060210CTGPNRV13固定资产零星购置内控手册v69

1、1.3固定资资产零星购置置业务流程一、业务流程程范围1所涉及的业业务范围填报固定资产零零星购置申请请表；下达固固定资产零星星购置计划；选择供应商商；组织采购购；签订合同同并对合同的的执行和存档档进行管理；对购入物资资的数量、质质量和单价金金额进行检验验并对相关资资产项目以及及应付帐款进行记录录；对帐；向供应商商支付货款。2所涉及的部部门范围财务部门、审计计部门、纪检检监察部门、网网络发展部门门（计划建设设、采购）、运运行维护部门门、综合管理理部门、企业业信息化部门门以及有零星星资产购置资资本性支出需需求的部门。3所涉及的计计算机系统和和相关维护部部门计划建设管理系系统、财务管管理系统、办办公自

2、动化系系统、网上报报销系统企业信息化部门门、计划建设设部门、采购部门、综合部二、目标1保证有零星星资产购置资资本性支出项项目所涉及的的相关资产和和应付帐款记录符合合有关会计准准则的要求，做做到及时、真真实、准确和和完整；2资产采购及及项目招标行行为规范，符符合国家法律律法规、相关关国际惯例和和公司管理制制度的要求。三、风险1实际发生的的资本性支出出未能在帐上及时、真真实、准确、完完整地反映；2固定资产的的购置成本计计算和时间记记录不准确，导导致资产负债债表中的固定定资产、累计计折旧和利润润表中的折旧旧费用不准确确；3其他不符合合有关会计准准则的会计处处理；未遵守合同条条款要求；未未遵循有关法法

3、律、法规，导导致合同索赔赔、项目停滞滞或政府处罚罚。四、相关会计计科目银行存款、固固定资产、其其他应付款和和应付帐款五、流程概述述1固定资产零零星购置预算算的编制与审审批各级公司于每年年规定的编制制预算的时间间，按照资本本性支出预算算牵头部门的的要求，各固固定资产零星星购置申请部部门根据本部部门的预计需需求、部门发发展情况，编编制相应的固固定资产零星星购置申请。各各固定资产零零星购置申请请部门的负责责人依据本部部门业务发展展或管理需求求，对本部门门编制的固定定资产零星购购置申请进行行审核签字。固定资产零星购购置申请部门门将固定资产产零星购置申申请表提交网网络发展（计计划）部门汇汇总整理，由由网

4、络发展（计计划）部门按按照固定资产产零星购置分分类分别请相相关固定资产产实物管理部部门会同财务务部门对零星星购置物品的的种类、型号号和数量进行行审核。网络络发展（计划划）部门汇总总固定资产实实物管理部门门及财务部门门审核意见后后，经网络发发展（计划）部部门负责人或或其授权人审审核，形成年年度固定资产产零星购置预预算和计划预预案，提交公公司管理层审审批。本流程中的相关关IT控制点点参见流程11预预算管理和财财务分析业务务流程的1.9确定省市市子公司预算算目标。2下达固定资资产零星购置置计划固定资产零星购购置计划预案案审批通过后后，由网络发发展（计划）部部门编制下达达固定资产零零星购置计划划。各相

5、关部部门按照下达达的固定资产产零星购置计计划执行。在当年固定资产产零星购置计计划下达后的的固定资产零零星购置申请请，原则上不不予批准，待待下年度固定定资产零星购购置计划时再再予考虑；如如确实急需的的，由固定资资产零星购置置申请部门提提出申请并经经部门负责人人审核签字，同同时送固定资资产实物管理理部门、财务务部门及网络络发展（计划划）部门签署署审核意见。并并根据零购资资产的性质和和金额，按权权限列表规定定的审批权限限进行审批。审审批通过后，将将此固定资产产零星购置申申请追加列入入当年固定资资产零星购置置计划。3零星固定资资产采购固定资产零星购购置计划下达达后，当固定定资产零星购购置申请部门门有使

6、用需求求时，需填写写固定资产零零星购置申领领表，并由其其部门领导审审核签字后交交由固定资产产管理部门、采采购部门依据据已下达的固固定资产零星星购置计划进进行审核，审审核通过后，由由采购部门进进行采购。固固定资产零星星购置实行分分类集中采购购，基本运作作可采用“供应商招标标谈判签订框框架协议按需订货”的模式，或或采用询价谈谈判的方式，原原则上向生产产厂家或其直直接授权的具具有合法资质质的高级别代代理商订货。需需要进行供应应商招标时，由由采购部门组组织相关使用用单位对各供供应商进行综综合论证评估估，招标流程程参见流程11.4“采购及合同同管理业务流流程”。需要签订订采购合同的的，参见流程程1.4。

