公司档案实施要求

1、14/14PAGE 2 公司档案工作实施要求文件材料的收集归档工作内容采用接收和征集的形式，把分散在各公司及各部门中的具有保存和利用价值的档案集中到档案部门。管理责任制定本公司文件材料归档范围和保管期限表，并根据公司管理情况细化、定期修订，建立全员参与文件积累、整理的常态归档机制。各部门负责本部门归档文件材料的收集、积累，并按档案室要求定期整理归档。档案收集归档工作应列入各部门有关人员岗位职责与考核范围，使文件材料的收集工作责任落实到人。文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交至本部门统一保管，任何人都不得据为己有或拒绝归档。收集范围各公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值

2、的各种形式的文件材料，都应收集归档。收集要求归档文件材料必须真实、准确、完整、齐全。每件文件的正文、附件、审批单、定稿一并收集。反映同一内容的不同载体形式的文件一并收集。重要的电子文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。非纸质文件材料与其文字说明一并收集。外文（或少数民族文字）材料与译本一并收集，无译文的要译出标题和目录。归档的文件材料必须为办理完毕的原件，一般一式一份，因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料。对重要的、利用频繁的和有专门需要的档案适当增加份数。归档文件材料载体和字迹应符合耐久性要求，且字迹清晰、签署用印手续完备。对需要长久保存的文件材料，

3、不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝和红墨水起草和签批文件。会议、活动的通知、资料、记录、纪要及声像材料要一并收集；单个项目（设备、产品、案件）的全套文件材料及声像、信用资料一并收集。两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保持全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。归档文件材料的整理要规范、合理、符合国家标准，归档文件材料整理后按时向档案部门移交并办理移交手续。征集要求除了本公司形成的文件材料外，还应接收或根据工作需要收集以下材料：应接收所属机构因产权变动后属于本公司所有的档案。应根据资产管理权限，接收无法人资格的所属机构档案。可根据需要收集宣传报道本公

4、司的新闻资料。可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。可根据需要向社会、离退休人员征集有关档案、资料。档案的整理工作内容即遵循一定的规律与原则，对档案进行条理化、系统化整理、分类、排列与编目的过程，以便科学管理。整理要求应根据国家规定及公司实际，制定科学合理的分类规则。分类规则要保持相对稳定性和可扩充性，维护档案的完整与安全，使档案有序、系统地排列，并便于统计、保管和利用。全宗内档案通常按类别、年度、保管期限集中排列并编制目录。中建桥梁档案分类方案及管理要点执行中建桥梁有限公司档案分类管理办法要求。同样内容不同载体的档案应设立互见号。应对每个全宗建立全宗卷，保持档案工作的完整性

5、和可延续性。全宗卷可单独管理。归档的文件材料须由形成部门经过系统整理，组成保管单位；符合档案质量标准要求，便于保管和利用，对不符合要求的，档案部门有权退回要求整改。归档时要有归档清册，双方经办人及部门负责人应在归档清单上履行签字、盖章手续，归档清册双方各执一份备案。整理方法档案整理通常采取两种方式：一种是按件整理，通常企业管理类文件、信用类、声像类、电子类采取按件整理；一种是组卷整理，通常工程项目类、科研开发类、房地产（基本建设）类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、产品生产类按组卷整理。按件整理工作流程归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的

6、历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）；编辑成册的会议材料为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）为一件，也可独立成件。文件处理件与正文合为一件。装订正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后；文件处理单在前，正文（收文）在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。用于装订的材

7、料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件，应采取线、无酸纸封套或不锈钢钉等装订材料。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。排列：同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。按类别-年度-保管期限对归档文件进行排列，而在同一类别下再以保管期限进行区分，在同一类别同一保管期限下按文件形成时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。编号：同一类别、同一年度、同一保管期限内，按一个大流水编号。归档文件应在首页右

8、上角空白处加盖归档章并填写相关内容，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章应将档号的组成部分，即全宗号、类目号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。编目：归档文件应依据档号顺序逐件编目。来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，并对复文的编目时体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。归档文件目录应由系统生成目录或使用电子表格进行编制。归档文件目录除保存电子版本外，还应

