办公用品的分类与使用讲解学习

1、1.2. 1.2. L1.2.(3)31.2.3.4.(1)复印的基本方法(2)特殊文件的复印方法(3)复印机的保养与维修：a.(板)5.(1)电脑在工作中的用途(2)计算机病毒防范 6.(1)交换台(2)电话应答机7.8.9.10.11.12.73 1.2.第三节 办公用品的发放使用与分配管理1.2.3.4.1.2.(4) 1.2.1.2.管理工具 1 第一条 主管为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有事务用品的购买，都由事务用品管理员统一负责。第二条 订购数量根据事务用品库存量情况以及消耗水平，向主管科长报告，确定订购数量。如果事务用印刷制品需要调整格式的话，或者未来某种事务用品

2、的需求量将发生变化的话，也一并向主管科长提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量；然后，去专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。第三条 采购方法按照成本最小原则，选择直接去商店购买，或者订购的方式。第四条 直接向有关商店订购。事务用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，写明订购日期、订购数量、单价，以及向何商店订购等等。第五条 追踪按订购单以及订购进度控制卡，检查所订购事务用品在预定日期送到与否，实施追踪。第六条 接货所订购事务用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，如果没问题，就在送货

3、单上加盖印章，表示收到。进而，在订购进度控制卡上作好登记，写明到货日期、数量等等。第七条 支付收到事务用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管科长签字盖章，作好登记，转交出纳科负责支付或结算。第八条 分发事务用品原则上由总公司统一采购、分发给各分事业单位和部门。如果有特殊情况，允许各营业所或分厂、分店，在提出“事务用品购买申请书”的前提下，就近采购。在这种情况下，事务用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。 第九条 申请手续各科的申请书必须一式两份，一份用于分发事务用品；另一份用于分发领用事务用品台账

4、登记。在申请书上写明所要物品、数量与单价金额。第十条 分发手续(1)接到各分事业单位的申请书（两份）之后，进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量；再填写一份用品分发传票给发送科。(2)发送科进行核对后，把申请所要全部用品备齐、打包，通过邮局寄给分事业单位。(3)用品寄出后作好登记，写明寄送日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交用品管理科记账存档；另一份作为用品分发通知，连同寄出包裹一起返回各分事业单位。第十一条 报废处理价格、数量及报废处理有关事项。 第十二条 填写台账所有入库事务用品，都必须一一填写台账（卡片）。第十三条 保管必须清

5、楚地掌握事务用品库存情况，经常整理与清扫；必要时要实行防虫等保全措施。第十四条 盘存事务用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由科长负责；盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。第十五条 印刷品与纸张管理印刷制品与各种用纸的管理，按照盘存的台账为基准，领发多少，随时记账，进行加减，计算出余量。一旦某批消耗品用完，即写成书面报告递交主管。第十六条 持有量调查必须对总公司各部科所拥有的事务用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品，作出调查。调查方式是，每月5日就前一月领用量、使用量以及余量（未用量），作出统计，向上报告。事务用品管理科对报告进行核对，检查各部科

6、所报统计数据，是否与仓库的各部科领用台账中的记录相一致。最后把各报告分部科进行编辑保存。 第十七条 调查科职责(1)对总公司各科室进行调查。核对用品领用传票与用品台账。核对用品申请书与实际使用情况。核对用品领用台账与实际用品台账。(2)对分事业单位调查（同前）。第十八条 部长职责(1)核对收支传票与用品实物台账。(2)核对支付传票与送货单据。第十九条 科长职责(1)核对各类科目收支台账。(2)检查各类科目实物台账。管理工具 2第一条 物品多用于企业事务运营，所以称作事务消耗品，另外，这些物品经常使用并消费掉，价值较低，属于低值易耗品。第二条 定一年万元总额；各部门及有关人员必须自律，避免浪费。

