某公司档案管理细则

1、档案管理理细则第一章 总 则则为规范公公司内部部档案管管理工作作并保证证档案完完整性及及保密性性，合理理有效利利用档案案资料，特制定定本细则则。第二章 公司管管理档案案的范围围及管理理权限划划分 第一条 公司级级档案管管理范围围，由公公司行政政部专人人管理并并负责一一切借阅阅、复制制、传递递相关事事宜。公公司级档档案包括括以下文文件： 1公司司设立、变更的的申请、审批、登记以以及终止止、解散散后清算算等方面面的文件件材料； 2公司司董事会会形成的的文件材材料； 3财务务管理、资金借借贷、业业务往来来方面的的文件材材料（含含合同、重要报报表、银银企联系系函件等等）； 4政府府、项目目批文、合同；

2、 5公司司制度体体系、会会议纪要要、内部部发文（包含总总经理批批示后的的各项工工作流程程、公司司决定等等）；6公司司及各部部门月度度、年中中、年度度工作计计划及资资金计划划； 7公司司签定的的各类合合同（含含商品房房买卖合合同）； 8公司司有效证证件、印印章； 9具有有法律效效力及保保存价值值的文件件； 10公公司重要要的会议议材料，包括会会议的通通知、报报告、决决议、总总结、领领导人讲讲话、典典型发言言、会议议简报、会议记记录等。 11本本公司的的历史沿沿革、大大事记及及反映本本公司重重要活动动的剪报报、照片片、录音音、录像像等。 第二条 部门档档案管理理范围，由各部部门指定定专(兼兼)职文

3、文书管理理，于每每季度末末交档案案清单至至公司备备案留底底。如工工作完成成后，原原件移交交公司管管理。部部门级档档案文件件如下： 1各部部门报请请总经理理批复的的工作联联系单、工作计计划、总总结、统统计报表表、简报报； 2部门门例会会会议纪要要； 3各部部门与其其相关业业务单位位函件管管理； 4招投投标文件件管理； 5人事事劳资档档案及信信息管理理；(人人力资源源部统一一理人事事档案) 6仪器器、设备备维修保保养资料料； 7公司司专家库库、供应应商资料料及信息息管理； 8公司司的媒体体宣传资资料、销销售报表表； 9财务务会计凭凭证、帐帐册、月月度、年年度财务务报表。 第三章 公司档档案管理理体

4、制 第三条 公司档档案工作作，要实实行集中中与分散散管理相相结合的的体制。由行政政部负责责主体档档案的管管理，并并对其他他部门的的档案管管理工作作进行督督促和指指导。行行政部设设立专门门档案室室，配备备专人分分管公司司主体档档案工作作。 第四条 根据有有关档案案法规规规定精神神，各部部门形成成的文件件材料原原则上由由本部门门负责立立卷和归归档，并并定期向向公司档档案部门门移交保保管。 第五条 公司应应有库房房或场地地和必要要的设施施及保护护设备保保管档案案，确保保档案的的安全。 第六条 档案管管理部门门及负责责人 1公司司档案管管理部门门为行政政部； 2公司司立档单单位为各各部门； 3档案案管

5、理责责任人：各部门门负责人人与专(兼)职职文书。 4各部部门均应应指定专专(兼)职文书书，负责责管理本本部门的的文件材材料，并并保持相相对稳定定。人员员变动应应及时通通知档案案室。 第七条 各部门门专(兼兼)职文文书的职职责 1了解解本部门门的工作作业务，掌握本本部门文文件材料料的归档档范围，收集管管理本部部门的文文件材料料。 2认真真执行平平时归档档制度，对本部部门承办办的文件件材料及及时收集集归卷，每季度度末前应应将归档档文件材材料归档档完毕，并向档档案室办办好交接接签收手手续。 3承办办人员需需借用文文件材料料时，应应积极地地提供利利用，做做好服务务工作，并办理理临时借借用文件件材。 第

6、四章 档案管管理、归归档文件件整理 第八条 各部门门以公司司名义或或中心名名义制作作的规划划、规定定、通知知、通告告、会议议记录、会议纪纪要、决决议、决决定、委委任书、项目方方案、函函等文件件均应由由部门文文员制作作副本发发文、登登记、原原件存档档，抄送送行政部部档案室室备案。 第九条各各部门都都要建立立健全平平时归卷卷制度。公文承承办人对对处理完完毕或批批存的文文件材料料，收集集齐全并并加以整整理后，送交专专(兼)职文书书集中统统一归卷卷。 第十条 一项工工作由几几个部门门参与办办理，在在工作活活动中形形成的文文件材料料，由主主办部门门收集归归卷。会会议文件件由会议议主办部部门收集集归卷。

