基建档案分类整理编目方法讲义目录

1、PAGE PAGE 90基建档案分类整理编目方法讲义目录一、基本建设项目档案资料管理暂行规定 31、总则 32、档案资料的管理 33、竣工档案资料的管理要求 44、归档范围和保管期限 55、附则 5二、基建档案归档范围 5三、国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表61、可行性研究、任务书 62、设计基础文件 63、设计文件 64、项目管理文件 65、施工文件 76、监理文件 97、工艺设备文件 108、科研项目109、涉外文件1010、生产技术准备、试生产文件1111、财务、器材管理文件 1112、竣工验收文件11四、科技文件材料的特点13五、科技文件材料基本类型141、图样材料142、文字

2、材料163、目录式文件174、声像材料185、机读文件18六、科技文件材料的形成（基建工程科技文件材料的形成）18七、科技文件材料的管理（编制管理、编号管理） 191、编制管理192、编号管理21八、基本建设档案的种类221、基本建设档案种类划分222、基建活动的程序 22 3、基建工程档案的基本特点22九、科技档案的分类整理编目 221、科技文件材料的组卷23（1） 鉴别23（2）分类组卷 23（3） 排列 24（4）编目25附图：复制图（蓝图）的折叠方法282、编制科技档案号 303、编制科技档案目录32（1）科技档案总目录32（2）科技档案分类目录33（3） 分类目录一般由案卷目录和卷内

3、文件目录两部分组成 34十、统一若干基建档案业务口径的意见 35十一、基建档案分类整理中几点需要注意的问题 40附录一：XX省机关档案分类办法（XX省档案局1992年7月4日印发）41附录二：工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）43附录三：XX区基建档案目录、封底面样式 481、基建档案封面、备考表内容格式（拟写案卷标题用） 482、基建档案案卷目录式样493、基建档案卷内目录式样504、基建档案封面式样525、基建档案备考表式样536、基建档案总目录式样547、基建档案分类目录式样 548、基建档案目录封面标签、背脊标签式样 559、基建档案盒背脊填写式样 5710、

4、基建档案盒式样 58附录四：XX区人民医院基建档案分类编号说明 59附录五： 61附录六：国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 77附录七：中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求 89附录八：基建文件材料立卷整理的基本方法和步骤102一、基本建设项目档案资料管理暂行规定基本建设项目档案资料管理暂行规定 （国家档案局、国家计委1988年3月17日印发）第一章 总 则第一条 为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用。根据中华人民共和国档案法，结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。 第二条 基本建设项目

5、档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。第二章 档案资料的管理 第三条 各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。重要的国

6、家重点建设项目由国家档案行政管理部门参加验收，部门、地方的重点建设项目由部门、地方档案行政管理部门参加验收。第四条 基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。第五条 项目建设过程中，建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。第六条 档案资料的汇总整理1建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料

7、，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。 实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。2. 建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总，整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。第七条 建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。

8、第八条 凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用的手段和措施，保证使用。第九条 归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。第十条 对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。保密的档案资料应按保密规定进行管理。第十一条 设计建设大、中型建设项目时，均应设计建设与工作任务相适应的，符合要求的档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，

9、其费用列入工程总概算。第三章 竣工档案资料的管理要求第十二条 竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位不按时提交合格竣工图，不算完成施工任务，并应承担责任第十三条 施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等，整理好变更文件，按规定编制好竣工图。工程竣工验收前，由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量，基本建设主管部门、施工企业的主管部门应检查施工单位编制施工档案的质量。第十四条 编制竣工图的费用，按下列办法处理1.因设计失误造成设计变更较大，施工图不能代用或利用的，由设

10、计单位负责绘制竣工图，并承担其费用.2.因建设单位或主管部门要求变更设计，需要重新绘制竣工图时，由建设单位绘制或委托设计单位负责绘制，其费用由建设单位在基建投XX解决。3.第1、2项规定以外的，则由施工单位负责编制竣工图，所需费用，由施工单位自行解决。第四章 归档范围和保管期限第十五条 建设项目文件材料归档范围和保管期限，一般可根据本规定附表基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表执行。特殊专业的建设项目可参照附表制定补充规定。第十六条 建设单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料规定详细的归档范围内和内容，以确保归档文件材料的完整性。第十七条 基本建设项目档案资料的保管期分为：永久、

11、长期、短期三种。长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。第五章 附 则第十八条 技术改造项目可按照本暂行规定执行。第十九条 本暂行规定由国家计委、国家档案局负责解释。第二十条 本暂行规定自公布之日起施行。二、基建档案归档范围基建档案归档范围：凡是本单位基建项目（包括本单位的办公楼、宿舍楼、分支机构）形成的文字、声像、图表材料都属归档范围。三、国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保管期限建设单位施工单位设计单位1可行性研究、任务书1.1项目建议书及其报批文件永久长期1.2项目选址意见书及其报批文件永久长期

