关于发布《职场租赁工作指引(XXXX版)》的通知-附件1

1、职场租赁工作指引（2014版）PAGE 2 XXXXX保险股股份有限限公司工工作通知知书 合保保物工作作通知2201335号 签发发人：向向 英英关于发布布职场场租赁工工作指引引（20014版版）的的通知各分公司司：为指导各各分公司司职场管管理工作作，提高高职场管管理水平平、工作作效率和和资源配配置效果果，根据据职场场租赁工工作指引引（20013版版实施施效果以以及职场场系统正正式上线线的实际际情况，特特在职职场租赁赁工作指指引（220133版）的的基础上上进行相相应更新新，现将将职场场租赁工工作指引引（20014版版）发发布实施施，请遵遵照执行行。特此通知知 总公司司物控部部 20013年年

2、12月月10日日经办： 联系电电话：职场租赁赁工作指指引（20114版）编制 日日期 审核日期期 批准 日日期 目 录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc3731 第一部分分 租租赁管理理 PAGEREF _Toc3731 6 HYPERLINK l _Toc1484 1.1 计划管管理 PAGEREF _Toc1484 6 HYPERLINK l _Toc2902 1.1.1计划划编制时时间 PAGEREF _Toc2902 7 HYPERLINK l _Toc23108 1.1.2计划划编制要要求 PAGEREF _Toc23108 7 HYPERLINK l

3、_Toc11079 1.2 制度管管理 PAGEREF _Toc11079 8 HYPERLINK l _Toc10637 1.2.1制度度完善 PAGEREF _Toc10637 88 HYPERLINK l _Toc6846 1.2.2制度度宣导培培训 PAGEREF _Toc6846 9 HYPERLINK l _Toc851 1.2.3监督督、检查查、指导导 PAGEREF _Toc851 9 HYPERLINK l _Toc21641 1.3 过程管管理 PAGEREF _Toc21641 9 HYPERLINK l _Toc16825 1.3.1租赁赁合规性性检查 PAGEREF

4、_Toc16825 99 HYPERLINK l _Toc4769 1.3.2租赁赁风险点点检查 PAGEREF _Toc4769 110 HYPERLINK l _Toc26028 1.3.3租赁赁数据质质量检查查 PAGEREF _Toc26028 10 HYPERLINK l _Toc11700 1.3.4检查查结果处处理 PAGEREF _Toc11700 111 HYPERLINK l _Toc6862 1.4 日常管管理 PAGEREF _Toc6862 111 HYPERLINK l _Toc10719 1.4.1 报报表管理理 PAGEREF _Toc10719 11 HYPE

5、RLINK l _Toc18370 1.4.2职场场动态跟跟踪 PAGEREF _Toc18370 111 HYPERLINK l _Toc25157 1.4.3常规规检查 PAGEREF _Toc25157 112 HYPERLINK l _Toc30182 1.5 沟通管管理 PAGEREF _Toc30182 122 HYPERLINK l _Toc4721 1.5.1制度度执行反反馈 PAGEREF _Toc4721 122 HYPERLINK l _Toc29625 1.5.2工工作通知知书反反馈 PAGEREF _Toc29625 133 HYPERLINK l _Toc13211

6、 1.5.3工工作联系系函反反馈 PAGEREF _Toc13211 133 HYPERLINK l _Toc28535 1.5.4工工作整改改通知书书反馈馈 PAGEREF _Toc28535 13 HYPERLINK l _Toc5453 第二部分分 租租赁实务务 PAGEREF _Toc5453 14 HYPERLINK l _Toc29631 2.1 租赁计计划 PAGEREF _Toc29631 144 HYPERLINK l _Toc5115 2.2 需求审审核 PAGEREF _Toc5115 144 HYPERLINK l _Toc15932 2.3 租赁市市场调查查 PAGE

7、REF _Toc15932 16 HYPERLINK l _Toc9609 2.4 合格职职场选择择 PAGEREF _Toc9609 17 HYPERLINK l _Toc26783 2.4.1产权权证明 PAGEREF _Toc26783 117 HYPERLINK l _Toc29399 2.4.2消防防合格证证明 PAGEREF _Toc29399 177 HYPERLINK l _Toc24179 2.4.3租赁赁面积复复核 PAGEREF _Toc24179 188 HYPERLINK l _Toc11972 2.4.4合格格职场租租赁报价价书 PAGEREF _Toc11972

8、199 HYPERLINK l _Toc11923 2.5 备选职职场确定定 PAGEREF _Toc11923 19 HYPERLINK l _Toc7760 2.6租租赁合同同谈判 PAGEREF _Toc7760 220 HYPERLINK l _Toc32073 2.7租租赁方案案确定 PAGEREF _Toc32073 220 HYPERLINK l _Toc8898 2.8 租赁合合同审核核签订 PAGEREF _Toc8898 221 HYPERLINK l _Toc17498 第三部分分 租租赁申请请 PAGEREF _Toc17498 22 HYPERLINK l _Toc2

9、4057 3.1任任务描述述 PAGEREF _Toc24057 22 HYPERLINK l _Toc14483 3.2 附件明明细 PAGEREF _Toc14483 233 HYPERLINK l _Toc2646 3.2.1租赁赁申请附附件 PAGEREF _Toc2646 233 HYPERLINK l _Toc10379 3.2.2租赁赁报备附附件 PAGEREF _Toc10379 244 HYPERLINK l _Toc10974 第四部分分 价价格调查查 PAGEREF _Toc10974 25 HYPERLINK l _Toc1726 4.1 调查部部门 PAGEREF _

