外购件采购流程

1、3/3外购件采购流程目的为了确保外购整机和配套采购信息准确，明确采购过程职责权限，规范采购操作步骤，符合信息系统要求，更好满足生产、物流、销售需求，特制订本程序。2 范围本程序适用于外购整机和配套物料整个采购过程。定义本程序采用了GB/T19000-2000 idt ISO 9000：2008质量管理体系 基础和术语标准中的定义及下述定义。7.4.1采购过程指的是采购部门应确保产品符合规定的采购要求。职责采购员执行请购单，签订执行合同，按时保质保量完成采购任务。质量中心负责开展进料质量检验和控制，并跟踪不合格处理单执行进度；仓储部按照外购物料入库操作程序，进行清点验证型号和数量，进行库存日常保

2、养和数据管理； 生产中心执行生产反馈的不合格处理通知； 品质部协助提供技术支持和图纸审核；必要时开展技术工艺指导；物流部负责催货落实，通知物资回厂，货物装卸，执行物流返修的不合格处理； 物流中心计划组负责执行配套物料回厂计划，并通知物料回厂； 销售中心备货组负责审核客户需求，制作备提货单，程序内容请购需求确定阶段销售中心参照可售产品一览表和公司机型备货周期表，对于短于常规备货周期的货物在下单当日向生产管理中心提出短于周期备货申请书；采购员负责审核短于周期备货申请书，经物流中心落实库存调配结果后反馈至生管中心，无库存的情况下，采购员负责确定最短供货周期）等情况后，2个小时内反馈至生管中心；对于可

3、售产品一览表之外的机型和配件，业务人员经销管部门审核后下单当日向生产管理中心提出非标产品销售申请书；整机和配套采购员负责审核非标产品销售申请书，经与战略采购协商供应商开发情况后，收到战略采购回复后2个小时内反馈至生管中心；待型号和周期确认无误后，销售中心备货制单员，编制备货单和直开提货单；并负责录入外购类物资的请购单；生管中心负责下单当日分解并下发备货单，包含主机备货单和配件备货单，直开提货单不经分级直接下发生产、采购、物流等部门；物流中心配套计划员收到备货单后，根据二十日发货计划和特殊需求，进行采购计划分析，每周定期下发配套物料采购计划，并填写配套物资请购单；请购单审批阶段采购员收到采购任务

4、后，根据采购中心提供的现有供应商厂家开始选择现有供应商，若相应原料无常规供应商，采购员需在一个工作日向采购部门提交供应商开发申请书，采购中心在3个工作日内向执行采购反馈结果，详见供应商开发流程采购员收到请购单，根据货物采购周期，按照公司已有的采购合同模板合理选择时机并在一个工作日内与供应商签订整机采购合同；采购员收到配套物料请购单后，复核型号数量无误后一个工作日内与供应商签订配套采购合同；采购合同执行阶段采购员签订合同后，有计划的追踪了解供应商生产制作进度，督促落实供应商按时保质完成送货，必要时需驻厂查看督促；重要物资填写采购合同执行进度追踪表物流部备货内勤结合仓库库存和发货需求，经合理安排调

5、配，收到发货计划4个小时内向整机和配套采购员填写催货通知书；采购员经落实供应商预计到厂日期后，一个工作日签字回执催货通知书；必要时了解查看现有库存和在途计划，并作出调配调整建议；物流收到催货通知书汇总自制货物进度，反馈给跟单部并追踪客户预计发货周期，并协助完成国贸海运订舱工作；采购员收到物流部订舱协助通知后，四个工作内要求供应商提供货物的发货包装尺寸、重量等预发货清单，转交给物流中心物流部备货内勤；合同执行期间，采购员对于供应商遇到的技术问题和需求核实的疑问，需在一个工作日通知技术人员和备货咨询人联系解决，送货前两周未得到反馈向部门经理汇报预警；发货准备阶段海运组完成订舱后，向物流传递装箱时间

6、确认单，物流部备货内勤填写到货通知书通知给采购员进行发货准备；对于配套物料，物流中心计划组结合发货需求和库存，在不影响发货的前提下，合理安排向配套采购员下发物料回厂通知书；采购员收到到货通知，一个工作日内反馈供应商送货到厂时间；若出现到厂时间不满足装箱时间要求，反馈给物流内勤，进而通知海运组修改船期；送货时间满足后，采购员填写预付款单，经部门经理审批后通知财务支付预付款，同时到货前三天反馈物流内勤运输时间和到厂日期，并通知仓库准备收货卸货；送货结算阶段供应商到厂，仓库核实到货通知后，通知物流部装卸班组卸货，原则上上班时间到货当天完成卸货，当天下班时间到货在隔日下班前完成卸货，并通知联系质检按照验收，具体参照进货质量控制流程；仓管员进行数量和型号清单复核，进料质检员进行质控检验，对于进料质检员开具的不合格处理单，采购员全力配合要求供应商执行，必要时协助厂区整改反馈；以实现满足发货要求；质量合格后，仓管元核实无误后签字回执送货单；并进行材料会计，收到供应商的发票后完成复核，详见物流中心仓管员入库操作程序采购员根据仓库核算的发票，填写应付款单，经部门经理审批提交财务付款；采购员经与供应商核算收款后，采购程序结束，进入售后处理程序。原则上不允许供应商厂家直接发货，特殊情况必须经物流中心通知采购中心要求供应商执行。对于免费提供的物资，由请购员填写请购