【企业管理】行政管理制度

1、 CT3-00 PAGE 3第三篇 行政管理制度目 录文书管理办办法保密规定安全管理办办法4.出入门门管理办办法5.地磅管管理办法法 第第三篇 行政管管理制度度1.文书管管理办法法1.1目的的 为使文文书管理理制度化化，以增增进文书书处理品品质及效效率，特特制订本本办法。 11.2范范围 本办法法所讲文文书管理理，指本本公司各各部门与与外界来来往文书书及各部部门之间间来往之文书书，自收收（发）文文至归档档全部过过程之办办理与控控制。1.3公文文类别及及行文要要求1.3.11公司内内公文格格式主要要为公司司正式文文件、签签呈、备备忘单、传传真。(1)正式式文件由公司根据据其重要要性确定定是否系系

2、正式文文件，正正式文件件要填 写文件件签发笺笺，由总总经理签签发，并并加盖公公章。正式文件件采用“正大大有限公公司文件件”专用文文头纸打印印，按年度进行行编号，标标明主送送及抄送送的单位位或部门门。 (2)签签呈 公司内内部下级级对上级级有所请请示时用用； 签呈不不得越级级上报； 须总经经理阅示示之签呈呈，部门门主管应应有明确确的意见见。 (3)备忘单单 公司内内部发布布行政命命令、通通知、通通报以及及部门之之间的业业务 商洽、协协调、联联络时用用。由公司下下发的备备忘单由由总经理理核准，各各部门所所发备忘忘单由 部门主管管核准。 (4)传传真处理业务时时使用； 传真由由各业务务部门自自行管理

3、理，指定定专人负负责收发发、登记记、 跟催和和归档。以公司名名义发出出的传真真，须经经总经理理核准。1.3.22公文标标题应准准确、简简要地概概括公文文的主要要内容。公公文用语语应简单单、 扼要要、明了了。 CT3-00 PAGE 51.3.33公文应应表明呈呈送或下下发的人人员或部部门。公公文如有有附件应应注明附附件 名称，并表表明发文文者及发发文日期期。 1.4公文文处理1.4.11收文处处理公司所收上上级部门门或其他他单位公公文，由由总经理理办公室室进行收收 文登登记后，送送总经理理阅示处处理。公司各部门门上报公公文一律律交总经经办进行行登记后后，转呈呈总经理理 或副副总经理理阅示，部部

4、门呈报报需批复复之公文文，批复复后由总总经理 办公公室在当当天下发发至呈报报部门办办理，并并追踪办办理结果果。部门所收公公文交部部门主管管处理，对对需办理理的应抓抓紧时间间办理， 不得得延误和和推诿。1.4.22发文处处理公司所发正正式文件件由总经经理办公公室统一一编号，并并按正式式文件 行文文要求办办理发文文，并进进行发文文登记。公司以备忘忘单形式式下发公公文经总总经理签签字后，由由总经理理办公 室负负责下发发。部门上报、部部门间往往来及部部门内下下发公文文，经部部门经理理签字 后，由由各部门门负责上上报或发发送。 1.5公文文处理重重点及期期限 1.55.1公公文处理理重点足以影响公公司权

5、益益之重要要文件，应应将正本本妥善保保存，若若须使 用，以以副本或或复印件件处理。为利于公文文处理，经经办人接接公文后后，应就就内容重重点拟就就意见 或撰撰稿，随随来文呈呈部门主主管核阅阅，各部部主管人人员应认认真审核核， 并签签注意见见，避免免只签名名而无意意见。公文处理意意见及经经办、核核稿等人人员之签签名应清清晰，不不得潦草草 难辨辨。 11.5.2公文文处理期期限公文应随到到随送，不不得积压压。公文处理期期限可依依据经办办人员的的工作量量及文件件内容的的时效性性 而定定，一般般以文到到三日内内处理完完毕为原原则。监印人员原原则上应应与当日日完成用用印。 11.6公公文归档档1.6.11

