物业公司仓库管理制度材料采购及入库流程记账要求

1、5/5仓库管理制度适用范围：本制度适用于苏南物业及其下属各服务中心。规定目的：规范材料的出入库手续，加强成本掌握，保持合适的库存量，削减资金的占用，规范仓库管理。过程掌握： 一、材料选购的入库范围全部物资必需办理入库手续，固定产类按固定资产管理制度执行。二、台帐设立时间和要求1、设立时间 1.1、地产托付案场、项目部、会所管理等有偿服务阶段，我们称之为第一阶段。1.2、前期介入阶段是指项目管理部筹建阶段，我们称之为第二阶段。1.3、物业服务中心成立，我们称之为第三阶段。第三阶段是第二阶段的连续，台帐可延用。1.4、第二阶段起必需分开设立台账。设立要求2.1、仓库台账接受三栏式数量金额式帐页。2

2、.2、仓库依据不同材料，台帐设立可分为电器类、五金类、清洁类、工具类、建材类、其他类等，可以依据实际状况再进行细分。2.3、为了符合内部稽核的管理要求，材料选购和仓库管理不行为同一人员。2.4、入库材料必需进行卡片登记，同时建立数量金额式的材料台帐，台帐在分大类的基础上将每一材料单独建立帐页，财务部设立材料总帐。要求仓库的库存实物与卡片记录相符；材料卡片与台帐相符；台帐与总帐相符。2.5、仓库管理员和项目出纳每月25日进行仓库材料实地盘点，逢半年度或者年终盘点时财务部会计必需一起参与，平常财务部会计可以随时抽查，仓库管理员在每月30日前编制材料盘点表、材料领用安排表及汇总表，同时将盘点表、材料

3、领用安排表及汇总表交于项目出纳复核，项目出纳复核无误后于次月2日前将材料盘点表、材料领用安排表及汇总表交于公司财务部会计人员进行账务处理，移交表单时双方均应签字确认。2.6、存在备品备件的项目，须建立备品备件台帐（刚交付项目，该类材料由地产供应）。三、记帐要求1、依据当日入库单、领料单的内容准时、逐笔登记材料台帐，内容及格式不得涂改，如需要修改必需接受红字更正法。台账必需用黑色水笔登记，不得用铅笔和圆珠笔登记。2、台账账簿中的“凭证号”登记入库单、领料单的单据号；入库时“摘要栏”里需写明入库单上供货单位的名称及供应的发票号；领用时“摘要栏”里需写明领用用途及保修单编号，以备日后查询。3、仓库管

4、理员在每月25日之前计算出台帐上库存材料的种类、名称、数量和金额，并据此进行实地盘点，月底结账依据财务记账要求进行处理。4、材料盘点表必需有仓库管理员、项目出纳、业务主管签字确认，假如有财务部会计参与，也必需签字确认。5、材料领用安排表必需有仓库管理员、项目出纳、业务主管签字确认。6、材料领用汇总表必需有仓库管理员、项目出纳、部门负责人签字确认。四、材料选购及入库流程1、选购人员按审批后的月度选购方案表到指定的合格供方进行选购。紧急选购、临时选购也必需到合格供方或市场确认供应商处进行选购，如有特殊事项，必需进行单独审批。2、仓库管理员依据发票或送货单上的材料清单（送货清单必需加盖供货单位的公章

5、或者财务专用章方为有效）将材料验收入库，同时认真核对月度方案选购清单的数量及金额是否与实际选购相符，符合要求后再将材料验收入库，并填制材料入库单。入库单由各服务中心按标准统一选购，各仓库管理员按需领用，并建立领用和用法登记本。具体要求如下：填写入库单时以发票和入库实物为依据，逐一填写完整。如：物资类别、选购属性、供应单位、单据号、入库日期、产品名称及规格、数量、单价、金额。在月度结算时，需在入库单上填写发票号码。临时或紧急选购的，入库单的右上方填写选购属性（即临时或紧急）。缴库人为选购人员，验收人为仓库管理员，审核人为业务负责人，分别审核签收。入库单一式三联，第一联存根联仓库留底，第二联记账联

