2022年商务ktv活动方案

1、第27页共27页2022年商务ktv活动方案一、活动目的：针对目前KTV在春节旺季后的衰退季节_月份，本公司业绩直线下降，为了能够在淡季提高营业额，必须在_月_月期间做出适合消费者的企划活动，来促进引导消费者的再次消费，经过调查分析，在_月_月期间是所有KTV淡季的季节，但是在此期间我们需要考虑的是，淡季不代表没有业绩，我们目前需要做到的是如何在淡季期间通过一些营销策略来将分流到其他KTV的消费者聚拢在一起，由此聚拢而提高业绩，增长营业额，具体此次目的有三点，第一给于消费者更多的附加值，第二推行促销活动促进消费者再次消费，第三与其他KTV进行竞争，让消费者明显感觉到本ktv与其他KTV的不同，

2、尽显本店的性价比。二、活动对象：从目前来看，本KTV主要的上客营业时间段分为下午场和晚场两个主要时段，很明显针对下午场的客人在寒假期间以学生为多数，但寒假过后明显直线衰退，但下午场还是以学生群体为主，晚场相对来说以工薪阶级、青年为主，年龄一般在_岁之间，因此这是我们本次活动的最主要的两个消费群体，这些群体也就是我们最主要的促销目标，所以我们要针对此类消费群体开展营销策略三、思路分析：1、营销整体分析消费群体形态分析及问题所在1.没有来过的消费者如何宣传，如何引导?2、K歌会选择的消费者给消费者留下的是什么，如何保持好的印象?3、来过以后还会选择来的消费者为什么他还会来，怎样才能吸引他再次消费?

3、根据以上三种形态，我们能要在不同时间不同阶段来完成，目前我们需要解决的是2、3问题，保住现在的客户群体是我们首要任务，引诱再次消费是最终任务，至于开发市场可考虑在稳住现有市场的基础上可以进行考虑1、如何让已经选择的消费者能够得以满足，留下良好的印象?消费者得以满足最主要的是体现在我们的性价比上，他们需要的是什么，我们需要的是什么，他们付出了想得到需要的，我们能否满足?我们做到了消费者能否接受?这是我们考虑和研究的主要问题A、客人选择K歌，首先要有好的环境和设备B、我们能否提供周到的服务，能否热情对待每一个客人，服务品质C、能否给客人带来快乐，能否满足客人的要求D、能否与客人产生互动，给客人带来

4、更多的附加值，现场的气氛2、如何让刺激消费者，控制消费者在下次选择K歌再次选择?当消费者尝试过后，会给他们留下什么印象，他们是高兴而归，还是失落而回，在现在竞争激励的情况中，我们除了好的设备和环境及高品质的服务，我们还有什么能激发客人会选择K歌，第一就想到，这些是我们需要研究的问题所在A、我们所有的一切有没有发挥到最高的水准，设备、环境、服务、产品?B、我们所提供的一切，客人是什么样的感觉，客人会怎么评价他的这次消费?C、我们给予客人的是什么，有没有得到意外的附加值，如何引诱下次消费?D、下次消费他还会来吗，有什么值得他来的地方，下次来能享受到什么?2、活动方案分析针对以上问题的分析，我们要进

5、行匹配分析，制定出适合客人的企划活动来刺激每一种心里因素，以便确保每一步在我们的掌握之中1、针对本次消费的客人针对本次消费的客人，首先我们要确保我们能够发挥出现有最高品质的硬件及软件音响设备、环境、服务、产品是首要环节，也是最直观的，只有满足了这一切的情况我们才能做到最基本的稳住现有的客人，但是在这的基础上我们要能够让客人感觉到更多的附加值及与客人进行互动，这样才能给客人留下更好的印象，真正感受“性价比”A、现场派发赠送爆米花，爆米花无限量供应(附加值)B、凡是消费的客人均可参加抽奖(意外附加值)2、引诱再次消费的客人引诱再次消费，首先要确保消费者已经认可快乐的情况下，否则不可能会再次消费，因

