某公司办公文件数据管理制度

1、发 发 行 章列管文件文件文件/数据管理制度文件编号：管规0009版 本：第第2版发行日期：99年12月28日拟案单位：管理部部文件修订记记录序日 期修订部门核准部门申请单编号号备 注11管理部总经理室无(尚无申申请制度度)22管理部总经理室3456核 准审 核核拟 案曾璟煜曾璟煜 傅傅殿伟 朱郁乔乔除本封面面因管理理之需要要，得加加盖相关关印章及及相关人人员之签签章外，任任何人不不得对文文件之内内容进行行涂改或或作记号号，（如如有修改改之必要要时，应应按文文件/数据管管理制度度之相相关规定定办理之之）。目 录主旨3适用范围3发行3修订3文件/数据据管理制制度概述述3文件/数据据作业管管理办法

2、法4分类 4证件4文件4合同5技术数据5人事资料5计算机数据据 55其它数据5编号说明6责权部门代代码6文件类别代代码6非质量体系系文件编编号方式式7编号管理8保管权责9证件9文件9合同9技术数据9人事资料9外来文件9其它文檔9文件制作格格式规定定10文件制作格格式10窗体制作格格式11记录制作格格式12文件作业程程序12文件的制订订、修订订12审核、核准准、分发发12废止、回收收、销毁毁13归档作业13借阅、补发发14翻印15计算机作业业管理办办法15网络维护及及相关规规定15文件的变更更16文件的备份份16文件的删除除16载体及程序序系统管管理规定定16附则17附件一：公公司档案案管理人人

3、员组织织图17档案文件数数据管理理制度文件类别 一般般文件 密密级 机机密 极机机密 版本：22 拟 稿 朱 郁 乔文件编号管规0099发行日期99年122月28日 共 页 核 准 主 旨：为有有系统的的妥善管管理本企企业之各各类档案案及相关关数据(含各类类文件)特制制定本办办法执行行之。适用范围：凡本企企业内之之各类档档案、文文件、数数据，均均适用本本办法发 行：本办办法经执执行长核核准后发发布实施施。修 订：本办办法如有有未尽事事宜时，得得由管理理部加以以补强并并呈总经经理审核核、执行行长核准准后修订订之。壹、文件数据管管理制度度概述文件数据据管制是是指对企企业内所所有档案案、文件件及数据

4、据（包括括现行运运转文件件、存盘盘文件、余余存文件件和准备备销毁的的文件）的的存放、调调阅和销销毁等进进行管理理之工作作由各部门助助理担任任日常档档案、文文件及数数据管理理工作，在在进行各各项文管管作业时时，应遵遵循以下下三个基基本原则则：(一).集集中管理理原则具体情情况包括括：1.凡企业业接收之之外来函函件、资资料等，一一律应由由相关部部门之文文管人员员负责接接收、登登记和分分发处理理，如文文管人员员不在时时，应确确定临时时接收人人员；如如文管人人员离职职时间较较长，应应及时指指定人员员代为办办理2.以本公公司名义义对外下下发或上上报之文文件，应应由承办办部门文文管助理理统一登登记、编编号

5、，并并视文件件之等级级加盖公公章及经经权限主主管核准准后发放放，并将将存盘文文件、余余件归档档进行妥妥善保管管3.企业接接收的所所有文件件、数据据都应由由各相关关权责部部门文管管助理集集中保管管各业业务职能能部门承承办的文文件、数数据，承承办完毕毕后必须须交回，不不得长期期保存于于个人处处(二).科科学管理理原则文据按案保限表二之规定定年限进进行保存存，以便便为归档档立卷创创造条件件(三).严严格保密密原则凡公司员工工因职务务及工作作之关系系，于文文件数据据之制订订、审核核、分发发、传阅阅、归档档及销毁毁等作业业流程中中涉及公公司之机机密均应应负有保保密责任任(参考文文件:人事事行政管管理规章

