某公司材料设备采购管理办法

1、深圳市众城兴建筑劳务有限公司管理文件PAGE PAGE 38深圳市康发公司材料设备采购管理办法1目的 通过过规范材材料设备备采购程程序，形形成各部部门和环环节的有有效制衡衡和协作作，以保保证采购购活动满满足数量量、质量量、成本本、交货货期和服服务方面面的要求求。2. 适用用范围公司确定自自行采购购的材料料设备。凡是金额达达到招标标条件的的材料设设备采购购项目必必须严格格执行招招标管理理办法来来选择合合格供应应商，后后续的管管理工作作按照本本办法执执行。3相关文文件 招标标管理办办法（详详细见合合同预算算部招标标管理办办法）经济合同同管理办办法财务管理理制度公司有关制制度4执行原原则41“检检控

2、并重重，以控控为主”，控制制的关键键是选择择合格的的供应商商；42必须须体现公公司统一一的付款款和质量量原则；43体现现运作效效率与权权力制衡衡。5. 职责责5.1 材材料部5.1.11负责制制订和完完善材料料设备采采购管理理制度和和流程。5.1.22收集市市场信息息，建立立材料设设备和供供应商信信息库。5.1.33负责对对供应商商进行评评审、考考核，建建立供应应商档案案和合格格供应商商名册。5.1.44制定项项目总体体的材料料设备采采购计划划。5.1.55负责组组织制定定各类材材料设备备的采购购准备文文件。5.1.66负责材材料设备备采购合合同的谈谈判和拟拟订。5.1.77负责材材料设备备采

3、购合合同的报报审和修修改。5.1.88负责组组织材料料设备的的进场，组组织进场场检验。5.1.99负责组组织材料料设备质质量验证证的对外外送检工工作。5.1.110参与与协调施施工过程程中与供供应商的的关系。5.1.111负责责跟踪记记录材料料设备的的使用情情况。5.1.112负责责收集整整理各种种质量合合格证书书和检验验试验文文件。5.1.113参与与采购设设备的竣竣工报验验。5.1.114负责责协调和和管理材材料设备备的保修修服务工工作。5.1.115负责责对供应应商进行行考核评评价。5.2 公公司质检检部（工工程技术术部）5.2.11参与制制订项目目总体采采购计划划。5.2.22负责提提

4、出材料料设备需需用计划划。5.2.33参与制制作相关关的采购购准备文文件。5.2.44参与进进场材料料设备的的检验和和试验。5.2.55负责监监督材料料设备的的保管、标标识及进进入库管管理工作作。5.2.66负责组组织和协协调设备备安装施施工。5.2.77负责反反馈材料料设备使使用情况况和供应应商的服服务情况况。5.2.88负责组组织设备备的竣工工报验。5.3 公公司成本本控制部部（预算算部）5.3.11参与制制订项目目的材料料设备采采购总体体计划。5.3.22负责提提出材料料设备采采购的计计划成本本。5.3.33收集整整理市场场材料设设备价格格变化动动态，对对报价进进行监督督审查。5.3.4

5、4负责审审查材料料设备采采购合同同。5.3.55负责汇汇总材料料设备价价款及变变更，及及时调整整工程总总造价。5.4财务务部5.4.11参与对对供应商商的银行行信用及及财务状状况调查查。5.4.22参与制制订合同同的付款款条款。5.4.33汇总制制订材料料设备资资金需用用计划。5.4.44负责对对供应商商进行材材料设备备价款支支付。5.5副总总5.5.11监督和和指导材材料设备备采购全全过程工工作的开开展。5.5.22负责选选择材料料设备供供应商。5.5.33负责审审核材料料设备采采购合同同。5.5.44负责处处理材料料设备进进场和施施工过程程中的重重大事件件。5.5.55负责审审核供应应商考

6、核核结果。5.5.66负责审审查材料料设备履履约完成成证明，对对材料设设备价款款支付出出具意见见。6工作程程序6.1 材材料设备备采购计计划6.1.11根据材材料设备备对工程程质量和和成本的的影响程程度，将将项目物物资分成成A、BB、C三三类。量量大且对对工程质质量和成成本影响响大的物物资为AA类；量量小但对对工程质质量影响响大或量量大但对对工程质质量影响响一般的的物资为为B类；一般物物资为CC类（公公司五金金店供应应）。公公司应重重点控制制A类材材料设备备，具体体参见材材料设备备分类表表（附附件2）。6.1.22公司根根据材料料设备重重要性分分类，由由材料采采购部与与工程技技术部会会商列明明

