02与客户中期汇报会议记录

1、中期汇报会议记录时间：2014年11月21日星期五 19:00地点：王府世纪大厦412会议室与会人员：社促会：李季（L）、马处长（M）、马玉洁ABC：Cate老师、陈振、PM、PC、管理团队成员宋娇：项目库：匹配民间需求+兼顾基金会项目上期工作结果：P31本次汇报的主要内容流程构建流程图工作内容说明、时间轴、接下来工作进展P32 研究方法论介绍对标研究、风险控制齿轮、流程图设计、关键点贯穿P33工具举例&工具说明P34内购流程梳理设计原则P36秘书长、理事会进行项目审批，预期架构将项目执行团队进行了只能分拆，有待沟通完善M：架构是对社促会的架构还是项目的架构？宋姣：项目架构P37流程框架P38

2、实操过程中，任务手册会更方便使用 标红部分：资助方式P40 打横区域出现的每一项都是职责范围陈振：左侧黑色部分：执行人&负责机构，右侧图框表示每一项工作具体内容第一个例子：每一季项目库。宋姣：为什么这样设计？符合哪些大原则？目的？征集项目募集书的目的：项目规模、项目内容、专家委员会判断：拿出多少资源支持NGO三角标志：待确定（基金会多大程度上参与到该工作）P41初筛流程涉及到传播部&项目部标准筛选NGO组织非常基本的情况，当地的民政部门会帮助我们核实情况P42由于初评只能判断大概情况，不涉及理事会、专家，项目部会给予NGO能力方面评价等反馈P43终评 理事会、专家参与专家给判定意见理事会审核项

3、目部存档财务部传播部进行宣传M：前后不一致？P43终期评审“联系资助方沟通需求”实际上是要进行奖励而非与资助方建立联系。自主阶段要到平台发展之后宋姣：直接走到财务部放款？M：没错马玉洁：这笔钱用作提升能力而非运作项目雨萌：奖励基金预计5万，不稳定L：先筹集一笔钱，项目可以启动的时候资金已经到位姗姗：出资人会有意见加入？被通知的需求？如果不是直接跳入自主阶段。M：出资人在哪一环节参与比较好？独立出资人/介入理事会？姗姗：我们考虑过没有最终确定，还需后续沟通明确。P45评审过程结束，平台具有长期追踪的功能、增加媒体沟通、曝光频率四大职能部门参加M：追踪评价到什么程度？建议首款尾款比例有参考吗？雨萌

4、：考虑到马玉洁：作为能力建设资金M：拒绝支付10%具有什么实质意义？雨萌：如果按照计划，能力资金肯定能够发生作用，该环节针对骗钱的NGOL：能力建设成果标准、审核报告等文件制作起来有困难雨萌：后续沟通ABC可能能够提供L：我们担心提供5万没有后续评估会出现问题M：10%挽回我们的风险马玉洁：奖励是针对项目的M：资助对象与评估对象是两个项目姗姗：每年只做一次吗？频率太小必然导致知名度低。能不能一个季度/半年做一次？M：后续可以和某个平台合作，比如与大众点评合作，规定时间内该项目没有出现问题，则拨放尾款雨萌：根据项目决定是否发放这笔钱，但这笔钱不用于自主这个项目，对吗？能否让他们自己汇报自身能力建

5、设的成果？马玉洁：操作起来会比较困难M：后期的跟踪评估可以不用跟前期一样的高标准马玉洁：能力评估很难展示、难量化，容易造假，专家难以判断陈振：资金使用状况能否评估？作为投资人拨放资助款后，希望被动/直接参与过程的方式收集后续信息。通过何种机制让他们知道钱花在哪里。留10%对投资方负责人的方式M：要对捐赠人负责马玉洁：钱的用途有简单的流向记录姗姗：财务控制是对组织能力建设的一部分，加入第三方进行能力的评估？M：可以考虑员工业绩是否提升，培训次数等可以评估马玉洁：这些是过程，我们要看结果陈振：长远发展下去，从另外一个角度，提供一个方向性的参考，大体上符合M：第一次可以不指引姗姗：这个报告半年/季度

6、一次，交流的频率增加，后期的众筹可以更加顺利陈振：90/10继续保留陈振：把流程细化成工作要点，一些标准流程文件我们可以帮忙做，我们搭架构，具体内容需要各位老师进行输入M：可以Catherine：区分链条的优先顺序/重点对项目和专家进行分类，至少成为未来目标，分类后在匹配M：项目多标签&专家多标签？Catherine：没错如果我们的项目不限领域的话一定要进行分类收集信息表中，已经可以为项目打标签评估反馈相当于KPI，不压制专家的积极性的同时，对其进行激励日常管理：是否提供专家们希望得到的东西，圈子？P52如何让多方治理平台全面发挥作用？专家意见如何帮助NGO解决发展困境？M：其它组织有一对一辅