7、为此，制定本规定，对事务消耗品进行管理。第三条 用事务；各主管领导严格把关。第四条 工程科必须把握事务消耗品在正常情况下，每月平均消耗量，以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量，满足日常事务运营在消耗品上的基本需求。第五条 申请，工程科据此进行必要的调查后准予采购。如果一次采购价格总额超过万元，必须经主管领导同意，有时必须请示总裁。第六条 式，使用部门的主管必须起草正式文件或方案，若有相关部门，则需要一式多份，送交工程科，并附上委托订制或订购申请单。在这种情况下，工程科必须在其责权范围内进行审核，包括审核新格式是否合适，订购数量是否合适

8、，以及新格式的适用性与时效性等等。如果通过审核，还必须就是否由本公司自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门进行进一步协商。如果总额超过百元，或者事关重要或重大，有必要请示部门经理、乃至总裁作出抉择。第七条 年月日，使用场所（部科名称）以及物品名称与数量。同时申请者以及主管必须加盖印章或签字。即便是一支铅笔也必须填写“申请书”，否则不予领用。另外，特殊事务消耗品的申请，必须填写用途。第八条 调控与管理。使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。第九条 请采购传票，在每月末进行统计，向部门经理作出报告。管理工具 3第一条 制定本办法。第二条 列如下：消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、

9、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、口取纸、笔记本、复写纸、卷宗、便条纸、信纸、橡皮、夹子、印油、圆珠笔、钉书钉等。管制消耗品：签字笔、白板笔、萤光笔、修正液、电池、横格纸等。管制品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、日期章、计算器、米尺、印泥、印台等。第三条 个人使用保管的用品，如铅笔、胶水、橡皮、米尺。“部门领用”是本单位共同使用的用品，如打孔机、大型钉书机、打码机。第四条 随部门或人员工作性质的改变适时调整。第五条 但纯消耗品（如横格纸）不在此列。第六条 有损坏，可以旧品换新品，如遗失应由责任人或部门自购赔偿。第七条 每月25日由各部门提出“文具用品请领单”交

10、管理部统一采购，次月1日发放。但请领管制性文具不以上述时间为限。第八条 于领用文具时分别登记，以控制文具消耗。第九条 文具是为公务活动提供，严禁取回家私用。第十条 文具由管理部向文具批发商采购。有采购不易或耗用量大者，可酌予库存。特殊文具经管理部同意，可由使用单位自行采购。第十一条 具，并列入领用卡。人员离职时，应将剩余文具及列管文具一并缴交管理部。第十二条 印刷品（如信纸、信封、表格）除特殊用项者外，其印刷、保管均由管理部承担。管 理 工具 4第一条 公司各处、室应本着节约的原则领取、使用办公用品。第二条 各处、室指定专人管理办公用品。第三条 各处、室于每月28日前将下月所需办公用品计划报办

11、公室。办公室于每月日前一次性发放各处、室所需办公用品。第四条 采购人员根据计划需要采购、进货、保证供应。第五条 办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。第六条 其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。第七条 加强管理和消防工作，防止失盗、失火。管 理 工具 51.根据部门现有人员数量、业务量及性质、现有同类资产数量及使用情况，判断所提出申购请求是否合理，并为主管审批提供参考意见。2.跟踪采购过程，保证采购的正确性和到货的及时性。3.所有领用的物品(包括申购和调拨物品)理”数据库，对于固定资产类还应妥善保存“固定资产卡片”底联。4.要对办公设备的存放地点及存放方式进行不定期的检查，避免出现火

12、灾、盗窃等事故。5.对于贵重资产的转移行为需判断是否必要、合理，并将实物与原始记录相核对，保证其配置完整、状态良好。6.检查“资产转移表”填写是否完整、是否经过相关领导的签字确认。妥善保存纸面的转移表，并在“办公设备管理”数据库中进行相应地更改。7.对于闲置资产，应主动退库，以便调拨使用，提高资产利用率。8.办理资产清退手续之前，应首先核对原始记录，找齐所有配件。对于丢失、损坏的现象，应及时报相关部门处理。退库后，妥善保存原始凭证，并在数据库中做相应地修改。1.公司现有的申购种类一般(非生产物料)申购、框架采购、自行采购、应急库存申购。2.“编码查询”数据库的操作(略)3.填写非生产物料申购电