10、Toc1726 255 HYPERLINK l _Toc7557 4.2 调查方方案 PAGEREF _Toc7557 255 HYPERLINK l _Toc8489 4.3 调查要要求 PAGEREF _Toc8489 255 HYPERLINK l _Toc10437 4.3.1调查查对象 PAGEREF _Toc10437 225 HYPERLINK l _Toc23305 4.3.2调查查方式 PAGEREF _Toc23305 226 HYPERLINK l _Toc9960 4.3.3价格格内容 PAGEREF _Toc9960 227 HYPERLINK l _Toc8567

11、4.3.4过程程记录 PAGEREF _Toc8567 227 HYPERLINK l _Toc17587 4.4 分析上上报 PAGEREF _Toc17587 277 HYPERLINK l _Toc23025 4.4.1整理理审核 PAGEREF _Toc23025 227 HYPERLINK l _Toc13906 4.4.2汇总总分析 PAGEREF _Toc13906 228 HYPERLINK l _Toc16910 4.4.3上报报存档 PAGEREF _Toc16910 228 HYPERLINK l _Toc7346 第五部分分 资资料管理理 PAGEREF _Toc734

12、6 29 HYPERLINK l _Toc12781 5.1 资料分分类 PAGEREF _Toc12781 299 HYPERLINK l _Toc26291 5.1.1 合合同类资资料 PAGEREF _Toc26291 299 HYPERLINK l _Toc32556 5.1.2电子子类资料料 PAGEREF _Toc32556 29 HYPERLINK l _Toc5330 5.1.3 实实物类资资料 PAGEREF _Toc5330 300 HYPERLINK l _Toc27740 5.2 资料收收集审核核 PAGEREF _Toc27740 30 HYPERLINK l _To

13、c15164 5.2.1 资资料收集集 PAGEREF _Toc15164 30 HYPERLINK l _Toc12623 5.2.2 资资料审核核 PAGEREF _Toc12623 30 HYPERLINK l _Toc15726 5.3 资料保保管 PAGEREF _Toc15726 311 HYPERLINK l _Toc19132 5.3.1 资资料安全全 PAGEREF _Toc19132 31 HYPERLINK l _Toc22468 5.3.2 资资料检查查 PAGEREF _Toc22468 31 HYPERLINK l _Toc29699 5.3.3资料料使用 PAGE

14、REF _Toc29699 331 HYPERLINK l _Toc28336 5.4.4保管管期限 PAGEREF _Toc28336 332 HYPERLINK l _Toc1052 第六部分分 附则则 PAGEREF _Toc1052 32 HYPERLINK l _Toc6251 6.1适适用期限限 PAGEREF _Toc6251 32 HYPERLINK l _Toc28408 6.2解解释修订订权 PAGEREF _Toc28408 322职场租赁工作指引（2013版）职场租赁赁工作指指引（20114版）为指导各各分公司司职场管管理工作作，提高高职场管管理水平平、工作作效率和和资

15、源配配置效果果，特制制定本指指引。本指引包包括租赁赁管理、租赁实实务、租租赁申请请、价格格调查和和资料管管理等五五部分内内容。第一部分分 租租赁管理理租赁管理理工作包包括为满满足公司司日常办办公、经经营需求求而合理理配置职职场资源源所进行行的计划划、执行行、控制制和反馈馈等活动动。职场场管理岗岗在整个个职场管管理工作作过程中中起着重重要的作作用，须须参照本本指引完完成相应应工作。1.1 计划管管理职场管理理岗负责责编制分分公司职职场租赁赁工作计计划，包包括：分分公司年年度租赁赁工作计计划（见见附件11）、单单一职场场租赁执执行计划划（见见附件22）。物物控部会会根据年年度工作作计划和和单一计计

16、划的时时间节点点，对各各职场计计划完成成情况进进行统计计和追踪踪。单单一职场场租赁执执行计划划是职职场系统统中“行事历历”环节中中必备上上传资料料。分公司司年度租租赁工作作计划。根据分分公司存存量职场场使用情情况，并并结合职职场租赁赁合同、机构发发展计划划、外部部监管环环境等因因素制定定分公公司年度度租赁工工作计划划，每每年年中中根据实实际情况况进行调调整。单一职职场租赁赁执行计计划。根据分分公司年年度租赁赁工作计计划制制定单单一职场场租赁执执行计划划。执执行计划划包括自自租赁需需求确认认至职场场投入使使用的全全部工作作，同时时规划职职场装修修、监管管检查、证照办办理等相相关工作作。对于总、分

17、公司司共同参参加的分分公司管管理本部部职场租租赁工作作，分公公司须根根据计划划，在重重要时间间节点向向总公司司物控部部报告工工作进展展。1.1.1计划划编制时时间每年1月月1日至至15日日将分分公司年年度租赁赁工作计计划、7月11日至115日将将年中进进行调整整的分分公司年年度租赁赁工作计计划签签字扫描描后以邮邮件方式式发至总总公司物物控部。1.1.2计划划编制要要求。ai确确的、指指导：11.1.2.11新筹机机构新筹机构构的租赁赁工作宜宜采用正正排时间间的方式式编制计计划，各各时间节节点如下下：租赁工作作时效。自批筹筹文件下下发之日日起至租租赁合同同正式签签订，工工作时间间周期为为中支66