6、管理部部门 CT3-00 PAGE 9公司的公文文及工程程基建档档案由总总经理办办公室统统一管理理。会计档案由由财会部部负责整整理保管管。 11.6.2文件件档案移移送归档档时点收收原则检查文件之之本文及及附件是是否完整整，如有有缺少，应应追查归归入.文件处理手手续是否否完备，如如有遗漏漏，应立立即退回回经办人人员 补办。 (33)与本本案无关关的文件件，应立立即退回回经办人人员。 11.6.3归档档分类及及编号归档文件应应视其内内容、部部门、业业务等因因素分类类。每一宗卷都都应有名名称，名名称应以以能充分分表示宗宗卷内容容为原则则， 且有有一定范范畴，不不能笼统统含糊。每一宗卷都都应编号号，

7、以阿阿拉伯数数字表示示。 11.6.4保存存期限(1)公司司文件应应依其性性质与内内容确定定保存期期限的长长短。(2)公司司永久保保存的文文件有：公司章程；董事会会议议记录；政府机关核核准文件件；不动产所有有权及其其他物权权、债权权凭证；工程设计图图纸、重重要设备备技术资资料；其他经核实实须永久久保存的的文件。 11.6.5档案案清理档案管理人人员应每每年对文文件进行行一次清清理，该该归档的的文件应应 装订订成册，及及时归档档。(2)所有有档案须须入柜保保存，永永久保存存的文件件应放入入保险柜柜内保存存。(3)档案案柜应保保持整洁洁，并有有防虫蛀蛀措施。 (4)档档案保存存期满，须须销毁的的，

8、应造造册呈总总经理核核准后实实施，并并 应在该该卷目次次表附注注栏内注注名销毁毁日期。2.保密规规定2.1总则则 2.11.1为为保护公公司利益益，保证证生产经经营顺利利进行，特特制订本本规定。 2.11.2公公司秘密密是指关关系公司司利益，一一定时间间内只限限一定范范围人员员知悉 的事项项。 2.11.3保保守公司司秘密是是员工的的基本义义务，是是公司重重要纪律律。 2.11.4公公司保密密工作由由总经理理办公室室负责，各各部主管管对本部部门保密密工作 负负直接责责任。 2.2保密密范围 22.2.1下列列文件、报报表及资资料列为为公司秘秘密资料料品管部的饲饲料配方方、配方方成本表表、月原原

9、料用量量报表、原原料用 量比比较表及及技术总总部来往往的公务务函电。新新产品、新新原料开开发 决策策，实验验资料、产产品质量量分析及及处理措措施；财会部的公公司利润润表、资资产负债债表、分分品种饲饲料利润润表、财财 务预预测分析析报表及及不宜公公开的其其他财务务报表；行销部的客客户档案案、饲料料销售合合同、行行销策略略、企划划方案， 销售售活动中中的重大大问题及及处理记记录；采购部的供供应商档档案、采采购合同同、行情情预测表表、原料料采购计计 划、采采购决策策；生产部的原原料库存存、成品品库存、生生产用料料报表；公司员工薪薪资结构构表、工工资表及及奖金发发放表；总部及地区区副总裁裁办公室室下发

10、的的文件、制制度、会会议纪要要；公司的计划划、预算算，经营营检讨会会纪要；其他传播后后可能给给公司带带来不良良（利）影影响的材材料，未未竣工 的工工程预算算。 2.2.2下列列场所列列为限制制场所生产部生产产中心控控制室；品管、行销销、采购购、财会会部经理理室；董事长、总总经理办办公室、秘秘书室；文印室、档档案室、电电脑室、财财会部凭凭证库。 22.2.3下列列人员为为重点保保密人员员各级主管；生产、采购购、行销销部文书书及外勤勤人员；中控室操作作员；文印打字员员、电脑脑操作人人员； CT3-00 PAGE 11财会部成本本、销售售、费用用会计。 2.33保密管管理 22.3.1资料料保密属2