13、子流时应注意的事项(1)如果申购物品有项目编码，不要改变各栏目内的原值。(2)若无项目编码，直接填写项目描述，保持该项目编码为“无”。(3)地点。(4)办公设备非生产申购的主要流程(申购人)填单(部门计划员)汇总(部门主管)审核(计划处)计划审核(采购部)分单(采购员)认证(申购人/计划员)确认(计划员)生产PR(采购员)生产库房)到货1.办公设备申购的监控点填写单据、申购汇总、认证跟踪、到货查询。2.申购问题反馈/投诉方法行政采购中心特成立了“投诉受理中心”，并设立了“投诉热线”和“投诉电子邮箱”。受理中心受理人：(ID：)；投诉热线：888；投诉电子邮箱：行政采购中心、采购文件投入处，E-

14、mail：.。管理工具 6到货查询一般可查询“收货管理系统”电子流，其中的“到货公告内容”内可查询到近期到货公告、领货信息以及应急物品库存信息。1.领货主要流程(秘书)查询到货(秘书)填写相关单据(秘书)签字确认(申购人)凭单领货。2.领货操作的主要监控点(1)定期查看到货信息。(2)正确填写相关单据。(3)相关人员签字确认。(4)亲自领取，委托代领。(5)领用核对，问题反馈。(6)及时录入资产台账。(1)到库房提货时提货人必须在现场确认物品数量及附属物品的正确性，因提货人未开箱清点导致少货时，责任由提货人自负。特殊情况如属批量性申购，原包装物品可不进行开箱验收，提货后再组织使用人开箱验收，并

15、将验收异常反馈行政部发货人员。(2)如行政部组织供应商或自己送货到申购部门时，收货部门资产管理员须在收货后3个工作日内组织使用人按照提货单的配置进行配置和性能验收，并将验收异常邮件反馈行政部发货人员。4.公司行政用电脑验收标准及注意事项(1)包装箱外观检查：外包装箱无严重破损；上下封口没有被开启过的迹象。(2)封箱胶带检查：封箱胶带无破损或被撕开痕迹。(3)主机箱的检查：主机后的激光防伪标签无破损或被撕开痕迹，螺钉请不要自行打开包装，而应通知相关人员，待工作人员前来判断。固定资产卡片回收应注意：1.资产使用部门领用资产后，必须于个工作日内将固定资产卡片填写完整投递给资产核算处。2.如果领用部门

16、未能在个工作日内填写好固定资产卡片，则资产核算处以邮件形式通知提货人和资产管理员后暂以资产管理员为资产使用人做账务处理，待收到固定资产卡片或资产转移表后再办理资产转移。3.各部门的资产管理员需及时了解资产的使用状况，填写固定资产卡片，确保资产及时入账。管 理 工具 7(1)打印机常见故障处理方法卡纸卡纸打印机经常见出现的问题就是卡纸，出现卡纸后不妨按下面两种方法检查打印机：在正常使用的情况下，使用合格的纸张，激光打印机是不容易卡纸的。但是，公司提倡重复用纸，往往要求打印纸正反两面都要使用，这样就很容易造成卡纸，而且公司的打印机打印负荷都较重，如果长时间使用，而不清洁打印机，这样，打印机内积累的

17、碳粉越来越多，不光是容易造成卡纸，而且还易损坏打印机。当发生卡纸时，可先取出硒鼓，观察纸卡在什么地方，然后尝试着将其取出，卡纸大部分发生在激光打印机加热组件部分(即出纸的地方)取出卡纸，千万不可用蛮力去撕，这样很容易损坏定影膜，而且留在打印机里的纸更不易取出。另一种情况是纸张总是停在固定的位置，故障现象和卡纸一样，但纸张并未被卡住，可轻易取出，这可能是纸张传感器故障造成的，需维修相应的传感器。打印机与电脑不能连接可能是打印电缆没有正确的连接，检查打印电缆连接是否牢固；也可能是带电插拔烧坏了激光打印机的电路板或者是计算机的并口，千万不可带电插拔打印机电缆，这样很容易烧坏激光打印机的电路板，这种情