18、0天之之内、营营销服务务部300天之内内。需求确认认时间。自批筹筹文件下下发之日日起5个个工作日日内完成成需求确确认。租赁合同同生效时时间。租租赁合同同实际生生效日期期不得早早于租赁赁申请审审批通过过日期；尽量争争取租赁赁免租期期，免租租期开始始时间必必须在租租赁合同同正式签签订之后后。需合合理利用用租赁免免租期，在在免租期期内完成成职场租租赁装修修、证照照办理等等工作。正式租赁赁计费时时间。该该时间不不得早于于合同正正式签订订日期。租赁报备备时间。职场租租赁合同同用印后后15个个工作日日内完成成租赁报报备。1.1.2.22非新筹筹机构非新筹机机构的职职场租赁赁包括续续租、换换租、扩扩租、缩缩

19、租等方方式，其其中后三三种租赁赁工作宜宜采用倒倒排时间间的方式式编制计计划，各各时间节节点要求求如下：租赁合同同生效时时间、正正式租赁赁计费开开始时间间、租赁赁报备时时间等要要求同上上述1.1.22.1新新筹机构构。需求确认认时间。自原职职场租赁赁合同到到期日向向前倒推推，中支支职场至至少提前前60天天时间，营营服职场场至少提提前400天时间间。须合合理规划划租赁申申请审批批、合同同用印、职场装装修、证证照办理理、搬迁迁等各项项工作时时间。租赁重叠叠期。须须严格控控制新旧旧租赁合合同中重重叠支付付租赁费费用的时时间，租租赁重叠叠期费用用计入合合同期职职场费用用。1.1.2.33特殊情情况当出现

20、城城市拆迁迁改造、出租方方违约等等特殊情情况时，可可以对以以上时间间节点要要求进行行调整。同时邮邮件上报报物控部部备案，提提供证明明材料，明明确经济济损失和和其他风风险。1.2 制度管管理职场管理理制度是是职场管管理工作作的依据据，通过过完善、宣导、培训、监督、检查、指导等等形式保保证职场场管理制制度被正正确地理理解并执执行。1.2.1制度度完善根据总公公司的职职场管理理制度，结结合分公公司的实实际情况况，补充充、完善善分公司司范围内内职场管管理制度度体系。职场制制度体系系包括：组织管管理：明明确各参参与部门门和人员员的职责责、权限限；动态态跟踪管管理：建建立职场场评价指指标、过过程监控控和改

21、进进措施；内部检检查和沟沟通管理理：明确确内部检检查规定定，建立立分公司司内部各各部门、各机构构的沟通通机制；考核管管理：制制定职场场管理考考核办法法；资料料管理：建立职职场资料料建档、人员异异动工作作交接等等工作指指引。1.2.2制度度宣导培培训在总公司司及分公公司新的的职场管管理制度度颁布后后，对分分公司决决策层、操作层层等所有有相关人人员进行行宣导，重重点是对对新旧管管理制度度的差异异和有效效期。在分支机机构职场场管理相相关人员员发生变变动时，组组织制度度宣导，使使新到岗岗人员尽尽快了解解、熟悉悉公司制制度。职场租赁赁业务较较多的分分公司，每每年至少少组织一一次租赁赁工作培培训。培培训内

22、容容可包括括职场管管理制度度、职场场系统操操作、工工作指引引、专业业技术知知识等。1.2.3监督督、检查查、指导导对制度执执行过程程中出现现的问题题进行监监督、检检查、指指导。1.3 过程管管理过程管理理包括：租赁风风险点检检查、租租赁合规规性检查查、租赁赁数据质质量检查查等。1.3.1租赁赁合规性性检查工作程序序。职场场租赁按按照“需求确确认”“市场场调查”“合同同用印”的顺序序实施，客客观选择择备选职职场，不不得人为为改变实实施顺序序，特别别是不得得按照“结论调查申请”的顺序序实施租租赁。人员管理理。租赁赁决策人人、执行行人、参参与人等等均应符符合公司司职场管管理制度度规定，未未获得授授权

23、人员员不得参参与；有有关人员员对租赁赁过程资资料实行行双人双双部门签签字确认认，并对对其真实实性负责责。外部资料料。外部部单位提提供的资资料需经经加盖公公章、有有权人亲亲笔签名名，并提提供有效效联系方方式。1.3.2租赁赁风险点点检查租赁过程程中须关关注各种种租赁风风险点（见见附件33）。对对各风险险点进行行评估和和判断，对对于“不可补补偿性风风险点”实行一一票否决决，对于于“可补偿偿性风险险点”须提供供优势条条件，不不得瞒报报。1.3.3租赁赁数据质质量检查查租赁数据据质量检检查包括括数据的的真实性性、准确确性、完完整性。数据真实实性检查查内容包包括：严严禁编造造、篡改改租赁调调查关键键数据

24、；数据应应来源于于本次专专项调查查活动；数据应应真实、有效，必必须自出出租方处处获取第第一手数数据，不不得使用用未经证证实的二二手数据据代替；职场调调查工作作应真实实、客观观，不得得为了主主观目的的而虚构构数据，或或者使用用无代表表性的数数据以引引导主观观性结论论。数据准确确性检查查内容包包括：按按现行职职场管理理制度，准准确测算算面积和和预算标标准；对对各种租租赁风险险点和关关键数据据认真核核实；对对统计数数据结果果进行检检查，防防止出现现逻辑性性错误（如如月租金金大于年年租金等等）、计计算错误误等；使使用客观观标准对对不同职职场信息息进行对对比、分分析、决决策。数据完整整性检查查内容包包括