11、.2.1条范范围的保保密资料料由发文文部门在在材料右右上角加加盖“秘 密”字样印印章，由由各部文文书或专专人负责责递送、上上报、保保管；打字、复印印保密资资料，须须经部门门主管签签名（复复印份数数用大写写）， 不得得擅自多多印多留留；打印印过程中中废印件件由打字字员妥善善收存,及 时销销毁；传阅秘密资资料，不不得散丢丢在办公公桌上,未经有有关主管管同意， 不 得扩扩大阅读读范围或或带出办办公室阅阅读；因因工作需需要，携携带秘密密 资料料外出时时，须向向上一级级主管报报告，并并妥善保保管；秘密资料由由各部文文书定期期清查，分分发和借借阅的秘秘密资料料要按 期清清退；办办理完毕毕的秘密密资料，应应

12、按规定定立卷归归档，无无保存 价值值的清理理造册或或经部门门主管批批准后销销毁。 22.3.2薪资资及奖金金保密薪资发放由由公司财财会部派派专人负负责，奖奖金由部部门主管管直接发发 放；(2)员工工应对本本人薪资资及奖金金保密，严严禁互相相询问和和谈论。 22.3.3饲料料配方保保密饲料配方保保密由品品管部主主管直接接负责，并并对生产产部配方方保密 工作作每季度度最少检检查一次次；(2)饲料料配方由由品管部部主管管管理，因因工作发发往总部部及集团团有关部部 门的的配方传传真须用用密码填填写，专专人取送送；(3)饲料料配方由由品管部部专人送送往生产产部，并并由生产产部经理理和生产产 主任任在“饲

13、料配配方传递递表”上签收收；配方由生产产主任输输入中控控室计算算机，配配料时可可从计算算机调出出 使用用，但不不得打印印和记录录；(5)生产产使用后后的旧配配方，由由品管部部主管清清查收回回，对需需保存的的 要按按规定整整理入卷卷，妥善善保管，无无需保存存的，清清理登记记后由 品管管部主管管负责销销毁；(6)饲料料配方严严禁传抄抄、复印印。 22.3.4会议议保密公司召开有有关营运运会议，由由总经理理或委托托人核定定参加会会议人 员名名单，会会上如讨讨论未定定稿的材材料会前前要编号号、登记记，会后后 由分分发人收收回或销销毁；参加会议人人员对会会议讨论论不宜公公开事项项负有保保密义务务，不得得

14、 对外外泄露。 CT3-00 PAGE 15 22.3.5计算算机保密密各部计算机机应确定定专人管管理，在在安全地地方放置置，并建建立 计算算机保密密制度；存有秘密资资料的计计算机软软盘须注注明并定定专人管管理，输输入硬盘盘 的应应加密码码，不用用时应及及时清除除。 22.3.6宣传传报道保保密 公公司员工工撰写的的各种有有关公司司的新闻闻报道稿稿件、广广告宣传传材料， 发发稿前须须经部门门主管和和总经理理或其授授权人审审核，未未经审阅阅，一 律律不许寄寄发；公公司宣传传栏涉及及公司营营运内容容的稿件件、公司司要闻 等等须经总总经理审审核方能能在宣传传栏刊登登；凡涉涉及集团团情况的的内容 应应

15、经过集集团领导导同意方方可宣传传报道。 22.3.7限制制场所的的管理公司限制场场所未经经该场所所工作人人员许可可及该场场所无人人时不得得 进入入；生产产部中控控室、品品管部经经理室未未经部门门主管许许可 不得得进入；外来人员检检查工作作及参观观须有公公司领导导或总经经理办公公室人员员 陪同同；如在在工作场场所拍照照、摄影影，须经经公司领领导同意意；限制场所内内一般情情况不应应会客，无无人时应应上锁；来公司培训训人员、客客户不经经允许不不得进入入主厂房房；供应应商不 得进进入原料料库；公司辞职、辞辞退人员员一律不不得进入入限制场场所。 22.3.8重点点人员管管理 对本规定定2.22.3条条所

