（中职）数据库应用基础-Access2教学课件

1、YCF正版可修改PPT（中职）数据库应用基础Access2教学课件第2章 Access 2003数据库管理系统的基本知识2. 1 Access 2003入门2. 2 Access数据库的基本概念2. 3 Access的启动与退出2. 4 数据类型2. 5 Access的工作方式下一页返回第2章 Access 2003数据库管理系统的基本知识Access是一种关系型的桌面数据库管理系统，是Microsoft Office套件产品之一。从20世纪90年代初期Access 1. 0的诞生到Access 2003都得到了广泛使用，更在1996年被评为全美最流行的黄金软件。Access历经多次升级改版，

2、其功能越来越强大，但操作反而更加简单。尤其是Access与Office的高度集成，熟悉且风格统一的操作界面使得许多初学者很容易掌握。上一页返回2. 1 Access 2003入门2.1.1数据库技术的发展厉程数据库技术的发展，已经成为先进信息技术的重要组成部分，是现代计算机信息系统和计算机应用系统的基础和核心。数据库技术最初产生于20世纪60年代中期，根据数据模型的发展，可以划分为三个阶段:第一代的网状、层次数据库系统;第二代的关系数据库系统;第三代的以面向对象模型为主要特征的数据库系统。第一代数据库的代表是1969年IBM公司研制的层次模型的数据库管理系统IMS和70年代美国数据库系统语言协

3、商CODASYL下属数据库任务组DBTG提议的网状模型，这两种数据库奠定了现代数据库发展的基础。下一页返回2. 1 Access 2003入门第二代数据库的主要特征是支持关系数据模型，关系模型具有形式化的理论基础，十分简单、清晰。20世纪80年代关系数据库管理系统得到了迅速的发展，已被广泛地应用到企业管理、信息检索、辅助决策等各个方面，成为实现和优化信息系统的基本技术。第三代数据库产生于20世纪80年代，随着科学技术的不断进步，各个行业领域对数据库技术提出了更多的要求，例如，需求通过数据库服务器来处理声音、图像、视频等复杂数据类型。关系型数据库已经不能完全满足需求，于是产生了第三代数据库。第三

4、代数据库系统支持OO(面向对象)数据模型，提供更加强大的管理功能，支持更加复杂的数据类型，支持SOL语言，支持多种网络标准协议。Access 2003已具备了第三代数据库的一些特点。上一页下一页返回2. 1 Access 2003入门2. 1. 2关系数据库与Access关系型数据库系统(Relation Data Base Management System, RDBMS)是以数据的关系模型为基础，根据自己定义的关系来存储、处理和管理数据库信息的系统。Access 2003数据库是一个典型的关系型数据库。用户在使用Access 2003时，可以为每一种类型的信息创建一个表，将数据分别存放在自

5、己创建的表中，并建立起表与表之间的关系;然后使用查询，从一个或多个表中查找符合条件的数据;使用窗体，编辑表中的数据;使用报表，分析、汇总表中的数据，并可以根据实际的需要将所需的数据打印出来;利用数据访问页，查看、编辑Web页;使用宏，自动完成事先定义好的一系列操作;通过嵌入模块，采用Visual Basic语言编写一段程序代码来实现一些复杂功能，在Access 2003上开发出功能更完善的数据库管理程序。上一页下一页返回2. 1 Access 2003入门自从1992年，Microsoft公司发布Access 1. 0以来，随着Windows的普及，使用Access的人越来越多，它逐渐成为流行

6、的数据库软件之一。 Access是一个面向对象的、采用事件驱动机制的小型关系数据库管理系统。在Access中，用户可以根据实际需要对数据进行分类，然后使用表对象分别存储每一种类型的数据，并建立起不同类型数据之间的关系，供报表使用。此时，每条信息仅在一处存放，减少了冗余数据的产生，节省了宝贵的存储空间，同时也加快了更新数据的速度。在Access数据库中，任何有名字的事物都可以称之为对象。上一页下一页返回2. 1 Access 2003入门Access使用了与Windows一致的风格，采取面向对象的方式，完成数据库的各种功能，极大地简化了用户的开发工作。针对用户在实际应用中的需求，Access数据

