××集团OA办公系统运行管理办法

1、XX镇重点建设项目资金管理制度页脚内容页脚内容 PAGE 9xx集团OA办公系统运行管理办法第一章总则第一条为确保x集团0A办公系统（以下简称“0系统”安全、有效、规矩运行，充分发挥 OA系统作用，提高工作效率，特制定本管理办法。0A系统运行是指在x动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制。0A处理办公业务应契合公司流程管理及其它业务管理的有关规则。0A系统0A系统内容主要囊括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、 致信效率和降低管理成本。第五条 本办法适用于 x集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员。第六条系统的应用分两个阶段：2015XX2015XX日为试用期

2、，集团公司和项目公司 0A系统经过集中 培训后试用，问题反馈，使用提升，试用期周期为一个月。2016X X 日起，系统投入正式运行，将进入优化提升、运行管理阶段，各部门所0A质单据流程审批。第二章管理机构0A系统流转的流程表单，仍按纸0A统实行统一部署，分级管理。其主要职责：（一）办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续；（二）制定系统运行的具体工作规矩和管理制度；（三）0A系统流程的修改及修订工作。（四）征询各使用单位的意见和建议，协调节决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；（五）定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员；（六）做好其他相关工作。第八条 项目公司总经办负

3、责项目公司 0A系统的督导、问题集中反馈、本单位检查考核工作，其 主要职责：（一）0A系统的注册、名称变更、密码修改等相关审核工作；（二）集中反馈项目公司使用进程中存在的问题和跟进；（三）征询各部门的意见和建议，协调节决各使用单位在使用进程中出现的新情况、新问题；（五）定期培训各使用部门系统管理人员和使用人员；第九条 各使用部门负责人主导 0A理员的职责是：（一）0A系统的日常管理；（二）指导和监督该系统在本部门的运行；（三）负责与集团人力行政部、项目公司总经办的工作衔接。第三章使用规矩0A0A系统处理办公业务时，应遵守以下规疋：10A系统发布的信息、发起的协同，0A相关业务。2、公司员工应保

4、证 0A1 个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时，须经过手机端移动审 批处理；如有长期请假、出差、休假等，须经过代理人设置功能委托相关人员代为办理。0A系统公共信息管理实行审核发布制度，不得在 0A调查；不得在文档中心上传与工作无关的文件。第十二条 员工身份认证。系统经过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的手机长号，个人的密码是安全的保证，账号密码必需设6位以上字符（最好包含字母、数字、符号等）0A由于密码泄漏造成的损失由本人负责。0A负责。0A系统运行的高效性，已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录 0A置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端，以保证即时

5、动态接受、知晓、处治和办理相 关文件、通知和会议。第十五条 如有重要文件需要领导审批，如果分管领导有事没有使用送手机短信提醒领导进行移动审批。0A系统，相关人员可经过发第十六条因个人原因未登录和使用 0A 系统，不能即时处理相关工作，造成的责任由自己负责。第0A囊括个人真实头像、联系方式等，个人信息发生变化时应即时修改，以便同事之间联系时查找方便。第十八条 0A 系统流程模板涵盖集团及项目公司范围内的办公流程， 涉及的相关部门应依照系统模 板使用说明实行网上流程签批，流程归属部门应敦促系统流程模板的使用。第十九条 0A 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度， 依照工作权限，认真完成本人在系

6、统 中所承担的工作任务。第四章业务管理规则0A录等。第二十一条 协同工作涵盖集团和项目公司范围内各部门第一期梳理上线的流程表单：一切已上线流程表单均需依照使用说明实行 0A流程发起，线下纸质文件审批取消；暂未上线流程表单仍按线下纸 质件审批模式运行。第二十二条表单应用表单应用涉及表单模板查询、表单使用情况查询，根据各部门表单情况，做流程表单使用情况查 询和统计工作。第二十三条会议管理召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，描述会议相关信息关于应告知集团总裁办、项目公司总经办，集团总裁办、项目公司总经办根据会议时间安排在0A系统中发布会议通知。参会人员密切关切会议内容和会议时间，并且在收到会

7、议通知后，回复是否能参加会议。1集团文档集团文档用于集团统一关于一切员工公开的目录，目前主要囊括集团公司工作日报、项目公司工作日报，后续一切工作日报将取消在微信工作群及 QQX作群中发布2、一般文档管理各部门文档管理员应关于本部门需保存、共享的资料进行分类整理，并且归档到中；并且根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。3、流程归档单位文档”关于应目录流程表单处理完成后，文件自动归档到电子档案库，形成流程归档文件，按部门及年份存储，供 相关人员查询或借阅。第二十五条公文管理1各管理部门发文，由各部门内业拟稿，交由部门负责人审核后，提交人力行政部（项目公司 为总经办）核稿，由人力行

