企业档案信息资源开发

1、企业档案案信息资资源开发发摘要 企企业档案案是企业业信息源源的核心心，现代代企业的的经济循循环极大大程度依依赖企业业信息资资源的开开发利用用。企业业要高效效获取和和综合利利用各种种信息资资源，以以有效满满足企业业当前和和未来的的信息需需求，企企业档案案信息资资源开发发是企业业信息资资源管理理的核心心。关键词 企业业档案 信息息资源信信息化一、企业业档案是是是企业业信息源源的核心心企业在生生产经营营等一系系列经济济活动中中，需要要各种各各样的信信息。根根据信息息的来源源大致可可分为：企业内内部信息息资源，包包括人才才资源、财务、销售、设备、新产品品开发、日常生生产、广广告及企企业会议议记录等等信

2、息；企业外外部信息息资源，包包括政府府各部门门文件、客户、市场竞竞争对手手及图书书资料等等信息。其中，人人才资源源、财务务、销售售、设备备、新产产品开发发、企业业会议记记录、政政府各部部门文件件属于企企业档案案范畴。由此可可见，企企业信息息源的主主体是企企业档案案，企业业档案是是以科学学技术档档案为主主体, 生产经经营档案案为重点点, 其其中包括括计划统统计、经经营销售售、物资资供应、财务管管理、人人事档案案、教育育卫生和和党、政政、工等等方面的的档案, 是同同企业人人、财、物具有有同等地地位和意意义的一一项管理理财富, 它的的储备实实际上已已成为企企业技术术储备的的一种形形式, 其丰富富程度

3、常常常是企企业技术术潜力的的大小和和发展后后劲的一一种标志志。国外外企业家家都把自自己的档档案资料料看作企企业存在在和发展展的财富富。二、开发发企业档档案信息息资源存存在的阻阻碍（1）档档案观念念依然落落后，档档案价值值未被充充分认识识现在，仍仍有大部部分企业业员工，甚甚至不少少企业中中高级管管理人员员，档案案意识薄薄弱，档档案观念念落后。他们对对档案的的认识仍仍停留在在“档案就就是历史史记录”，“档案就就是保密密材料”，“档案只只要被保保管好、不丢失失就行了了”，“档案就就是写在在纸上的的书面材材料”的层面面上，而而没有充充分意识识到作为为企业重重要的信信息资源源、知识识资源，除除了记录录历

4、史、收藏秘秘密外，档档案还具具有服务务于企业业现实的的重要价价值。除除了纸质质档案之之外，电电子档案案是企业业档案的的新成员员，数字字化平台台是企业业档案信信息管理理和服务务的新舞舞台。（2）企企业档案案信息资资源分散散，无法法提供系系统服务务随着企业业规模不不断扩大大或企业业合并，涌涌现了许许多大型型公司或或集团公公司。这这些公司司或集团团公的下下属机构构或分公公司，出出于方便便自己利利用的目目的不愿愿向公司司或集团团公司档档案机构构移交档档案。特特别是一一些企业业的分公公司，由由于产权权关系不不明，或或者由于于驻地分分工不愿愿向总部部档案机机构移交交档案。自200世纪880 年年代以来来，

5、 人人们一直直在倡导导图书情情报档案案一体化化管理，但但至今仍仍没有取取得实质质性进展展。即便便一些企企业将图图书情报报机构和和档案机机构合并并，成立立信息中中心，但但也只是是停留在在机构合合并的层层次上，并并没有真真正地将将图书、情报、档案这这些信息息资源进进行有效效整合，提提供系统统的、综综合的、集成的的信息服服务。（3）企企业领导导意识淡淡薄,对对档案工工作不够够重视。企业领导导应有的的重视, 是档档案工作作好坏的的关键一一环。有有些企业业领导就就忽略了了企业档档案对企企业经济济发展有有着重要要性的认认识, 有的企企业档案案机构被被撤销, 档案案工作无无分管领领导，档档案人员员被削减减或

6、一岗岗多职, 或把把机构改改革优化化下来的的干部硬硬性安排排在档案案部门, 人员员更换频频繁, 使档案案人员处处于新手手上岗的的局面。还有一一些档案案人员耐耐不住寂寂寞和冷冷落, 想方设设法下海海、跳槽槽或从事事第二职职业, 这些都都导致了了档案部部门的档档案人员员业务素素质下降降, 基基础管理理出现严严重滑坡坡现象。不少企企业原有有的档案案库房条条件不符符合“ 八防防”要求, 升过过级、达达过标的的企业, 很长长时间档档案工作作没有发发展, 等等。（4）企企业形成成的文件件材料收收集难。档案工作作的最终终目的是是“ 收、管、用用” 。收收集文件件材料是是一项重重要的基基础工作作, 可可以说是