7、库提供了表、查询、窗体、报表、页、宏和模块这七个对象，用于收集、存储和操作各种不同的信息。上一页返回2.2 Access数据库的基本概念一个Access数据库文件是表和其他对象(查询、窗体、报表、宏及模块)的集合，下面对数据库文件的集合进行简要的介绍。1.表数据库是表的集合，表是用户定义的用于存储数据的对象，即Access数据库中所有数据都是以表的形式保存。表是数据库管理系统的基础，在一个Access数据库中至少需要一个表存在，否则该数据库是一个空数据库，如图2-1所示是一张“产品”数据表。从图2-1中可以看出，表的结构如同日常工作中的表格一样，也是由行和列组成的一个二维表格。在Access中

8、，表的每一行称为一条记录，表的每一列称为一个字段。下一页返回2.2 Access数据库的基本概念字段记录了一条信息在某方面的状况。其中第一行为字段名，数据表的其他行称为记录，Access数据库中的记录是由一个个字段组成的。当一个表中包含有很多条记录时，可以通过垂直滚动条来查看所有的记录;当一个表中包含有很多字段时，可以通过水平滚动条来查看所有的字段。表的设计是设计数据库时最主要的任务之一，是Access数据库的核心，是所有数据库操作的前提。数据可以存放在一个表中，也可以存放在多个表中。上一页下一页返回2.2 Access数据库的基本概念2.查询Access表中包含大量数据信息，但是，实际应用中

9、，并不是需要所有的数据信息，而是需要符合某些条件的一些数据信息，比如图2-1所示的表中，假如用户需要了解产品中“十种最贵的产品”的单价信息。为了解决这个问题，可以建立一个查询，检索出符合条件的数据信息。如图2 -2所示就是符合上述条件的一个查询表。从图2 -2中可以看出查询是按照某一事先规定的准则在指定的表中搜索符合条件的信息，然后以数据表的形式给出。利用查询对象不仅可以检索一个数据表中的数据，还可以检索多个数据表中的数据，生成查询表，并以数据表格的形式显示出来。上一页下一页返回2.2 Access数据库的基本概念注意:查询表与表对象有着本质的区别，查询表的表格是虚拟的，它是基于数据表的，查询

10、表的内容和形式都随着查询条件和表对象中内容的变化而变化。 Access 2003的查询有三种视图:数据表视图、设计视图和SQL视图。其中，数据表视图用于查询结果的显示，设计视图用于对查询的设计，SQL视图用来编辑查询对象所对应的SQL语句。 3.窗体利用表对象可以看见多条记录。但是，实际应用过程中经常需要查看某一条记录的所有信息。当一条记录包含的信息非常多的时候，利用表对象查看，需要借助于滚动条来实现，很不方便。上一页下一页返回2.2 Access数据库的基本概念这时用户可以通过创建窗体逐条显示表或查询中的记录，以便于详细地查看和编辑，也可以同时显示来自于多个表中的字段、图片和数据内容，如图2

11、 -3所示就是一个“订单”窗体。4.报表报表是为计算、归类、汇总、排序数据而设计的一种数据库对象。在数据库管理系统中，大多数用户的最终目的是想得到有关数据信息的一张或多张报表，并打印出来。以往设计一个数据库系统时，编写打印报表是最麻烦的。而在Access中，可以使用报表对象，轻松地进行打印输出的设计。报表的视图有两种:打印预览和设计视图。打印预览是对实际的打印效果进行预先的查看，设计视图是用来对报表的形式进行设计，同一报表在这两种视图下有不同的显示。上一页下一页返回2.2 Access数据库的基本概念5.页数据访问页是特殊的Web页，设计用于查看和操作来自Internet或Intranet的数

12、据，在Access、的Web页中，相关数据随着数据库中内容的变化而变化，是用户进行网上交流的好帮手，极大提高了Aeeess的网络功能。与其他的数据库对象不同，数据访问页作为独立的扩展名以*. Html或*. html的文件存储在Access数据库和Access数据库项目文件之外，而在数据库窗口中显示的是该文件的快捷方式。6.宏宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能。当用户执行一个宏时，宏的操作依次执行。上一页下一页返回2.2 Access数据库的基本概念在Access中，通过宏可以简化各种操作，可以不编写程序代码却能实现复杂的程序功能，极大地提高工作效率。Access为用户设计

