黑

6、头头文件上上下行距距为单倍倍行距；公文排排版按印印刷的标标准纸张张使用。5.1.3.22 文件件资料印印刷的文文头文头头字一律律套红印印刷、文文头文字与正文文用红线线隔开，一般占占文头纸纸三分之之一，函函件文头头一般占占文件首首页，文文头纸的的五分之之一或四四分之一一。5.1.3.33 文件件资料的的页面、页眉、页脚编编排格式式见公司司VI形形象设计计中相关关规定。5.1.3.44 文件件资料一一般左侧侧死页装装订成册册，一些些处于需需持续改改进或修修订的文文件资料料可采用用活页装装订，但但应确保保文件资资料的完完整。5.2 文件资资料的编编写格式式及内容容5.2.1 公公文格式式及内容容公文

7、一般般由发文文机关、发文字字号、签签发人、标题、主送机机关、正正文、附附件、印印章、成成文时间间、附件件、抄送送机关，印发机机关和时时间等部部分组成成，格式式要求参参照5.1.33规定。5.2.2 管管理制度度格式及及内容 管理制制度一般般由标题题、目的的、适用用范围、职责权权限、术术语定义义、工作作内容及及程序、考核标标准及办办法、引引用文件件、相关关记录等等部分组组成。5.2.3 计计划格式式及内容容5.2.3.11 年度度工作总总结由工工作回顾顾、工作作重点、实施对对策、指指标分解解等内容容组成。5.2.3.22 工作作计划主主要应以以表格为为主，包包括序号号、工作作内容、工作标标准、完

8、完成期限限、责任任人等内内容，如如需以文文字表述述，内容容应包括括前言、工作内内容、完完成期限限、责任任人等部部分。 5.33 文件件资料的的处理程程序文件资料料的处理理分为发发文和收收文。发发文一般般包括拟拟稿、打打字、校校对、审审核、签签发、印印刷、用用印、登登记、分分发、立立卷、归归档、销销毁等。收文一一般包括括登记、传递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等等。5.3.1 文文件和资资料的拟拟写要求求5.3.1.11 文件件资料编编写要符符合本制制度的相相应格式式。5.3.1.22 文件件资料送送领导批批准之前前，应当当由职能能部门进进行审核核，审核核的重点点是否需需要行文文或以

9、制制度行式式下发，内容是否否符合国国家的法法律、法法规和方方针、政政策及有有关规定定。5.3.2 文文件资料料的审批批程序5.3.2.11 公文文的审批批公司各部部门根据据职责权权限起草草相关公公文，经经部门领领导审核核，主管管领导批批准实施施，各部部门进行行发放。需用“党发、工发”的公文文，由相相关部门门起草，报请党党委书记记、工会会主席签签发。审审批公文文时，主主批人应应当明确确签署意意见，并并写上姓姓名和审审批时间间。5.3.2.22 管理理制度的的审批公司级的的管理文文件由相相关部门门组织起起草，主主管领导导审核，总经理理批准实实施。部部门级管管理文件件由相关关部门组组织起草草，经部部

10、门领导导审核，主管领领导批准准实施。5.3.2.33 计划划类文件件的审批批公司年度度计划由各各部门共共同编制制，经总总经理办办公会讨讨论，总总经理批批准实施施。部门门工作计计划由各各部门制制定，主主管领导导批准实实施。5.3.3 文文件资料料的用印印文件资料料的用印印见公司司印章章管理制制度。5.3.4 文文件资料料的分发发5.3.4.1 文文件和资资料发放放前的标标识a) 公公司各部部门在发发放文件件和资料料前，若若属受控控文件、应加盖盖红色受受控章，并填写写持有者者，属部部门使用用的文件件应填写写部门名名称，以以示是唯唯一有效效使用的的文件。属存档档的文件件应加盖盖红色“存档”印章，未加