25、：租租赁申请请的项目目内容完完整，包包括租赁赁费用范范围内的的所有项项目，不不得将范范围外的的项目列列入；对对租赁对对象的描描述、评评价应该该完整，对对于“不可补补偿性风风险点”信息不不得隐瞒瞒、删除除；租赁赁审批的的各种附附件资料料应完整整无遗漏漏；职场场租赁过过程提供供的标准准表格中中的各项项数据须须完整，不不得出现现空格（无无数据内内容填写写“”或或“/”）。1.3.4检查查结果处处理在租赁决决策时，必必须对职职场租赁赁合规性性和租赁赁风险点点做重点点说明，并并将说明明内容列列入租租赁采购购纪要，对对不符合合公司制制度的做做法应责责令参与与人员进进行改正正。1.4 日常管管理除对职场场租

26、赁项项目进行行严格管管理外，还还应该掌掌握分公公司整体体的职场场资源使使用情况况、机构构职场管管理工作作情况，包包括以下下内容：1.4.1 报报表管理理每月对职职场管理理工作结结果进行行检查，编编制职职场管理理台帐（见见附件44）、职职场租赁赁工作进进度月报报表（见见附件55）、以以了解、掌握分分公司整整体职场场情况。1.4.2职场场动态跟跟踪跟踪、监监测职场场使用情情况，分分析判断断职场资资源配置置，逐渐渐提高职职场使用用效益。分析指指标可以以使用“职场人人均建筑筑面积”、“职场超超标面积积”、“职场超超标费用用”“百元元保费职职场费用用率”等，按按季度、月度进进行横向向、纵向向对比分分析，

27、重重点关注注的对象象包括效效益分析析中排名名靠后和和排名靠靠前的职职场。对对进入“关注”范围的的职场，应应与使用用单位进进行沟通通、提醒醒，并向向分公司司领导层层报告，提提供决策策依据。1.4.3常规规检查常规检查查是对分分公司各各机构的的职场管管理工作作的现场场检查或或特殊问问题抽查查，既包包括职场场资料类类检查也也包括职职场使用用效益的的检查，每每半年至至少检查查一次，并并做出评评价与考考核。检检查结果果应在检检查结束束后一个个月内汇汇总整理理向分公公司领导导报告，同同时向总总公司物物控部进进行报备备。检查查内容、检查方方式、评评价与考考核办法法等由分分公司自自行确定定。1.5 沟通管管理

28、职场管理理岗作为为租赁管管理工作作中联系系分公司司与职场场需求部部门、总总公司物物控部与与分公司司的纽带带，必须须做好日日常管理理工作中中的沟通通、反馈馈工作。本指引引中仅做做出职场场管理岗岗对总公公司物控控部的反反馈要求求，分公公司内部部反馈要要求由分分公司自自行确定定。1.5.1制度度执行反反馈分公司制制度执行行过程中中出现的的情况、问题可可及时总总结并向向总公司司进行反反馈，做做为调整整、更新新制度的的参考依依据。1.5.2工工作通知知书反反馈总公司物物控部根根据工作作需要以以工作作通知书书、邮邮件通知知等方式式下发通通知，要要求分公公司提供供相关职职场租赁赁管理工工作的反反馈信息息，职

29、场场管理岗岗应在接接到通知知后按照照要求的的内容、格式、时间等等完成工工作，并并将结果果报主管管领导审审核后按按时上报报总公司司物控部部。1.5.3工工作联系系函反反馈职场管理理岗须在在职场场租赁合合同正正式签订订完成后后15个个工作日日内向总总公司提提出报备备申请，如如出现特特殊情况况不能在在规定时时间内提提交报备备申请的的，必须须以邮件件方式向向总公司司物控部部做出书书面说明明。总公司物物控部通通过报备备申请对对租赁工工作实行行检查，发发现工作作过程中中出现问问题时将将向分公公司发出出工作作联系函函（见见附件88）。职场管理理岗在收收到工工作联系系函后后，应认认真检查查问题的的原因，制制定

30、整改改措施并并整改，并并在100个工作作日内向向总公司司物控部部做出书书面回复复。待总总公司物物控部再再次做出出工作作联系函函回复复后，职职场管理理岗将完完整资料料作为附附件添加加至职场场系统报报备申请请中重新新提交。1.5.4工工作整改改通知书书反馈馈总公司物物控部每每年度对对机构组组织定期期或不定定期的工工作检查查，在检检查结束束后，对对于出现现的问题题，下发发工作作整改通通知书。职场管管理岗应应对工工作整改改通知书书内容容制定整整改计划划、整改改措施，并并按时将将整改结结果上报报总公司司物控部部。第二部分分 租租赁实务务2.1 租赁计计划职场租赁赁工作须须提前规规划，根根据分分公司年年度

31、租赁赁工作计计划和和机构筹筹建计划划合理安安排职场场租赁工工作计划划，统筹筹资源，分分配工作作，在职职场系统统中创建建租赁项项目后，编编制单单一职场场租赁执执行计划划（见见附件22）。分分公司行行政部根根据计计划监监督执行行情况，加加强对工工作节点点的检查查，保证证工作时时效。各各工作参参与人员员应了解解所负责责工作的的内容和和时间要要求。2.2 需求审审核租赁工作作正式开开始之前前，须首首先进行行职场需需求审核核。职场需求求由需求求单位提提交，需需明确职职场需求求面积、大致预预算、拟拟投入使使用时间间以及其其他要求求的，并并非对租租赁方案案的确定定。需求单位位预测未未来发展展趋势和和需求，填