13、了将近50个宏，利用这些宏可以将数据库中的不同对象集合在一起，从而形成一个完善的数据库管理系统。7.模块对于复杂的自动处理操作，有时使用宏很难实现，这时可以使用Visual Basic来编写程序。Visual Basic是嵌入在Access中的一种数据库编程语言，对于所有的数据库操作，都可以通过编写Visual Basic程序来实现复杂的功能。上一页返回2.3 Access的启动与退出 2. 3. 1启动Access启动Access有许多种方法，常用方法有3种:使用“开始”菜单、快捷方式和已有的Access文档。1.使用“开始”菜单启动Access使用“开始”菜单启动Access的操作方法如下

14、。单击“开始”按钮，将鼠标移到“程序”命令上，在出现的下一级菜单中将鼠标移到Microsoft Office上，在出现的下一级菜单上，单击Microsoft Access命令(本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙述:选择“开始” “程序”Microsoft Office Microsoft Access命令)，如图2-4所示。下一页返回2.3 Access的启动与退出经过上述操作，就可以启动Access，刚启动的Access窗口如图2 -5所示。从图2 -5中可以看出，在Access启动的同时并没有一个新的数据库建成，这是因为在Access中建立什么样的数据库要由用户确定。2.建立快捷方

15、式和使用快捷方式启动Access的方法快捷方式是在Windows桌面上建立的一个图标，双击这个图标时就可以启动相应的程序。(1)创建快捷方式图标:创建快捷方式图标有多种方法，在这里介绍其中的一种方法。选择“开始” “程序” Microsoft Offic Microsoft Access命令，按住Ctrl键向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access的快捷方式图标。Access的快捷方式图标如图2 -6所示。上一页下一页返回2.3 Access的启动与退出(2)使用快捷方式启动Access的方法:在Windows桌面上双击快捷方式图标就可以启动Access。3.使用已有的文档启动Access如果

16、进入Access是为了打开一个已有的数据库，那么使用这种方法启动Access是很方便的。使用这种方法启动Access也有多种方式。(1)在“我的电脑”或“Windows。资源管理器”中，双击要打开的数据库可启动Access 。如果Access还没有运行，它将启动Access，同时打开这个数据库;如果Access已经运行，它将打开这个数据库，并激活Access 。上一页下一页返回2.3 Access的启动与退出(2)选择“开始”一“打开Office文档”命令，如图2 -7所示，调出“打开Office文档”对话框，如图2 -8所示。在“查找范围”中选择盘符和文件夹，然后选择要打开的文档，单击“打开

17、”按钮，则在启动Access的同时打开相应的数据库窗口。2.3.2 退出Access在Access中编辑完所需要的内容，或者需要为其他应用程序释放一些内存时，就可以退出应用程序，退出Access的方法有多种，下面介绍其中的几种。1.使用菜单命令退出Access上一页下一页返回2.3 Access的启动与退出(1)选择“文件”-“退出”命令，就可以退出Access 。如果在退出时，正在编辑的数据库对象没有保存，则会弹出一个提示保存对话框，提示是否保存对当前数据库对象的更改，如图2 -9所示。这时可根据需要选择是、否或取消操作。在下面介绍的另外几种退出方法中，只要是有没保存过的修改，都会弹出这个对

18、话框，在后面的介绍中不再赘述。(2)使用系统控制菜单退出Access的方法有以下两种。单击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标，在系统弹出的系统控制菜单中选择“关闭”命令。 双击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标，可以直接退出Access。上一页下一页返回2.3 Access的启动与退出2.其他关闭的方法(1)使用“关闭”按钮退出:单击标题栏右上角的“关闭”按钮，可以退出Access 。(2)使用快捷键退出Access:在键盘上同时按Alt + F4组合即可退出Access 。上一页返回2 .4 数据类型2. 4. 1数据类型数据表中的数据需要多种类型。Access 2003提供了10种字段类型

19、，包括文本、货币、数字(字节、小数、整型、长整型、单精度、双精度、同步复制)、日期/时间、自动编号、是/否、备注、OLE对象、超级链接和查询向导，见表2-1。下一页返回2 .4 数据类型2. 4. 2数据类型说明10种数据类型分述如下。1.文本类型文本类型(Text)是系统默认值，用于文字及不需要计算的数字，如名称、邮政编码等。2.货币类型货币类型(Currency)用于存放14位小数的数据。精确到小数点左边15位和小数点右边4位。固定占8个字节。上一页下一页返回2 .4 数据类型3.数字类型数字类型(Number)用于需要数值计算的数据。可在“字段属性字段大小”栏目中设置分为字节、小数、整型