9、按年度、保管期限打印装订成册。装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。文件装盒时应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。档案盒应采用无酸纸制作。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。填写备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。移交：编制归档文件移交目录，并填写移交表清册，各一式两份，交接双方责任人及部门负责人签字认，双方各执一份备查。组卷整理工作流程组卷整理即将有联系的若干文件组合为一个保管单位。组卷要求组卷要遵循文件形成规律，

10、保持案卷内文件的有机联系，便于保管和利用。引进项目的成套性文件的包装如符合档案要求可不拆散组卷。案卷及卷内文件不重份。同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长；同一案卷内有密级不同的文件，该卷密级从高。同一项目可根据文件的多少组成一卷或数卷。文字幅面尺寸以A4为宜。图纸宜采用国家标准图幅，并统一折叠成A4图幅，图标露在外面。排列文件排列：企业管理类文件按时间、问题或重要程度排列；科技文件应文字在前、图样在后。卷内排列：按封面、卷内目录、文件、备考表、封底顺序排列。编号案卷页号：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，单面书写文件在右下角，双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角，图纸页号编

11、写在右下角，案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号；以独立案卷为单位编写页号。案卷顺序号：按排列顺序从阿拉伯数字“0001”开始逐卷编号，以“9999”截止。装订文字材料必须装订成册；图纸可散装存放；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订成册。装订时必须剔除金属物，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。案卷用档案专用蜡线在左侧三孔装订，蜡线装订结打在案卷的背面。装订线距左侧20mm，上下两孔分别距中孔80mm。装订时，须将案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表与封底一起装订。图纸散装在卷盒内时，须将案卷封面、卷内目录、备考表三件用棉线在左上角装订或不锈钢钉装订。编目：依次编制卷内目录-案卷封面-备考表

12、-案卷目录。装盒：按照分类及排列顺序依次装盒，根据案卷薄厚一盒可装一卷或数卷。档案盒应采用无酸纸制作。填写备考表：说明案卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷在使用过程中需要说明的问题。立卷人由责任立卷人签名，立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核人签名，检查日期应填写审核的日期。移交：编制归档文件移交目录，并填写档案移交表，各一式两份，交接双方经办人及部门负责人签字认，双方各执一份备查。档案的保管主要为实体档案保管要求，执行库房安全管理制度和应急预案。电子载体类档案保管要求，执行中建桥梁有限公司电子文件和电子档案管理相关规定。工作内容档案管理的日常业务工作，关系到档案能否及时、充

13、分的发挥作用，包括档案实体安全管理、库房管理、修复备份等工作，达到防治档案损坏、维护档案安全和延长档案寿命的目的。保管要求入库前应去污、消毒。受损档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。入库后分类分载体入柜。纸质档案可存放档案柜或密集架；底图可存放多层抽屉的金属底图柜；声像档案、电子档案可存放于档案防磁柜，档案库房应避开强磁场。库房内档案、装具要排列整齐，符合从里到外，从左到右，从上到下的排列要求，并应按排、列、格进行明确标识，建立库房平面图、柜架分布、档案存放、消防器材位置平面索引图等。非纸质载体档案存放于专用柜架，排架方法参照纸质档案。库存档案要建立保管台帐

14、，做好档案的出入库等记录。应定期清理核对，做到帐物相符，发生变化时应记录说明。定期检查档案，对受损或易损档案，可采取相应的保护、修复及信息转移技术。定期检查“八防”设施设备，每日记录温湿度，并根据需要采取相应措施。“八防”措施：防火：配备消防设施，包括人工消防、非喷淋自动消防设施。档案室内避免明火装置及存放易燃易爆物品。防盗：配备防盗门窗、监控设施等。防尘：加配密封门或过度门，配备吸尘器。防有害生物（霉、虫、鼠等）：定期放置防虫药。防光：配备遮光窗帘，避免阳光直射档案。防潮：潮湿地区配备除湿机，相对湿度应控制在45%-60%。防有害气体：采取通风等措施。防高温：配备空调，温度应控制在1424。

15、定期对重要档案进行异地异质备份。其中异地备份地点与原件保存地点应相隔300公里以上、不在同一江河流域、同一电网、同一地震带。异质备份载体可为磁带、光盘（硬盘）、胶片等。底图保管要求：存放时严禁折叠，采取平放或卷放，严格控制温湿度和防止日光照射。蓝图保管要求：要以手风琴式折叠成四号图纸的规格，蓝图可以不装订。光盘（硬盘）保管要求：应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；垂直置于专用防磁柜；定期检测光盘（硬盘）技术指标，适时实施数据迁移；禁止在光盘上使用粘贴标签；每年均应随机抽样监测，抽检率不低于20%。照片（底片）保管要求：接触照片（底片）应戴洁净棉质手套，轻拿照片（底片）的边缘；照片册、底片册