7、清单，明明确该项项目由公公司自行行采购的的材料设设备，上上报主管管副总和和总经理理审批后后，作为为项目的的采购范范围。6.1.33材料设设备部负负责组织织相关部部门制订订项目的的材料料设备总总体采购购计划（附附件100），报报总经理理审批。6.1.44工程技术术部根据据工程进进度和现现场施工工需要，预预先提出出材料料设备需需用计划划，报报送到主主管副总总及总经经理通过过后，由由材料采采购部正正式启动动采购程程序。6.2选择择合格的的供应商商6.2.11收集产产品和供供应商的的资料和和信息6.2.11.1材材料采购购部负责责收集各各类材料料设备的的市场信信息，要要针对计计划采购购的材料料设备建建

8、立专项项数据库库，数据据库中每每项必须须收集不不少于33家供应应商以上上的产品品信息。6.2.11.2材材料设备备部负责责向各类类材料设设备厂家家询价，索索取产品品说明书书、样本本等资料料和信息息，并进进行分项项编目、登登记、保保管，以以备查用用。6.2.11.3材材料设备备部负责责了解市市场上新新产品、新新材料的的情况，定定期上交交专项分分析报告告。6.2.11.4材材料设备备部负责责了解政政府对材材料设备备使用的的政策、法法规。6.2.22制作采采购准备备文件6.2.11.2由由材料采采购部组组织制作作材料料设备采采购清单单，明明确采购购的详细细需求作作为采购购实施的的依据，其其内容应应包

9、括相相关图纸纸、设备备型号、性性能要求求、技术术参数、品品种、加加工要求求、数量量、交货货期、验验收标准准、现场场安装要要求、质质量保修修条件等等。6.2.11.4计计划预算算部负责责提供材材料设备备的数量量、计划划采购成成本等。6.2.11.5工工程技术术部负责责提出材材料设备备的进场场时间要要求、现现场安装装要求、设设备型号号、参数数等，并并负责与与监理公公司沟通通，确认认采购的的相关需需求。6.2.11.3采采购准备备文件还还包括依依据性的的采购文文件：由由材料设设备部负负责归档档管理相相关材料料设备的的国家标标准和部部颁标准准，作为为材料设设备进场场检验的的依据。6.2.33供应商商资

10、格预预审6.2.33.1材材料设备备要求供供应商递递交各类类证明文文件包括括：企业业介绍、企企业的资资质证明明资料（营营业执照照、生产产许可证证、资质质证书等等）、产产品的质质量证明明资料（合合格证、准准用证或或备案目目录、监监测报告告等）、进进口物资资的相关关证明（进进出口许许可证、商商检证明明等）、获获奖证书书等，并并对其资资格进行行评审。6.2.33.2材材料设备备部填写写供应应商资格格评审表表（附附件3），上上报主管管副总审审批后确确定入围围的供应应商，入入围的供供应商不不得少于于2家。6.2.44供应商商评价6.2.44.1针针对不同同的材料料设备特特点采取取不同的的评价方方式。对能

11、提供标标准产品品的，进进行样品品检测，检检测结果果作为评评价依据据。对不能提供供样品的的，进行行厂家或或其承包包项目的的考察，考考察结果果作为评评价的依依据。6.2.44.2样样品检测测和评价价材料设备部部要求各各供应商商，按要要求数量量送样，并并附鉴定定书或检检测报告告；材料设备部部收到样样品后，立立即填写写委托单单，将样样品送到到的经过过认证的的专业检检测机构构检测。材料设备部部负责取取得检测测报告，并并按检测测结果对对产品进进行质量量性能评评价。必须请监理理公司和和工程部部参与对对样品的的确认，并并进行封封样。6.2.44.3对对厂家或或其承包包的项目目考察材料设备部部组织工工程部、计计