11、标标识或盖盖有“作废章”的文件件不得在在现场出出现。b) 属属于可利利用网络络分发的的文件资资料应对对其使用用权限和和修改权权限进行行设置，并考虑虑公司文文件的保保密要求求。5.3.4.22 文件件和资料料的发放放手续发放给部部门或其其他公司司的文件件由收件件公司或或部门业业务人员员在文文件资料料发放、回收登登记表上签名名，以传传真形式式或邮件件形式发发文的，应注明明发文日日期或储储存邮件件发送记记录，以以示收文文。发放放给公司司领导的的文件，由各部部门填写写文件件传阅批批办记录录表交交领导传传阅。5.3.5 文文件和资资料的修修改文件和资资料发放放使用后后，属于于个别文文件更改改时，原原文件

12、起起草部门门应填写写文件件和资料料修改通通知单，报原原审批人人审核批批准，原原发文部部门将文件和和资料修修改通知知单和和修改的的文件按按原发文文手续进进行处理理。属于大量量文件更更改时，文件资资料修改改通知单单内容可可汇总表表格统一一说明并并下发。5.3.5.11 对文文件个别别内容进进行修改改或增补补文件内内容时，应采取取换页的的方式，应在在在文件件修改记记录上上登记。由原发发部门将将作废页页收回，填写文件和和资料发发放、收收回登记记表。5.3.5.22 修改改内容超超过原文文件三分分之一时时，则适适用换版版方式。应由原原编写部部门负责责修订换换版，并并在文文件修改改记录上登记记，重新新加盖

13、受受控章和和持有者者，原发发文部门门所持旧旧版文件件和资料料收回，按文件件资料做做废销毁毁程序执执行，并并填写文件和和资料发发放、收收回登记记表。5.3.6 文文件资料料的管理理及归档档5.3.6.11 文件件和资料料在使用用过程中中不得随随意涂改改，外借借和复制制。若受受控文件件使用人人调离本本公司，则由原原发文部部门负责责收回受受控文件件，收回回的文件件重新下下发，其其他人员员使用时时，其持持有者标标识更改改为现持持有者。5.3.6.22 文件件资料的的保密范范围按公公司体系系文件中中要求处处理。5.3.6.33 文件件和资料料的存档档见公司司档案案管理制制度。5.3.7 文文件资料料的借

14、阅阅5.3.7.11 文件件资料的的借阅见见公司档案管管理制度度。5.3.8 文文件和资资料的作作废销毁毁5.3.8.11公司各各部门对对收回的的文件和和资料，应填写写文件件和资料料销毁清清单，经部门门主管领领导批准准后三个个月内实实施销毁毁。5.3.8.22 存档档的作废废文件加加盖“作废”章予以以留存。5.3.9 外外来文件件资料处处理5.3.9.11 对国国家、地地区、政政府部门门及其它它外界公公司来文文由行政政部在收文登登记表中做好好收文登登记，并并填写文件传传阅批办办记录，经行行政部填填写拟办办意见后后，报相相关领导导阅批。行政部部按批办办意见交交相应部部门或人人员承办办，承办办完毕

15、后后，承办办部门或或人员填填写注办办说明，并将文文件交回回行政部部，行政政部对文文件进行行归档整整理，需需要时承承办部门门可以留留存复印印件。5.3.9.22 对于于子公司上上报公司司职能部部门的文文件，以以及公司司部门之之间的文文件传递递，公司司各部门门负责收收文，并并填写收文登登记表。5.3.9.33 对国国家、行行业等标标准或其其它文件件资料的的购买，见填写写购买买申请表表，总总经理批批准后，由各部部门负责责购买，并在行行政部办办理入库库手续，填写入库单单，财财务部门门见入入库单后方可可办理有有关报销销手续，使用时时由各部部门办理理借阅手手续。5.3.9.44 外来来文件资资料的归归档见