16、应立放，以免受压后造成粘连；珍贵、重要的底片应拷贝并异地备份。拷贝片提供利用；应每2年抽样检查，每5年全面检查。磁带保管要求：磁带属于磁性载体，对磁场、温湿度、灰层、有害气体的要求高于其它载体，超过50奥斯特会产生明显退磁；在上柜(架)保管时以平放为宜；隔板以能放五盒的距离为好，应防止退磁变音。档案管理人员调离时，应将所管理档案数量、状况核对清楚并办理交接手续后方可离职。档案的保护修复档案在管理利用过程中出现轻微的破损、字迹褪变、扩散或载体材料变质时，档案人员要及时对其进行修复。修复档案使用的各种材料，例如纸张、胶水、粘合剂等加固材料，不能对档案制成材料产生任何副作用。修复档案要尽可能保持文件

17、的原貌。修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。修复档案应避免采用各种不可逆的方法。档案修复情况要有记录，档案人员不得擅自修改、补充档案内容。库房管理档案库房、办公用房和阅览室应实行“三分开”原则，便于档案的安全和保管。档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。库房地面应满足承重要求，库房面积一般应满足日后10年档案存储需要。档案库房的温度应控制在1424，日变化幅度不超过2；相对湿度应控制在45%60%，日变化幅度不超过5%。档案库房应配备空调机、去（加）湿机，安装温湿度记录仪表，要定时测量记录库房温湿度，一般每天一次，掌握温

18、湿度变化情况，并采取相应措施做好温湿度控制工作。档案库房要保持整洁，不得堆放与档案保管无关的物品，要采取措施，达到防火、防盗、防尘、防有害生物、防光、防潮、防有害气体、防高温的要求。严格按说明书使用电器设备。下班和节假日休息期间切断库房内所有电源，定期检查电器线路，消除事故隐患。档案库房要指定人员进行管理，并做好档案库房管理记录。档案库房原则上只允许档案人员进入。如因工作需要非档案人员必须进入库房时，则必须由档案人员全程陪同。档案的鉴定与销毁工作内容是文件转化为档案的关键，包括鉴定文件材料是否属于归档范围、确定归档文件的保管期限、保管期限到期后是否销毁或延长期限。鉴定工作机构公司主管领导、有关

19、职能部门、专业技术人员和档案管理人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。保管期限档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。档案保管期限一般分为永久和定期两种。永久保管的档案：凡是反映本公司主要职能活动和历史面貌，对本公司、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。定期保管的档案：凡是反映本公司一般工作活动，在一定时间内对本公司各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。日常鉴定工作即在文件材料归档时，由整理人员根据本公司文件材料归档范围及保管期

20、限表对归档文件进行鉴定，判断是否属于归档范围，确定保管期限，初步鉴定后，由档案管理部门负责审核。到期档案鉴定间接鉴定：档案人员对照档案保管期限表对到期档案进行鉴定，对到期档案提出销毁或延长保管期限的初步意见。直接鉴定：档案鉴定委员会（或小组）应定期对已到保管期限的档案逐卷逐件进行鉴定，并出具鉴定报告。仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期届满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经公司主要负责人批准后进行监督销毁。销毁：销毁档案须有两人以上的人员监销，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保存。销毁档案须送到指定的造纸厂以直接化纸浆或焚毁的方法进行。档案的统计工作内容是档案管理部门掌握

21、档案管理情况，对档案实行科学管理的重要手段，包括档案数量统计和档案工作统计。统计要求档案统计严格执行中华人民共和国统计法，及时、准确、实事求是填报各种统计数据，不得虚报、瞒报、拒报、迟报，不得伪造篡改。要建立健全各类档案统计台帐，档案入库、销毁时，要随时在台帐上增减，做到帐物相符。要指定专人负责档案的统计工作。档案统计人员应如实准确地填报全国档案事业统计年报等报表，经单位负责人审核签字后向上级业务主管部门报送。应对各类数据进行对比分析，判断年度工作趋势及存在问题，形成分析报告，充分发挥统计的服务、参谋、监督作用。档案统计工作应保持连续性，统计报表应永久保存。档案的开发利用工作内容是实现档案价值