12、1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久长期1.4项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件永久长期1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久长期1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件永久永久2设计基础文件2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久长期2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久长期3设计文件3.1总体规划设计永久永久3.2方案设计永久永久3.3初步设计及其报批文件永久永久3.4技术设计永久永久3.5施工图设计长期永久3.6技术秘密材料、专利

13、文件永久3.7工程设计计算书*长期长期3.8关键技术试验永久永久3.9设计评价、鉴定及审批永久永久4项目管理文件4.1征地、移民文件4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久4.1.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久4.1.4施工执照永久4.2计划、投资、统计、管理文件4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期4.2.2概算、预算管理、差价管理文件长期4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定长期4.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期4

14、.3招标投标、承发包合同协议4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期长期长期4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久永久长期4.3.3开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告长期4.3.4中标通知书长期长期长期4.3.5合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久长期长期4.4专项申请、批复文件4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久4.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期4.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件长期5施工文件5.1建筑施工文件5.1.1开工报

15、告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期5.1.2施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期长期5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长期5.1.4建筑材料试验报告长期长期5.1.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久长期5.1.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探永久长期5.1.7土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录永久长期5.1.8施工日记、大事记长期5.1.9隐蔽工程验收记录永久长期5.1.10各类工程记录及测试、沉

16、降、位移、变形监测记录、事故处理报告永久长期5.1.11工程质量检查、评定永久长期5.1.12技术总结、施工预、决算长期5.1.13交工验收记录证明永久长期5.1.14竣工报告、竣工验收报告永久永久5.1.15竣工图永久长期5.1.16声像材料长期长期5.2设备及管线安装施工文件5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期5.2.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件长期长期5.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长期5.2.4建筑材料试验报告长期长期5.2.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单

17、、备忘录等永久长期5.2.6焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久长期5.2.7隐蔽工程检查验收记录永久长期5.2.8强度、密闭性试验报告长期长期5.2.9设备、网络调试记录长期长期5.2.10施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期长期5.2.11系统调试、试验记录长期长期5.2.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期长期5.2.13管线标高、位置、坡度测量记录长期长期5.2.14中间交工验收记录证明、工程质量评定永久长期5.2.15竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算永久长期5.2.16竣工图永久长期5.2.17声像材料长期长期5.3电气、仪表安装施工文件5.3.1开

18、工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期5.3.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件短期长期5.3.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长期53.4建筑材料试验报告长期长期5.3.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久长期5.3.6系统调试、整定记录长期长期5.3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核长期长期5.3.8材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告永久长期5.3.9操作、联动试验短期长期5.3.10电气装置交接记录短期长期5.3.11中间交工验收记录、工程质量

19、评定永久长期5.3.12竣工报告、竣工验收报告永久长期5.3.13竣工图永久长期5.3.14声像材料长期长期6监理文件建设单位监理单位6.1施工监理文件、资料6.1.1监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复长期长期6.1.2施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审长期长期6.1.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、XX工期、索赔及付款报审长期长期6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期长期6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期长期6.1.6监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件长期长期6.1.7工程材料监理检查、

20、复检、实验记录、报告长期长期6.1.8监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长期长期6.1.9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期长期6.1.10施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告长期长期6.1.11工程进度计划、实施、分析统计文件长期长期6.1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期长期6.1.13单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估长期长期6.1.14主要材料及工程投资计划、完成报表长期长期6.2设备采购、监造工作监理资料6.2.1设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划长期长期6.2.2市场调查、考察报告长期长期6

21、.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表长期长期6.2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期长期6.2.5开工、复工报审表、暂停令长期长期6.2.6会议纪要、来往文件长期长期6.2.7监理工程师通知单、监理工作联系单长期长期6.2.8监理日志、监理月报长期长期6.2.9质量事故处理文件、设备制造索赔文件长期长期6.2.10设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件长期长期6.2.11设备采购、监造工作总结长期长期6.3监理工作声像材料长期长期7工艺设备文件建设单位施工单位设计单位7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期7.2产品检验、

22、包装、工装图、检测记录长期7.3设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明长期长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单长期7.5设备图纸、使用说明书、零部件目录长期7.6设备测绘、验收记录及索赔文件长期7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期8科研项目8.1开题报告、任务书、批准书*永久8.2协议书、委托书、合同永久8.3研究方案、计划、调查研究报告永久8.4试验记录、图表、照片永久8.5实验分析、计算、整理数据永久8.6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书永久8.7实验装置操作规程、安全措施、事故分析长期8.8阶段报告、科研报告、技术鉴定永久8.9成果申报、鉴

