受控与非受控文件控制程序

1、受控与非受控文件控制程序一.目的：对文件进行控制，确保文件的利用处所利用有效文件，并及时从所有发放或利用处所撤回失效或作废的文件，避免作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。二.范围：本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料（包括外来文件）的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方式。三.职责：总裁负责管理文件的批准。管理者代表负责管理文件的审核。办公室负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制。四.程序：文件的编写、审批。公司文件按照文件的性质有相关部门起草。管理体系文件由总裁批准。准。确认规定、规章制度等文件由各部门

2、负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准。具体编号方式：管理手册的编号方式 SY MM * 年代号 管理手册代号（MMM anagement Manual：管理手册） 公司代号（）程序文件的编号方式 SY PF * 顺序号 程序文件代号（PFProcedure File：程序文件） 公司代号（）作业文件的编号方式 SY OF * 顺序号 作业文件代号（OFOper antion File） 公司代号（）记录文件的编号方式 RF * * 顺序号 程序文件顺序号 记录代号（R FRecord File：记录文件）e)行政文件和技术文件按公司文件方式编号。文件的发布文件发放前应规定文件的发放范围

3、，经管理者代表审批，并填写好文件发放范围签收表(QR0501)各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。文件的标识标明受控状态、分发号、持有者。非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。的保留章。识。文件的利用的实施(QR0502)控制文件利用情况。受控文件不可转抄、别传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。和作废保留文件不得在工作场所利用。面要维持整洁，不可乱涂乱画。情况。(QR0503)4.6公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄，并妥帖保管。文件的更改文件更改

4、程序(QR0504)，经审批后交原发放部门执行更改。室填写文件更改申请单(QR0504)，经管理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。文件更改方式笔误可用划改。文件只改动某页内容时，可用换页方式。文件内容多处或多次改动，可用改版方式。办公室编制好文件修改状态控制清单(QR0509)并保留，以控制文件修改状态(QR0504)应注册更改性质：笔误、更改、 删除、新增作废文件处置范围发放， 并从原利用处所收回失效文件。(QR0505)，经管理者代表审批后销毁。因需要保留作废文件，由办公室肯定并填写好文件销毁(保留) (QR0505)经管理者代表审批，办公室按 4.4.4 标识后方可继续保留作废文件

5、。电子媒体文件作废处置程序经管理者代表审核，总裁批准。由电脑操作员进行清除。文件的归档并记录。外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查，再记录归档。需4.3)执行。文件和资料的借阅(Q R0507副总裁以上人员可直接向资料室借阅，并作好记录。公司之外人员借阅资料由总裁审批，并作好记录。外来文件的管理控制：标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料别离由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制，并作好记录。程序控制。相关文件： SYPF02 记录控制程序文件发放范围签收表QR0502文件清单QR0503文件检查记录表QR0504文件更改申请单QR0505文件和