12、划预算算部及其其他专业业人员对对厂家或或其承包包项目进进行考察察，必要要时应邀邀请监理理工程师师参与。如样品检测测合格后后，认为为有必要要对其生生产能力力和质量量保证能能力进行行进一步步的了解解，也可可以组织织考察。材料设备部部提交考考察报告告，报告告的内容容应包括括：企业业规模、生生产能力力和装备备、领导导质量意意识、员员工素质质、质量量管理体体系建设设、售后后服务、设设计开发发能力、顾顾客满意意度反馈馈等。6.2.55报价和和审价当供应商样样品符合合要求或或考察合合格后，则则可通知知各供应应商报价价；材料设备部部负责具具体的谈谈判，谈谈判价格格必须经经过计划划预算部部审核。6.2.66选定

13、供供应商材料采购部部负责向向主管副副总提交交材料设设备检测测报告或或考察报报告。计划预算部部向主管管副总提提交供供应商报报价审核核表（附附件4）。采购金额在在 万万元以下下的，由由主管副副总选定定供应商商；采购购金额在在 万万元以上上的，由由主管副副总提出出选择建建议，上上报总经经理审批批确定。材料设备负负责将选选择结果果通知各各供应商商，同时时要求中中选的供供应商前前来办理理有关合合同事宜宜。6.3合同同谈判与与签订具体的执行行程序和和规定见见合同同管理办办法。6.4材料料设备进进场检验验6.4.11编制进进货检验验计划6.4.11.1材材料设备备部的工工程师在在统一组组织下，对对材料设设备

14、进场场检验进进行全面面策划，编编制材材料设备备进场检检验计划划（附附件9），明明确检验验地点、检检验的方方式、检检验记录录方式、抽抽样方式式和比例例、检验验量具和和仪器、检检验记录录表格等等，为材材料设备备进场检检验作好好准备工工作。6.4.11.2将将材料设设备的进进场时间间及安排排，至少少提前55天通知知工程技技术部，要要求总包包和监理理单位作作好相应应的准备备。6.4.22检验地地点6.4.22.1进进场检验验一般在在施工现现场进行行。由于于材料设设备检验验合格后后都要入入库保管管，应将将进货检检验地点点设在相相应的仓仓库内；对体积积特别大大的采购购材料设设备，也也可以送送到施工工现场的

15、的工作地地，在工工作地进进行材料料设备质质量检验验。6.4.22.2当当加工复复杂、现现场安装装要求特特殊的材材料设备备，则可可将由材材料设备备部派出出专业工工程师驻驻在供应应商生产产现场进进行过程程检验和和出厂检检验。6.4.22.3要要进行报报关商检检的进口口材料设设备，材材料设备备部的专专业工程程师应到到海关进进行检验验。6.4.33检验方方式6.4.33.1由由材料采采购部组组织工程程技术部、总总包和监监理单位位、供应应商几家家联合验验收验证证，填写写相关的的表格和和签字确确认，填填写材材料设备备检验认认定记录录（附附件5），只只有各家家单位通通过没有有异议并并签字认认可，才才能算通通

16、过了检检验程序序。6.4.33.2对对重要的的材料设设备要现现场录像像或照相相，作为为将来备备查的依依据。6.4.44检验和和试验的的标准和和范围检验和试验验的内容容、方法法和质量量标准，执执行建建筑安装装工程质质量检验验评定标标准及及国家有有关建筑筑施工规规范，物物资试验验的资料料管理执执行北京京市建建筑安装装工程资资料管理理规程的的有关规规定。6.4.55检验和和试验的的执行6.4.55.1在在进货检检验中，材材料采购购部专业业工程师师应根据据外购材材料设备备质量重重要度分分级和供供应商质质量保证证能力评评级，可可适当地地调整检检验材料料设备的的数量和和检验材材料设备备质量特特性的重重点。

17、6.4.55.2物物资检验验首先要要对材料料设备质质量证明明文件进进行检验验，确保保证明符符合合同同和国家家有关规规范的要要求；6.4.55.3按按照采购购合同（或或采购计计划）对对物资的的名称、型型号、规规格、产产地、材材质、数数量进行行核对。6.4.55.4对对规定必必须经过过检测试试验的材材料设备备，由专专业工程程师进行行抽样，委委托经过过认证的的检测中中心进行行检测和和试验。6.4.55.5材材料设备备部负责责收集、整整理材质质证明及及相关证证明资料料。6.4.66不合格格材料设设备的处处理6.4.66.1报废当材料设备备不合格格特性严严重，采采购专业业工程师师则通知知供应商商报废。为