23、定、审批及推广应用材料永久8.10考察报告、重要课题研究报告永久9涉外文件9.1询价、报价、投标文件短期9.2合同及其附件*永久9.3谈判协议、议定书*永久9.4谈判记录长期9.5谈判过程中外商提交的材料长期9.6出国考察及收集来的有关材料短期9.7国外各设计阶段文件及设计联络文件永久9.8各设计阶段审查议定书永久9.9技术问题来往函电永久9.10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件永久9.11国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明短期9.12设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件永久9.13国外设备、材料的防腐、保护措施短期9.14外国技术人员现场提供的文件材

24、料长期10生产技术准备、试生产文件10.1技术准备计划短期10.2试生产管理、技术责任制短期10.3开停车方案短期10.4设备试车、验收、运转、维护记录长期10.5试生产产品质量鉴定报告短期10.6安全操作规程、事故分析报告长期10.7运行记录短期10.8技术培训材料短期10.9产品技术参数、性能、图纸永久10.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录短期11财务、器材管理文件11.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计短期11.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明永久11.3主要材料消耗、器材管理短期11.4交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册永

25、久12竣工验收文件12.1项目竣工验收报告永久长期长期12.2工程设计总结永久长期12.3工程施工总结永久长期12.4工程监理总结永久长期12.5项目质量评审文件永久长期12.6工程现场声像文件永久长期12.7工程审计文件、材料、决算报告永久12.8环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件永久12.9竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久长期长期12.10项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期长期注：1、* 保存该单位工作必须的文件材料。2、归档时间：一般在工程竣工验收后3个月归档；规模大或设计周期长的可分期分批归档。3、归档份数：各种文件材料

26、（含图纸）原则上归档一份，特别重要的归档两份，另一份作重要文件材料使用。如果有特别规定或需报送城建档案室的要考虑多归档几份。4、归档手续：由负责施工的人员收集归档。负责管理施工的人员， 应要把基建项目的建档工作与项目建设同步进行。项目申请立项时，应即开始文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。归档时的交接手续必须写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。5、归档要求: （1）立卷方法。按工程项目组织保管单位；工程项目之中又分为办公楼、分支机构、 干部职工宿舍分别组织保管单位；在工程项目之中又分基础部分、供电部分、供水部分、主体建筑部分分别组织保管单位，

27、在一个项目或一个部分文件材料多时应分若干保管单位。（2）文件材料排列。 先排文字材料，再排图表材料，排列要遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。文件材料的归档，有请示要有批文；有概算表要有结算表；图纸要有设计图、施工图、更改图、竣工验收图。（3）保管单位编目。要编制保管单位的卷内目录；要编制保管单位的分类目录和总目录；（4）案卷装钉。保管单位内的文件材料原则不需要装钉，但文字材料若有需要可按文书档案的要求装钉，然后放入科技档案盒保存。（5）归档。在工程项目竣工验收后3个月内，由负责施工人员向本单位档案室移交归档。四、科技文件材料的特点科技文件材料具有专业技术性、通用性、

28、成套性、多样性和标准化的特点。 （一）技术性是指科技文件材料是各项专业技术活动的指导性文件。不同的专业以及专业不同的技术标准，都会产生不同的科技文件材料。 （二）通用性是指一套科技文件材料所反映的客观实体，例如一项工程、一套机械产品等，其一些通用图纸，具有复用的特点。在不同的地点、时间，可以再生产出它所反映的客观实体。 （三）成套性指任何一个独立的科技项目，例如一个机械产品、一项基建工程、一个科研课题等，所形成的文件是有内在有机联系的、密不可分的一个整体。这个整体就一套科技文件材料。 （四）多样性是指科技文件材料具有多种形式，有各种图表、文字材料、表格材料、计算材料、声像材料、计算机软件、光盘

29、等。 （五）标准化是指科技文件材料的设计编制是根据国家有关规定、标准和制度进行的，因而科技文件材料不同于一般的记录文件，它从内容到形式都是标准化的产物。科技文件材料对科技档案来讲，前者是后者的前身形态。科技活动要求对科技文件材料和科技档案进行科学管理，科技文件材料和科技档案的管理已成为现代科技管理工作的组成部分。由于科技档案是由科技文件材料转化而来的，认识和理解科技文件材料的概念，了解科技文件材料的形成过程及其类型，对于档案部门做好科技文件材料管理和监督指导工作，以便在此基础上做好科技档案管理工作，有着重要的意义。 五、科技文件材料基本类型（5种）科技活动非常复杂，其领域也非常广泛，不同的科技