16、总总公司档案管管理制度度。6 考考核标准准及办法法上报文件件资料考考核标准准,另行行下发，参照执执行7 相关支支持文件件及流程程图7.1印章管理制制度7.2档案管管理制度度7.3外购文文件资料料控制流流程7.4外来文文件资料料控制流流程7.5文件资资料发放放控制流流程7.6文件资资料修改改销毁控控制流程程7.7异动人人员文件件资料控控制流程程8 相相关记录录8.1入库单单8.2文件和和资料发发放、收收回登记记表8.3收文登登记表 8.4文书处处理传阅阅单8.5传真、函电登登记表 8.6文件和和资料修修改通知知单8.7文件和和资料销销毁清单单8.8购买申申请表外来文件件资料控控制流程程文书管理人

17、员接收外来文件在收文登记表中进行登记12填写文件传阅批办记录表交部门领导填写拟办意见报请相关领导阅批总经办相关人员摧办督查 按领导拟办意见交 相应部门或人员承办报请领导批准形成处理意见报领导批准不批准3批准将交回文件资料存档下发相关文件，并填写注办说明，将文件送回管理目标通过对外来文件资料的有效传递，及时准确贯彻国家及行业的方针政策、工作意图，反映相关的工作情况和问题，从而确保公司政令畅通。关键控制点1.文件资料的登记2.文件资料处理的及时性3.文件资料的归档4.文件发文注明承办部门。注 释1.收文登记要保证全面，内容包括收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、承办人。2.文书管理人员要

18、督促文件的处理，确保不积压文件。3.文书处理人员要掌握文件的去向，确保办理后的文件资料完整归档。 文件资料料发放控控制流程程各部门根据工作需要拟写文件 1报请相关领导或机构2批准3部门领导或主管领导审核不批准加盖相应印章文件起草部门复印装订4填写文件资料发放、回收登记表通知相关人员领取文件文件资料存档管理目标1.使公司各类文件资料得到相应的审核，以保证文件资料的适宜性。2.确保文件资料使各公司、各部门沟通意图、统一行动的作用。3.保证公司文件资料完整存档。关键控制点1.文件资料在下发前得到有效的批准。2.各类文件资料应符合文件资料标准化管理制度的相应格式。3.文件资料的及时发放及存档。注 释核

19、稿把关的主要内容指是否需要行文、是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，用何文种，行文格式是否符合有关规定以及文件资料的编写格式等事项。2.公文要得到相应领导签发，制度办法类文件资料必须经相应的讨论修改后下发。3.在发文前，若属受控文件，应加盖红色受控章；属部门使用的文件应填写部门名称；属存档文件应加盖红色”存档“印章。4.文件资料一但形成，应及时通知相关人员领取，紧急文件应先用传真、电子邮件等形式及时告知相关人员。文件资料料修改销销毁控制制流程文件资料需修订时41原制定部门重新起草文件不通过主管领导或专业委员会审批部门领导进行初步审核2通过按原发文流程进行发文填写文件资料修改通知单3填

20、写文件资料发放收回登记表收回原文件主管领导审批5填写文件资料销毁清单6三个月后销毁管理目标1.确保各公司、各部门使用最新版本的文件。2.防止作废文件资料的使用。关键控制点1.文件资料的修订。2.文件资料的重新审批确定。3.旧文件得到及时发放、回收和销毁。注 释1.原文件资料制定部门，根据工作变动情况起草新的文件或修改章节。2.应按原文件审批手续进行重新审核批准。3.文件资料应于修改通知单一同下发。4.按原文件资料发放对象，收回旧文件同时下发新文件。5.收回文件资料应填写文件资料销毁清单报相关领导批准。6.在保证必要存档文件的情况下，由两人以上实施销毁。异动人员员文件资资料控制制流程1部门领导督促其整理所存文件资料并列出清单文书管理人员查对相关记录核实文件清单2齐全4核实文件资料3收回文件资料存档收回文件并在文件