32、填写租租期内各各季度有有效人力力、业绩绩发展规规划（见见附件77）。规规划应应对租赁赁期内各各季度的的月均有有效人力力、月均均标保收收入进行行预估及及承诺，规规划目标标应切实实可行，具具备操作作性，承承诺人对对规划的的内容承承担责任任。总公公司将在在年终考考核时参参考规划划内容与与机构的的实际达达成情况况进行打打分。分公司行行政部在在征求分分公司总总经理、企划部部对规规划的的意见后后，根据需求求单位有有效人力力、开业业年限等等情况测测算职场场面积标标准、合合同期预预算。分分公司综综合机构构发展规规划、机机构实际际情况、职场合合同期预预算等因因素合理理确定拟拟选职场场类型，参参照下表表：职场选择

33、择类型说明对应机构构类型1.量价价均衡型型职场面积积、位置置、档次次、形象象等与标标准类似似正常发展展机构2.量高高价低型型职场面积积需求大大，对职职场位置置、档次次、形象象等要求求不高人均保费费低；出勤人力力多而有有效人力力相对较较少；人力发展展上升期期； 所在地地区职场场资源丰丰富，可可选择性性大。 3.量低低价高型型职场面积积需求小小，对职职场位置置、档次次、形象象等要求求较高人力和业业绩发展展较稳定定； 保险市市场竞争争异常激激烈；当地职场场资源匮匮乏，可可选择性性小。4.特殊殊规划型型职场面积积、单价价等与标标准偏差差较大，需需调剂入入（出）合合同期职职场预算算重点扶持持机构； 弱体

34、体机构。提前换租租的职场场，还应应提前与与原职场场出租方方约定解解约工作作，如：双方确确定退租租时间，明明确违约约责任，核核实退租租损失等等。在审审核新职职场需求求时必须须计算因因提前换换租而造造成的损损失。需求审核核结果由由分公司司行政部部反馈需需求部门门职场场租赁需需求审核核表（见见附件88），需需明确回回复需求求部门进进行调查查的职场场类型、面积、租期和和合同期期预算等等，作为为后续工工作指导导意见。2.3 租赁市市场调查查租赁调查查工作应应按照职职场租赁赁需求审审核表的的结果进进行，调调查人员员不得少少于两人人。调查查方式为为现场调调查，调调查人员员与出租租方或其其代表人人直接沟沟通，

35、不不得通过过电话、网络等等方式获获取信息息，填报报的价格格不得采采取比较较随意的的初次报报价，应应根据报报价以及及可能优优惠的幅幅度大致致估算实实际成交交的价格格；调查查对象不不能仅限限于当地地办公楼楼租赁市市场，还还应包括括当地与与我公司司市场规规模、地地位类似似的两家家以上同同业公司司职场情情况。调查结果果应形成成租赁赁调查报报告，由由调查人人员签字字确认，对对报告告的真真实性负负责。分分公司行行政部对对报告告审核核，对结结论负责责。调查查信息应应包括详详细地址址、面积积、租赁赁单价、租赁起起止日期期等信息息。如有有可能，还还需提供供调查职职场不同同时期的的历史租租赁数据据。报告采用用文字

36、或或表格的的形式，由由分公司司自行确确定，在在分公司司范围内内统一格格式。2.4 合格职职场选择择调查人员员应综合合考虑监监管部门门及公司司对职场场规定、职场需需求审核核结果、建筑物物实际情情况等因因素，依依据当地地监管部部门颁发发的保保险机构构办公场场所相关关规定和和公司的的职场场租赁风风险点汇汇总表筛筛选出合合格职场场。调查人员员此阶段段需要完完成的工工作包括括：审核核职场房房屋产权权证明、消防合合格证等等重要证证书的原原件，取取得各类类权属文文件复印印件；确确认职场场租赁面面积、价价格、租租期等关关键信息息；现场场调查、评价职职场地段段、交通通、形象象、环境境等适用用性；分分析、评评估各

37、职职场存在在的风险险及出现现概率。2.4.1产权权证明必须为当当前有效效的房房产证原原件的复复印件，不不得使用用原有的的复印件件。取得得复印件件时应将将内容与与原件对对比，保保证一致致。调查职场场如无房房产证，应应参照房房屋出租租证明材材料明细细表（见见附件99）对其其他权属属文件进进行查验验，能够够有效证证明职场场无产权权风险。2.4.2消防防合格证证明在正常情情况下，应应取得由由当地保保险监管管部门认认可的消消防合格格证明。如当地保保险监管管部门认认可用二二次装修修工程的的“消防验验收、备备案手续续”代替租租赁职场场的消防防证明的的，需要要在公司司租赁审审批申请请中做出出说明，并并必须保保