6、此与上个环节有很重要的关联性，在满足客人本次消费的情况下我们要让客人再次消费会选择，必须主动出击进行刺激消费者心理，给客人一种我们这里有他需要或者属于他的东西的感觉A、让客人拥有一些可下次使用的优惠券及赠品(不用白不用)B、连续消费可获得我们提供的积点礼品(礼品诱惑)C、消费满多少金额送小吃礼品或者酒水券(促进消费)四、活动主题：快乐K歌、意外不断惊喜不断1、香喷喷爆米花，即日起无限量供应2、开包厢即可参加抽奖，中奖率_%3、超市购物满_元起就送4、夜场啤酒派对，卖多少送多少唱歌免费、赠送酒水、饮料小吃、包厢打折、好礼不断，一切都在你手中四、活动方式：具体活动方式如下：1、爆米花无限量供应凡开

7、包厢均可无限量获得爆米花，客人开包厢后，有服务员直接进行派送至包厢，并告诉客人，本公司目前搞活动，爆米花无限量供应，如果您吃完了还需要，我们可以继续为您供应!(具体预算附表1)2、抽奖活动客人在开包厢后，均有一次抽奖机会，客人开房后，由总台人员提示客人进行抽奖，并告知客人目前本公司有抽奖活动，您可以试下手气，中奖率_%，客人中奖后可到兑奖处进行兑奖(具体预算附表2)3、超市购物满_元就送为了促进超市消费，我们可选择性的分时段赠送，推行超市套餐、例如超市消费满_元赠送啤酒_瓶，消费满_元赠送红酒一瓶，消费满_元赠送珍藏红酒套餐_份，由于成本估算，该活动还需进一步测算4、夜场啤酒，买多少送多少为了

8、提升夜场的上客率，可以给消费者营造出夜场消费去最划算的概念，凌晨_点以后夜场啤酒销售我们降低利润，以走量为主，在原价_元的基础上进行推行买多少送多少，来刺激消费者购买欲望，有超市人员根据销售小票进行派送(具体预算附表4)五、活动时间1、香喷喷爆米花，即日起无限量供应成任何时间，只要开包厢的客人即可享受无限量供应，不限人数不限量2、开包厢即可参加抽奖，中奖率_%晚场_点至凌晨_点期间，开包厢就有资格参与抽奖3、超市购物满_元就送任何时段只要超市购物满_元起就可得到不同的赠送4.夜场啤酒派对，卖多少送多少凌晨_点以后开始，以电脑小票时间为准六、广告宣传配合方式1、店堂海报宣传店堂明显处进行X展架及

9、海报张贴，内容以突显噱头为主，刺激客人进一步了解2、包厢宣传单宣传印制宣传单，在所有进包厢的客人都能轻易了解到具体活动的内容3、电视字幕宣传滚动播出活动主题，进行提醒消费者活动进行中4、转角广告宣传主要制造噱头，可适当夸大，利用图案及文字结合，宣传活动性价比5、服务员推广宣传所有人员需掌握所有活动内容及流程，能够耐心详细的为客人进行解答七、前期准备1、人员安排所有活动各个环节都要有专人进行负责和进行监督，以便于及时的调整不足之处2、物质准备所有活动所需物质都要提前备货，以便活动所需物品能够正常保障的派发3、现场布置现场布置必须做到一定的氛围，所有明显处都必须突出活动的主题4、实验方案起初可进行

10、测试实验，了解活动的推展及客人的反应度，以便及时的不足及调整八、中期操作及观察1、活动的流畅度活动的推行联动性很重要，每个还击都必须按照计划及要求到位，做到整个活动的流程度，各环节能够衔接，保障所有问题能够得以解决2、客人的反应及感受在活动推行期间，尤其是起初，要多进行搜集了解客人的反应度，以便能够找出问题原因，来满足客人的一些需求及留下良好的印象3、现场操作的漏洞现场所有管理人员都必须了解整个活动的操作流程，一旦发现活动种存在的弊端和漏洞需及时调整，以便做到合理的控制成本及各个环节九、后期操作及跟进1、进行分析统计活动开始后，每天要进行报表等级，反应该活动的所有情况，派发，赠送，包厢数，反应