20、、长整型、单精度型、双精度型和同步ID的7种数字类型。其数值范围及宽度如下。(1)字节(Byte):存放从0255之间的整数，固定占1个字节。(2)小数(Decimal:存储从- 范围之内的数值，28位小数，占12个字节。(3)整型(Integer):存放从一32768 32767之间的整数，固定占2个字节。(4)长整型(Long):系统默认值，存放从一2 147483648 2147483647之间的整数，固定占4个字节。上一页下一页返回2 .4 数据类型(5)单精度型(Single):存放从-3. 402823E38-1. 401298E一45之间的负数，以及从1. 401298E-453

21、. 402823 E38之间的正数，保留7位小数.固宁占4个字节。 (6)双精度(Double):存放从-1.79769313486231E308 -4. 94065645 841247 E一324之间的负数，以及从4. 94065645841247 E一3241.79769313486231E308之间的正数，保留巧位小数，固定占8个字节。(7)同步复制(ReplicationID):系统自动为字段设置值，用于唯一标识一条记录。固定占16个字节。定义了一个字段为数字类型之后，长整型是默认值。上一页下一页返回2 .4 数据类型4.日期/时间型日期/时间型(Date/Time)用于存放从100

22、9999年的日期与时间的值。固定占8个字节。5.自动编号类型自动编号类型(AutoNutnber)由系统为一条新记录指定唯一顺序号。自动编号字段不能更新，固定占4个字节。当字段属性中的字段大小被设为同步复制ID时，占16个字节。有以下两种属性。(1)递增:默认值。每新增一条记录，自动编号字段的数据就增加1。(2)随机:每增加一条记录，指定自动编号字段的数据为一个随机的长整型数据。上一页下一页返回2 .4 数据类型6.是/否类型是/否类型(Yes/No)用于存放是/否、真/假、开/关值，占1个字节。7.备注类型备注类型(Memo)用于长文本。例如备注或说明，最多64 000个字节。 8. OLE

23、对象类型Object Linking and Embedding(对象链接与嵌套)类型用于存放数据表中表格、图形、图像、声音等嵌入或链接对象。最多可以存放1GB。9.超级链接类型超级链接类型(Hyper Link)存放超级链接地址。超级链接地址最多包含三部分，其中每一部分不多于2KB 。上一页下一页返回2 .4 数据类型(1) Displaytext(显示文本):在字段或控件中显示的文本。(2) Address(地址):到文件(UNC)或页面(URL)的路径。(3) Subaddress(子地址):在文件或页面中的地址。 10.查阅向导类型查阅向导类型(Lockup Wizard)是一个特殊字

24、段，可以使用“列表框”或“组合框”从另一个表或数据列表中选择一个数据。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义。它与主键的长度相同，使该字段也是“查询”字段;通常为4个字节。单精度和双精度字段要求浮点运算。货币类型使用较快的定点计算。OLE对象、超级链接和查询向导类型使用较少。备注、超级链接和OLE对象字段不能进行索引。上一页返回2 .5 Access的I作方式从DBASE到Visual FoxPro,PC的DBMS都支持“交互操作”与“程序执行”两类不同的工作方式。Access继承了这一做法，而且后来居上，将DBMS平台扩展为功能完善的PC数据库开发环境。2. 5. 1交互操作方式交互

25、操作方式是一种基于命令和辅助工具的执行方式。这里的命令不仅包括由Access主菜单和工具栏所提供的命令，还包括无处不在的快捷菜单命令，以及由任务窗格提供的各种分类命令。为方便用户执行一些比较复杂的操作，Access还向用户提供了数十种宏指令，能够单个地或成组地完成针对数据库文件或数据库对象的许多特定操作。下一页返回2 .5 Access的I作方式所谓辅助工具，主要包括Aeee、为设计某些数据库对象而专门提供的向导工具(wizard)和设计器工具(designer)。它们或者为表示一组顺序的对话框，或者可提供一组规格化的视图(例如设计视图和数据视图)，借以引导或帮助用户顺利完成相关对象的设计任务。由于这种工作方式不需要编程，用户只要在主窗口界面上同系统进行交互，就能完成数据库的各项任务。加上Access与其他Office软件采用同样的界面风格，许多命令的功能与操作方法也与其他Office软件的相似，所以正在被越来越多的用户所接受，尤其得到已具有使用Office软件的经验、但还不熟悉SQL语言和Visual Basic的初学者的欢迎。上一页下一页返回2 .5 Access的I作方式2.5.2程序执行方式在交互操作方式中