38、证在装装修工程程竣工后后半个月月内取得得“消防验验收、备备案手续续”，否则则视为不不合格职职场。对于老旧旧建筑、当地政政府监管管限额以以下建筑筑等特殊殊原因，不不能取得得消防合合格证明明的，应应“由行政政许可申申请人（即即我司）出出具已经经加强新新营业场场所消防防安全措措施、确确保消防防安全的的书面承承诺”。书面承承诺的方方式需要要事先征征得当地地保险监监管部门门认可，而而不是对对总公司司的承诺诺和保证证。如当当地保险险监管部部门对书书面承诺诺不予认认可，则则视为不不合格职职场。2.4.3租赁赁面积复复核租赁调查查中应注注意区别别“建筑面面积”、“使用面面积”、“实用面面积”、“净面积积”等概

39、念念的不同同含义，公公司内部部管理统统一使用用“建筑面面积”作为唯唯一面积积单位。调查人人员必须须现场测测量、计计算、核核实租赁赁区域建建筑面积积。未经经面积复复核所了了解的职职场总价价信息均均属无效效信息。严禁采采取目测测、估算算、与出出租方协协商等方方式确定定租赁区区域面积积；出租租方同意意在出租租区域之之外另外外赠送的的区域，也也必须进进行面积积复核，租租赁区域域建筑面面积应包包括赠送送面积；面积复复核的结结果仅用用于公司司内部管管理使用用，允许许复核结结果与合合同约定定面积不不同，但但复核结结果不得得低于合合同约定定面积。同时，经经复核职职场实际际使用率率（使用用面积/建筑面面积）低低

40、于655%的，视视为不合合格职场场。调查人员员应根据据现场测测量数据据绘制租租赁区域域平面图图，并并据此详详细记录录建筑面面积复核核过程，形形成建建筑面积积复核计计算书，由由实际复复核人员员签字确确认，要要求结果果准确，能能够清楚楚表明面面积计算算公式和和过程。赠送面面积需如如实写入入合同或或者补充充协议中中，并在在租赁赁区域平平面图和和建筑筑面积复复核计算算书中中完整体体现。2.4.4合格格职场租租赁报价价书所有合格格职场，应应取得由由出租方方有权人人签字确确认的租租赁报价价书（见见附件110），书书面确认认租赁价价格信息息。租租赁报价价书资资料应真真实、有有效，具具有有效效的联系系方式，严

41、严禁我方方代签名名。调查人员员应与出出租方有有权人充充分沟通通，落实实该职场场租赁的的各种费费用种类类和明细细，包括括职场租租金、物物业管理理费、暖暖气费、空调使使用费、租赁税税费（房房产税、营业税税、土地地增值税税、个人人所得税税等）。凡需付付费的项项目和服服务，均均需在租租赁报价价阶段核核实清楚楚，避免免漏项或或者不完完整，杜杜绝先使使用后定定价。租租赁合同同签订后后如发生生漏项或或者未核核清的收收费项目目，属于于出租方方原因的的由出租租方承担担，属于于调查人人员原因因的由分分公司自自行承担担。出租租方因故故不能提提供报价价书的，调调查人员员可根据据现场调调查结果果自行填填写，并并说明出出

42、租方不不能签字字或者用用印的原原因，并并由两名名以上参参与调查查的人员员签字确确认。各项费用用必须有有明确的的计算依依据，如如物业管管理费应应有物物业管理理协议或或政府部部门核准准的物业业管理费费收费标标准文件件。对于于由我方方承担的的取暖费费、租赁赁税费等等政府统统一性收收费，应应有政府府相关文文件作为为依据。特殊情情况下发发生必须须发生中中介费的的，需事事先将相相关资料料以邮件件形式发发物控部部审核，物物控部同同意后方方可列入入职场费费用。2.5 备选职职场确定定分公司根根据调查查结果进进行综合合分析，确确定不少少于三个个备选职职场（分分公司管管理本部部不少于于五个备备选职场场)，备备选职

43、场场应有可可比性。调查人人员需填填写备备选职场场情况分分析表（见见附件111）中中的全部部信息，如如无实际际数据，可可填写“无”或“/”，不允允许出现现空格。调查人人员应对对分析表表内容真真实性、准确性性签字确确认。职职场需求求单位负负责人对对备选职职场是否否满足使使用要求求给出书书面意见见，但不不允许直直接确定定租赁意意向。2.6租租赁合同同谈判备选职场场确定后后，分公公司应指指派专人人分别与与各备选选职场出出租方进进行谈判判，参加加谈判的的人员不不得少于于两人，其其中一人人应做好好谈判记记录，形形成谈判判纪要。谈判中中应就租租赁费用用、免租租期等内内容与对对方进行行协商，还还要尽量量争取免

44、免费的停停车位、户外广广告位等等项目，并并就租金金支付方方式、房房屋维修修责任、违约责责任等内内容与对对方达成成一致意意见。市场报价价与最终终成交价价可能差差异巨大大，因此此应与各各备选职职场出租租方均进进行深入入谈判，为为公司争争取最大大利益。2.7租租赁方案案确定分公司应应组织相相关部门门比较租租赁方案案，做到到整体可可用、规规划可行行、费用用可调、风险可可控，并并形成采采购纪要要（见见附件112），采采购纪要要需说明明各备选选职场所所做出的的优缺点点、选择择过程、选择依依据等，相关人员签字确认，最终确定租赁方案。2.8 租赁合合同审核核签订根据分公公司确定定的租赁赁方案与与出租方方商洽合

