公司档案管理制度

1、公司档案管理制度 公司档案管理制度 现如今，制度在生活中的使用越来越广泛，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，以下是为大家收集的公司档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。 公司档案管理制度1 一、文书档案归档制度1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员收集、审定、整理 、立卷。3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠无缺页、破损现象。4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳

2、素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。二、专职档案工作人员岗位责任制1、认真学习专业知识，贯彻执行档案法、档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作，均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。三、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一

3、进行归档文件整理。四、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。五、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。六、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。七、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续。国土资源专业档案立卷归档制度为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范

4、围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用

5、三孔一线的装订方法。8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交文书档案归档文件整理制度为做好文件材料的归档文件整理工作，按照归档文件整理规则进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材

6、料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。4、采用年度一-保管期限-一问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件

7、号、问题、保管期限6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写淸楚完整，不得漏项,填写归档文件日期单位数要用0占位。8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。会计档案立卷归档制度会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应

8、由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。3、 整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好

9、，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制,使其能完整、准确的反映卷内内容。8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后,可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。声像档案立卷归档制度声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：1、声像档案的归档范围是机

10、关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。4、按要求填写好卷内目录，编好号码。档案利用制度1、凡本单位人员利用档案，须严格履行查阅登记手续，注明查阅目的，用后及时反馈利用效果。2、外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。3、因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。4、档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必

11、须借出时,须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。5、如查阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准；查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管jU长批准。6、对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。7、查人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏,违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。档案利用效果登记制度一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要跟踪收集。二、凡利用者利用档案即时取得

12、效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将”利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴”利用效果登记表”。四、档案员收回的利用效果登记表，应及时整理。 公司档案管理制度2 一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添

13、置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。八、归档资料必须符合下列要求：文件材料齐全完整;根据档案内容合并整理、立卷;根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。九、档案资料借阅需

14、履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。 公司档案管理制度3 一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工

15、从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6

16、）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案管理的监督检查。5、各公司总监/副总1）负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进

17、行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录。2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录，每季度向行政部移交。a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。c)档案资料的日常管理：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用；文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。d)档案借阅借阅档案要履行借阅手续，

18、填写借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-20 xx不等的罚款元。情节严重者，按档案法和保密法给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位

19、介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。e)档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。2、档案管理细则1）档案资料的归档范围公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；本公司与其他单位

20、来往的文书及权益文书等；公司领导的批示、指示等；重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；本公司发布的各类广告、宣传材料；本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资

21、料；财务档案资料；各种实物档案；其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。各种实物档案（奖

22、品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a)公司规定的密级文件；b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c)合同、协议书等正本及过程资料；d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e)其他认为需要即时归档的资料。定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般

23、每三个月一次制成光盘脱机保管。c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、档案交接部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写档案移交清单，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。6、档案移交公司的流程a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。b)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据

24、在后。d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；e)行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；7、档案保管档案编号a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。b)档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。d)档案分类及编号的增补、

25、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。e)建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。 公司档案管理制度4 一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。二、档案管理内容1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训

26、反馈表（证书原件）、员工培训统计表。3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。三、档案相关规定1、基础管理1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于入职员工人事档案登记（见附件一）离职员工人事档案登记（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。1.4当在职员工的基本资料有

27、变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。1.9档案应分类编

28、号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。2、档案的查、借阅2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。2.5人力资

29、源部做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记（附件三）。3、查、借阅档案注意事项3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。4、档案的销毁4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久

30、保存。四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。 公司档案管理制度5 一、档案的建立。1.1档案的建立按下列流程建立：收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的业主概况表、业主公约、入住契约、前期服务协议、接房登记表等。1.2.4文

31、秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。二、档案管理2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。2.2档案管理要求：2.2.1进行标准化的档案管理。2.2.