7、第十一条条 归档档时限 各部门专专(兼)职文书书就文件件归档工工作应做做到每日日进行。做归档档前将资资料分类类，分组组放置在在待办卷卷宗内。应做到到及时处处理，切切忌拖拉拉积压。 第十二条条 归档档文件的的整理 1归档档材料必必须是办办理完毕毕的正式式材料。 2归档档材料应应完整、齐全。归档入入卷文件件把正文文、底稿稿、附件件请示和和批复放放在一起起。 3归档档文件整整理以件件为单位位。一般般以每份份文件为为一件，文件正正本与定定稿为一一件，正正文与附附件为一一件，附附件为两两件以上上并可单单独成文文的可分分别计算算件数，原件与与复制件件为一件件，转发发文与被被转发文文为一件件，报表表、名册册

8、、图册册、会议议记录等等一册（本）为为一件，来文与与复文可可为一件件，重要要文件的的草稿各各为一件件。 4不同同年度的的文件一一般不得得放在一一起立卷卷，但跨跨年度的的请示与与批复，放在复复文年立立卷；没没有复文文的，放放在请示示年立卷卷；跨年年度的规规划放在在针对的的第一年年立卷；跨年度度的总结结放在针针对的最最后一年年立卷；跨年度度的会议议文件放放在会议议开幕年年，其它它文件的的立卷按按照有关关规定执执行。 5卷内内文件材材料应区区别不同同情况进进行排列列，密不不可分的的文件材材料应依依序排列列在一起起，即批批复在前前，请示示在后；正件在在前，附附件在后后；印件件在前，定稿在在后；其其它文

9、件件材料依依其形成成规律或或特点，应保持持文件之之间的密密切联系系并进行行系统的的排列。 6整理理文件时时应遵循循文件的的形成规规律和特特点，保保持文件件之间的的有机联联系，区区别不同同的价值值，便于于保管和和利用。 7归档档材料的的文字须须是铅印印、胶印印、油印印或用蓝蓝黑墨水水、碳素素墨水书书写。不不得使用用圆珠笔笔、铅笔笔、泡沫沫笔、红红色墨水水及纯蓝蓝墨水和和复写纸纸书写。一般不不得用复复印件代代替原件件存档。 8案卷卷整理的的幅面应应以A44纸为准准(2110mmm*2977mm),材料料过窄或或小于AA4幅面面的粘贴贴在A44的幅面面并留出出左侧装装订线；材料过过宽应按按A4的的幅

10、面折折叠整齐齐，折叠叠时尽量量减少折折叠次数数，同时时折痕处处应尽量量位于文文件、图图表字迹迹之外；字迹难难辨认的的，应附附抄件。 9归档档文件一一律不得得打孔或或使用金金属订书书机装订订。应在在归档文文件左侧侧预留出出宽度为为1cmm的装订订区域。 10归归档材料料必须文文字清楚楚，严禁禁作涂改改、贴补补或其他他任何技技术处理理。 11存存档文档档为易褪褪色的材材料(如如热感纸纸传真文文件)，必须复复印一份份后将复复印件与与原件一一并存档档。 12文文件材料料破损、局部残残缺、装装订边狭狭小的，要在修修补或托托裱后再再归档，修裱时时应注意意尽量保保持文件件的原貌貌。 第十三条条 归档档文件的

11、的移交 1档案案室对于于日常抄抄送副件件进行登登记，并并依据登登记情况况于每季季度末定定期与部部门文员员办理文文件档案案的交接接手续。接收档档案必须须履行手手续,填填写移交交清册（见附件件三）,一式两两份，写写明案卷卷标题,卷内文文件页数数，案卷卷数量,移交时时间,交交接双方方要签名名。移交交清单由由移交部部门与档档案室各各自存档档。 2移交交档案时时，应同同时移交交相关文文件的电电子文档档。行政政部档案案室逐一一核对后后，对电电子文档档进行整整理保存存。存档档后，电电子文档档之文件件名，更更改为“档案号号+文件件标题”。同一一档案中中有多个个电子文文档的，电子文文档装入入以档案案号命名名的电

