行政机关公文文种及其应用(市政府：胡建平)

1、行政机关公文文种及其应用（讲课题纲） 市政府办公室 胡 平9/23/20221一、公文文种的概念公文是一种独立的文体，它是由若干具体的公文组成的，由于具体的公文性质有别、用途不同，故为每个具体的公文规定了专门的名称，一般将这些具体公文的名称称为文种。新办法对公文的主要文种进行了调整，数量虽然还是13个，但少了“指示”，增加了“意见”。在主要文种的适用范围上，有的也出现了一些变化。9/23/20222二、各种名称的作用（一）不同的文种名称，为我们“点”出了不同公文的性质。如“令”，具有指令性质。又如通知、通报，都有一个“通”字，“通”即传达的意思，“知”和“报”包含知道的意思，所以使用通知、通报

2、等作文种名称的公文，基本属于告知性、周知性的公文。再如会议纪要，“纪要”即概记其要点的意思，所以，我们说会议纪要属会议要点文字记录性公文。（二）不同的文种名称，反映了公文的不同行文方向。9/23/20223如决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策产生于各级机关的首脑核心部位，决策之后要由下属部门去执行、办理，所以它们的行文方向就是自上而下。又如“请示”这个文种，“请示”含义是请求给予批示，这个含义本身就十分明确地告诉我们请示的行文方向是自下而上。而“函”本义是书信，它不存在哪一方可用、哪一方不可使用的问题，所以反映到公文的“函”上，便产生了对上、对下询问事宜以及平级、无隶属

3、关系的机关和单位之间均可使用的多种行文方向 9/23/20224（三）不同的文种名称，表达了公文的不同行文目的或要求。如通告、报告、公告，均有一个“告”字，“告”即将事情向人陈述、告知的意思，再如“批复”非常明显地告诉我们，行文的目的在于由上级对下级作出批示和答复。综上所述，文种的名称具有概括标明公文的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作用。正因为如此，所以拟制公文时，一定要注意准确地选用文种，如果文种确定和使用不当，可能会发生越权的错误，或者给收文机关的公文处理工作带来麻烦和不便，所以说正确使用文种是一项很严肃的事情。9/23/20225三、公文文种在使用上应当注意的问题（一）文种名

4、称的确定与使用，应当严格按照新办法的统一规定办，不可乱起名称。比如放着“通告”这个名称不用，偏偏要用“告示”来充当“通告”，“请示”与“报告”、“意见”都有严格的区分，更不得自行用“请示报告”或“意见报告”。（二）对文种的使用，要严格依据制文机关的权限，切不可凭想当然乱用文种。（三）不要忽略“函”，而偏爱“请示”。（四）要全面理解“意见”文种的作用。“意见”可用于向下级指导工作，即对重要问题提出见解和办法,要求下级贯彻办理,也可用于平行关系之间提出意见供对方参考 9/23/20226四、几种主要公文文种的应用（一）请示和报告1.请示和报告的区别请示和报告虽同属一个行文方向上行文，但两者之间却有

5、着严格的区别：（1）对上级要求不同。报告不要求上级批复，请示则要求上级批复。（2）行文的时间不同。报告是事中或事后行文，而请示是事前行文。（3）文种性质不同。报告属陈述性上行文，而请示属请求性上行文。（4）结尾用语不同。报告的结尾一般用“特此报告”，请示则不同，结尾通常使用“妥否，请批示”，对上级要求十分肯定。9/23/202272.报告的写作要领（1）报告的类别：工作报告；一般情况报告；要求上级批转的报告；错误检查报告；例行报告；答复上级机关询问事宜的报告；报送文件的报告，一般公文“文件头”。报告按其表达的形式不同，又可分为专题性报告和综合性报告。（2）报告的写作A、切实把握报告写作的通用规

6、则报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，这就是通常所讲的“三段式”，主要有以下几种形式：情况做法问题（意见）；情况（做法）问题今后意见；9/23/20228情况问题今后意见；情况原因（责任）下步做法；情况原因责任及处理意见；情况问题建议。掌握报告“三段式”基本写法，对提高撰文效率且达到眉目清楚，是十分必要的。“三段式”只是一个基本写法，并非所有报告都必须用“三段式”，有的专题经验报告只有“情况经验”组成的“二段式”。B、注重时效，情况真实。C、语言要简洁，篇幅要短小。3.请示的写作要领请示适用于向上级机关请求指示、批准。9/23/20229（1）请示的类别与结构：请示按其行文的目的、作用不同，