7、是档案工工作的源源泉。只只有收集集到齐全全完整的的文字材材料, 才可能能有丰富富的档案案内容, 也才才能充分分发挥档档案工作作的服务务作用。个别企企业建厂厂多年, 发展展到今天天, 也也有些规规模, 可案卷卷数量少少得可怜怜, 根根本不能能反映企企业的历历史面貌貌和发展展情况,更谈不不上案卷卷的规范范标准化化。通过过调查分分析这一一问题, 应该该归档却却收集不不上来的的材料领领导手中中有、业业务部门门有、做做具体工工作的个个人手中中有。文文件材料料收集不不齐全, 严重重影响了了档案工工作服务务作用的的发挥。如此薄薄弱的档档案意识识, 档档案工作作的地位位不能提提升到相相应的位位置,形形成一种种

8、恶性循循环, 影响了了档案工工作的发发展。（5）档档案管理理人员业业务素质质偏低。企业档案案工作几几年来发发展缓慢慢, 档档案人员员专业知知识、业业务素质质偏低也也是一个个制约因因素。从从基层调调查部分分企业档档案人员员的基本本情况来来看, 企业中中档案人人员的文文化素质质、年龄龄结构、业务水水平, 很难适适应新形形势下企企业档案案工作的的需要。企业档档案人员员更换频频繁, 同样是是制约企企业档案案工作的的因素, 为什什么文化化业务素素质不高高的同志志任档案案人员而而还时常常更换呢呢主要是是企业领领导头脑脑中有一一种思想想上的认认识偏差差, 认认为做档档案工作作量小、要求低低, 不不需要太太高

9、素质质的工作作人员, 认为为差不多多就可以以了。（6）档档案工作作转身慢慢, 信信息服务务跟不上上。在市场经经济改革革中, 许多新新鲜事物物不断出出现。有有些地方方根据企企业发展展的需要要, 对对企业进进行重组组转制, 鼓励励二次创创业。在在这种活活动中, 迫切切需要企企业一些些原始性性的文件件材料。在这种种需要档档案工作作大显身身手的时时候, 许多企企业的档档案室由由于前面面的诸多多原因, 不能能迅速提提供出准准确无误误、充分分的档案案证明, 造成成许多不不应该的的遗憾。如此种种种, 在新的的形势下下, 企企业档案案工作转转身慢、主动服服务差, 还停停留在“ 守摊摊”的水平平上, 早已不不能

10、满足足企业在在市场竞竞争中的的需要。四、如何何做好企企业档案案信息资资源开发发随着信息息化时代代的到来来, 人人们对信信息的获获取和传传递方式式发生了了革命性性的变化化, 对对档案信信息的收收集、管管理和开开发利用用提出了了划时代代的要求求。档案案信息的的收集、存贮、处理和和传递将将以“ 数字字化”、“ 网络络化”为主, 如馆馆藏档案案的数字字化、电电子文档档管理的的一体化化、档案案信息提提供利用用的网络络化等。因此, 强调调档案管管理的多多方面、多角度度和综合合性、信信息化, 是现现代档案案工作的的新特点点,是对对传统的的档案信信息管理理思想、管理目目标和管管理方式式的重大大突破。信息化化是

11、当今今世界经经济及社社会发展展的主题题, 它它已渗透透到社会会各个领领域, 改变和和影响着着社会的的方方面面面。企企业办公公自动化化、资源源配置联联动化、产品销销售信息息化等管管理体系系的建立立, 已已成为现现代企业业参与市市场竞争争的关键键条件。企业档档案作为为企业内内部运行行中不可可或缺的的宝贵资资源, 对企业业的生产产和发展展起着不不可估量量的作用用, 只只有加快快企业档档案的信信息化建建设, 才能及及时高效效地向企企业管理理者及相相关人员员传递企企业所需需要的信信息, 才能使使企业在在竞争中中立于不不败之地地。档案案管理包包含两方方面的含含义,即即档案实实体管理理和档案案信息管管理。企

12、企业档案案管理人人员要充充分认识识到在保保管好档档案实体体的同时时, 努努力开发发档案信信息资源源的重要要意义。要做好企企业档案案信息资资源开发发，首先先要在传传统档案案工作基基础上做做到四个个创新：（1）档档案工作作的观念念创新树立档案案是信息息资源的的观念。随着企企业生产产经营活活动的日日渐扩大大，网上上交易、电子商商务、远远程交流流、涉外外经济技技术合作作等一系系列活动动中产生生了大量量的、新新型的、不同载载体的档档案。这这些档案案是流动动和传播播中不断断增值的的知识，是是企业经经营管理理活动中中生成的的重要的的信息资资源。因因此，企企业必须须将档案案信息列列入企业业整体信信息化进进程中