18、为防止供供应商将将这类不不合格品品混入合合格品以以后再交交货，材材料设备备部应扣扣留这类类不合格格品，或或在不合合格品上上作出破破坏性标标志后再再交供应应商运回回。6.4.66.2返工当材料设备备不合格格时，材材料设备备部与供供应商谈谈判后，办办理退货货手续，供供应商将将材料设设备运回回进行检检验筛选选或返工工，将筛筛选出的的合格品品或返工工后的合合格品再再送检。绝对不允许许供应商商对退回回不合格格材料设设备，不不作任何何处理，就就又送检检“闯关”。当遇遇到有这这样做的的供应商商时，一一旦查实实，材料料设备部部应取消消其供应应商资格格，最低低须给予予“黄牌”警告和和经济扣扣罚。6.4.66.3

19、回用材料设备的的不合格格特性不不会给成成品质量量带来影影响时，公公司可以以作让步步处理。回回用有两两种处理理方法，一一种是不不降价回回用；一一种是降降价回用用。决定定是否回回用由工工程管理理部出具具意见，决决定是否否降价由由预算合合同部出出具意见见，最终终报主管管副总审审批通过过后执行行。6.4.66.4上述几几种处理理不合格格品的处处理过程程填写不不合格材材料设备备记录表表（附附件6），并并将供应应商的不不合格行行为，记记入供供应商履履约过程程记录表表（附附件7）。6.5 材材料设备备的使用用、标识识6.5.11材料设设备进场场检验合合格后，交交由总包包单位进进行材料料设备的的现场管管理，材

20、材料设备备部监督督其保管管、标识识、出入入库管理理等工作作，工程程管理部部监督材材料设备备的安装装、使用用。6.5.22材料采购购部负责责监督总总包单位位作好材材料设备备的标识识。物资的标识识方式为为标记、记记录。物资标记的的内容应应包括产产品名称称、型号号、规格格、供货货厂商或或产地、数数量、批批次或出出产日期期、检验验状态、标标识人及及日期。物资记录标标识用入入库验收收记录单单、试验验报告或或发料领领料单等等作为记记录载体体，标识识的内容容应明确确该物资资所安装装或使用用的分部部分项工工程，该该记录应应予以保保存。当工程质量量出现问问题时，可可根据发发生问题题的工程程部位、施施工日期期、使

21、用用材料，按按物资的的质量记记录、标标识及领领料凭证证追溯；6.5.33材料采购购部负责责跟踪记记录材料料设备的的现场使使用情况况。6.6供应应商的考考核与评评价6.6.11材料采购购部负责责对供应应商进行行考核与与评价，工工程管理理部负责责反馈有有关供应应商的施施工配合合、产品品使用质质量等情情况。6.6.22材料采购购部针对对各家供供应商建建立供供应商档档案。6.6.22.1供供应商档档案包括括：供应应商基本本情况和和供应应商履约约过程记记录表两两大部分分。6.6.22.2供供应商基基本概况况，包括括供应商商及其产产品的介介绍、产产品样本本；资格格预审的的调查资资料；样样品检测测报告；厂家

22、及及其项目目的调查查报告，选选定供应应商的批批准文件件等。对对这部分分资料应应编目编编号，可可放在一一个档案案袋内备备查。6.6.22.3供供应商履履约过程程记录表表，记记录每次次材料设设备进场场的日期期、交货货数量、质质量合格格率、拒拒收或接接收的处处理结果果；现场场施工配配合情况况、服务务质量及及发生的的重大事事项。6.6.22.4在在供应商商完成合合同以后后一个月月内，材材料采购购部完成成对供应应商的考考核，如如果供应应商出现现重大质质量问题题、进场场时间严严重滞后后影响施施工进度度等重大大事故，作作为供应应商考核核的否决决性指标标。6.6.22.5考考核完毕毕后将考考核结果果上报主主管