30、活动会产生不同的科技文件材料，所以科技文件材料的类型是多样的。从科技文件材料的体式和载体分，大致可以分为5种类型，即：图样、文字材料、目录式文件、声像文件和机读文件。（一）图样材料图样是工业生产、设备仪器管理、工程建筑等最基本的科技文件材料之一。建筑工程图样。是表示建筑物、构筑物及其组成部分的内外形状、大小、构造和各种设施的图样。它包括施工设计和工程竣工两个不同阶段产生的图纸。1.施工图。施工图是设计阶段绘制的指导工程施工的图纸。按工种划分有建筑施工、结构施工、给排水施工、电气施工、采暖通风等图别。其主要图种有：（1）总平面图。也叫总体布置图。是按一般规定比例绘制的，表示建筑物、构筑物的方位、

31、间距以及道路网、绿化、竖向布置和基地邻界情况等的图样。此外，在图上绘有空中和地下的各种管线图。图上还有指北针。（2）平面图。房屋建筑的平面图就是一栋房屋的水平剖视图。即假想一个水平面把一栋房屋的窗台以上部分切掉，切面以下部分的水平投影图就是平面图。平面图主要表示房屋占地的大小，内部房间、楼梯、走道、门窗及墙、架、柱、梁等结构在水平面上的位置。一般施工放线、砌墙、装门窗等都要用到平面图。平面图有多种：总平面图、基础平面图、楼梯平面图、屋顶平面图、吊顶或天棚仰视图等。（3）立面图。房屋建筑的立面图，就是房屋的正面投影图和侧面投影图，常按方向分为东、南、西、北向立面图。立面图主要表明建筑物外部形状、

32、房屋的长、宽、高尺寸，屋顶的形式，门窗XX的位置，外墙饰面、材料及做法等。（4）剖面图。是按一般规定比例绘制的建筑物竖直剖视图。 剖面图主要表明建筑物内部的立面布置和屋顶、楼板、地面、墙身、基础等的位置和轮廓。（5）大样图，又叫详图。当图样中某部分由于比例过小而不能清楚表达时，将该部分以较大比例绘出，以便指导工人施工，这种图纸就是大样图，它类似于机械产品的零件图。2竣工图。竣工图是根据施工结束后工程实际情况所绘制的图样。凡已施工的项目，均应按实际状况绘制竣工图。在一般情况下，每一张施工图都应有竣工图（除非个别增减项目其竣工图会有相应增减）。按原施工图施工无改变或改变甚小的工程，其竣工图可由经改

33、正的新施工图代替，但必须加盖竣工图章，由建筑负责人签字。改动大的工程，必须重新绘制竣工图。竣工图是工程竣工验收的依据，也是今后对建筑物、构筑物管理、维修、鉴定等的依据。3其他专门性图样。不同专业往往有自己不同的图样。例如地质图、水文图、天气图、地形图、农业方面的专门性图样等。以上按图样性质和表述内容来作介绍另外，图样按绘制方法、使用目的不同又可分为以下几种：草图、原图、底图、副底图，蓝图（复印图）、空白图等。草 图：是一种不用制图仪器，而以目测徒手绘制的图样，是正式图样的准备图，有时也作为简单、单个生产（不批量生产）的建筑、机械产品的施工图。还可作为抢修现场的零件加工图。原 图：是正式设计产生

34、的图样，多用铅笔绘制，便于审核修改，是描制底图的依据。目前在设计单位推广CAD技术后，已有许多图纸直接在计算机中绘制，而省略了草图和原图的步骤，一步进入底图阶段。底 图：是确定设计的凭证，也是生产用图的复制底样和工具，依据原图用人工描制，或电脑设计后直接从描图机中出图，或使用专用复印机印制。副底图：是底图的副本，在大量频繁使用底图的情况下印制，以保护底图。复印图：是生产的依据图，生产需要多套图纸，以便进行工艺（施工）设计和组织生产。复印图用晒图机或复印机印制，复制出的图纸称蓝图或复印图（白图）。空白图：为简化图样的设计，在设计中将形状相同、尺寸不同的产品，画成典型图样，不标尺寸以及某些技术要求

35、，其尺寸及技术要求按照需要在生产时根据不同情况填入。（二）文字材料文字材料是以文字为主，同时亦有一些数字、符号和简图的科技文件材料。主要有：1调查报告。是新任务（产品、工程、科研课题）设计前，进行技术调查、市场调查等的总结、分析文件。是确定该项目应否上马的基本文件之一。2可行性研究。在项目拍板前，对工程从技术上和经济上进行调查研究和方案比较，提出该项目是否需要和可行的意见，供领导部门决策，并作为编制计划任务书的重要依据。国外这一阶段又称“投资机会风险研究”。3任务书。由上级或有关部门下达或批准的文件，有以下几种：（1）计划任务书。是研究新课题或开发新产品的凭证。设计计划任务书则是基本建设项目的