13、，将将档案作作为企业业发展的的重要资资源，充充分发挥挥其作用用。树立立档案信信息管理理创新的的观念。知识经经济是以以科技为为导向，要要在竞争争中培育育自身的的核心竞竞争力赢赢得优势势，既要要靠整体体战略的的实施和和物质资资源的整整合，也也要靠最最新的信信息、最最新的知知识和知知识人才才的相对对优势，谁谁最先掌掌握了第第一手信信息，谁谁就会在在竞争中中取胜。所以，档档案信息息资源的的储备和和利用状状况直接接影响企企业资源源的配置置和工作作效率，影影响到企企业整体体发展水水平。树树立档案案信息资资源的新新服务观观念。档档案信息息资源作作为企业业信息化化建设的的重要组组成部分分，它要要服务于于企业整

14、整体创新新发展，就就必须打打破封闭闭状态，改改变以往往的工作作方式，为为企业谋谋求发展展提供开开放式、全方位位的服务务。（2）档档案工作作业务的的创新面对知识识经济和和国际化化趋势，企企业间的的交流与与合作已已成为主主流，档档案工作作内容和和创新必必须以此此为向导导不断发发展。首首先应加加大档案案信息资资源的采采集，扩扩展信息息资源的的范围，增增加信息息资源的的储备，特特别是加加大对有有关企业业资本运运营、科科学管理理、企业业发展定定位等信信息的收收集管理理。其次次，要优优化档案案资源的的结构。一方面面继续增增加企业业现实业业务发展展需要的的信息；另一方方面从发发展和战战略的角角度，重重新审视

15、视室藏结结构和质质量，增增加高层层次档案案信息含含量，丰丰富档案案的载体体形式。另外，要要加强档档案的整整理、鉴鉴定，保保证档案案信息资资源的优优化，制制定合理理的归档档范围和和保管期期限，以以确保档档案室藏藏的精炼炼和优化化。在档档案鉴定定的基础础上，对对永久保保存的纸纸质档案案采取必必要的保保护措施施；对可可以通过过计算机机建立的的档案，利利用逻辑辑组合方方法设立立“虚拟卷卷”。（3）档档案工作作的管理理创新企业传统统的档案案管理是是一种封封闭式管管理体制制，室藏藏资源主主要局限限于本企企业特定定的经营营范围内内，服务务的对象象也主要要是领导导和各职职能部门门。随着着企业走走向市场场，企业

16、业经营发发展对信信息资源源的依赖赖性越来来越大，未未来的档档案部门门应成为为开放的的企业信信息服务务咨询机机构。所所以，企企业档案案工作必必须进入入企业信信息管理理系统，扩扩大信息息交流渠渠道，发发挥档案案信息资资源网的的辐射作作用，使使档案真真正成为为企业信信息服务务系统的的重要组组成部分分。企业业档案管管理创新新要求在在观念和和体制创创新的基基础上对对档案管管理全程程进行创创新。一一要增强强整体思思维，注注意档案案利用效效益的整整体性、长效性性。摆正正档案利利用的眼眼前利益益与长远远利益的的关系，追追求档案案信息资资源开发发的规模模效应。二要注注意开发发与企业业发展密密切相关关的编研研课题

17、，使使档案编编研工作作贴近企企业经营营工作的的实际。三要利利用现代代技术手手段加强强对档案案信息资资源的管管理和保保护，如如编目、检索、统计、借阅等等等工作作可利用用计算机机完成。四要根根据企业业档案信信息管理理工作发发展的需需要，对对现有档档案管理理制度进进行补充充完善，将将档案信信息资源源管理纳纳入企业业管理体体系。（4）档档案工作作的技术术创新技术创新新是企业业档案信信息工作作创新的的根本手手段。企企业档案案信息管管理要改改变原有有的手工工操作方方法和分分割的组组织体系系，就要要大力引引入现代代科技手手段，建建立档案案信息中中心，实实现档案案信息收收集、整整理、鉴鉴定、保保存、检检索、利

18、利用和传传播的自自动化和和网络化化。实现现文档一一体化，实实现各种种门类档档案的自自动化管管理。借借助多媒媒体技术术，对企企业档案案进行存存储、加加工，使使档案信信息资源源达到图图、文、声一体体化传输输服务，使使重要的的历史资资料得以以长久保保护和有有效修复复，也为为未来档档案信息息资源进进一步转转换利用用创造条条件。借借助档案案信息数数据库、档案信信息资源源网络，通通过网络络的辐射射作用实实现企业业档案管管理的整整体效应应和规模模效应，实实现全员员档案信信息资源源共享，促促进档案案信息管管理的标标准化、规范化化和现代代化。此外，企企业领导导必须提提高认识识,重视视档案资资源的开开发利用用工作。企业领领导必须须认识到到开发档档案资源源是企业业科学决决策及管管理的需需要, 投入必必要的设设施, 培养专专业人才才, 在在实现办办公自动动化的同同时, 逐步进进行档案案信息化化建设, 以提提升档案案信息的的利用率率。 鼓鼓励档案案工作者者积极参参与企业业的决策策活动, 使其其在充分分了解企企业项目目进展及及经营情情况的同同时, 深挖