7、导，更加需要调动专家积极性我们内部部门不可能特别庞大，很可能一个部门就是一个人，此种还会有交叉只要把每个职位梳理清楚即可陈振：我们所谓的部其实是职责雨萌：可以引入志愿者，只是目前的考虑Catherine：内部监督机制，保障内部流程，也让别人知道我们是公正的L:有些表单需要你们帮忙做M：标准、填报说明已经在做陈振：能否给我们提供一个列表，避免重复工作？L：没有问题Q&A:陈振：能否看一下我们的组织架构，分工是否合适？M:现在的只能还有“系统”IT人员放在那里？HR是否包含专家、理事的联络？陈振：未来是否有管理需求？M：哪个部门负责总体协调CATE：项目部&项目经理陈振：项目部放在中间比较合适IT

8、可以考虑放在传播里面L：传播部的职能帮忙添加“网站运营维护”陈振：HR部门考虑去掉？L；可以M：哪个部门负责跟专家联系？项目部？Cate：没错M：我们财务的制度还要制定。拨款？报销？Cate：用报销相当于全管理，不太好马玉洁：灵活性更高好一些陈振：后续有RACI表格进行智能界定P38界定是否合适？L：“社促会将在签署项目协议书。”我们是否一定要有这个文件？M：拨出去这笔款无法结账陈振：协议书相当于一个告知书M：至少说明我们的钱用于什么目的，拨款方式，L：这方面是否有对标可以参考陈振：是法务工作马玉洁：“符合。提交项目申请书”这样说不合适，改成“通过系统，向社促会提交申请”项目评选中“根据项目评

9、审表进行项目初评”陈振：这里指一套评选流程、改成“依照”M：改成根据标准，对组织的能力建设马玉洁：项目评估这一栏，第一点删除，只提交自评报告L：陈振：三次评？两次评？M：最多两次陈振：删除中评L:项目征集书&项目征集说明书的区别？陈振：说明书：项目信息报告 征集书：面向社会说明项目启动马玉洁：理解，一个是公告，一个是信息收集表格陈振：L：帮我们完善标准流程的文件，已有的表格我会后续给你们，你们帮我们搭架子，我们完成具体内容M：P40三个机构在项目筹划阶段，专家委员会的职能不是十分清楚陈振：标准在相当长的时间内保持不变嘛？M：不是，每年结束后会有一个总结，此时调整指标陈振：专家委员会多大程度上项

10、目征集说明书书的制定是战略问题，战略层面上专家委员会的角色L：第一期开展有重点M：每年重点应该都有调整，体现钱的效果，相对聚焦陈振：我们的项目部就能决定吗M：希望专家参与决定马玉洁：专家委员会和理事会希望在人员上有一定的重合Cate：专家提建议，理事会做决策陈振：征集说明书不完全是技术问题，专家不能完全掌握信息，内部战略由项目部负责，资助方向由专家委员会决定M：可以马玉洁:委员会和专家库的建设有交叉，规模大小，能否给我么一些建议，Cate：秘书长的角色很重要，专家越来越多，理事会的规模相对保持不变，秘书长主要负责执行M：理事会的构成？要不要邀请资助方？依照什么原则Cate：不要有充分必要的关系

11、，理事长5年任期，去民政部报备，初期创始的时候会有重合，以后不一定会，经常改动民政部报备会比较麻烦，儿慈会理事有19个M：我们可以直接把现有的16个人分开，一部分理事会，一部分专家，需要认真讨论L：多元要以什么标准？陈振：下一阶段会对专家委员会的运营提出建议Cate：资助方的参与，捐多少才可以进入？理事会要制定资助方进入需要满足的要求，不要让钱多的主导一切，不能让这个机构无限制的变大。如果资方够大，儿慈会可以协助你做M：项目成熟后可以从社促会孵化出来Cate：把三个职责划清楚，符合职责就可以做，不要因人员的重叠搞混M：专家如何激励？物质？精神Cate：ABC也遇到同样的问题，总部和分部的协调有时会出现问题，到底谁来跟专家对接？陈振:由项目专家提建议，项目专家是松散组织，必满出现无人执行的状态Cate：ABC没有完全全日制的，所有人工作利用平时晚上和周末管理团队&项目团队+冗余配置=保证工作圆满完成Cate：项目兼职&全程监制M：cate老师参与公益动机？Cate：自己开公司，想把慈善和咨询结合起来。把慈善作为公司战略的一部分专家一定要自己有兴趣做公益，专家群体无论全职还是项目配备，一定要配很多人，工作分成最小单元，最后再集成M：您在说志愿者组织和公司运营的区别Cate：上海也有类似的问题，捐钱过后发现捐钱的能力并