32、2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。2.2.5坚持档案资料收集的系统化。2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。 公司档案管理制度6 第一章总则一、目的为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特

33、制定本制度。二、范围与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。三、职责公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档案管理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。第二章档案的内容和建档方法一、客户档案的内容包括以下四项资料：1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）

34、、经营管理特点等。3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。二、建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见经销商客户档案卡和终端客户档案卡。三、建档方法销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违

35、反每次罚款20元。第四章保密规定一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档案由营销总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准；部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准；个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。二、档案的保存公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对数据进行备份，以防止数据丢失。三、客户档案的查阅1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写查阅档案审批表，经本部门经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款；未

36、经审批，擅自将客户档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。 公司档案管理制度7 第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导

37、，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理

38、部备案。6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订

39、成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部

40、门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要

41、经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。第七条本制度从二Oxx年十月一日起执行。 公司档案管理制度8 一、总则1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档

42、。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、

43、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的事记及映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的.会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在

44、后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写借阅单,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定

45、期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借,必须专人专用。7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。2、物业公司档案管理规章制度1.客户档案的管理工作由客务部负责。2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。3.每个客户档

46、案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信

47、息传递。 公司档案管理制度9 1、总则1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。1、2本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。2、档案管理的机构与职责2、1公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。2、2公司办公室为公司

48、档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。2、3公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的.档案工作人员如有变动须及时通知办公室。2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守公

49、司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。3、档案管理3、1档案的归档3、1、1公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。3、1、2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。3、1、4公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。3、2档案保管3、2、1公司

50、所有档案资料均进行专人、专柜管理。3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。3、2、5所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见。3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。3、2、7对于

51、档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。3、3档案的查阅、借阅3、3、1公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。3、3、2查阅(借阅)密级档案时，如查阅人为中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。3、3、3档案查阅(借阅)的批准权限：普通档案由办公室主任审批;秘密级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室

52、可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司的有关规定予以处罚。3、4档案的销毁3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事

53、长审批。档案的销毁具体见。3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。4、附则4、1本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。4、2本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。4、3本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。4、4本制度自颁布之日起施行。实用的企业档案管理制度1.目的规范全公司的档案管理。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门档案管理。3.管理原则分类分部门管理，行政部统一监管。4.职责与权限4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次)，对违

54、反本制度的部门有权进行处罚。5.档案的分类(1)证照类：如营业执照及各类证照。(2)文件类：分外来文件和内部文件。(3)制度类。(4)合同类。(5)计划总结和会议纪要类。(6)财务类。(7)图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。(8)人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。6.档案的归口存放部门(1)公司级档案存放在行政部。(2)其它档案由归口部门负责存放。7.档案建档要求建立档案时要有档案编号和档案目录。8.档案装订档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。9.保存年限原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。10档案日常管理10.1

55、借阅10.1.1借阅手续(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的档案资料借阅登记表，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。(2)档案归还时，档案管理员填写归还日期。10.1.2档案借阅审批权限(1)证照类：由公司总经理或者其授权人审批。(2)文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。(3)制度类：由行政部审批。(4)合同类：由公司总经理或者其授权人审批。(5)计划总结和会议纪要类：由行政部审批。(6)财务类：由总经理或者其授权人审批。(7)图纸类：由总经理或者其授权人审批。(8)人事管理类：人力资源部审批。10.1.3借阅人不得转借、

56、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。10.2销毁10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。档案销毁审批表由行政部永久保存。10.3移交10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。10.3.2移交前，按照清册清点;

57、移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。12.附则本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。 公司档案管理制度10 1、文件档案的管理:1.1文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录和业内资料等内容。1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交档案室集中管理。1.3归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存,文件材料整理符合规范。1.4档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝密或机密文件的必须由总经理审批

58、,属秘密文件的必须由公司主管领导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳素笔。1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互保证准确、可靠的标识关系。在无纸化计

59、算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关软件一并收集。用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必须保证其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。用视频设备获得的动态图象文件,收集时必须保证收集其压缩方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。由计算机多

60、媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时必须保证参数准确、数据完整。通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。2.2收集、积累方法:及时按照要求制作电子文件备份。每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。2.3归档要求:把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封