36、专业设计部门确定基建项目，编制设计文件的主要依据。（2）技术任务书。主要用于产品设计，是根据上级下达的计划任务书或企业发展新产品的计划，在调查的基础上编制的。目的在于正确地选型，确定产品的工作原理、基本结构和主要参数，是产品设计和样机鉴定的主要依据。（3）设计任务书。主要用于基本建设工程项目设计，是确定建设项目规模布局和进度等重要问题的文件，其主要内容有：地址选择、建设性质、建设规模、总体布局、建设项目的具体安排、设计原则与依据、设计与施工的进度要求等总说明。4、技术协议书。是供需双方共同商议的，对专用产品的性能、质量、成本、交货日期等原则要求的协议性文件。技术协议书经供需双方共同编制并签字生

37、效。5、技术建议书。是专用产品的制造部门根据技术协议进行方案设计所提出的技术性改进意见的文字材料。技术建议书经供需双方审批后作为产品设计和样机鉴定、交货的依据之一。6、计算书。是产品、建筑物、构筑物的性能、主要结构、系统等方面的理论计算材料。有从物理和机构运动的角度进行的专门计算，有从静力学方面的稳定性、强度与负荷的计算。计算书一般是成册的。过去的计算书多为手稿式（铅笔书写的原稿），现多为计算机直接运算打印出来。7、实验记录。是真实反映着自然现象及科研工作的本来面貌的记录，是取得科研成果的基础材料。8、运行报告。是样机在实际工作条件下运行结果的报告。包括基建设备安装部门对成套设备的安装、调试、

38、运转情况的报告。9、各类总结报告。（1）试制总结。是指在样机试制和小批量试制阶段，对设计和工艺在试制过程中存在的问题，解决办法，解决过程，技术数据及试验、验证的分析报告。（2）科研总结报告。包括阶段报告和最终成果报告或科研论文。它是科研成果存在的一种具体形式。10、说明书。它是用文字的形式，说明建筑物、产品、专题研究、自然观测等的设计、施工、用途、外部、结构、研究过程、观测概况等问题的科技文件材料。说明书按内容和性质可分为设计说明书，制造或安装说明书、产品说明书、使用维护说明书、技术说明书、试验说明书，计算说明书、合理化建议说明书、产品证明书等。此外还有技术鉴定书、意向书、概算书、合同、技术条

39、件、工艺文件等类型的科技文件材料。（三） 目录式文件目录式文件是使用表格、文字和数字编制的一种科技文件材料。1、明细表。是确定产品及其组成部分构成关系的、用以制定生产计划和进行生产准备、产品制造、统计和配套等工作。它记载着产品中所包括的零件、部件、组件、外购件、标准件的名称和数量。2、一览表，又叫汇总表。是为了一定的用途根据明细表中的内容经过综合整理而形成的。如“标准件一览表”、“外购件一览表”、“借用件一览表”等。3、文件目录。详细载明产品或部件全部科技文件材料的总表，起着检索科技文件材料和查对科技文件材料完整性的作用。4、图样目录。是为设计或生产时选择成套设备或标准及易损零件而编制的目录。

40、（四）声像材料声像材料是指在科技、生产活动中形成的照片、影片、录音带、录像带、X光片、唱片、幻灯片等视听文件材料。（五）机读文件机读文件包括计算机、缩微摄影设备等机器所使用、阅读的纸带、磁带、磁盘、卡片、各种缩微品以及CAD电子文件等。六、科技文件材料的形成（基建工程科技文件材料的形成）科技文件材料是科技、生产活动的产物，科技文件材料的形成过程与科技、生产活动规律密切相关。现代科技、生产活动都有其严密的工作程序，在不同的工作程序中形成不同的科技文件材料。科技文件材料的形成工作主要指两个方面的工作：其一是科技、生产部门根据科技、生产活动的客观需要，组织科技人员依照工作程序、图样绘制标准、文件编写

41、细则以及有关规定，进行科技文件材料的编制、审签、审批、编号、更改、晒印、收发、登记等工作；其二是档案部门协同科技、生产部门，根据有关规定指导和督促科技人员形成完整的和符合质量标准的科技文件材料。主要科技文件材料的形成过程如下：基建工程科技文件材料的形成基建工程是基本建设活动的产品，指建设的各种工厂、矿山、油井、电站、铁路、公路、港口、水库、学校、医院、办公楼、商厦、住宅等生产设施和民用设施。基建工程建设前要立项，按建设性质和建设规模可划分为新建项目、扩建项目、改建项目、大型项目、中型项目和小型项目。不同的建设项目形成的文件也不同。一般来说，生产性建设项目从立项到建成交付使用要经过五个阶段，其工

