公司档案管理制度-1

1、公司档案管理制度 公司档案管理制度(15篇) 在日新月异的现代社会中，各种制度频频出现，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。什么样的制度才是有效的呢？以下是整理的公司档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。 公司档案管理制度1 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、

2、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时

3、，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录 。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政人事部移交。 a）归档范围及移交时间：每季度结束

4、后次月10日前。 b）档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c）档案资料的日常管理： 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。 d）档案借阅 （1）借阅档案要履行借阅手续，填写借阅审批单 。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，

5、应立即报告直接上级； 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； 借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e）档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。 执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。 2、档案管理细则 1）档案资料的归档范围 公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命

6、令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； 公司领导的批示、指示等； 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； 公司的各种工作计划、计划考核/ 总结、报告、统计报表及简报； 本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； 本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； 本公司发布的各类广告、宣传材料； 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片

7、、录音、录像等； 外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； 财务档案资料； 各种实物档案； 其他具有利用和保存价值的文件资料。 3、档案资料的归档要求 归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷

8、贝件。 子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。 4、档案资料的归档时间 即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a）公司规定的密级文件； b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c）合同、协议书等正本及过程资料； d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； e）其他认为需要即时归档的资料。 定期归档 a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部； b）部门每年3月底前归档上年

9、度文件与资料，并移交公司行政人事部； 电子声像档案的归档 a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。 b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。 c）每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。 5、档案交接部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写档案移交清单，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。 6、档案移交公司的流程 a）经办部门检查文件或档案，编制移交清单； b）行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对； c）档案完整、齐全且符

10、合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份； 7、档案保管 档案编号 a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 b）档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 d）档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。 e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。 8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释

11、。 六、相关记录 1、 文件（合同）管理记录目录 2、 文件档案移交目录 3、 档案移交清单表 4、 档案借阅审批单 5、 档案分类编号表 6、 档案管理流程 公司档案管理制度2 一、档案的建立。 1.1档案的建立按下列流程建立：收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查 1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。 1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等; 1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等; 1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的业主概况

12、表、业主公约、入住契约、前期服务协议、接房登记表等。 1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等; 1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等; 1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。 1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。 二、档案管理 2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理

13、，并保存复印件。 2.2档案管理要求： 2.2.1进行标准化的档案管理。 2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。 2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。 2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。 2.2.5坚持档案资料收集的系统化。 2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。 2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。 公司档案管理制度3 1、局办公室是公文

14、处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。 2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。 3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。 4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。 5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。 6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见

15、送有关领导或责任部门办理。 7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 8、公文办理完毕后，由办公室根据档案法及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。 9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。 10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。 11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。 12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可

16、直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。 13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。 14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。 15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。 16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。 17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。 18、年末文件归类

17、做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。 公司档案管理制度4 为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。 一、档案的分类： 1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。 2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。 3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。 4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。 5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属

18、档案保管范围。 6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。 二、存档： 1、合同按照合同管理规定由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。 2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。 （1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。 （2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。 （3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。 （4）文件的电脑存档。 （5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式

19、命名保存。 （6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。 三、借阅： 1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。 2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。 3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。 4、借阅的资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经

20、部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。 5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。 四、专业技术资料的管理 1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。 2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。 3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行

21、政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。 五、文档的销毁 1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。 2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。 3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。 六、档案立卷 每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编

22、制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。 七、附则 1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。 2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。 3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。 4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。 公司档案管理制度5 为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据干部人事档案工作条例，现制定管理办法如下： 本办法适用于我县机关事业单位副

23、科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。 档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。 各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。 一、档案内容 档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各

24、类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。 二、档案管理 档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。 收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：档案材料应当为原件;档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);属成套材料的，必须头尾完整。 经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月

25、内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。 三、档案利用 档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。 查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请， 由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。 查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写查阅档案审批表，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的查阅档案审批表到档案室办理。

26、不得凭借调查证明材料查档。 公司档案管理制度6 第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和有关法律、法规，制定本规定。 第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条企业应遵守档案法，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。 第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。 中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。 第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责： 贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策

27、，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；监督、指导本企业所属机构的档案工作。 第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。 第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 第九条企业根据有关规定，确定档案

28、保管期限，划定档案密级第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。 第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。 第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会 有保存价值的档案的登记工作。 第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。 第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。 第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务

29、提供真实、准确的档案。 第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。 第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法做好档案的处置工作。 国有企业破产，破产淸算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。 第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。 第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。 第二十条本规定由国家档案局负责解释。 第二

30、十一条本规定自xx年9月1日起实施。国营企业档案管理暂行规定同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。 公司档案管理制度7 一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划

31、、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必须符合下列要求： 文件材料齐全完整; 根据档案内容合并整理、立卷; 根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。 十、

32、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。 十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。 公司档案管理制度8 一、目的 更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。 二、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历 员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外