7、基本分为两类：一是直请性的请示；二是批转性的请示。请示的内容结构，一般由三部分组成：开头部分写请示原由，就是请示的理由或背景；主体部分写请求的事项；结尾部分写希望要求。（2）请示的写作：请示非从属报告，也不等于函。请示与报告、函有明显区别，请示是“向上级机关请求指示、批准”，这里的上级机关是指有隶属和指导关系的上级机关，并非指无有隶属关系的某一专门业务的主管9/23/202210 部门，也非指与自己不存在隶属关系组级别与自己高的单位。向有关行政主管部门请求批准，有两种情况要注意：一是平级单位申请批准，应用“函”，而不用“请示”；二是非隶属关系的单位的申请批准，同样应用“函”，而不应用“请示”。

8、要把握请示的内在逻辑。一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。请示的结尾部分，按照惯例。请示要坚持一文一事，主送一个机关。9/23/2022114.批复的写作批复适用于答复下级机关的请示事项。批复是根据下级的请示而制发的，批复和请示构成一个问题的两个侧面，是统一的。写作批复应注意的问题：针对性要强。凡批复都是针对下级机关的请示而发，因此，批复的内容、语言必然与请示的内容紧紧相扣，直接回答下级请示的事项。态度要明确。批复是对下级来文表明态度，可办或不可办，好或不好，应直接予以说明。5.通报的写作通报适用于表彰选进，批评错误，传达重要精神或者情况。9/

9、23/202212（1）通报的作用：沟通信息、互通情况；介绍经验及先进之处；指出或批评当前存在的某些带有倾向性的问题；汲取别人别事的教训。（2）通报的种类：按内容的不同，可分为表扬性通报、批评性通报、情况性通报、指导性通报；按表述方式不同，可分为直述性通报与转述性通报。（3）写作要领：要以典型事实为依据；要强调分寸。6、意见的写作意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（1）意见的特性与类别：一般情况下，意见只有建议9/23/202213性质，这样的意见一般指来自于下级的，一经上级机关批转或批准，即从建议性转化为指导性和约束性；另一种出自上级机关的意见，虽然文种叫意见，这里的本质含义已不再是参

10、谋建议的性质，而具有了指示性要求。（2）意见的写作要领：从文种的地位变化看意见；它的行文方向是多角度的；政策性要强，要掌握材料。7.函的写作函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定权力。9/23/202214（1）函的特征：函是一种公文，切不可理解为便函；函又是平行文，是法定公文中明文规定的平行文；函的类型：申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函；从行文方向看：函有来函、复函。（2）函的写作要领叙事清楚，说理有节；短小精悍，注意技法；重视“函”的作用。9/23/202215行政机关公文格式公文格

11、式体现公文的标准化、规范化，制发公文应严格按照国家行政机关公文格式要求，从严把关，使制发的每一份公文从体例格式都符合国家标准规范。一、公文用纸和排版规格1、公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸：210mm297mm 公文用纸天头(上白边)为：37mm1mm 公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm2、排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。9/23/202216二、公文格式各要素标识规则公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分。（一）眉首1公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标注，用阿拉伯数码

12、顶格标识在版心左上角第1行。2秘密等级和保密期限 公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。9/23/2022173紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4发文机关由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对

13、于上报的公文应为80mm。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字体一般应小于22mm15mm（高宽）。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧 ，上下居中9/23/202218排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位。上行文发文字号移至左侧。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。6签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字

14、；签发人用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。多个签发人要上下依次排列。9/23/202219（二）公文主体部分：1标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后标全角冒号。3公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。4附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标9/23/202220识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。5成文日期 用汉字书写标全，

15、以领导人签发日期为准；成文日期要右空4字。6公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章或签发人姓名。有两种情况：一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，二是联合行文的机关如何标识。（1）单一发文印章 落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色，骑年盖月。9/23/202221 （2）联合行文印章成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。3个以上机关应排列发文机关名称。（3）特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。7附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。(三)版记部分9/23/2022221主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。2抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开；回行时与冒号后的抄送机关对齐