6、章关于于员工对对于本身身职务所所涉及之之公司机机密应负负有保密密责任之之相关规规定)贰、文件/数据作作业管理理办法一、分类：(一)公司司档案数数据分：证件、文文件、合合同、技技术数据据、人事事数据及及其它文文文件数数据等六六类，以以便分别别进行管管理：1.证件：如公司司营业执执照、税税务登记记证、IIC卡，证证件类均均由总经经理室列列管之。2.文件 (包括如如下)：第一阶：手册第一阶：手册第二阶：程序文件第二阶：程序文件(1)ISSO90002质质量体系系文件第三阶：作业指导书第三阶：作业指导书第四阶：窗体/第四阶：窗体/记录填写式窗体/记录注: 上述述非质量量体系文文件中之之“记录”系指各各

7、类填写写式窗体体经填写写内容后后形成的的文文件件数据，各各类记录录档案应应存于相相同窗体体名称之之档案夹夹，以便便查找及及归档作填写式窗体/记录(2)非质量体系文件(2)非质量体系文件非填写式窗体/记录 非填写式窗体/记录管理办法类文件管理办法类文件各部门相关事务文件公司内部公文各部门相关事务文件公司内部公文(如人事命令、公告)政府公函政府公函(3)外来文件(3)外来文件社会机关、组织信函业主信函业主信函其它类合同小包合同业主合同其它类合同小包合同业主合同3. 合 同注:各类合合同之编编号及管管理，请请另参阅阅合同同管理办办法之之说明4. 技术术数据生产技术资资料产品及程序序设计技技术数据据仪

8、器、设备备相关数数据工程设计技技术数据据内部基本建建设数据据5. 人事事资料 : 如:人事数数据表奖奖惩记录录、考勤勤表、员员工考绩绩表6. 计算算机数据据 :各类类计算机机档案7. 其它它数据如各类书刊刊、照片片(二)上述述各类文文件/数据依依重要程程度及保保管方式式又可分分为：(1)(1)一般文件(2)列管文件 密级文件(2)列管文件 密级文件 机密级文件 机密级文件 极机密级文件注: 1.列管文文件系指指涉及公公司生产产经营或或内部管管理运作作方面机机密或较较为重要要之各类类文文件件数据（如如生产统统计数据据、规章章制度、财财务报表表、研发发资料等等），对对于列管管文件之之复印、修修改或

9、发发放、借借阅等，均均须由权权责部门门进行管管制之 22.合同同及技术术数据类类、财务务报表类类文件一一律列为为列管文文件 33.ISSO90002质质量体系系范围内内之所有有文件均均为列管管文件(三)上述述各类文文件/数据依依存盘方方式共分分为:(1)书面面资料(2)计算算机档案案数据二、编号方方式说明明：1.编号第第一位字字符为该该份文件件/数据之之权责部部门代码码(部门代代号说明明如下)：(1) 董：董事事会；(2) 执：执行行长室；(3) 总：总经经理室；(4) 财：财务务部；(5) 管：管理理部；(6) 品：管理理部品保保课；(7) 生：管理理部生管管课；(8) 务：管理理部总务务课

10、；(9) 采：管理理部采购购课；(10)人：管理理部人事事课；(11)资：信息部部；(12)业：业务部部；(13)营：营服部部；(14)工：工务部部；(15)厂：厂务部部；(16)卷：卷门部部；2.第为/之指(1)“证证”指各类类证件;(2)“表表S”指各类类制式填填写式窗窗体;(3)“表表P”指各类类制式非非填写式式窗体(4)“质质”指各类类质量体体系之文文件(5)“外外”指各类类外来文文件(政府机机关之公公函除外外)(6)“政政”指各类类政府机机关所发发之公函函(7)“公公”指各类类公司内内部所发发之公文文、行政政命令等等(如人事事命令、公公告等)(8)“规规”指各类类规章、制制度及管管理

11、办法法(9)“技技”指各类类技术数数据(10)“事”指各部部门承办办事务之之相关文文件(11)“人”指各类类人事资资料(12)“图”指各类类图面资资料(13)“书”指各类类书刊3.代第起件之共以种进号(1)非质质量体系系之文件件/数据:非质量体系系之文件件/数据之之编号第第三位起起为该文文件/数据之之流水编编号以伯记共位1始编9则上码10 范例:管理理部制订订的第一一份管理理办法类类文件之之具体编编号方式式如下:100规管100规管 流水编号 流水编号管理办法类文件代码 管理办法类文件代码权责部门代码权责部门代码 试实行阶阶段中的的文件/窗体/数据，应应于上述述编号之之第三码码前加一一代码“试