22、的途径，指通过查阅、借出、复制、展览、推送、编研等方式，使档案资源直接服务于企业的各项工作，满足各种利用需求的一项档案业务工作。工作形式档案的开发利用形式包括：查阅服务、外借服务、展览与陈列服务、复制服务、证明服务、咨询服务、网络推送服务、编研服务、目录信息服务、档案信息专题开发服务等。提供利用要求应在保证信息安全的前提下，积极做好档案的提供利用工作，为企业生产经营提供及时有效的服务。必须为依法执行公务的有关部门、司法部门提供真实、准确的档案。提供利用、公布档案不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。应根据保密规定和知识产权管理要求，设置合理安全的档案利用者权限。档案利用者

23、应对所借档案负责，必须妥善保管，严防损坏和遗失，维护完整和安全，不得私自拆装、撕页和折叠，不得在档案上涂改、勾画、调换、污损，不得私自复制、转借、公布。档案利用者需复制档案时，应详细登记复制档案的有关内容、数量及用途。档案的复制操作必须由档案人员亲自完成。复制档案时，原则上不能拆卷，如果确实需要拆卷时，不得打乱原件排列顺序，不能损坏原件字迹和载体，复制完成后，应按原样装订复原。复制档案时，严禁将档案原件遮挡、更改，必须维护和保证档案复制件与原件在真实性、历史性、权威性的一致和统一。利用档案资料必须遵守保密制度。凡利用涉密文件、档案必须经相关部门领导批准，并限期归还。涉密文件、档案原则上不得复制

24、，遇特殊情况需要复制的，必须经原密级确定机关、单位或其上级机关批准。员工调离单位或退休时，须归还全部所借档案，并经档案部门签字确认后，方可办理相应手续。一般利用流程利用申请档案利用者应按规定进行档案借阅登记后，方可提供利用。档案利用者原则上限于本公司在职员工。非本部人员利用档案，须持其公司介绍信和个人有效证件，并如实说明理由。利用审批一般情况下，由分管档案部门负责人批准即可，利用人事、会计、审计、监察等重要档案时，须档案形成部门负责人批准后，再由分管档案部门负责人批准即可提供利用。提供利用：利用档案一般应在阅览室进行，阅后立即归还，并进行登记。因工作原因确需借出档案原件，应办理借阅手续，最长借

25、阅时间为15天，如到期不能归还，须办理续借手续。对超过期限无故不还者，应及时追还。借阅重要档案原件时，可适当收取押金，归还核查无误后退还押金。归还：档案利用者应按时归还，档案人员对归还案卷要及时进行清点、核对，办理注销手续，并入库归位。反馈：应收集档案利用效果反馈并统计分析，为科学管理提供依据。编研开发要求可根据本单位经营管理需求，对库藏档案信息进行分类汇总，形成专题文件汇编。可根据管理需求或专项工作要求，通过摘录、缩编、剪辑重新组织档案信息，形成专题编研材料。可针对某项专项工作，对档案信息进行系统分析和深入研究，编写深层次编研成果。可充分利用库藏档案，举办档案陈列或展览，加强信息传播。档案的

26、安全保密工作要求档案人员要认真贯彻执行中华人民共和国保守国家保密法、中建桥梁有限公司保密管理规定等有关法律法规，认真做好档案的安全保密工作，保护本公司知识产权和商业秘密，保障国家和本公司利益不受损害。密级档案密级同文件密级，分为绝密、机密、秘密、核心商密、普通商密。解密档案保密期限届满要及时解密或延长保密期限，具体由原确定密级和保密期限的公司或部门决定。涉密档案管理要求涉密文件资料在立卷、归档或者向档案工作机构移交时，应对其密级和保管期限重新鉴定。属于本单位产生的密件，凡是可以解密、降密或变更保密期限的，应当按照保密法规规定的程序进行解密、降密或变更保密期限，再移交档案室。不属于本公司产生的密件，原产生单位未作出解密、降密和变更保密期限决定的，不得擅自变更密级和保密期限。已经立卷、归档的密件，保密期限届满的，应当及时解密。整理涉密档案应在档案整理室内进行，档案人员不得私自将档案带出工作室，以防档案失密或丢失。涉及国家秘密的档案