11、意见等所需资料，具体报表见附件2、数据反应活动的成败根据报表进行分析活动的成败，以便能够及时的调整或更好的改进3、是否继续延续及改进根据此次活动进行分析，考虑在下阶段是否继续推行是否适应或更改策略十、效果预估及评测1、活动整体流畅度2、活动物资供应量3、活动效果回馈时间4、所有活动评估进行筛选，总体总结。2022年商务ktv活动方案（二）节日背景：端午节是中国四大节日之一，仅次与春节、元宵节，是我国富有名俗的传统文化的节日。端午节中的端是“开端”“初”的意思，“五”通“午”“五”又为阳数，故端午又称为端阳节，诗人节。地区节日文化：安徽省主要是以纪念爱国诗人屈原，以及伍子胥。屈原事迹在合肥影响比

12、较大。所以在现代生活中，端午节更象征着吃粽子，喝黄酒，插蒲子叶，主要是用来满足人们“驱邪、避毒、避邪的心理。更重要的是为了庆祝节日的欢乐气氛。因此根据这一节日特点，制定促销方案来提高企业知名度，促进销售。推广目的：娱乐性行业在此节日要贴近消费者，走进消费者，要喧造出民族浓厚的气氛，时时刻刻让消费者感觉的到美高美神话KTV走民-意，向民-意。所以此次节日要刮起中国民族风。推广的重点：在装饰上，在神话的情谊上。活动时间：_日活动地点：美高美神话KTV3/_楼一、促销主题：“端午情，神话情系千万家”促销方式：晚场在消费者等台的时候，在三楼，四楼的茶几上摆放精致的小粽子，并且考虑到棕叶、设置擦手纸、湿

13、毛巾，给消费者贴心的服务。(注：前厅的服务人员要时刻要向消费者灌输：晚上好，端午节神话免费给您提供了口感非常好的粽子。等之类的话。表情面带笑容，发自内心在这一中国的传统的节日里去拉感情)、理念：我们做的就是给别人看的!给旁观者看的!宣传方式：1.在三楼总台用横幅悬挂：“端午情，神话情系千万家”2.在茶几，沙发顶部制作横幅“神话免费送粽子吃啦!”标题简单活泼。二、促销主题：“节日有情，神话香囊情上情”主题背景：香囊在现代社会中不仅仅是用来习俗中的避“邪”去“毒”，香囊这一传统习俗已经演变成富有时尚气息的全新风尚。香囊是非常具有东方韵味的礼品。神话推出这一活动代表三个层面：第一个层面是送小孩：节日

14、当天如果有消费者带小孩，前厅部要主动，面带微笑送给小孩，并且告诉消费者香囊送给小孩子代表吉祥如意。这样一来消费者是非常开心的。第二个层面是送年轻人：节日当天送给年轻人可以告诉消费者香囊送给朋友是代表缓解压力，是非常具有情谊，东方韵味的上好礼品。第三个层面是送长辈：节日当天如果有年纪大点的消费者，我们就把香囊送给他并且告诉他香囊送给老人是具有提神醒脑的作用。活动方式：消费者每开包厢就可以送一个精致的香囊。(限所有包厢)特殊包厢可以送一对(例如豪华包)香囊要具有一定的档次和装饰。宣传方式：1.在四楼总台用横幅进行宣传“节日有情，神话香囊情上情”2.在电梯旁的房子进行宣传：宣传的内容用以古诗的方式进

15、行宣传古诗词：蹙金妃子小花囊，销耗胸前结旧香。谁为君王重解得，一生遗恨系心肠。3.制作水牌：内容：“喜迎端午，神话香囊喜迎门”理念：刮起民族中国风!三楼装饰：为了达到节日的气氛，需在三楼装饰些具有中国韵味的元素。以次来衬托节日的喜庆气氛。1.三楼顶部用精致红色灯笼进行悬挂，为了避免单调，搭配中国结。一眼望去是非常具有东方特色。为了达到生动效果。灯笼里挂上蜡烛。晚场的时候把三楼大厅灯关掉，能营造出浪漫感觉。2.入口处设置端午节吊牌。不锈钢上挂上大红灯笼。并且挂上端午对联!3.总台制作龙船，用写真作为龙的框架，写真上面画人龙鳞。关键是做龙头去市场转下购买龙头。这样一来整体效果就出来了。超市也可以作