12、”，原流流水编号号为三码码则缩减减为2码。10管10管试规试规试实行阶段中的规章制度类文件流水编号(试实行阶段中的规章制度类文件流水编号(第一份)试实行阶段之代码试实行阶段之代码规章制度类文件代码规章制度类文件代码权责部门代码权责部门代码(2).质质量体系系范围内内之文件件/数据：编号之第三三位代码码该/之文别分“1”为第第一阶质质量文件件代码，即即指质量量手册；“2”为第第二阶质质量文件件代码，指指各类程程序文件件；“3”为第第三阶质质量文件件代码，指指各类作作业标准准书、管管理办法法；“4”为第第四阶质质量文件件代码，指指各类质质量记录录窗体； 文件编号号第四位位第六位位为当前前文件在在I

13、SOO90002质量量体系中中所对应应的要素素编号，从从 40014420 .(参参考文件件:附件质质量体系系要素一一览表) 文件编号号中最后后两位(第七、八八位)代码为为所对应应的要素素下窗体体或文件件之流水水编号注:质量体体系中之之文件/数据编编号之第第三码及及第六码码后应加加“”号分隔隔。品 范例：“质量2-4100-011”代表为为:由品保保课主导导的“进料检检验程序序”（为二二阶质量量文件，质质量体系系编号第第4100要素下下之第一一份文件件）。品质 24 1 0质 24 1 0 4.10要素下第一份程序书0 1 4.10要素下第一份程序书0 1本文件所对应的质量体系要素为4.10本

14、文件所对应的质量体系要素为4.10二阶程序文件代码二阶程序文件代码质量文件代码质量文件代码权责部门权责部门(品保课)之代码 质量体系系文件中中记录窗窗体之编编号方式式请参阅阅非质量量体系记记录窗体体的编号号方式。4. 若文文件或窗窗体内容容同属于于质量体体系与非非质量体体系范筹筹时，均均作为非非质量体体系文件件进行编编号。三、文件编编号的管管理：1.文件、窗窗体编号号由各部部门文管管人员依依照本办办法进行行统一编编制；2.各部门门须建立立本部门门内所有有文件数数据编号号对照表表；每有有新文件件产生时时，应实实时登录录其流水水号码以以备查找找；3.对于本本部门之之文件档档案编号号，各部部门文管管

15、助理应应每月进进行一次次核对；发现异异常情况况后，应应及时进进行更正正并交管管理部备备案4.各类编编号之流流水号，不不论原为为二码（二二位数最最大值为为99）或或三码(最大值值为9999)，如如额满后后即自动动上升一一码5.各类文文件(含窗体体)如有更更新版本本时，新新版本之之文件（或或窗体）应应注明为为第二版版或第版。四、各类档档案的保保管权责责：(一)公司司各类证证件：除除各权责责部门专专用、常常用且重重要性较较低之证证件(如手机机之ICC卡)得由权权责部门门保管外外，其余余较重要要之证件件一律由由总经理理室列管管(二)各类类文件：1. ISOO质量体体系文件件及其它它各类规规章、办办法类

16、文文件、公公司各类类空白窗窗体等均均由管理理部及各各权责部部门列管管之2.各部门门内部使使用记录录文件、窗窗体，由由各权责责部门保保管之(三)合 同：由由财务部部合同管管理员参参照公司司合同同管理办办法进进行管理理存档(四)技术术数据：1.各类类生产技技术数据据、仪器器设备数数据、工工程技术术数据等等由各权权责部门门主管保保管2.内部基基本建设设档案数数据由工工程部门门列管之之3.公司内内部规范范之技术术数据由由总经理理室列管管之4.各类程程序设计计数据由由信息部部门列管管之(五)人事事资料：包括人人事档案案及各部部门人员员转证测测评试卷卷，由公公司人事事部门按按机密文文件进行行列管(六)外来