7、相关IT流程程：电子项目建议书书由计划财务务部或企业发发展部导入到到计划建设管管理模块中。项目由需求部门门通过计划建建设管理系统统输入，经相相关部门及公司司领导在系统统中审批。相关部门或公司司领导在办公公自动化系统统中的立项审审批系统进行行审批，计划划建设管理模模块通过接口自自动反映审批批信息。4到货验收及及相关会计处处理采购的零星固定定资产到货后后，采购部门门、固定资产产零星购置申申请部门和固固定资产管理理部门的相关关人员共同验验收并在验收收单上签字确确认。验收单单分别由固定定资产管理部部门、财务部部门与固定资资产零星购置置申请部门备备案。固定资资产管理部门门和财务部门门相关人员据据此分别登

8、记记固定资产实实物帐和财务帐。在收到供供应商开具的的发票后，采采购部门相关关人员进行核核对，由资产产管理部门填填报付款申请请表，并由资资产管理部门门负责人或其其授权人审核核。审核无误误后，交由财财务部门负责责人或其授权权人依据年度度固定资产零零星购置计划划审批付款。如如果供应商不不能及时提供供发票，则财财务部门相关关人员应根据据合同约定的的价格及时记记录固定资产产财务帐。相关IT流程：计划建设管理系系统生成到货货确认、付款款计划等信息息，相关部门门和公司领导导在系统中进进行审核。物资采购人员凭凭相关凭证在在工程模块中中入帐。综合部或企业信信息化部人员员在网上报销销系统进行报报销。相关领领导在网

9、上报报销系统中审审批。若财务管理系统统与计划建设管管理系统有接接口，财务管管理系统通过过系统接口从从计划建设管管理系统中获获取上述信息息。相关会计人员从从网上报销系系统中导出报报销专用文件件，再导入财财务管理系统统做帐。财务部门人员在在财务管理系系统中确认过帐或进行会计处理。财务管理系统按按会计科目匹匹配映射关系系入帐。若财务部门发现现入帐信息需要更更改，需由物物资采购人员员在计划建设设管理系统/工程模块中中进行更改。5对帐财务部门定期与与有频繁往来来交易的固定定资产供应商商进行书面对对帐，并将书面面对帐单据妥善存存档保存。如如果存在差异异，应由财务务部门会同相相关部门找出出差异原因，并并起草

10、差异分分析报告，交交上述部门负负责人审批。审审批通过后，财财务部门按审审批意见进行行会计处理，并并将经审批的的差异分析报报告留档备查查。六、控制点及及监督检查方方法控制点手工/自动原有/新增监督检查方法1固定资产零星星购置预算的的编制与审批批1.1固定资产产零星购置申申请部门填写写固定资产零零星购置申请请表，并由其其部门负责人人审核签字。手工原有1.1检查部门门负责人对固固定资产零星星购置申请表表的审批意见见及签字。1.2网络发展展（计划）部部门汇总整理理固定资产零零星购置申请请表。手工原有1.3网络发展展（计划）部部门按照固定定资产零星购购置分类分别别请相关固定定资产实物管管理部门会同同财务

11、部门对对零星购置物物品的种类、型型号和数量进进行审核。手工原有1.4网络发展展（计划）部部门汇总固定定资产实物管管理部门及财财务部门审核核意见后，经经网络发展（计计划）部门负负责人或其授授权人审核，形形成年度固定定资产零星购购置预算和计计划预案，提提交公司管理理层审批。手工原有1.4检查网络络发展（计划划）部门负责责人对年度固固定资产零星星购置预算和和计划预案的的审批意见及及签字。2下达固定资产产零星购置计计划2.1固定资产产零星购置计计划预案审批批通过后，由由网络发展（计计划）部门编编制下达固定定资产零星购购置计划。各各相关部门按按照下达的固固定资产零星星购置计划执执行。手工原有2.2对于计

12、划划外的购置申申请，如确实实急需的，由由固定资产零零星购置申请请部门提出申申请并经部门门负责人审核核签字，同时时送固定资产产实物管理部部门、财务部部门及网络发发展（计划）部部门签署审核核意见。并根根据零购资产产的性质和金金额，按权限限列表规定的的审批权限进进行审批。手工原有2.2对于计划划外的购置申申请，检查相相关单位和相相关权限机构构审批意见及及签字。3零星固定资产产采购3.1当固定资资产零星购置置申请部门有有使用需求时时，需填写固固定资产零星星购置申领表表，并由其部部门负责人审审核签字后交交由固定资产产管理部门、采采购部门依据据已下达的固固定资产零星星购置计划进进行审核，审审核通过后，由由

