文件控制程序

1、文件控制程序1.目的为确保各部门管理体系文件正确沟通，应用及管制。确保各相关部门能够及时获得适当有效的最新版本文件。2.范围适用于公司所使有的管理体系文件（包括质量管理体系、安全管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系等）以及外部文件的管制均适用之。3.权责3.1 文件的制订、修改管制权责表文件名称制订（申请）审核核准手册品控部厂长总经理程序文件职能部门经理厂长总经理三级文件职能部门部门主管部门经理外部文件外部部门主管部门经理3.2 书面文件的发行，回收，销毁及管制由综合办负责。3.3 电子文件的回收，销毁及管制由各职能部门负责，综合办每半年进行检查，核对其是否为最新有效的版本。4.定义4

2、.1 三级文件：作业指导书、检验作业标准书，设备操作规程/规范。4.2 外部文件：与本公司管理体系有关的国际/国家标准，法律法规，行业标准，地方标准等其他标准书。4.3 参考文件：仪器、设备说明书5.作业内容5.1 文件制订/修订/废止流程图：见附件一；5.2文件编写格式见附件二5.2.1 各项新制订文件（包括外部文件）均由综合办进行编号作业，文件编号由综合办统一列表管制，编号不得有重复现象。5.2.2文件编号管理。5.2.2.1 文件编号办法- - - 文件流水号文件流水号文件类文件类别职能部门公司代码职能部门公司代码5.2.2.2说明：公司：WHJZ；5.2.2.3综合办R； 生产调度科P

3、； 质量安全科Q； 设备器材科M； 采购供应科P 财经核算科F； 5.2.2.4 文件类别手册1；程序文件2；三级文件3；外部文件45.2.2.5文件版本规定5.2.2.5.1 文件版本为A、B、C、5.2.2.5.2 修改状态为0、1、2、9(指当前页)依次类推，当文件修改达到9次时，便将转版为下一版。5.2.3 文件字体5.2.3.1文件页眉中的公司名称用宋体小三号字体；页眉中文件编号、文件名称、版次和页码处用宋体和四号字体。5.2.3.2文件内容使用宋体、小四号字体。5.2.3.3附在文件中Word的附件字体使用宋体、小四号字体。5.3 文件的制订5.3.1手册：由质量安全科制订，厂长审

4、核，总经理核准。5.3.2 程序文件：由相关部门指定专人编写，厂长审核，总经理核准。5.3.3 三级文件：由各部门根据作业现状进行编写，部门主管审核，部门经理核准。5.3.4外部文件：a.各职能部门需要的外来文件，由各部门各自申请、收集，部门经理核准，各职能部门自行保管其电子档和书面档。b.政府提供的文件资料由使用部门审核其适用性，各使用部门自行保管其电子档和书面档。5.3.6 参考文件 各职能部门自行管理本部门的相关仪器、设备说明书。5.3.7文件的相关表单 各职能部门自行管理本部门文件的相关表单，文件的相关表单内容修改时，同时修改表单的生效日期、文件版次。5.4文件修订5.4.1 文件若有

5、不符合现状，需修订，则由建议部门填写文件制订/修订/废止申请单并提出修订原因及变更内容。必要时得到相关部门会签后，建议部门将修改好的文件电子档及原件交于综合办进行保存并分发。5.4.2 文件有以下情况之一需换版，换版应按上述相关条款批准实施。a)、文件经过9次修改时；b)、管理系统发生变化时；c)、公司组织机构发生重大变化时；d)、国际标准换版时；5.5 文件分发：5.5.1所有的文件（一级文件、二级文件、三级文件等）需经过核准后才可执行和分发。5.5.2文件颁布发行时，应由综合办列管制文件现行版本一览表控制其版本，以便各使用部门查核版本，发行的文件综合办根据会签部门进行分发及数量，申请部门的

6、文件以书面形式分发5.5.3若文件涉及多个部门，发布相关文件的部门可以被发行书面和电子档文件。文件中涉及到其他部门的都以电子档形式发行, 管制由各职能部门负责，综合办每半年5.5.4书面文件的发行，回收，销毁及管制由综合办负责,综合办每半年5.6 文件保存5.6.1各部门需设文件管理员（兼职），管理员应对本部门的文件进行管理。5.6.2 文件原稿加盖识别章后一律由综合办进行管制。5.6.3 各部门不得自行影印正式文件，如发现缺页、破损、字迹模糊，应填写“文件补发申请单”，由部门经理和管理者代表核准后向综合办5.6.45.6.5 综合办每半年发行一次管制文件现行版本一览表、文件5.6.6 文件丢

7、失，需求部门应填写文件补发申请单并注明丢失原因。由部门经理和管理者代表核准后向综合办5.6.75.6.8书面的文件应存放于专门的存放区域，文件的电子档及其它媒体形式的文件应存放于干燥，避免高温，没有电磁干扰之区域。5.7 文件废止5.7.1 文件若需废止时，由建议部门填写文件制订/修订/废止申请单，提出作废原因，经原制定部门及管理者代表审核后交由综合办。5.8文件销毁5.8.1 书面旧版文件：综合办回收时，应确保分发与回收数量一致，各部门不得私自保留旧版文件。5.8.2电子档旧版文件：综合办将新版文件分发后，各部门文件管理员应在收到新版文件后，在综合办文管的监督下，将旧版文件删除。5.8.3

8、作废的文件由综合办每半年申请集中销毁，如若作为资料保留时，综合办5.9 文件适用性审查：于内审时一并审查。5.10 暂行文件的发行5.10.1 发行时机5.10.1.1 原物料代用时5.10.1.2 新产品试做时5.10.1.3因急需暂订或客户要求之标准。5.10.2发行程序：依一般文件发行，但须在文件上加盖“暂行发行”章及标明有效期限。暂时发行文件不予以回收。6.相关文件7.相关记录管制文件现行版本一览表 CP-Q-2-001-01文件制订/修订/废止申请单 CP-Q-2-001-02文件借阅申请单 CP-Q-2-001-03文件分发/回收记录表 CP-Q-2-001-04文件销毁申请单 CP-Q-2-001-05外部文件一览表 CP-Q-2-001-06文件废止一览表 CP-Q-2-001-07 文件补发申请单 CP-Q-2-001-088.附件附件一：文件制订/修订/废止流程图附件二：文件编写格式附件一：文件制订/修订/废止流程图权责部门流程相关记录文件制订/修