合同履行过程风险防控管理办法

1、合同履行过程风险防控管理办法第一章 总则第一条 为加强合同管理，提高公司各类合同在履行过程中的风险管控，规范合同履行中相关往来函件、书面通知等资料的管理，明确各部门合同管理职责，制订本制度。第二条 本制度适用公司各职能部门，各生产车间及相关部门签订的各类合同、补充协议、变更协议、往来函件、传真、会议纪录等。第三条 合同签订后（招标合同、非招标合同）由合同签订发起部门将合同相关资料自合同审批完成之日起 15 日内交由档案部门管理，使用单位留存复印件。第四条 合同履行过程中，如发生合同条款的部分内容变更或补充的，由合同双方进行商谈，达成一致意见后，按照合同评审、审批流程的完成审批后，由双方签订补充

2、协议或变更协议。第五条 合同履行过程中对外发生的所有书面材料，包括但不限于合同补充协议、变更协议、往来传真、函件等均严格按照内部审批流程规定，法务人员必须进行审核确认后方可进入下一个审批流程。第六条 在合同履行过程中，如需解除（终止）合同的，由法务人员出具法律意见后，发出书面解除的通知（一式两份，我公司和合同相对方各执一份），现场可由合同相对方签收的，可现场签收通知，现场无法送达签收的，通过邮寄方式送达合同约定的送达地址，在邮寄资料上写明送达通知的内容，留存邮寄资料。上述内容完成后，由合同发起部门移交档案室与原合同归档，使用单位保留复印件。 第二章 采购合同履行过程管理第七条 合同签订后，合同

3、经办人及时跟踪合同相对方是否按合同约定时间、内容供货,并每月将实际履行情况上报至风险控制与审计部法务处；货到现场后，验收人员对产品数量、规格、型号、包装等表面瑕疵进行验收，验收时应当填写验收单据，明确验收结果、日期，验收人员签名，验收过程中，对上述验收项目有异议的，应当在验收单据上写明，验收单据一式三份，由合同双方当事人签字认可。验收后单据由合同发起部门移交档案室与原合同归档留存，使用单位留存复印件。第八条 经验收后如需供货方更换或者维修的，应书面提出，经法务人员确认、加盖公章后向供货方发出更换或维修的通知，书面通知一式二份。现场可由合同相对方委托代理人签收的，可现场签收通知，现场无法送达签收

4、的，通过邮寄方式送达合同约定的送达地址，在邮寄资料上写明送达通知的内容，留存邮寄资料，上述内容完成后，由合同发起部门移交档案室与原合同归档。第九条 采购合同中约定供货时间期限以需方通知为准的，采购部门应书面通知供货方，书面方式包括但不限于电子邮件、传真、微信、QQ等可以保留内容的方式，严禁以电话、口头方式通知，书面通知由合同发起部门存档。第十条 在合同履行过程中，如发生数量、规格型号、付款方式、付款金额、交货地点、交货期限等发生变更，均应当用书面方式并经供货方书面确认，供需双方往来函件在发出及收到后当天，由发起部门送交法务人员保留原件，使用部门留存复印件。第十一条 购买的产品在质保期内发生质量

5、问题，应当书面通知供货方维修，通知内容应写明维修的内容、期限、如供货方不及时履行维修义务或逾期拒绝维修的，公司可委托第三方进行维修，第三方维修产生的费用，从供货方质保金中予以扣除。该书面通知交由法务人员审核加盖公章后，现场可由供货方签收的，可现场签收通知，现场无法送达签收的，通过邮寄方式送达合同约定的送达地址，在邮寄资料上写明送达通知的内容，留存邮寄资料。上述内容完成后，由合同发起部门移交档案室与原合同归档。第三章 施工合同履行过程管理第十二条 施工合同履行中存在质量问题要求赔偿，应在28日内书面向承包人提出，由法务人员签字确认，文件由合同发起部门负责保管。第十三条 工程施工合同签订时合同金额

6、为暂控价的，建设过程中实际完成的工程造价超出原合同总价20%以上的，应按合同审批流程签订补充合同。第十四条 施工合同履行过程中，经办人应每月将工程实际履行情况、付款情况上报至风险控制与审计部法务处。第十五条 工程施工合同履行过程中发生重大变更事项需对变更事项组织评审。重大事项变化具体情况如下：15.1新建工程的主体、场（厂）址选择发生变更的；15.2工程投资额度变化超出原预算额度10%的；15.3批复工程项目超过两年未实施的。第四章 合同履行过程资料管理第十六条 在合同履行中，供需双方往来的所有书面材料，合同发起部门在合同履行完毕后15日内将相关资料交由档案部门管理。合同在当年未履行完毕的，年

7、底交由档案部门管理，办理移交清单。第十七条 合同发起部门移交的所有书面材料清单，均留存扫描件备用。第十八条 与合同相关所有原件借阅时，需经档案管理人员主管领导签字批准（特殊情况签批至总经理），其他事项由档案管理人员负责按档案管理办法规定执行。第五章 合同履行监督考核第十九条 合同履行管理工作由风险控制与审计部每月负责考核，如发现合同实际履行部门对补充协议、往来传真、会议纪录等资料未按本规定的期限办理归档手续的，按照绩效考核办法纳入月度考核。第二十条 如发现合同实际履行部门丢失合同文本及相关文件的，主要责任人扣除当月工资，分管副部长扣除当月工资 1000 元，部长扣除当月工资 1500 元。一年当中，存在丢