6、仓库记账用月底上交财务会计，第三联结账作为财务付款依据。3、每月项目出纳帮助会计核对已入库但未报销入账的材料清单，并填制已入库未报销入账的材料清单表。五、材料领用及收费流程1、修理人员依据报修单所需物资到仓库领用，仓库管理员依据修理人员供应的报修单， 填制材料领用单，要求写明领用的相应修理材料名称、数量、金额、报修单编号、材料大类、用途等等。材料领用人、仓库管理员、业务主管签字认可。仓库管理员还要将领料单编号在报修单上注明备查。2、修理人员修理完毕后连同领料单第三联交前台收银员开具发票。收银员依据领料单和报修单审核其收费是否合理。如低于成本价收费或是免费，须由经办人员具明缘由，部门第一负责人签

7、字认可。3、修理人员将由收银员收取修理费后注明发票号码的报修单，送接报处统一保管备查。修理人员提料的第三联，在修理结束后粘贴在报修单后与报修单一起归档，作为完整的修理记录。4、对于内部领用的物耗品，依据谁领用，谁签字负责；谁主管，谁审核签字的原则。仓库管理员做好领用登记。5、为了确保领用材料安排的精确性，仓库管理员每周依据材料领用单进行分类汇总（详见材料领用汇总表），月末汇总编制材料领用安排表连同仓库盘点表一起交于公司财务会计。6、未经部门经理同意，仓库管理员不得将仓库钥匙交与他人。仓库管理员休假期间，需经部门经理确认交接人。如违反规定造成的损失，由仓库管理员及相关责任人负责按价赔偿。7、物品

8、借用必需填写物品借用登记表，用法后按登记时限归还，归还的物品应是清洁过的。六、物品的保管1、仓库内配置相对温湿度计，实行防火、防湿、防腐、防盗、防挥发等措施，相对温湿度低于80%。易燃、易爆物资隔离存放，配置消防器材、防爆灯具、防爆开关。2、凡阅历收后的物品，一律要进仓保管（除需库外堆放的物资，如水泥、黄沙等土建材料）；3、凡进仓物品一律按物品的名称、型号、品种、规格等集中按固定位置堆放，堆放要有条理，留意整齐美观。不能挤压的物品要用层架平放。4、凡库存物品要认真看管,勤于检查。5、凡库存物品，要逐项建立标签和登记存货卡，物品进仓时在存货卡上按数加，发出时按数减，结出余数，固定摆放存货卡。6、

9、对于注明“有效期”的物品。用法专用货架与其他物品分开保管，各类物品除按类别进行区分摆放外，每类物品还需按批次分别摆设，并由仓库管理员将各批次物品的有效期限标注于货架上。物品领用时，仓库管理员需按“先进先出”原则进行发放。如有效期限已到，物品仍有结存，由仓库管理员申请进行报废处理。7、对于危急物品应登记并妥当保管（双人双锁管理）。七、物品的报废仓库管理员对于超过有效用法期限和已经损坏无法用法的物品应填写库存物品报废申请表并注明报废物品的品名、数量、价格及报废缘由。由部门经理审批后进行报废处理。八、领用材料按用途分类说明1、小区日常养护用于管辖小区的日常零星养护费用。公建设施修理费由业主修理基金支付的公建设施，公共设备的修理保养费。有偿服务成本用于向业主，租户供应的特约服务所需的材料成本，和地产零星托付业务物领用的材料。费用由托付人支付。4、办公用物耗办公区域内所消耗的仓库材料，除保安，保洁，绿化部门领用。平安物耗用于平安人员的物资装备（不含服装），日常材料消耗。保洁物耗用于保洁的物资装备（不含服装），日常清洁用品，工具的消耗（在保洁物耗的工具