45、合同内容容。租赁赁合同应应尽量使使用我司司合同范范本（见见附件113。注注意合同同中约定定的“租金内内包含其其他费用用”与“出租方方代收代代缴其他他费用”的差异异，前者者是包含含变动风风险的固固定总价价，各项项费用全全部包含含在房屋屋租赁发发票中，正正常履行行合同时时无需调调整；后后者是不不包含变变动风险险的预估估总价，根根据实际际情况不不同，总总价可能能有所变变动，如如有变动动，须提提供文件件或证明明。租赁合同同约定起起租日期期不得早早于公司司批筹文文件下发发日期，合合同中不不得有“租赁期期满装修修恢复原原状”条款。如有免免费职场场的情况况，需在在租赁合合同中进进行约定定。租租赁区域域平面图

46、图等做做为合同同附件，不不得使用用房产证证中的平平面图代代替。如如租赁区区域不足足整层的的，可在在该楼层层平面图图基础上上对所租租赁的范范围明确确标注。合同文文本正式式用印前前，须经经总公司司法律合合规部审审核或者者审批，在在租赁申申请中提提交的拟拟签订的的合同文文本为未未经修改改的范本本或者经经过法律律合规部部审核修修改并且且批注有有修订意意见的版版本。经经审批通通过的租租赁合同同附件是是合同内内容的一一部分，与与正文一一并用印印、保存存，不得得随意删删减。正正式合同同文本中中不允许许出现空空白项目目，包括括合同签签订日期期、签名名栏、用用印栏等等。合同同中各方方签字人人员均应应为该方方有效

47、授授权人员员。除租赁合合同外，如如果所租租赁职场场发生物物业管理理、中央央空调等等其他服服务的，必必须签订订服务协协议，就就所提供供的服务务内容、标准和和双方权权利义务务等进行行约定。杜绝在在租赁合合同中约约定费用用但不约约定服务务内容的的行为。严禁在在租赁合合同之外外就本次次租赁及及相关事事项私自自签订其其他协议议或达成成其他口口头约定定。租赁合同同文本和和相关服服务协议议确定后后提交租租赁申请请，执行行审批流流程。第三部分分 租租赁申请请无论是总总公司审审批权限限还是分分公司审审批权限限的项目目，均须须在审批批通过后后由分公公司按审审批意见见签订合合同和执执行。所所有的租租赁项目目均需在在

48、租赁合合同签订订后向总总公司报报备。租租赁申请请和租赁赁报备均均在职场场系统中中完成，合合同用印印通过OOA系统统进行申申请。为方便租租赁报备备时对签签报附件件资料的的审核，以以及电子子类资料料的有效效，租赁赁申请签签报的“密级”为“无”。3.1任任务描述述任务标题题和任务务描述的的内容应应该完整整、准确确，要素素包括机机构名称称、拟租租职场概概况、租租赁标准准、预算算结余情情况、合合同基本本信息、特殊情情况说明明等。任务标题题标准模模板为“关于分公司司中支支营销销服务部部续租（换换租、扩扩租、缩缩租、提提前退租租）的（报报备）申申请”任务描述述可参照照以下标标准模板板进行：1、分公司司中支支

49、营销销服务部部现申请请续租（换换租、扩扩租、缩缩租），租租赁地址址为市路号大厦厦层，合合同面积积平米米，租赁赁期限为为个月，房房屋产权权证明和和消防证证明齐全全。2、合同同期职场场租赁费费用为元，其其中包括括：租金金为元、物物业费元、暖气费费元、空调费费元,税金元，申申请空调调购置费费元。预计发发生装修修费元。该该职场面面积标准准为平方米米（超标标面积为为 平平米，超超标比例例%），合合同期租租赁预算算为元（超超标金额额为 元，超超标比例例%），分分公司本本年度合合同期职职场预算算累计节节余（透透支）元。3、租赁赁合同为为公司标标准版本本，未作作修改（在在公司标标准版本本基础上上做了修修改，法

50、法律合规规部修改改意见见见拟签订订合同的的修订批批注）/（租赁赁合同为为出租方方提供范范本）。4、（本本次租赁赁需要特特别说明明的是：）现提交租租赁申请请（现提提交租赁赁报备）妥妥否？请请批示。3.2 附件明明细3.2.1租赁赁申请附附件职场不同同的租赁赁类型，租租赁申请请要求提提供完整整的附件件：序号附件分类类附件明细细职场调调整类型型新筹机构构正常租赁赁提前退租租1机构发展展类总公司下下发的批批筹文件件2租期内各各季度有有效人力力、业绩绩发展规规划3职场租赁赁需求审审核表4职场费用用类租赁市场场调查报报告5租赁报价价书6备选职场场分析表表7租赁采购购纪要8租赁面积积复核书书9暖气费和和其他

51、与与租赁相相关的收收费项目目政府文文件10职场权益益类拟签订的的租赁合合同（带带修订批批注）11拟签订的的物业合合同（带带修订批批注）12产权证明明资料13退租资料料类退租情况况统计表表（见附附件144）14拟签订的的退租协协议（带带修订批批注）15原租赁合合同3.2.2租赁赁报备附附件报备申请请的附件件包含：合同用用印OAA申请签签报、用用印租赁赁合同扫扫描件、用印物物业合同同（协议议）扫描描件。第四部分分 价价格调查查为准确了了解各地地区职场场租赁价价格，利利于职场场管理工工作安排排和计划划，总公公司物控控部每年年组织定定期或者者不定期期的价格格调查。4.1 调查部部门分公司行行政部为为调