12、子子文件夹夹内。 第十四条条 档案案的保管管 1防止止档案的的损坏，延长档档案的寿寿命，维维护档案案的安全全； 2公司司应有场场地和必必要的设设施及保保护设备备保管档档案，确确保档案案的安全全。档案案管理人人员应定定期清洁洁并检查查档案案案卷状态态。保持持档案存存放室良良好的通通风，做做好档案案室的防防盗、防防水渍、防潮、防虫蛀蛀、防尘尘、防鼠鼠害、防防高温、防强光光等工作作，门窗窗应结实实牢固。 3每年年须定期期对档案案进行一一次清理理，清除除不必要要保存的的材料；对破损损和褪色色的材料料进行修修补和复复制。4保管管期限长长于一年年的文件件原则上上第一年年存放于于公司内内部档案案室，第第二年

13、起起移交至至公司外外置档案案室存放放。移交交档案时时必须填填写移交交清册,一式两两份，写写明案卷卷标题,卷内文文件页数数，案卷卷数量，移交时时间，交交接双方方要签名名。移交交清单由由行政部部与档案案室各自自存档。第五章 档案名名称、编编号 第十五条条 档案案各级分分类应赋赋予统一一名称，其名称称应简明明扼要，以充分分表示档档案内容容性质为为原则，并且要要有一定定范畴，不能笼笼统含糊糊。 第十六条条 档案案分类各各级名称称经确定定后，应应编制“档案分分类编号号表”，将所所有分类类各级名名称及其其代表数数字编号号，用一一定顺序序依次排排列，以以便查阅阅。 第十七条条 档案案分类各各级名称称及其代代

14、表数字字一经确确定，不不宜任意意修改，如确有有修改必必要，应应事先审审查讨论论，并拟拟定新旧旧档案分分类编号号对照表表，以免免混淆。 第十八条条 档案案编号原原则 1公司司内归档档文件的的档号结结构为“全宗号号类别别号年度保管期期限文件类类型盒号件号”。 2每一一归档文文件首页页前附上上归档档文件封封面。3每一一档案盒盒内首页页应设“文件存存档目录录”，文件件归档时时依序编编号。 4档号号的表示示方式如如下：招招标采购购公司aabccccc-de-f(gg)-000-000 1)“招招标采购购”表示文文档归属属公司名名称，即即全宗号号 2)“aab”表示文文档归属属部门名名称，即即类别号号。如

15、：行政类类、人事事类、招招标类、财务类类等等。以部门门拼音首首字母大大写表示示。3)“cccccc”表示文文档的归归属年份份，指文文件中所所指问题题所在年年度，以以4位阿阿拉伯数数字标注注公元纪纪年，如如：20010。 4)“dde”表示保保管期限限。如：长期、二年。 5)“ffg”表示类类型名称称（大类类/小类类）。例例如：财财务部月月报，招招商进度度表，会会议记录录等等。 6)“00000”表示文文件档号号。即盒盒号、件件号。 5新档档案应从从“档案分分类编号号表”查明该该档案所所属类别别、编号号顺序，以此来来编列档档号。 6档案案如何归归属前案案，应查查明前案案的档号号并予以以同号编编列

16、。 7档号号以一案案一号为为原则，遇有一一档案件件叙述数数事或一一案归入入多类者者，应先先确定其其主要类类别，再再编列档档号。 第六章 档案的的编目与与装盒 第十九条条 归档档文件应应逐件编编目。归归档文件件目录设设置档案案件号、文件题题名、文文号、主主要内容容、页数数、日期期、经办办人、存存档地点点等项目目（见附附表一）。第二十条条 档案案目录以以手工填填写和以以打印两两种方式式。目录录填写须须使用碳碳素墨水水书写。请将卷卷内目录录放在卷卷首。 第二十一一条 装装盒，将将归档文文件按件件号顺序序装入档档案盒。一盒内内的文件件数量无无限制，以装满满一盒为为准。 第二十二二条 装装盒完毕毕后，填

17、填写档档案盒封封面、档案案盒盒脊脊。填填写时须须使用碳碳素墨水水书写，字迹工工整、要要素齐全全。 第二十三三条 不不同保管管期限的的文件应应分开装装盒，不不得混装装。 第二十四四条 档档案盒的的封面与与背脊由由档案室室统一填填写，并并标明档档案盒内内所含案案件的分分类编号号及名称称，以便便查档。 第七章 档案的的鉴定与与保管期期限 第二十五五条 档档案的鉴鉴定。 从档案的的内容、来源、时间、可靠程程度、名名称等方方面来鉴鉴别档案案的价值值。 第二十六六条 档档案的保保管期限限。 文件保存存期限除除政府有有关法令令或本企企业其他他规章特特者之外外，一般般为分二二年、长长期两种种。一般般的通知知、