17、来文件、信信函：11.由警警卫室接接收，送送至总务务助理处处登记、分分发；2.登记内内容须包包括：业政社关等邮递方式如：挂挂号、EEMS、包包裹等；分发部门（即即收函单单位）及及日期(七)各部部门须自自行备妥妥一套窗窗体，如如须新增增及修改改时，应应通知信信息部统统一进行行制作之之。(八)其它它类文文文件数据据：1.公司各各类图书书：由管管理部总总务课进进行保存存与借阅阅管理2.各类工工程照片片：统一一由信息息部按相相关管理理办法进进行列管管 3.各类公公告、人人事命令令均由人人事部门门负责列列管。4.旧经使文案据由部书盘(机则息责安存过始以之五、文件格格式制作作规定：(一)文字字文件制制作格

18、式式规定： 文件制制作格式式一律套套用同类类文件之之固定模模板形式式，文字字内容原原则上均均采用从从左至右右横向书书写之方方式制作作；(必须以以直式书书写之特特殊文件件格式须须呈管理理部核准准后始得得进行制制作)文件格格式之具体制制作要求求如下：1. 页首首：a.均须须有公司司商标(一律为为蓝色)及“长诚浪浪板（昆昆山）有有限公司司”之蓝色色字样b.公司抬抬头置于于文件上上中央，字字体为222号、新新细明体体加粗，长长诚标志志应为字字的两倍倍大小 22. 标标题：a.均须须有文件件标题名名称字字体为118号、新新细明体体加粗b.如为管管理办法法类文件件（含质质量体系系手册）须须于标题题下方附附

19、表格(如下)，并须须对相应应内容予予以标示示文件类别 一般般文件 密密级 机机密 极机机密 版本： 拟 稿 文件编号发行日期 共 页 核 准3.内容排排序及文文字大小小：内容容排序及及文字大大小一律律按下列列标准进进行制作作: 壹: 号新新细明体体 一: 号新新细明体体 (一): 号新细细明体 1: 号新细细明体 (1): 号新细细明体 : 号新新细明体体 a: 号新细细明体4.页尾：凡二页页以上文文件，均均应于页页尾中央央处标注注页码，各各类文件件/数据页页码之标标示方法法及注意意事项如如下:各类窗体之之页码:一律以以“共页 第页”(页码之之总数不不应包含含窗体使使用说明明之页数数)之方式式

20、标注。文件之页码码: aa. 对对于总页页数100页以下下之页码码可按上上述窗体体页码之之编码方方式进行行编码(如:第1页共100页)b. 对于于总页数数超过110页以以上之页页码可于于页尾中中央直接接标示页页码符号号(如:“第一页页”)，但须须于页首首处标明明总页数数。c. 对于于各部门门规章、管管理办法法类等总总页数及及章节较较多之文文件/数据应应按各章章节进行行页码之之编码。(如第一章之第二页编号方式:1/2)(二)窗体体制作格格式规定定：1.凡本公公司之窗窗体于页页首处均均须有公公司商标标及“长诚浪浪板（昆昆山）有有限公司司”之字样样(视窗体体之格式式，置于于左上角角或中央央2.之处有

21、主称示会作表表”3.必须于于窗体之之右上角角处注明明窗体编编号、版版本及制制订日期期.4.窗体按按格式之之不同，于于适当位位置处预预留装订订位置，视视实际需需要以虚虚线划出出并注明明“装订线线”5.窗体预预留空间间：左22公分、上上、下边边界1.5公分分；右边边界1公分距距离6.标题注注意事项项：(1)公司司标题：列高660，字字形为224号字字加粗，储储存格靠靠下方(2)内容容标题：列高440，字字形222号字加加粗，储储存格靠靠下方(3)文件件编号：列高同同内容文文件，字字形122号字加加粗，储储存格靠靠下方7.窗体按按格式及及用途之之不同，须须于适当当位置（一一般于窗窗体右或或页尾处处）

22、注明明窗体使使用注意意事项及及窗体流流程 (如：附附注：本本窗体于于会签后后送交合合同管理理员存档档；)8.如须各各部门会会签之窗窗体，均均须于窗窗体适当当位置处处备有会会签栏(会签字字段之大大小，直直式文件件至少应应为2ccm(高高)2.55cm(宽)，横式式文件至至少应为为3.55cm(高) 3ccm(宽宽)为原则则)9.窗体格格式之制制作，应应采用恰恰当的字字体及字字型比例例，力求求整齐、美美观、便便于填写写(三)计算算机制作作之记录录，文件件编号相相关规定定：1.凡计算算机打印印的窗体体记录，均均须在原原空白窗窗体编号号下，再再加入一一项记录录编号，编编号方式式请参照照前述2.所打印印

