工程建设文件、档案管理制度

1、工程建设文件、档案管理制度1 目的工程档案是工程交工验收的条件之一。为了规范、准确、完整地归档工程建设过程中的工程文件，特制定本制度。工程文件不准确、不完整、不符合归档要求的，工程不能交工验收。2 关于工程文件的产生和发出2.1 施工期间参建各方需要发出工程文件时，必须遵守本程序文件（即xx集团xx有限责任公司工程建设管理制度）规定的程序；使用程序文件规定的表格；必须经过本单位内部的审批、签认、盖章；（纸张厚度应符合档案管理的要求）文件的内容一律采用宋体小四号字,报表编号统一用宋体五号字，用激光打印机打印，打印时要注意摆正版心。各单位发出的文件应妥善保管底稿。2.2 各参建单位都应建立自己的工

2、程文件编号系统，发出的正式工程文件必须有编号，没有发文单位编号的文件，接收单位可以按非正式文件对待。2.3工程技术文件的编号：为了规范管理工程技术文件的传递及分发，各单位在工程建设中产生的各类技术文件，均应采用统一的文件编号。2.3.1土建（建筑）施工工程的单位工程标识按xx建设施工质量验收及评定规程 第1部分：土建工程DL/T5210.1-2012的单位工程编号，相应施工文件的单位工程标识与其单位工程编号一致。例：在其文件流水号前加T为土建（建筑）工程标识T001。2.3.2锅炉安装工程的单位工程标识以xx建设施工质量检验及评定标准（锅炉篇）（2009年版）中的单位工程编号为基础，例：在其文

3、件流水号前加G为锅炉工程标识G001。2.3.3汽机安装工程的单位工程标识以xx建设施工质量检验及评定标准（汽轮机篇）（2009年版）中的单位工程编号为基础，例：在其文件流水号前加Q为汽机工程标识Q001。2.3.4电气安装工程的单位工程标识以电气装置安装工程质量检验及评定规程DL/T5161.1-2002中的单位工程编号为基础，例：在其文件流水号前加D为电气工程标识D001。2.3.5热工仪表及控制装置安装工程的单位工程标识以xx建设施工质量检验及评定标准（热工仪表及控制装置篇）（2009年版）中的单位工程编号为基础，例：在其文件流水号前加K为热控工程标识K001。2.3.6调整试运工程的单

4、位工程标识以火电工程调整试运质量检验及评定标准（2009年版）中的阶段编号、专业编号为基础，例：在其流水号前加A为调整试运工程标识A001。2.3.7对于不针对某一单位工程的综合类文件，在其流水号前加ZH。2.4工程文件的内容应当简捷明了，有追溯性内容时应交待明白追溯关系（如主要工程材料报审表中应写明报审材料的品名、规格型号、数量、单位；还应说明材料使用的具体部位，以及该材料质保证明的原件保存处等）。工程文件有附件时，主文件中应注明附件的份数和每份的页数。2.5 质量验评纪录的填写不得以“”、“”代替“不合格”或“合格”；应该填写数字的地方必须如实填写数字，不得以“符合规范标准”、“符合设计要

5、求”之类的文字替代；试验报告应填写报告书编号。记录表格要填写齐全，确实不需要填写的项目应加盖“以下空白”红色条形印章加以注明，印章的外形尺寸为：9mm4.5mm ；字体为9号宋体；行距为11磅。个别数据要修改的，不能用涂改液修改，应用修改章签名认可。2.6 记录表格上各级验收的签名处不能盖“此栏空白”印章。2.7 逐步推行电子文件和纸介质文件双轨运行的方式，各岗位签署在纸介质文件上进行。产生工程文件的一方以及交流过程中签署意见的各方，必须保证电子文件与纸介质文件内容的一致性，谁录入谁负责。3 工程文件的接收和处理3.1 各参建单位都应指定一名负责工程文件收发的固定人员，一个单位的工程文件只能有

6、一个出入口。3.2 文件传递应遵守规定程序，工程技术文件接收部门应在文件传递签收记录中记录文件编号，文件名称及接收日期和时间。四级验收签证、工程联系单、设计修改通知单、设计变更核定单等工程技术文件的份数，应保证四份原件，禁止使用复印件；工程技术文件审查、签批完毕后，由档案管理人员统一分发。3.3 接收工程文件的单位，必须抓紧时间进行文件处理，工程技术文件传递周期一般应在文件送达第一接收点起算24小时内完成。要保证工程文件的时效性。如果因工程文件延误造成损失，将追究造成延误的责任单位或责任人的责任。3.4 在处理收到的工程文件时，必须使用黑色碳素墨水的书写工具签署意见，意见不仅要简单明了，而且要

7、有实质性内容，不许使用没有实质内容的套话、空话。3.5 在处理工程文件时不许涂改和涂抹，不得使用小刀刮改。3.6 文件处理人的签名要工整好认，处理完以后要加盖公章，公章要清晰完整。3.7 工程文件的接收方如果需要文件的电子版，发文单位应当无条件予以提供。3.8工程技术文件提出方，在文件送递前应上网(总承包商信息管理平台)，文件传递过程中各部门的签署意见应按各负其责，同步上网原则实施。4 工程文件的存储4.1 参建各单位都应当指定专人负责工程文件的保管，不要让工程文件滞留在个人手中。4.2 工程文件应当按科学的分类方法有序存放，要做到既可满足工程项目实施过程中查阅、求证的需要，又方便项目竣工后工

8、程文件的归档和移交。4.3 工程文件的电子版应当在指定的计算机中建立与纸介质文件分类方法相对应的子目录系统分类存放，要定期备份。4.4 要采取有效的措施确保纸介质工程文件的安全保管，避免水、火、霉、蚀。5 工程文件的归档5.1 总承包商、施工分包单位和监理单位，必须按照本制度及火电建设项目文件归档范围的规定，做好完工之后应归档移交的工程文件和资料的积累、整理和保管工作。5.2 主要工程材料的跟踪台账是必须归档移交的施工文件，各施工分包单位必须采用给定的格式认真记录。5.3 本工程施工及调试完成后,总承包商、施工分包单位和监理单位应根据专业，按单位工程对监理资料、施工文件进行组卷。由建设单位档案室按国家能源局DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范给出组卷后的编号，各参建单位参照执行。5.