16、列重重点保密密人员应应重点试试用考查查，有流流动意 向或不适适应本职职工作时时，必须须及时调调换。 22.3.9总经经理或其其授权人人应每季季度对各各部门保保密工作作进行检检查，不不 断断完善公公司的保保密工作作。 3 安安全管理理办法 3.11目的及及范围 3.1.1为确确保公司司营运及及财产的的安全和和每位员员工的生生命安全全，预防防各类 事故的的发生，特特制订本本办法。 3.11.2 本办法法适用于于公司各各部门 3.11.3本本办法由由各部门门主管负负责实施施，人事事行政部部负责检检查、督督导。 3.22安全委委员会组组成及职职责： 3.22.1为为加强对对安全保保卫工作作的领导导，公

17、司司成立安安全委员员会,组组成人员员 如下： 主 任：总经理理 副主主任：副副总经理理 委 员：生产部部经理 人事行行政部经经理 财务部部经理 品管部部经理 保卫部部门负责责人 3.2.2安全全委员会会职责 (1)负负责制订订安全及及保卫制制度、政政策、并并督促实实施。 (22)研究究决定安安全防火火防盗方方面的重重大问题题。 (33)每月月召开一一次安全全工作会会议，总总结、检检讨、上上月安全全及防火火 防盗盗工作，针针对存在在的问题题提出整整改措施施。 3.33防火安安全管理理 3.33.1人事事行政部部应确定定公司防防火的重重点部位位，画出出平面图图，标明明消防 设施施的位置置。 3.3

18、3.2公司司应组建建义务消消防队，并并每年至至少组织织一次消消防知识识及消防防器 材使使用演练练,以提高高员工的的防火意意识和处处理突发发事件的的应变能能力. 3.33.3凡使使用电器器设备的的部门，必必须每月月检查电电器线路路，电器器设备运运转 状况况，发现现问题及及时维修修，严禁禁带“病”工作。电电器线路路的保险险 装置置必须按按规定装装配保险险丝。下下班后不不使用的的电器设设备应切切断电 源。 3.33.4易燃燃易爆物物品应严严格按规规定要求求存放，保保持良好好通风。严严禁在露露 天和和发电机机房内存存放油料料。 3.3.5在生生产区及及油料存存放点等等地方，必必须挂有有“严禁烟烟火”，

19、“严禁吸吸 CT3-00 PAGE 17 烟”等标志志。 3.33.6消防防器材及及防火设设施的管管理： (1)公司消消防器材材应按规规定放置置在正确确的位置置上，配配足数量量，每 季度检查查一次有有效期，每每天由巡巡逻保安安进行常常规检查查。 (2)各种消消防器材材的购置置、保养养行政部部人员应应登记备备查。 (3)未未发生火火警时， 任何人不得随意挪用灭火器、消防栓等消防 设施；未经行行政部批批准， 任何单单位和个个人不准准挪用、借借用各 种消防防设施；不准在在消防栓栓取水降降温、做做卫生及及生活用用水。对对 擅自动动用灭火火器及消消防设施施且不听听劝阻者者，视情情节轻重重给予警警 告、罚

20、罚款等处处理。(4)若维维修作业业要动明明火，应应填报“动火申申请单”经批准准后方可可动用明火，而而动用灭灭火器，必必须事先先向行政政部及当当班保安安反映，动火及动用用灭火器器材时必必须有保保安在场场。动火火结束后后，需将将未使用或更更新的灭灭火器材材放回原原处。 (5)公司所所有的消消防器材材由各保保管部门门（人）负负责初级级保养及及监护。 若发现现损坏应应立即报报告主管管，查明明原因及及责任并并及时进进行维 修。若若因监护护不严造造成灭火火器材损损坏给公公司带来来损失的的，视情情 节轻重重给予处处罚。(6)未经经行政部部主管批批准，任任何单位位或个人人都无权权涂改、移移动、损损 坏禁禁烟、