42、程文件是在各个阶段中分别形成的。（一）建设准备阶段。主要是立项（提出建设项目）及可行性研究，下达基建任务及选择建设地址。形成的主要科技文件材料是：项目建议书与有关审批文件、可行性研究报告与有关原始基础资料、设计任务书、选址报告。（二）设计阶段。分三个步骤：1初步设计。根据勘测结果和设计任务书，编制方案图、说明书、概算书。2技术设计。初步设计经批准后，方可进行技术设计，主要解决基建工程主要结构的设计和作出工程费用预算。技术设计形成：总平面图、建筑设计图、结构设计图、设备安装图、电气图及工程预算书等。3施工图设计。根据初步设计、技术设计（项目小而简单时，这两个阶段会合并为扩初设计）对基建工程进行详

43、细设计，编制施工用的全部施工图纸及有关技术要求。（三）施工阶段。主要指施工安排、施工组织和施工生产，形成：开工报告、施工组织设计、施工计划、施工网络图、各种施工记录及检验文件以及因施工引起的各种工程设计变更文件等。（四）竣工验收阶段。对竣工的基建工程依照设计和国家有关质量标准进行检查验收，形成：竣工图、工程决算、竣工验收报告等。（五）工程使用管理阶段。工程竣工验收交付使用后，要对工程进行使用的管理，如维护、改建、扩建等。这个阶段中也会形成相应的维修、改扩建文件。目前，在项目建设过程中出现了监理单位，建设监理在项目的监督过程中也会形成了相应的文件材料，其主要有：规划、大纲、专业实施细则、简报、日

44、志、来往文件等。七、科技文件材料的管理（编制管理、编号管理）科技文件材料的管理，指的是对科技文件材料编制、审签、编号、更改、复制、发放、归档和监督管理。科技活动复杂严密，要求科技文件材料准确及时传达科技思想和生产数据，这就要求对科技文件材料实行科学管理。编 制 管 理科技文件材料编制管理指按照标准化的要求使科技文件材料的载体、图样线条、语言符号、尺寸比例、编制形式和编制程序规范化。科技文件材料编制依据的主要标准如下：（一）制图标准。规定了图纸幅面尺寸、图框格式、图样标题栏、图样画法、制图比例尺寸标注、符号代号图例意义及书写要求。最基本的图样标准有两个，即国家标准GB44574460-84机械制

45、图和GB-74建筑制图标准。附表：GB44574460-84 机 械 制 图 标 准 （计算单位：毫米）幅面代号A0A1A2A3A4A5（宽）BL（长）8411189594841420594297420210297184210（边框）C105（装订线）Q25GB-74 建 筑 制 图 标 准 （计算单位：毫米）基本幅面代号01234（宽）BL（长）8411189594841420594297420297210（边框）C105（装订线）Q25（二）产品图样标准。主要有6项。1JB/Z155-81产品图样及设计文件名词术语，规定了产品及其组成部分的标准名词、术语及其含义；产品图样的标准名词、术语及

46、其含义；设计文件的标准名词、术语及其含义。2JB/Z156-81产品工作图的基本要求，对产品零件图、装配图、总图、表格图绘制方法以及“技术要求”的书写方法作了具体规定。3JB/Z157-81产品图样及设计文件格式，对产品图样的标题栏、代号栏、附加栏以及图样区域、设计文件格式作了具体规定。4JB/Z158-81产品图样及设计文件编号原则，对编号原则、结构和方法作了具体的规定。5JB/Z159-81产品图样及其主要设计文件的完整性，对产品文件的完整性作了具体规定。6JB/Z160-81产品图样及设计文件更改方法，对更改顺序、方法、标记等作了统一的规定。（三）竣工图编制标准。是原国家建委1982年颁

47、发的编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定。它是编制竣工图的基本依据，对编制竣工图的范围、方法、质量、职责、套数、经费等作了明确的规定。编 号 管 理（一）科技文件材料的编号要求是：1、编号专指，每个编号代表一种文件或图样。2、力求简短，便于记忆。3、统一方案和原则，容易编写和理解，并要考虑归档号与档案号的衔接。4、编号由代字和代号两部分组成。代字统一用汉语拼音，代号使用阿拉伯数字。（二）编写方法主要有：1、工程编号法：由工程号、结构组成号、顺序号组成，适用于基建工程工程科技文件材料编号。如：8305222001文件顺序号结构组成号工程代号2、顺序编号法：由项目或产品顺序号和文件顺序号组成，适用