13、采购部门进进行采购。手工原有3.2只有计划划财务部或企企业发展部的的经授权人员员可以在计划划建设模块中导入电子子项目建议书书。自动新增3.2检查只有有授权的相关关部门人员才才可以在计划划建设模块导入项目建建议书到计划建设模模块中。3.3项目由需需求部门通过过计划建设管管理系统输入入，相关部门及公司司领导在系统统中审批。自动新增3.3 检查只只有授权的相相关部门人员员才可以在计计划建设管理理系统中输入入项目建议书书。只有授权的相关关部门领导才才可以在计划划建设管理系系统中进行审批。3.4相关部门门或公司领导导在办公自动动化系统中的的立项审批系系统进行审批批，计划建设设管理模块通通过接口自动动反映

14、审批信信息。自动新增3.4检查只有有授权的相关关部门领导才才可以在办公公自动化系统统中的立项审审批系统进行行审批。检查在计划建设设管理模块中中经过与办公自动化化系统的接口口自动反映审审批信息的完完整性和准确确性。4到货验收及相相关会计处理理4.1零星固定定资产采购到到货后，由采采购部门与零零星固定资产产购置申请部部门和固定资资产管理部门门的相关人员员共同验收并并在验收单上上签字。手工原有4.1检查采购购部门与零星星固定资产购购置申请部门门和固定资产产管理部门的的相关人员在在验收单上的的签字。4.2计划建设设管理系统生生成到货确认认、付款计划划等信息，相相关部门和公公司领导在系系统中进行审审核。

15、自动新增4.2 检查只只有授权的相相关部门和公公司领导才可可以在计划建建设管理系统统进行审批。4.3 只有经经授权的物资采购人人员可凭相关凭证证在工程模块块中入帐。自动新增4.3 检查只只有经授权的物资采购人人员可在工程模块中中入帐。4.4综合部或或企业信息化化部有经授权人员员在网上报销销系统进行报报销。相关领领导在网上报报销系统中审审批。自动新增4.4检查只有有授权的综合合部或企业信信息化部有经经授权人员才才可以在网上上报销系统进进行审批。4.5 若财务务管理系统與與计划建设管管理系统有接接口，财务管管理系统通过过系统接口从从计划建设管管理系统中获获取上述信息息。自动新增4.5检查在财财务管

16、理系统统中经与计划划建设管理系系统的接口自自动反映审批批信息的完整整性和准确性性。4.6 只有经经授权的相关会计人人员可从网上报销销系统中导出出报销专用文文件，再导入入财务管理系系统做帐。自动新增4.6检查只有有经授权的会计人员才可可以在网上报报销系统导入入报销专用文文件到财务管理系系统中做帐。4.7只有经授授权的财务部门人人员能在财务务管理系统中中确认过帐或进行会计计处理。自动新增4.7 检查只只有经授权的财务部门人人员能在财务务管理系统中中确认过帐或进行会计计处理。4.8 财务管管理系统按会会计科目匹配配映射关系入入帐。自动新增4.8检查财务务管理系统自自动准确地按按会计科目匹匹配映射关系

17、系入帐。4.9 若财务务部门发现入入帐信息需要更更改，需由物物资采购人员员在计划建设设管理系统/工程模块中中进行更改。自动新增4.9检查只有有授权的物资资采购人员能能夠在计划建设管管理系统/模模块中更改入入帐信息。5 对帐5.1财务部门门定期与有频频繁往来交易易或者有较大大应付款余额额的固定资产产供应商进行行书面对帐。手工原有5.1检查财务务部门与供应应商定期对帐帐的书面对帐单据。5.2对帐差异异分析报告经经财务部门及及相关部门负负责人审批。审审批通过后，财财务部门按审审批意见进行行会计处理，并并将经审批的的差异分析报报告留档备查查。手工原有5.2 检查差差异分析报告告及财务部门门、相关部门门的审批意见见及签字；检检查差异的处处理结果是否否与经过审批批的处理意见见相符。七、主要控制制点相关文件件1单独/零星星采购申请单单2用款计划3委托采购单单4合同相关文文件5签收单6发票7固定资产实实物帐8相关凭证9相关明细帐帐八、相关制度度及备查文件件1国务院、国国家计委、建建设部、信息息产业部工程程管理文件汇汇编2中国电