52、查负负责部门门，行政政部负责责人为调调查责任任人，职职场管理理岗和相相关人员员执行，现现场调查查人员不不得少于于2人。4.2 调查方方案分公司行行政部负负责组织织营销、企划、财务等等相关部部门和人人员，根根据下一一年度职职场调整整计划、机构开开设计划划、租赁赁价格水水平变动动等因素素确定调调查范围围，制定定分公司司调查方方案，并并报分公公司负责责人批准准。调查方案案包括人人员分工工、调查查内容、工作时时限等要要求。分公司行行政部根根据调查查方案召召开调查查宣导会会，使所所有调查查人员都都充分理理解调查查方案，并并根据实实际情况况给予的的支持和和指导，确确保能够够在规定定时限高高质量地地完成。4

53、.3 调查要要求4.3.1调查查对象调查对象象包括调调查地区区内满足足当地监监管部门门要求，同同时符合合公司职职场定位位要求的的3处以以上职场场价格信信息，以以及当地地与我公公司市场场规模、地位类类似的22家同业业保险公公司的租租赁价格格信息。门面、商铺和和同业公公司自有有物业不不纳入调调查范围围。调查对象象应符合合公司职职场定位位的要求求如下： 机构类型型职场定位位1.分公公司管理理本部当地甲级级中档类类写字楼楼或中高高档办公公楼2.分公公司个险险管理本本部同市区营营销服务务部3.中心心支公司司当地乙级级写字楼楼、中档档办公楼楼或位置置形象较较好的具具有一定定影响力力的建筑筑物4.市区区营销

54、服服务部当地乙级级中低档档写字楼楼、中档档办公楼楼或位置置形象一一般但能能满足正正常使用用要求的的建筑物物5.郊县县营销服服务部 （支公司司）能够满足足使用要要求，尽尽量临街街、临路路，但不不一定为为繁华位位置部分地区区各县域域租赁价价格水平平波动较较大，因因极高或或极低价价格数据据不具备备代表性性，所以以尽量扩扩大现场场调查的的县城数数量，至至少应保保证对已已开设机机构和拟拟开设机机构的县县城全部部进行调调查。4.3.2调查查方式调查方式式为现场场调查，调调查人员员与出租租方直接接沟通，不不得通过过电话、网络等等方式调调查，不不得采用用比较随随意的初初次报价价，应根根据报价价以及可可能优惠惠

55、的幅度度大致估估算实际际成交的的价格。4.3.3价格格内容租赁价格格包括职场租租金、物物业管理理费、暖暖气费、空调使使用费、租赁税税费（房房产税、营业税税、土地地增值税税、个人人所得税税等）的的全部价价格信息息。租赁赁单价为为包括上上述全部部费用的的单价。4.3.4过程程记录调查过程程需填写写职场场调查工工作记录录表（见见附件115），调调查人员员对内容容进行初初审，避避免出现现笔误等等显性错错误。当完成一一个地区区（城市市）的现现场调查查工作后后，将调调查结果果汇总填填写*地区区（城市市）样本本数据统统计表（见见附件116）和和*地区（城城市）同同业保险险公司职职场统计计表（见见附件117）

56、。4.4 分析上上报4.4.1整理理审核分公司职职场管理理岗负责责整理审审核全部部调查资资料。首首先对调调查数据据进行检检查，包包括：笔笔误、逻逻辑错误误、理解解错误、无合理理原因的的重大数数据突变变、工作作记录表表与统计计表内容容是否一一致等常常见问题题。对审审核发现现的错误误及时与与现场调调查人员员核实，或或者直接接与被调调查人核核实，对对于重大大错误或或发现错错误数据据较多的的地区须须要求重重新调查查。4.4.2汇总总分析分公司行行政部根根据已经经整理审审核的调调查数据据汇总结结果，对对于数据据变动异异常的地地区分析析原因，无无合理原原因的明明显异常常数据应应剔除，重重新补充充合格数数据

57、。征征求营销销、企划划、财务务等相关关部门意意见，确确定调查查地区是是否全面面、数据据是否真真实有效效、各地地区租赁赁单价平平均水平平是否准准确以及及预测租租金变动动幅度等等是否合合理等。4.4.3上报报存档分公司将将调查分分析结果果填入分分公司租租赁价格格调查汇汇总表（见见附件118），汇汇总表以以地区（城城市）为为单位，每每个地区区（城市市）包括括中支、市区营营销服务务部、郊郊县营销销服务部部三种类类型的数数据。郊郊县营销销服务部部单价标标准应为为该地区区（城市市）所有有合格数数据的均均值。未未调查的的机构类类型单价价标准填填写为零零。调查结果果经分公公司行政政负责人人、职场场管理岗岗签字，报报分公司司总经理理签字审审批后，以以邮件方方式上报报总公司司物控部部。调查表格格由分公公司归档档留存。第五部分分 资资料管理理职场资料料是指自自职场使使用单位位批准筹筹建、租租赁选址址开始直直至使用用单位正正式撤销销、职场场退租结结束整个个过程中中形成的的，以文文字、数数据、图图表、图图像、图图纸、声声像等形形式存在在的所有有信息载载体，涵涵盖职场场租赁、装修、使用、维护、评价等等各个环环节。分公司行行政部负负责人、职场管管理岗为为职场资资料管理理的直接接责任人人。5.1 资料分分类重要的职职场信息息资料必必须建档档保管，特特别是各各种签字字、用印印的书面面资料原原件，不不仅应以以