21、禁禁火标志志。 3.44生产安安全管理理 3.44.1生生产部应应根据安安全生产产的要求求,制订各各类机器器、锅炉炉、配电电房及高高 空作业业等操作作规定,并严格格执行,切实防防止各类类事故的的发生。 3.44.2凡凡使用电电气焊人人员必须须持有上上岗证才才能操作作。在严严禁烟火火地区使使用 电气焊焊前，必必须书面面报告经经理批准准，备好好灭火器器后才能能施工。 3.44.3生生产车间间必须每每天清扫扫粉尘，打打开窗户户以利通通风，并并严禁烟烟火。 3.44.4生生产部主主管应每每天巡视视厂区，发发现不安安全因素素应及时时予以纠纠正。 如有有重大安安全隐患患，应立立即报告告安全委委员会采采取措

22、施施解决。 3.5办办公楼安安全管理理 3.5.11严格禁禁止无关关人员进进入财务务部、地地磅室、开开票收款款室等工工作室。 3.5.22公司各各部门下下班后，必必须锁好好抽屉、关关好门窗窗，关灯灯及切断断空调 的电电源，并并严禁无无关人员员进入办办公室大大楼。 3.5.33凡需加加班人员员必须填填写部门门主管签签字的加加班申请请单，加加班之后后离 开办办公室须须和保安安人员联联系，以以便锁好好大门。 CT3-0 PAGE 20 3.5.44财务部部的备用用现金不不能超过过规定的的数额，下下班后现现金必须须锁进 保险险柜内。 3.5.55财务部部收款处处严禁闲闲杂人员员入内。每每天收取取的货款

23、款必须及及时 存存入银行行。3.6化学学试剂的的安全管管理 3.6.11凡使用用有较强强腐蚀性性，毒性性化学试试剂的部部门，应应有专人人保管， 严 加管管理。 3.6.22凡用化化学试剂剂，必须须填写化化学试剂剂领用单单，经主主管部门门批准后后 才能能领用。3.7安全全保卫工工作的管管理 3.7.11公司人人事行政政部门应应根据公公司经营营发展情情况，配配合有关关部门， 不断完完善公司司安全保保卫制度度及防火火设施。 3.7.22公司保保卫部门门对防火火、防盗盗重点部部位应经经常检查查，并作作好安全全 记录。对对检查中中发现的的问题，要要提出整整改意见见，并上上报公司司安 全委委员会议议处。

24、3.7.33公司保保安人员员应严格格按公司司出入门门管理制制度办事事，严格格出入门门 管理理，严禁禁无关人人员及车车辆进出出厂区，保保证公司司正常的的工作和和 产秩秩序。 33.7.4夜间间值班人人员应加加强对办办公楼、厂厂区、仓仓库等重重点部位位的巡逻逻， 发现现问题及及时处理理。如不不能解决决的，应应及时报报告有关关领导作作出 应急急处理。4.出入门门管理办办法 4.11目的及及范围 44.1.1为了了保证公公司工作作和生产产的正常常秩序，保保证公司司财产安安全，特特 制订本本办法。 44.1.2凡人人员、车车辆、物物品进出出公司大大门均依依本办法法办理。 4.22人员出出入的管管理 44

25、.2.1凡公公司员工工每天上上下班，均均应按规规定打卡卡。工作作时间外外出，须须 主动向向保安员员交验公公出单或或请假单单。 44.2.2凡来来公司联联系业务务或办事事的外来来宾客，须须出示证证件并在在门卫室室 办理理登记手手续，经经受访者者同意后后方可进进入厂区区。 44.2.3非工工作时间间，禁止止外来人人员进入入厂区。 4.33车辆出出入的管管理 4.33.1公公司车辆辆外出须须持有出出车单，随随车人员员有公出出单，否否则保安安 员有权权阻止其其出门。 4.33.2外外来车辆辆进入厂厂区，须须将车辆辆停在门门口，待待办理登登记手续续后， 依保安安员的指指引，将将车停放放在指定定的地点点。