33、派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 三、档案规定 1、基础管理 11原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。 12员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。 13对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于入职员工人事档案登记（见附件一）离职员工人事档案登记（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。 14当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份

34、证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。 15调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。 16对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。 17员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。 18人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。 19档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、

35、档案的查、借阅 21档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。 22任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。 23公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。 24所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。 25人力资源部查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记（附件三）。 3、查、借阅档案注意 31涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

36、 32擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。 33查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。 4、档案的销毁 41公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。 42某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。 43经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。 四、制定、修订、废除与实施 本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。 公司档案管理制度9 1目的 规范分公司档案资料的

37、管理工作。 2适用范围 适用于分公司所有档案资料的管理工作。 3职责 3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。 3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。 3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。 3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。 4实施程序 4.1归档保存的文件 4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。 4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。 4.1.3在专门业务活动中形成的各

38、种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。 4.2文件、资料归档的要求。 4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。 4.2.2归档的文件材料要完整齐全。 4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。 4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。 4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。 4.3档案资料的保管。 4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。 4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向

39、右,自上而下地排列,以便于管理和查找。 4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。 4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。 4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。 4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。 4.3.7质量记录保存期为二年。 4.4档案资料借阅管理。 4.4.

40、1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。 4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。 4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点: 4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还; 4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失; 4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写; 4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。 4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。 4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。 4.5档案鉴定和销毁 4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公

41、司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。 4.5.2档案鉴定小组的任务: 4.5.2.1负责制订档案保管期限表; 4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。 4.5.3确定保管期限原则 4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。 4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。 4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。 4.5.6销毁档案的程序包括: 4.5

42、.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。 4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。 4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。 5相关文件和质量记录表格 5.1档案管理制度 5.2保密规定 5.3文件发放登记表 5.4文件借阅登记表 公司档案管理制度10 一、目的 为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 二、档案管理内容 1、员工入职档

43、案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 三、档案相关规定 1、基础管理 1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

44、1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于入职员工人事档案登记（见附件一）离职员工人事档案登记（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。 1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。 1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。 1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的

45、真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。 1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。 1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。 1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、档案的查、借阅 2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。 2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不

46、得查、借阅上级员工的人事档案。 2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。 2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。 2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记（附件三）。 3、查、借阅档案注意事项 3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。 3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。 3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。 4、档案的销毁 4.1公司任

47、何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。 4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。 4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。 四、制定、修订、废除与实施 本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。 公司档案管理制度11 一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围适用于公司及各

48、部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用

49、和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集

50、，并编制部门文件（合同）管理记录目录 。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。 b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。 d)档案借阅(1)借阅档案要履行借阅手续，填写借阅审批单 。借阅档案原件只限

51、在公司内，不能带出； 必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； 借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。 执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件

52、，一并存档永久保存。 2、档案管理细则1）档案资料的归档范围公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； 公司领导的批示、指示等； 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； 公司的各种工作计划、计划考核/ 总结、报告、统计报表及简报； 本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； 本公司干部任免的文件材料、员工奖

53、励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； 本公司发布的各类广告、宣传材料； 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； 外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； 财务档案资料； 各种实物档案； 其他具有利用和保存价值的文件资料。 3、档案资料的归档要求归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应

54、经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。 子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。 4、档案资料的归档时间即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a)公司规定的密级文件； b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c)合同、协议书等正本及过程资料； d)公司干部任免的文件材料以及关于职

55、工奖励、处分、考核的文件材料； e)其他认为需要即时归档的资料。 定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部； b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部； 电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。 b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。 c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。 5、档案交接部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写档案移交清单，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。 6

56、、档案移交公司的流程a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单； b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对； c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份； 7、档案保管档案编号a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 b)档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 d)档案分类及编号的增补、修订等由行

57、政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。 e)建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。 8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。 六、相关记录1、 文件（合同）管理记录目录 2、 文件档案移交目录 3、 档案移交清单表 4、 档案借阅审批单 5、 档案分类编号表 6、 档案管理流程文件（合同）管理记录目录记录编号:日期： 序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收人备注部门移交目录记录编号:日期： 序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。 记录编号:移交性质档案类别合计移交说

58、明接收意见档案移交清单表日期： 离职调岗归档档案所属年度保管期限数量永久长期短期移交人： 接收人： 移交人（部门）接收人（部门）经办人： 经办人： 移交日期： 年月日接收日期： 年月日见证人： 日期： 年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。 档案借阅审批单记录编号:借阅部门借阅人日期： 借阅部门经理总经理副总行政人事部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注档案目录卷宗号： 目录号： 部门： 日期： 公司档案管理制度12 第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整

59、(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条归档范围： 1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参

60、考价值的文件材料。 2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第六条档案的借阅与索取： 1、借阅档案要认真填写借阅档案登记薄。 2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。 第七条档案的销毁： 1、任何