48、于任何专业。如：302001文件顺序号产品或工程项目或科研课题顺序号八、基本建设档案的种类（一）基本建设档案，按建筑对象性质不同，可划分为四种：1工农业生产性基本建设档案。如厂房建设、矿井建设、铁路和公路建设、农田水利工程建设形成的科技档案。2军事国防工程的基建档案3民用工程的基建档案。4市政工程的基建档案。（二）基建活动的程序如下：项目准备阶段、项目设计阶段、项目施工队阶段、项目竣工验收阶段、项目使用维护阶段。 项目建设程序一般包括：项目建议、可行性研究、立项审批、规划审批、勘察、设计、施工、验收和交付使用。判断基建工程项目的标准：基建工程项目是编制和执行基本建设计划的基层单位，按照一个总体

49、设计进行施工，经济上实行统一核算，并且有独立的组织形式的基本建设单位。 （三）基建工程档案的基本特点，是以工程项目成套。 国家档案局，国家计委规定了基建项目文件材料的归档范围。（见本书P4-10）九、科技档案的分类整理编目科技档案的整理，是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和编目，通过整理组成案卷，揭示科技档案的内容与成份。科技档案的整理应遵循科技文件材料的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，便于科技档案保管、保密和提供利用的基本原则。科技档案的整理有两个过程，第一个过程是将科技文件材料组成案卷。第二个过程是将案卷进行分类排列，编制科技档案目录和科技档案实体排架。（一）科技

50、文件材料的组卷科技文件材料的组卷是以科技文件材料为对象的整理，经过整理使互有联系的科技文件材料能够按一定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元，称为案卷（以前也称为保管单位）。案卷的组成有两部分材料：一是经过整理的科技文件材料本身，二是在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表以及案卷内、外封面、卷盒。案卷可采用装订和不装订两种形式。科技档案的案卷有4种类型：即文字材料型、图样材料型、图文混合型、声像材料型。科技文件材料组卷有四个步骤：鉴别、分类组卷、排列和编目。第一、鉴别，指立卷前对科技文件材料的属性、完整性、准确性、秘密程度和保存价值的鉴别。1、属性的鉴别是按照科技档案的概念、

51、将不需归档的科技文件材料和不属科技档案范畴的党政文件、科技资料区分开来，或剔除或归入文书档案、科技资料、另行管理。2、完整性的鉴别是对应归档科技文件材料进行完整性的审查，在数量上保证不缺项不缺页。3、准确性的鉴别是对应归档科技文件材料内容进行准确性的审查，在质量上保证文件材料与实物（际）一致，文件之间不能相互矛盾。4、秘密程度的鉴别是根据划密的有关规定，确定文件的绝密、机密、秘密的级别。5、保存价值的鉴别是根据保管期限表的规定，确定文件的永久，长期、短期的保管期限。第二、分类组卷，是按科技文件材料的联系、进行分类，把有一有一定联系的科技文件材料集中在一起，组成案卷。分类组卷要保持案卷内所反映问

52、题的科技文件材料内容上的有机联系，同时还要兼顾文件密级、保管期限的联系、尽量将同一密级同一保管期限的文件材料集中在一起组卷。分类组卷的方法主要有以下几种：1、按结构分类组卷：主要适用于机械产品科技文件材料（特别是图纸）。例如，一台铣床的科技文件材料，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、工作台、电气系统、冷却系统、润滑系统等部分组成。各个结构组成部分的科技文件材料，分别是具有有机联系的整体，可以分别组成一卷或若干卷。一个产品或一台设备的文件材料少，可将一个产品或一台设备的文件材料各组成一卷。2、按子项分类组卷：主要适用于基本建设工程科技文件材料。例如，某基建工程由铸工车间、金属加工车间

53、、机修车间、锅炉房、原料仓库、成品仓库等子项组成。各个子项的科技文件材料分别是具有有机联系的整体、可分别组成案卷。3、工序或阶段分类组卷：就是根据生产程序或工作过程，把反映同一程序或过程的科技文件材料组成案卷。例如，工艺文件可按加工工序组卷；科研、设计文件可以按阶段组卷；地质勘探等工作，可以按踏勘、初探等工作过程组卷。4、按专业分类组卷：即按照科技文件材料内容所涉及的专业组卷。例如，一个机械产品的工艺文件，可以按铸造、锻造、热处理、电镀、油漆、焊接等不同专业，分别组成案卷。设计和基建工程的图样文件，可以按建筑、结构、给排水、通风、电气等不同专业，分别组卷。5、按问题分类组卷：按照科技文件材料反

