办公室档案管理员岗位任务说明书

1、4/4办公室档案管理员岗位任务说明书编号：_YD/BG/006拟制：_核准：_生效日期：_一、基本资料部门名称办公室岗位名称档案管理员挺直上级主任/副主任所辖人员/二、工作说明1、主要职责1、负责资料的收集、归档。2、负责档案的妥当保管。3、负责档案的开发利用管理。4、帮助处理来信来访工作；办理报刊杂志征订。 2、主要工作内容1、建立档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度，实行公文、科技档案、财务档案管理的工作措施。2、负责定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料，办理各类档案的收集、整理、立卷、归档工作，保证档案平安、完好无损。3、对公司各部室和子公司档案管理进行监督、指导。4

2、、负责档案资料的开发利用，随时为公司管理需要供应档案资料。5、开发计算机信息化档案管理技术。6、完成公司报刊杂志征订、登记工作，进行费用初审。7、帮助处理来信来访工作。8、完成主任布置的其他工作。3、主要工作要求1、制定制度1.1起草档案管理制度性文件，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、借阅和查档的程序、保密规定等，实行公文、科技档案、财务档案的管理方法，报请主任审批、修改。2、档案收集、归档2.1定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料。依据管理规范，将零散的文件整理、立卷、归档；对工程项目资料分阶段或全部竣工验收后进行收集、归档；对船舶、设备等资料依据科技档案的规范要求

3、归档；按时将会计凭证和报表等财务档案进行核实、查对。将档案资料分门别类按编号挨次专柜存放。2.2对档案资料进行价值鉴定和保管期限的划分。2.3拟写案卷标题，概要地揭示案卷主要内容，供应便利的查找线索。2.4对案卷和不同载体的档案进行分类编号，入库上架。2.5提高档案的开发、利用效果，对不同门类的档案资料分别编制案卷索引，卷内文件名目等检索工具和参考资料。3、档案保管3.1定期进行档案清查、核对，做到账物相符，准时修补或复制破损、褪变的档案，对不符合要求的案卷进行加工，对补充归档的文件进行整理编目。3.2保持档案室的清洁、准时关门、锁门，不准无关人员任凭进入档案室。确保档案的平安，加强防火、防盗

4、、防潮、防虫等防护措施，避开档案的损坏和遗失。3.3符合销毁条件的档案，按规定销毁。4、档案用法管理4.1生疏档案内容、存放地点，主动开展档案的开发利用工作；努力为领导决策，为机关部门、下属单位开展各项工作供应优质的服务；为解决有关问题供应准确的依据资料。4.2 在档案管理基础上不断开发计算机信息化管理技术。4.3保守档案机密，认真执行档案查阅制度。不符合要求者、手续不齐全者，不准借阅档案，档案借阅期满后要准时催收。5、业务指导负责对公司各部室档案的形成、积累、整理和归档管理进行检查、监督、业务指导，对子公司档案管理进行指导；督促其按时将有关档案资料移交档案室保管，监督有关档案的销毁，做好保密

5、工作。6、其他6.1帮助秘书认真阅读部门的有关信件，准时做好回复，重要事务准时请示主任，帮助文员热忱接待来访客人。6.2准时办理报刊杂志征订，认真登记，做好费用初审。6.3参与调查探究，与其他人员做好信息的沟通和工作协作，依据要求帮助编写调研报告。6.4按时、按量、按质完成领导交给的其他任务；如有疑问准时请示汇报。6.5做好月度、季度工作方案和工作小结、年度工作总结。三、任职资格因素细分因素等级限定资料学问学历C档案管理类相关专业专科以上学历或相当程度。行业学问C了解航运行业学问，了解行业中先进的管理阅历。专业学问B全面了解档案管理业务学问，有档案管理员专业职称。生疏公司的生产经营状况。力量事务处理力量B能够合理安排工作方案，准时、正确的完成各项工作。理解力量B能够精确把握本身职务定位、工作内容，比较精确的理解上级的指示、意图和所布置的工作；对所学学问能够较为快速的理解和把握。推断力量B能快速、精确的推断各种问题，把握其实质，能较为精确的推断从未遇到的问题，找到解决的方法。表达力量C表达内容预备基本充分、主题基本明确、构思基本清晰。阅历行业工作阅历/最好具有航运类企业工作阅历。相关工作阅历E从事档案管理相