16、出龙体。顶部挂端午吊牌。收银部：做好活动时间礼品的发放，由林部长负责。前厅部：做好销售，一定要做好软文的沟通。由李剑负责(如果前厅部不能够把企业的意识，企业的对节日的文化理念告诉消费者，那么活动的意义会荡然无存。消费者就不会感觉神话的与众不同/。就拉近不了距离。楼面部：安排好等台客人送粽子，和优质服务(湿毛巾的准备，擦纸盒的准备)韩开发负责保安部：负责三楼灯笼的安全工作由李君负责超市促销人员：加强酒水的销售。两位副理负责节日当天的整体运营!监督提醒!并对活动所需物品进行采购。活动预算所需物品：精致香囊_个_元左右灯笼：_个_元左右蜡烛_个_元左右精致粽子：_袋_元左右共计：_元。2022年商务

17、ktv活动方案（三）前言：七夕节，源自于一个美丽的爱情传说，这是中国传统节日中最浪漫色彩的一个节日。古往今来，有多少人带着对美好爱情的渴望，憧憬自己的未来。单身贵族也希望能在这个日子找到心目中的他、她七夕是个浪漫，梦幻的节日，随着七夕慢慢靠近我们，和最爱的她，在_度过如此美妙和欢乐的幸福时光，今夜一定会更加绚烂美丽!一、活动主题：_七夕全新时尚主题派对二、活动时间：_.8.168.18三、活动目的：1、通过本次活动，提高_KTV在张掖娱乐市场的品牌号召力2、提高_%_%的日均营业额(活动结束后，由财务向总经理以及营运总监汇报活动结果)四、活动计划：1、女士进店有礼2、特价酒水套餐3、绝对牛啤酒

18、买3赠1，买5送2，买一箱送_瓶4、互动游戏，射中爱情幸运星五、活动方法：1、整合各部门客户资源，统一以短信形式向客人发布活动内容信息。2、通过包房电脑向近期来店内消费的客人告知活动内容3、精心布置活动场地，营造节日气氛4、当日进店女宾赠送玫瑰花(或巧克力)七：相关广告语：七夕情人节浪漫主题夜，_盛装恭候您，女士进店有礼品/买套餐玩游戏/有机会获得当晚免单大礼/特价酒水买一箱送_瓶/，_KTV，带给您最温馨浪漫的七夕夜总“惠”，您还在等什么呢?八、活动内容1、女宾进店有礼：活动期间为所有当日光临的女性消费者派送节日小礼物，礼物的选择范围为包装精美的小礼品，如：鲜花、巧克力等小礼物，让顾客感受到

19、切实的乐趣。2、情人节特价酒水套餐+消费有礼;根据消费额度设置3_种情人节特价酒水套餐，并根据消费额度进行消费有礼活动：a、设置三个奖项根据不同的消费额度进行配比，一等奖：消费_元以上送红酒一支二等奖：消费_元以上送_元代金券三等级：消费_元以上送_元_代金券3、会员有礼加入会员优惠政策，同步进行会员卡整合推广;【例如：会员消费满_元送_元代金券并赠送爆米花一份;晚上21：00以前啤酒买1箱赠_瓶;满_元送50代金券并赠送红酒一支等】(具体优惠措施有待与根据营销部进一步沟通意见后确认落实)备注：所赠代金券不可当日使用(仅限二次消费时使用，同时须限制在周五、周六不可用。以提高非节假日时段的人气。

20、5、酒水买赠绝对牛啤酒买3赠1，买5送2，买一箱送_瓶6、有奖互动游戏：活动期间，店内可进行“赢TA所爱”有奖活动。即当晚男士可参与为自己心爱的女士赢取礼品的飞镖挑战赛。活动当晚每消费满_元即可参与抽奖活动一次，在休闲区悬挂飞镖靶盘一个，参与活动的每位客人将飞镖射向靶盘，根据靶盘上的分值进行积分兑换相应礼品。礼品可为、公仔或本店代金券等;a、活动规则：参照标准的9镖高分赛制进行。即每位客人可获得_支飞镖。分掷3局，每局3镖，根据三局的总分数来确定最终奖品。b、计分方式：镖靶被等分为_个分区，分值分别为_分，镖靶最内圈红色中心区(靶心)是_分，靶心外圈绿色环区的分值是_分。镖靶上还有两圈窄环，外