23、副总总审批。6.6.22.6凡凡是考核核不合格格的供应应商，在在公司以以后的采采购项目目中永不不录用。6.6.22.7考考核合格格的供应应商进入入合格格供应商商名册（附附件8），合合格供应应商在公公司其他他项目的的采购中中可以不不再进行行资格预预审，并并在竞争争报价一一致的情情况下享享有优先先权。6.6.22.8采采购活动动结束后后，所有有采购档档案和过过程文件件，移交交办公室室统一管管理。7罚则7.1相关关人员在在样品检检测和考考察中接接受供应应商行贿贿，但未未给公司司造成损损失时，给给予警告告处分，调调离原岗岗位，并并处以 元到 元元的罚款款；7.2相关关人员接接受供应应商行贿贿，不能能客

24、观公公正、公公平地评评价、选选择供应应商时，调调离原岗岗位，处处以 元元到 元元的罚款款；给公公司造成成重大经经济损失失时，应应予除名名，并追追究其法法律责任任。7.3负责责材料设设备进场场检验人人员不能能严格把把关，让让不合格格材料设设备进入入现场时时，处以以 元到到 元的的罚款。7.4采购购的各类类记录不不齐全，导导致重要要的过程程文件缺缺失或遗遗漏的，追追究当事事人的责责任并处处以 元元到 元元的罚款款。7.5对供供应商考考核不公公正的，追追究责任任并处以以 元到到 元的的罚款。8.附则8.1本办办法由公公司总经经理组织织制订并并负责解解释。8.2本办办法的修修订权在在材料设设备部。8.

25、3本办办法自 年年 月 日起起执行。采购管理表表格清单单：编号表格名称文件编号附件1材料设备需需用计划划CGXYYJH*附件2材料设备采采购清单单CGCGGQD*附件3供应商资格格评审表表CGZGGPS*附件4供应商报价价审核表表CGBJJSH*附件5入围供应商商选定表表CGRWWXD*附件6供应商选定定审核表表CGXDDSH*附件7材料设备进进场通知知书CGJCCSH*附件8材料设备检检验认定定记录CGJYYRD*附件9材料设备移移交单CGCSSYJ*附件10不合格材料料设备记记录表CGBHHGJLL*附件11供应商履约约考核表表CGLYYKH*附件12合格供应商商名册CGHGGMC*附件1

26、3材料设备进进场检验验计划表表CGJYYJH*附件14材料设备采采购总体体计划表表CGCGGJH*附件15供应商考核核记录表表CGKHHJL*附件16材料设备外外送检验验记录表表CGWSSJY*10、项目材料合帐项目仓管、采购经理施工中10、材料入库项目仓管及采购经理施工中施工中10、不合格产品追查采购人员责任不合格合格9、材料自检及外送检材料部及质检部施工中4、材料采购计划采购部财务总经理施工中8、材料风封样检查规格、合格证、数量开工前1天7、配送流程进入配送流程该流程根据单个项目编制项目材料设备采购总流程开工前1天7、招标及合同签订砂石子钢筋模板商品砼门窗砌体设备5、辅材及零星由五金店配送

27、开工前2天准备开工前两天准备6、10、项目材料合帐项目仓管、采购经理施工中10、材料入库项目仓管及采购经理施工中施工中10、不合格产品追查采购人员责任不合格合格9、材料自检及外送检材料部及质检部施工中4、材料采购计划采购部财务总经理施工中8、材料风封样检查规格、合格证、数量开工前1天7、配送流程进入配送流程该流程根据单个项目编制项目材料设备采购总流程开工前1天7、招标及合同签订砂石子钢筋模板商品砼门窗砌体设备5、辅材及零星由五金店配送开工前2天准备开工前两天准备6、主材计划采购部实施采购时间：开工前3天（采购部）时间：开工前4天（项目部）3、材料采购准备计划时间：开工前5天时间：开工前2、主管

28、领导审批材料经理总工总经理2、成本控制部、工程部编制材料预算清单项目采购总经理1附件1文件编号：CGCSFFL*材料设备分分类表A类土建类：批量的钢筋筋、型钢钢、水泥泥、木材材、商品品混凝土土、砖、构构配件、防防水材料料、门窗窗、铝合合金制品品、吊顶顶材料（钢钢龙骨、石石膏板）、保保温板、隔隔墙板、玻玻璃幕墙墙、大理理石、花花岗岩、不不锈钢制制品、水电设备类类：焊管、镀锌锌钢管、电电缆、电电缆桥架架、插接接母线、高高档灯具具、配电电箱、变变配电设设备、上上下水管管、高档档洁具、高高档暖气气片、锅锅炉、空空调设备备、风机机盘管、燃燃气设备备、通风风设备、消消防控制制设备、保保安监控控设备、楼楼宇