26、 4.33.3凡凡来公司司拉料的的车辆，进进厂前，保保安员应应检查其其货箱是是否有杂杂 物、泥泥沙。如如有应请请其在门门外清扫扫干净，方方可允许许进入 厂区区。拉料料车辆出出门须盖盖好蓬布布后方可可出门。 4.33.4凡凡运送原原物料的的车辆来来公司，由由保安员员通知采采购部和和品管部部， 待待接到品品管部330%抽抽样合格格通知后后，指引引车辆到到地磅过过磅。 4.33.5车车辆出门门须接受受检查，拉拉料车辆辆须交验验“提货单单”，送料料车辆 交验验“收货报报告”或“地磅单单”的“出门联联”。 4.33.6厂厂区内禁禁止车辆辆鸣号、超超车和高高速行使使，车辆辆进出厂厂门须缓缓行。 4.44携

27、带物物品出入入厂门的的管理 4.4.1销售售出厂的的产品，客客户应持持有财会会部签章章的发票票（出门门联）， 地磅磅员的过过磅证明明手续，经经保安员员检验无无误后方方可出厂厂。 4.4.2公司司物品携携出公司司，申请请部门必必须到行行政部门门填写“物品出出门 证”，说明明物品名名称、数数量、出出门原因因、时间间及携出出者部门门单位 和姓名名等，由由申请部部门主管管同意并并签字，经经行政部部门主管管审核 同意(必要时时报公司司领导批批准）。 44.4.3保安安员负责责对携出出公司物物品的清清点、检检查和登登记及收收存出门门证， 不符符合出门门手续的的一律不不得放行行，保安安员有权权询问或或扣留。

28、 CT3-0 PAGE 23 44.4.4属借借用、修修理、委委托加工工等类型型的物品品需携出出公司，应应在出门门证 上上说明返返还时间间，并应应按期返返还。具具体视情情况由行行政部 门门负责追追踪。 4.5保保安员岗岗位职责责 44.5.1认真真执行公公司的“出入门门管理办办法”，秉公公办事，不不徇私情情。 44.5.2上、下下班时间间要维护护打卡秩秩序。对对于代打打卡者要要及时劝劝阻并作作好 记记录上报报行政部部。 44.5.3在没没有公司司领导同同意的情情况下，不不允许外外来人员员参观公公司或进进 行行拍摄。 44.5.4对进进出工厂厂的车辆辆，要做做好指挥挥、疏导导工作，避避免阻塞塞现

29、象的的发 生生。 44.5.5夜间间值班要要定时巡巡逻厂区区，发现现偷盗者者应及时时制止，扣扣留人员员及 被被盗物品品，并及及时上报报。 44.5.6认真真作好交交接班，认认真填写写“门卫值值班记录录表”，及时时将有关关情 况报报告行政政部。 44.5.7要注注重自身身的仪表表、仪容容，工作作时间必必须着制制式服装装。 44.5.8待人人要热情情有礼貌貌。 44.5.9上班班不能迟迟到或早早退，工工作时间间不准擅擅自离开开工作岗岗位。 44.5.100工作时时间不准准看书、报报，不准准喝酒，不不准做与与保安工工作无关关的 事，违违者纪律律处分。5.地磅管管理办法法 5.1目的的和范围围 55.

30、1.1为加加强对进进出厂货货物计量量作业的的管理，使使进出厂厂货物之之计量作作 业有所所遵循，特特制订本本办法。 55.1.2 凡凡公司购购入的原原材料、包包装物及及销售出出厂的成成品、不不能用于于 生产的的原料、废废旧物资资之地磅磅作业以以及地磅磅之日常常管理均均依本 办法之之规定办办理。 5.2原料料入厂的的地磅作作业 55.2.1地磅磅员根据据采购部部开出的的“原料收收货报告告”及“品管部部”30%取 样卡”检查地地磅及车车上无人人时方可可过磅。 55.2.2打印印“原料收收货报告告”之“进厂栏栏”有关内内容后交交与客户户到仓 库卸货货，并进进行登记记。 5.2.33车辆卸卸完货后后驶回