23、的记录录在计算算机中存存盘时，须须确保将将记录存存于所属属部门目目录下同同一窗体体名称数数据夹中中六、文件作作业程序序：(一)文件件的制订订、修订订1.文件的的制订：由提案部门门指定人人员以各各类档案案标准格格式拟案案，并要要填写文文件制订订、修订订废止止申请单单对对于新制制订之窗窗体，同同时还应应制作一一份空白白窗体填填写格式式范例及及窗体功功能使用用流程说说明等，一一并送审审2.文件的的修订：文件若有不不合使用用需予以以修改、增增订者，由由申请单单位填具具文件件制订、修修订废废止申请请单，提提出变更更原因，由由原拟案案单位议议定修改改文件件修改后后，版本本号亦应应随之变变更原原版本应应列入

24、修修订记录录中由管管理部进进行存档档之(二)文件件之审查查、核准准、分发发1.文件之之审查作作业：由拟案人员员将草案案或文文件制订订、修订订废止止申请单单等送送直属主主管审查查，并圈圈选相关关会签部部门，草草案经审审查会签签后呈送送权限主主管核准准2.文件之之核准作作业：(1)各拟拟案部门门内部使使用(不涉及及对外或或跨部门门会签)之文件件或窗体体，由直直属部门门主管进进行核准准；各部部门制订订之跨部部门使用用之窗体体或文件件，须呈呈总经理理室核准准(2)各部部门、单单位涉及及本公司司章程、制制度、考考核等方方面的规规定、条条例、办办法等文文件，均均须参照照公司统统一颁布布之制度度进行制制订，

25、并并经管理理部核稿稿、总经经理室核核准并敬敬会执行行长同意意后始得得生效3.分发作作业：(1)由拟拟案部门门根据文文件传达达范围，对对文件资资料进行行复印、分分发，并并由接收收人员予予以签收收(2)对内内发行文文件若为为列管文文件时，应应加盖“列管文文件”章，并并根据其其机密性性注明“严禁复复印”及机密密等级；(3)各部部门新增增制订(修订)的窗体体、会议议记录及及制度方方面的文文件均须须送交管管理部一一份备案案之(4)进行行文件分分发时，须须填制文文件发放放回收收记录，请请各收文文单位主主管或文文管助理理签名接接收 (三)档档案的废废止、回回收、销销毁 11.档案案的废止止： 由申请请废止的

26、的单位填填具文文件制订订、修订订废止止申请单单，提提出废止止原因经核准准后，于于文件上上用红笔笔注记，退退出执行行过程并按对对照所规规定的废废止文件件保存期期限进行行保存，到到期销毁毁之 22.旧资资料的回回收：对已确认失失效或因因有误须须重新修修正之文文件，拟拟案部门门提出文文件制订订、修订订废止止申请单单，由由文管中中心人员员对照文文件发放放回收收记录将将下发文文件全部部收回，并并请各单单位经手手人签字字确认3.文件的的销毁：(1)对于于收回之之作废文文件或超超过保存存期限之之档案数数据，经经核准后后进行统统一销毁毁(2)档案案销毁须须实行双双人监销销之原则则(3)文文件数据据销毁记记录应

27、应予以存存盘、备备查 (四四)归档作作业1.保存期期限：公公司各类类文件/数据之之保存年年限详见见档案案数据保保存年限限一览表表.2.归档时时间：每每年度112月中中、下旬旬；或对对于常用用窗体，每每三个月月进行一一次归档档3.归档责责任人：各部门门、单位位文管人人员4.文件/数据保保管之相相关要求求及规定定： 文件管管理被纳纳为内部部稽核项项目之一一，定期期实行稽稽核检查查，以确确保数据据之正确确使用在文件件的保管管中应做做到：(1)不得得于原件件上书写写不相关关之文字字、符号号或擅加加标记(2)文件件、质量量记录之之计算机机档案由由专人负负责管制制，不得得任意拷拷贝(3)文件件的保管管应注