8、政部（项目公司为总经办）根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给 相关领导签发，领导签发后文件传递给人力行政部（项目公司为总经办）文员，文员关于文件进行存档， 并且分发到各相关部门和人员。2、公司收文，人力行政部（项目公司为总经办）收文后登记，并且把外来文件扫描成电子件， 发起收文流程，系统流程中传递给相关领导阅示，领导阅览后批示意见，人力行政部（项目公司为总 经办）根据领导批示意见转交相关部门办理。3、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门负责人拟办、分管领导批示、转到具体办事人办理 自动归档。第二十六条公共信息通知公告、新闻、调查等公共信息，由本部门文员（内业）起草标题和内容等信息，提交部

9、门 领导0A系统中直接发布。第二十七条通讯录通讯录作为集团内部员工联系方式的集中体现，如本人联系方式发生变化，应即时通知系统理员在0A系统中变更。第五章应急处理第二十八条 如遇系统出现故障、长时停电、网络问题等应急情况，导致流程表单和信息无法在系 统中4-6小时内做出响应。0A软件供应商尽快查明原因，排24团相关领导并且通知各使用部门，以保证流程表单与信息交换工作的正常运行。第二十九条系统运行中遇到的其他问题或使用意见，应即时向集团人力行政部反馈。第六章罚则第三十条 0A 系统自动关于协同工作进行跟踪，关于每位员工工作事项的处理周期、 处理件数、延误情 况进行记录。每月进行使用情况统计通报，并

10、且将使用情况纳入本部门年度考核范围。0A系统作为公司内部办公系统，为了方便内部勾通交流，需要上传本人真实头像（真 实头像需要使用个人清晰真面照，新员工在入职后三个工作日内必需完成上传）。集团将定期检查系统中头像上传情况，如未上传或没有依照要求上传头像的情况，将处以 50/次罚款。0A3-5100 元，6-10300元（待办事宜）。1个工作日时仍未处理第三十三条关于长期不登录使用 0A50-500元罚款（0A系统，需以书面申请报公司审批）。1000元，并且纳入年终考核。第三十五条关于侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司 保密文件泄密的关于责任人处以行政处罚，损

11、失重大的开除公司。第三十六条违犯0A运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规则。一切员工使用0A情况将纳考 核范围XX 人力行政部二 一六年一月八日附：0A系统常规管理细则一、系统使用权限及应用的有关规则1采集、归档等应用，是 0A系统中最经常、最重要的功能。授权使用范围：一切操作人员处理权限解释：在待办处理事项时会出现 知会” “同”审批” 知会”：属于最低权限，只有了解事项权限，无流程处理权力。协同”：属于中级权限，可进行关于流程 加签”，流程回退、撤销、终止权限。审批”：属于最高权限，可进行更高级流程改变，以转发”归档”知会”加签”等处理, 具有关于事项处理以流程 回退”继续”撤消”终止”

12、等权力。2、公文管理：经过收发文管理，进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、办理、档、查询等应用。授权使用范围：领导高层、总裁办、项目公司总经办、相关部门文职人员。3、文档管理：分为个人文档、单位文档和集团文档。个人文档可关于个人协同事项进行归档保管， 阅、检索。单位文档和集团文档由专人管理和文档权限分配，分级管理。实现自动归档、档案分类、 清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用。授权使用范围：公司全体员工4、会议管理：提供会议管理功能。会议管理：会议组织部门将会议时间安排发给集团总裁办、项目公司总经办在系统中登记会议安 排， 参会人员收到会议通知后需作会议回执、会议记录员作会议纪

13、要上传共享。授权使用权限：集团总裁办、项目公司总经办均有会议发布权限。一切员工具有会议通知察看权限。公共信息公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所。新闻：实现公司内部新闻、图片新闻的快速发布；公告：能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布； 调查：能实现投票式调查并且立即以统计图方式显示结果；授权使用范围：其中新闻只有集团人力行政部、奉节公司总经办具有发布权限；公告只有相关部 门具有公告栏目信息的信息管理员被授权，调查发起者只有集团人力行政部、集团销售管理部、项目 公司总经办、项目公司营销部，其他职工有公共信息察看和调查投票的权限。二、 信息的发布10A办公系统发布的公共信息必需是非涉密内容，必需经部门负责人审批签发后才能发 布。2、 未经批准，任何部门、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息。3、关于违犯上述规则，产生不良后果的，公司将按国家有关保密法规和公司制度，追究当事人和有 关人员责任。三、 权限及变更申请人员入职、离职、异动申请：集团、项目公司人力资源专员经过入职报到流程、 离职流程、员工异动流程将新入职或离职人员名