文件和记录管理制度

1、文件和记录管理制度第一条目的为进一步加强公司的安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据档案法的有关规定和安全生产许可证条例规定，结合本公司具体情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有安全文件、记录的管理。第三条职责1、工程技术部负责参考资料和文献的收集、保存。2、安全质量部负责上级安全部门下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等。3、所属各项目负责各自安全资料的建档、保存。第四条管理内容1、安全生产管理工作必须建立安全档案，由安全质量部统一管理，按照公司、所属项目部分级保管。2、公司根据需要，重要文件以文件形成由公司负责人签发

2、并加盖公章，安全质量部将原件存入档案。3、以下安全生产管理所形成有关记录，按规定保存归档。3.1有关职业安全健康上报材料、文件、表格、公司各种安全证件应复印保存；3.2安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料；3.3责任书、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下级签订的安全生产责任书；3.4制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件；3.5花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件；3.6危险化学品管理台帐资料；3.7安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）；3.8安全事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。第五条

3、档案管理要求1、对档案分类、管理由安全质量部负责，档案管理应本着整齐、规范、便于查阅的方针。2、存于档案的所有文件、图件应编写目录或清单，以便于查阅。3、建立本单位的安全档案，主要有安全文件、安全记录、安全教育、培训、责任书等，并接档案管理制度定期存档案室。4、公司重要安全档案，日常由安全质量部负责编制、管理，并按档案管理制度定期将重要档案存档。5、档案保存的形式有：文字书面版本、照片录像等。6、档案管理必须有专门的档案柜，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮的安全措施。7、根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原则是：7.1对公司安全生产有长远利

4、用价值的档案应永久保存；7.2对公司安全生产在一定时间内有利用价值的档案分别是长期和短期保存；7.3凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。8、安全档案保存期限由相应规定确定。第六条 记录销毁1、记录销毁必须慎重，销毁前要填写“销毁文件清单”，经公司负责人批准同意后进行。2、记录销毁至少要二人进行，记录销毁采用碎裂填埋或燃烧法，燃烧时应做好防火工作。第七条档案借阅1、安全档案借阅需经公司负责人批准。2、档案材料原则上现场查阅，必须借出时须办理借阅手续。3、外单位调阅档案时，须经公司负责人同意，并办理借阅手续。4、凡属外借档案，借阅人应及时交回，如未按期交回，安管员应进行索要。索要无

5、果或档案损坏应汇报公司负责人，按档案管理制度进行处罚或追究其责任第八条 安全质量部档案管理员职责1、积极学习档案法规，熟悉档案管理业务。2、做好档案资料的前期控制，及时回收各单位的档案，并编制清单，使本职责范围内的档案资料不丢失、漏交。3、保管好档案，使档案资料无霉料、虫蛀现象。4、做好档案的分类管理、借阅管理，不出差错，保持档案室的卫生清洁，无火灾发生。第九条 安全管理相关文件安全生产法律法规、标准规范由公司安全质量部负责统计，由公司各部门收集与本部门业务有关的更新的或新设立的法律法规、标准规范，并及时上报给公司安全质量部汇总，每半年对内发布一次。法律法规收集渠道包括：国家政府网站、法律网站

6、，地方政府网站、法律网站，相关政府机构，相关微信公众号，相关新闻报道，图书馆等。安质部门负责收集识别新的安全生产法律法规、标准规范，并将适用的安全生产和职业卫生法律法规、标准规范的相关要求转化为本单位的规章制度、操作规程。安全规章制度和操作规程编制、使用、评审、修订由安质部相关人员负责。建立安全生产和职业卫生法律法规、标准规范清单和文本数据库更新的规章制度、操作规程要及时传达给相关从业人员，确保相关要求落实到位各职能部门和基层单位应定期、及时识别和获取本部门适用的安全生产法律法规、标准规范与其他要求，并向安质部进行归档。第十条 公司及所属各项目在公司领导组织及指导下，完成安全生产和职业卫生规章制度、操作规程等文件的编制、评审、发布、使用、修订、作废等相关管理工作，以及文件和记录管理的职责、程序、权限和各类安全生产档案的保存工作。公司应根据相关法律法规及文件的评估结果、安全检查情况、自评结果、评审情况、事故情况、绩效评定结果等，及时修订安全生产和职业卫生规章制度、操作规程，确保其有效和适用