18、况通常称为人为损坏，需由个人承担维修费用。硒鼓的使用问题打印的字迹很淡，一般是打印机硒鼓已快用完，该换鼓了。所有的纸张均在相隔7厘米左右出现相同的黑点或黑线，硒鼓表面被损坏或介质疲劳达到使用寿命，必须更换硒鼓。(2)小锦囊节省碳粉的方法在打印机的属性中选择：有些打印机硬件配置中有一页打多页的功能，在属性中可以选择。另外，打印Freelance文档时，采(白调色板”即可)的打印速度会快很多，也较节省碳粉。(1)公司主要应用的型号Canon、Panasonic等。(2)使用方法首先将传真件内容面面向传真机摆放入传真机送纸口，然后拿起听筒，音”传出后，即可按“发送”按钮发送；对方有人接听，请告之需发

19、送传真请对方给信号，当有规则的“杂音”传出后即可按“发送”按钮，传真完毕传真机会提示“transmiting ”。其他操作详见操作指导书。(3)一般故障卡纸的处理按传真机机面两旁的按钮，打开传真机机盖，取出卡纸，不能排除的故障请打电话维修。(4)使用注意事项及时放纸及更换硒鼓，定期清洁维护。(5)锦囊传真机也可以用来复印两下“发送”键就可以。(1)公司主要应用的型号Cannon Cannon 等(只有清楚机型，才可以正确申购相应的碳粉。(2)操作注意事项复印机必须预热5分钟，才可以使用。打开复印机盖门、关回时力气不要过大。复印时，如原稿上的涂改液未干，或有胶水，须干了后再复印。给纸盒加纸时，先

20、把纸打散，避免出现卡纸及带白纸的现象。不要使用受潮的纸张复印，避免造成复印不清晰。除正式合同及特殊说明外，请尽量双面复印。用完之后要复位，并按暂停健以节省能源。(3)常见故障卡纸的处理卡纸后，查看复印机提示的卡纸部位，首先打开机箱正面箱盖，扳下左右两个螺杆臂，看底部是否存有卡纸，然后打开左右两箱门，检查入出纸口部位是否存有卡纸)纸拿出，然后依次将两螺杆复位，先闭合左右两箱门，再闭合正面箱盖，复印机恢复正常工作。(4)小锦囊双面复印的设置(头对头，尾对尾)。(1)公司目前主要类型EPSON EMP系列、4200、LPF4300。(2)数投的使用具体请参见各类型号数投的说明书。特别说明的是：与台式

21、电脑主机相联，显示器不工作，图像直接投影出来；与便携电脑相联，便携机显示屏及投影图像可同时显示。(3)常见问题一切连接好后没有图像出现的处理(以LPF-4200为例)检查信号线是否连接好。选择“input selector button”按键使信号线的连接与按键选择一致。如果是便携电脑，可选择“Fn+F4”切换图象但不同的便携其图像切换的按键不同，比如还有可能是Fn+F5、Fn+F2等，可随意试一下)。(4)使用中注意事项关闭数投时应先关闭控制面板上的电源开关，再关闭背板上的电源开关。对于EPSON-EMP500闭电源后要待散热后风扇停止工作后再切断电源装箱。整理、整顿、清洁、清扫、修养。(1)办公室布置不当。(2)工作人员仪容或穿着不整。(3)机器设备摆放不当。(4)文档管理混乱。(5)机器设备保养不良。(6)办公用品随意摆放。(7)工作人员座位或坐姿不当。循序渐进、全员参与。提升企业形象、提升员工归属感、减少浪费、保障安全、提高工作效率、保障产品质量。(1)固定资产卡片须使用人亲笔填写。(2)自调拨审批通过之日起7天内应从库房提走货物，超期则不予以保留，将重新安排调拨。应该清楚各类办公设备的维修服务电话及地址，一旦有故障出现，即可电话通知上门服务。(1)公司固定资产盘点流程。(2)办公设备盘点主要监控点。(3)提