18、通告告、不涉涉及经济济利益的的来往函函件、政政府文件件的保存存年限为为二年，其余资资料原则则上均为为长期保保存。介介于两种种保管期期限的，保管期期限从长长。 1长期期保存： 1) 公公司章程程； 2) 组组织规程程及办事事细则； 3) 财财务报表表； 4) 政政府机关关核准文文件； 5) 不不动产所所有权及及其他债债权凭证证； 6) 其其他经核核定须永永久保存存的文书书。 7) 预预算、决决算书类类； 8) 会会计凭证证； 9) 事事业计划划资料； 10) 期满或或解除之之合约； 2二年年保存： 1) 结结案后无无长期保保存必要要者。 2) 一一般的通通知、通通告、不不涉及经经济利益益的来往往

19、函件、政府文文件。第八章 档案密密级 第二十七七条 公公司档案案文书分分绝密、机密、密、普普通四个个等级，按档案案性质、内容不不同划分分不同密密级，并并据此界界定档案案调阅权权限。 1“绝绝密”文书含含：公司司之相关关政府批批文、会会计凭证证、财务务报表、资金合合同、相相关财务务往来文文件、与与其他经经济组织织的合作作合同、其他经经核定为为绝密的的文书。 2“机机密”文书含含：公司司各类经经济合同同、客户户档案、招标方方案及预预决算书书、公司司章程、董事长长会议纪纪要（决决议）、不动产产所有权权及其他他债权凭凭证、重重要工作作计划、重要会会议纪要要。 3“密密”文件含含：公司司有效证证件、各各

20、项办理理资料、单位往往来函件件。 4“普普通”文件含含：部门门工作联联系单、公司内内部发文文、公司司宣传资资料、各各部门在在各项活活动中形形成的具具有参考考价值的的文件、材料。 第九章 档案借借阅、利利用工作作 第二十八八条 总总监以上上管理人人员如需需借阅一一般工作作业务相相关的资资料，可可直接在在档案管管理员处处登记后后借阅。借阅资资料须当当天归还还；如需需再借，应办理理续借手手续。 第二十九九条 各各部门其其它员工工因业务务需要对对本部门门档案材材料进行行借阅或或利用的的，须一一律填写写档案案调阅审审批单（见附附件二）并经部部门负责责人和分分管总监监签字许许可后，方可借借阅档案案。如需需

21、借阅非非本部门门的档案案材料的的，还应应有相关关部门负负责人和和分管总总监签字字许可。 第三十条条 如需需借阅公公司人事事、财务务、合同同等资料料必须经经总经理理批准许许可。 第三十一一条 档档案管理理员依据据档案案调阅审审批单，为借借阅人调调出所需需档案并并记录档档案借阅阅信息。 第三十二二条 借借阅的档档案原则则上在公公司内使使用。机机密文件件和绝版版文件仅仅供在存存档处查查阅，不不予借出出。 第三十三三条 借借阅档案案者应爱爱护档案案，确保保档案的的完整性性，不得得擅自涂涂改、勾勾画、剪剪裁、抽抽取、拆拆散或损损毁。借借阅档案案交还时时，须当当面查看看清楚，如发现现遗失或或损坏，应及时时

22、报告主主管领导导。 第三十四四条 档档案管理理部门应应主动向向各部门门、员工工提供公公司档案案编研信信息服务务，主要要方面为为政策信信息、管管理信息息、产品品信息、专题技技术信息息等。 第三十五五条 档档案主管管应接受受公司有有关部门门、人员员定题咨咨询要求求。 第三十六六条 依依据国家家档案、统计法法律法规规，做好好企业档档案统计计工作。 第三十七七条 政政府有关关部门依依法执行行公务，需要查查阅公司司档案，公司予予以配合合、协助助。 第十章 档案的的销毁 第三十八八条 对对已失效效的档案案，认真真鉴定，编制销销毁清册册，销毁毁清册经经相关负负责人批批准，方方能销毁毁。该清清册永久久保存；销毁时时要有二二人以上上监销，并在清清册上签签字。销销毁时请请使用碎碎纸机或或焚烧的的方式。 第三十九九条 公公司终止止、解散散时，档档案应移移交主管管部门或或当地国国家档案案馆。 第四十条条 公司司应采取取严密管管理措施施，防止止档案失失密和泄泄密。