21、圈窄环为相应分区的双倍区，内圈窄环为相应分区的三倍区。所以说镖盘上最高的得分区并不是靶心_分区，而是_分区的三倍区，投中该区每镖可得_分。c、奖项设置(暂定)：100_分钥匙扣、手机挂件任选一个。2022年商务ktv活动方案（四）范本一、活动简介作为_电子商务行业一年一度的盛会，此次大会将延续往届大会的盛况和成果，盘点过去、梳理现在、共话未来。_电子商务行业的优秀企业和贡献突出个人将在大会中得到表彰和嘉奖，同时，_电子商务服务产业联盟和_电子商务协会数字服务中心将在大会上成立，为_乃至全球电子商务企业的同步发展搭建良好的支持平台。二、活动宗旨建立_电子商务产业发展前瞻性研讨平台，加强电子_部门

22、、学术界、企业界之间的交流，讨论当年电子商务新问题和热点问题，推动_电子商务行业的健康持续快速和谐发展。三、时间与地点时间：_年_月_日地点：_四、会议_主办单位：_电子商务协会承办单位：盘石信息技术有限公司支持单位：_工业经济联合会_国际公共关系协会_市长协会_部委信息中心主任联席会_区建设促进会指导单位：_国家发展和改革委员会_工业和信息化部_教育部_科技部_部_海关总署五、论坛日程安排如何策划一场成功的商务会议【实用贴】一个重要的商务会议的成功与否，关键在于策划者的策划思路与方法是否正确，各方面细节考虑得是否周详，会议行程安排是否合理，譬如会议主题的构思、会议费用预算、会议场地的布置、会

23、议设备的_、参会者的住宿和餐饮安排、会议业余时间的安排等等。面对会议策划时遇到的诸多问题，作为会议策划者的您是否已经找到合适的策划思路和方法呢。到底怎么做才使这次会议达到上级的要求，实现会议的主题思想，闪出商务会议的亮点。凡事预则立，不预则废。会议策划即是对举办此次会议的一切工作的准备。一个好的会议策划方案，应该从做好这个会议预算计划开始。一、会议预算商务会议的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：1、会议室/厅费用具体可细分为：(1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并

24、不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果

25、有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。2、交通费用交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至_的交通、_到餐饮地点的交通、_到

26、商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港_通费用。3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以

27、很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。(1)、早餐早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到_%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用)(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。(3)、酒水及服务费通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会

28、议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收_%左右的服务费。(4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。5、视听设备除非在室外进行，否则

29、视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算设备的运输、_调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理6、杂费杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。二、参会者的安排邀请不管什么样的会议，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀

30、请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等_个程序。信息发布从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、_文件、会议通知)、_、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会议的期望。回执对于主办者来说，回执是对商务会议企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息明确的人数、职务、性别、_、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交

31、纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式传真、信函、_、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会议课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会议的有序安排会起到很大帮助。确认通知如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会议的确切地点、时间、议程、签到程序及会议注意事项等。如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是_登记。但如果是大型商务会议，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与

32、住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议须知、会议详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于_人工作时间应该根据会议参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。餐饮安排一般而言，会议通常统一安排餐饮。餐

33、饮安排通常有两种形式自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及_系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取哪桌够人数哪桌开席的做法，以保证就餐者的权益。三、确定时间、流程与目

34、标管理，并做好反馈、调整。时间的控制，一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理，同时要留有余地，一般来说，前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。四、活动策划、确定活动主题。活动策划主要包括如下内容：1、会

35、议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管商务会议属于正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。2、确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个会议的规格与规模，进而影响会议的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的关键点，宜重点来抓。五、拟定活动策划案和具体操作方案。活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，

36、会议核心成员才提供。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公_司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。六、现场控制现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次，要在事前准备好备选方案;再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对a媒体公开某些情况而对b

37、媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的重心上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束，则应该有酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。七、其他秘书服务所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘

38、、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。车辆调度重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身