54、映的不同问题，分别组卷。6、按地区分类组卷：主要适用于地质勘探、地形测量、水文与气象观测材料，按照它们所反映的地区、分别组卷。7、按时间分类组卷：按照科技文件材料所反映的时间或形成时间组卷。水文、气象、天文、地震等观测材料，通常采用这种方法组卷。8、按作者分类组卷：按科技文件材料的形成者（单位、个人或集体）分别组卷。以上各种方法，可在保持科技文件材料的有机联系，便于保管利用的前提下，结合使用。第三、排列，是分类组卷后在一个案卷内科技文件材料的排列，以便于管理和查找利用。卷内排列通常是按照科技文件材料在编制时形成的目录进行的（总图目录、初步设计目录等），科技文件材料没有目录或原编制的目录不能适应

55、组卷的排列时（如没有文件目录或同一目录的科技文件材料形成两个以上案卷）需重新排列。不同科技文件材料的排列方法如下：1、产品类案卷按产品设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序排列，或按其产品系列、结构（组件或部件）排列。2、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。3、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。随机图样也可以单独组卷。4、科研课题按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果

56、申报奖励和推广应用等时间阶段排列。5、案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。6、案卷内科技文件材料排列要求，应文字材料在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后第四、编目，是科技文件材料立卷工作的最后一道工序，其内容包括：编写案卷页号、卷内目录的编制、卷内备考表的填写和案卷封面的编制。1编写案卷页号。案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。其目的是巩固卷内科技文件材料排列顺序，便于保管、利用和统计卷内文件材料的数量。页号编写位置：单面书写的科技文件材料在右下角编写页号：双面书写的科技文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号。一项科技活动的文件材料组成若干个案卷

57、，各卷均从1号起编页号。案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。2卷内目录的编制。卷内目录是卷内科技文件材料内容和数量的清单，其作用是统计卷内文件材料数量，便于查用，保护卷内文件材料。它的项目包括：（1）顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料数的顺序。（2）文件编号：填写科技文件材料的文号、图样的图号、设备代号、项目代号等。（3）责任者：填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。（4）文件材料题名：即文件标题，填写科技文件材料标题的全称。（5）日期：填写编制科技文件材料的年、月、日。（6）页次：填写每份科技文件材料首页上标注的页号。末尾一份文件则标注起止页号（7）备

58、注。卷内目录排列在案卷内科技文件材料的首页之前。3卷内备考表的填写。备考表内容分两部分，第一部分是记载和说明该卷内科技文件材料的基本情况，一般由有关的科技人员填写。例如，卷内科技文件材料完整、准确状况的说明，文件材料内容、成份、数量的记载。第二部分是记载和说明该案卷在管理过程中的变化情况，由科技档案部门填写。4案卷封面的编制。案卷内的科技文件材料基本情况，是通过案卷封面的编制揭示出来的，同时，封面又起着保护卷内科技文件材料的作用。案卷封面可采用案卷外封面（卷盒）和案卷内封面（软卷皮）两种形式。内封面排列在卷内目录之前。案卷封面内容项目有：（1）案卷题名。题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的

59、内容。案卷题名主要内容包括项目名称（工程、产品、课题、设备等）；文件材料的内容特征（结构、阶段、专业、工序等）；文件名称（计算书、零件图等）。例如：X62W万能铣床 床身部分 零件图（对象名称产品型号）（针对内容结构） （文件名称）中学教学楼电器照明施工图（对象名称工程项目）（针对内容专业） （文件名称）柑桔XX病课题成果鉴定鉴定书（对象名称科研课题） （针对内容阶段） （文件名称）（2）编制单位。填写案卷内科技文件材料的形成单位或主要责任者。立卷单位。填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门（3）编制日期。填写案卷内科技文件材料的起止日期。（5）保管期限。依据有关规定填写组卷时划定的保管

60、期限。（6）密级。依据保密规定填写卷内科技文件材料的最XX级。（7）档号。按事先编制的分类编号方案填写档案的分类号和案卷顺序号。（8）档案馆（室）代号。填写国家档案行政管理部门赋予的本馆（室）的代码。（9）缩微号。填写缩微时给定本卷的编号。5案卷的装订。案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。（图纸尺寸及折叠方法见附图）。案卷内必须取掉金属物。案卷不装订时其科技文件材料要按照卷内目录的排列次序排列有序，并在每份（件）科技文件材料的首页加盖“档号章”。“档号章”的式样如下：档号章式样一档号章式样二分类号案卷号件号档 号序 号说明：式样一中的【