29、自控控设备、电电视前端端设备、电电话中继继设备、小小区网管管设备、中中水设备备、水泵泵、园林林喷灌设设备、插插窗机设设备等。B类土建类：沙石、普通通墙地砖砖、油漆漆、涂料料、白灰灰、安全全网、玻玻璃、线线材等水电类：水暖器件、普普通洁具具、探测测器、电电线、普普通灯具具、普通通暖气片片、开关关、各种种管材、中中小型设设备等。C类焊条、焊接接材料、外外加剂、线线盒、小小五金、螺螺丝、螺螺栓、火火烧丝、元元钉、腻腻子粉、界界面剂、石石膏粉、锯锯片、钻钻头、小小型工具具、劳保保用品、临临设用水水暖材料料、电器器辅助材材料等。附件2文件编号：CGXYJJH*材料设备需需用计划划工程名称：需采购物品品名

30、称：需要进场时时间：需用数量：依据图纸编编号：是否纳入了了采购总总计划： 申请部门要要求： 签字字： 时间间：审核人意见见： 签字字： 时时间：附件3文件编号：CGCGQQD*材料设备采采购清单单工程名称：采购材料设设备名称称：计划单价：计划总价：采购数量：规格型号：技术参数：性能要求：图纸依据：验收标准：现场安装的的技术要要求：质量要求：付款要求：进场时间及及批次要要求：工程技术部部签 字：时 间：计划预算部部签 字：时 间：材料采购部部签 字：时 间：总工程师审审查意见见： 签签 字字： 时时 间间：附件4文件编号：CGZGPPS*供应商资格格评审表表工程名称：供方：法人代表：地址：电话：

31、注册资金：资质等级：营业执照编编号：生产许可证证号：提供产品的的范围：生产（经营营）能力力：财务状况及及银行信信用情况况：质量保证（检检测标准准）：商业信誉（服服务态度度、供货货情况）：评审意见：审批意见：评审主管领领导： 年年 月 日年 月 日日附件5文件编号：CGBJSSH*供应商报价价审核表表工程名称：采购项目预算定额价价格市场调查价价格建材市场11建材市场22建材市场33建材市场44市场价格各供应商报报价及评评价供应商名称称报价与计划的偏偏差率评价1234价格审查意意见审查人： 时间间： 附件6文件编号：CGRWXXD*入围供应商商选定表表工程名称：材料设备名名称备选供应商商供应商名称

32、称资格预审结结论检测考察察结论入围供应商商选择意意见： 签字： 时间：附件7文件编号：CGXDSSH*供应商选定定审核表表工程名称：材料设备名名称备选供应商商供应商名称称是否入围审价结论初步选择意意见： 签字： 时间：最终选定意意见：签字： 时间：附件8文件编号：ZBJCTTZ*材料设备进进场通知知书工程项目：材料设备名名称供货单位进场时间批 次共 批第第 批送货数量送货方式检验地点检验方式检验时间附件9文件编号：CGJYYRD*材料设备检检验认定定记录工 程 名名 称 ： 材料/设备备名称供应商合同编号规格型号验收地点验收时间参加人员检验内容合同规定数数量实际数量差异及原因因合同规定时时间实

33、际时间差异及原因因证明文件内内容是否齐全缺少的资料料项目质量检查方方式是否需要试试验试验检测单单位送检人试验报告编编号质量检验结结果（有试验的的附检测测报告） 检验人人： 时间：认 定 结结 果： 工工程管理理部签字字： 时时间：材料采购部部签 字：时 间：总包单位签 字：时 间：监理单位签 字：时 间：供应商签 字：时 间：总工程师签 字：时 间：附件10文件编号：CGJYYJL*材料设备移移交单工 程 名名 称 ： 材料/设备备名称供应商合同编号检验认定编编号数 量规格型号单 价总 价进场批次共 批批，第 批批交接日期参加人员工程技术部部签 字：时 间：施工单位签 字：时 间：监理单位签 字：时 间：附件11文件编号：CGBHGGJL*不合格材料料设备记记录表 工程名名称：供应商名称称材料设备名名