28、意意其安全全性，并并要防毒毒、防潮潮(4)归档档文件应应尽量为为原件，并并按同一一文件只只存盘一一份之原原则(5)文管管中心须须于每一一档案册册建目录录索引，其其中应包包括文件件编号、文文件名称称、版次次、归档档日期等等要项(6)文件件/数据之之存盘位位置应正正确并符符合分类类要求(五)文件件/数据的的借阅、补补发1.借阅范范围及审审核权限限:(1)档案案数据仅仅限本公公司员工工在文管管处借阅阅，如因因抄录或或复印需需带出文文管处者者，必须须办理登登记手续续(2)借阅阅本人业业务范围围内一般般文件时时，不需需进行审审批程序序(3)借阅阅密级或或机密级级文件者者，由部部门主管管审核后后，须转转至

29、管理理部核准准(4)极机机密级文文件之借借阅须进进行书面面申请，写写明借阅阅用途及及借阅期期限后，按按部门主主管管理部部总经理理室之顺顺序进行行签核2.登记:借阅文文件必须须履行登登记手续续文管管和借阅阅人员必必须当面面查点所所借文件件类别、份份数，并并在借阅阅簿上登登记签字字；退还还文件时时，文管管人员要要根据借借阅登记记簿检查查核对所所借文件件，确认认无误后后予以销销帐并并履行签签字手续续3.催退:借出去去的文件件应限定定借阅时时限过过期不还还者，应应及时催催退回收收，以免免文件散散失或影影响他人人借阅对确需需延长借借阅时间间的，须须重新办办理借阅阅手续4.借阅人人员须注注意的问问题：(1

30、)对借借阅件要要加强保保密和保保管工作作，如需需复印或或抄录者者，须经经权限主主管核准准(2)借阅阅文件只只限本人人阅读，不不得转借借他人，并并按时退退还，严严禁拍照照、抽页页、剪裁裁和涂改改5.文件的的补发是是指收文文单位将将原文件件丢失，并并要求再再次补发发补发发文件须须视文件件的机密密性，提提交补发发申请以以说明原原因，经经权限主主管核准准后，文文管中心心始得重重新打印印，并做做好记录录 (六)文文件的翻翻印 1.拟案案部门翻翻印文件件时，对对于列管管性文件件要严格格控制翻翻印份数数，不得得随意扩扩大阅读读和传达达范围，并并须做到到：(1)复印印文件须须经发文文单位同同意，未未经许可可，

31、任何何单位和和个人不不得私自自复印(2)复印印文件要要确保准准确无误误，并对对翻印时时间、份份数及发发放范围围等予以以备案2.对于非非列管性性文件，可可视实际际需要进进行复印印3.文件的的翻印需需由经管管理部核核准进行行复印工工作之人人员确实实按照文文件复印印有关规规定及要要求进行行复印之之参、计算机机档案作作业管理理办法一、公司信信息网络络由信息息部统一一进行设设计、规规划、管管理与维维护事宜宜二、各部门门均通过过本部门门微机操操作人员员专用网网络密码码登录上上网，并并将文件件档案存存入服务务器中本本部门子子目录下下存于服务器器中较重重要之执执行生效效文件，应应设为只只读文件件四、信息部部应

32、每月月不定期期对公司司所有计计算机进进行抽查查,是否有有未按规规定操作作之情况况，并予予以要求求改善五、属于公公司列管管文件的的计算机机档案之之变更、调调用、打打印，一一律须经经权责部部门权限限主管核核准后，由由信息部部协助完完成六、其它相相关规定定：各部部门自行行制作之之文件(一)文件件制订并并经核准准使用后后之计算算机存盘盘：1.由制订订部门提提出文文件制订订、修订订、废止止申请单单，并并附上拟拟订之文文件原稿稿经权限限主管核核准、文文件颁准准生效后后，拟案案部门须须凭核准准单知会会信息部部，将该该文件内内容存于于服务器器中，并并立即将将单机上上的文件件删除2.制订部部门应将将核准发发行始用用之窗体体或文件件编入相相关部门门管理规规