声像资料的收集与整理制度

1、声、像资料的收集与整理一、声、像资料收集（一）收集范围1、各级领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像照片。2、公路工程项目建设过程中各阶段的重大活动的录音、录像及照片，如招投标仪式，开工典礼、通车典礼等活动。3、征地拆迁过程中的录音、录像及照片。4、记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像及照片。5、反映工程质量、施工工艺等关键工序和隐蔽工程施工时的照片或录像。6、反映重大变更的照片或录像。7、反映工程项目建设前后地形地貌，地层岩性，地质构造对比的照片或录像。（二）照片、音像档案收集归档时间1、归档时间：照片由摄影者或施工、监理整理并编写说明。重大活动的照片，在活动结束后

2、三个月内向各自的档案管理部门归档；工程施工的照片，在工程交工验收前随施工文件材料一同交资料编制单位，由资料编制单位按照公司档案管理制度的有关规定向档案部门归档。2、用数码相机拍摄的照片，除了整理冲洗的6寸照片外，还要将数据下载到光盘上，与光盘一同归档。3、收集要求：底片、照片、照片说明齐全，底片与照片的影像相符，照片与光盘的内容相符。二、照片分类照片按照事由结合单位、分部、分项工程及时间进行分类组卷。三、案卷编目（一）照片案卷题名应简洁概括，准确反映本卷照片的项目名称、合同段号、责任者、内容、名称等基本内容。例：某合同段领导检查、特大暴雨水毁情况、路基、桥梁、隧道施工的照片。案卷题名：第义义合

3、同段2017年1月20日至2018年5月6日领导检查、特大暴雨水毁情况、路基、桥梁、隧道施工等情况的照片。（二）照片总说明照片总说明全面概括揭示本卷照片影像所反映的全部信息，准确反映本卷照片的基本内容、人物、时间、地点、事由、数量、摄影者等要素尽可能齐全。（三）卷内目录1、照片/底片号：要求与“照片说明的编写”中的“照片/底片号”一致。照片号、底片号应靠右对齐填写，以便于在后期整理时编号。2、题名：应简洁概括，准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。例：义义桥梁桩基、混凝土灌注的照片题名：第义义合同段施工人员2016年4月20日在义义合同段K11+115大桥工地上，对左

4、幅2号墩1号钻孔桩进行混凝土灌注。3、日期：用8位阿拉伯数字表示。例：2017年2月5日写作20170205。（四）照片说明的编写单张照片可单独编写说明，若干张联系密切的照片可做为一组照片编写说明，说明包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明，各项说明如下：1、照片号、底片号：（1）单张照片：案卷内照片，从1开始编顺序号。例如：第15张照片的编号为15。（2）组照片：同一组的每张照片的编号应在张号后标出联组符号，按顺序依次编写。例：2，2，2，。（3）若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。（4）照片号、底片号应靠右对齐填写，以便于在后期整理时编号。2、参见号：是指与本张

5、照片有密切联系的其他载体的档案号。3、时间：用8位阿拉伯数字表示。例：2017年2月5日写作20170205。4、摄影者：一般填写个人。5、文字说明：概括揭示照片影像所反映的全部信息或仅对题名未及内容作出补充，或注明照片版权、来源等。单张照片的说明可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。一组（若干张）联系密切的照片，按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单张照片说明可从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息及其他需要说明的事项，并指出所含照片的起止张号和数量。组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。四、照片、音像资料的保管（一）保管条件：1、照

6、片、底片档案的贮存环境基本要求是低温干燥，空气清洁，避光隔氧。保存条件如下：（1）保存底片的适宜温湿度为：温度1315,相对湿度35%45%。（2）保存照片的适宜温湿度为：温度1425,相对湿度40%60%。（3）库房门窗密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。2、照片、底片的包装材料不能含有酸、碱、氧化剂等有害杂质。照片应放入相夹内密封保存，底片应密封包装，立放保存。密封时工作环境温湿度应与贮存环境保持一致。不同种类底片应分别存放。（二）保管装具1、底片袋：用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mmX100mm或相应规格的纸袋。2、底片册：由297mmX210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底

7、片。3、底片盒：采用95mmX95mm的纸盒，用于贮存大张底片。4、卷筒纸芯：用于保存大张底片、照片的装具。推荐内径为d420mm,壁厚23mm。（三）保管要求1、照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。（1）黑白底片入库前要进行水洗处理；（2）照片水洗后要上光；（3）对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。2、接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。3、库房内昼夜温度变化不应大于3，湿度变化不能大于5%。（四）磁带、磁盘档案的保管1、磁带、磁盘档案为防止外界磁场的磁化作用，避免消磁。为了安全，最好将磁带存放在用抗磁材料制成的盒内，特别珍贵的磁带、磁盘档案应装入专门的金属

8、盒内保存。2、减少磨损程度，应注意保持磁头及运带系统的清洁，每走一盘带后最好检查一下运带系统的磁头、导论、及时清除污物或更换已损坏的磁头。3、避免污损。一旦发现磁带上有污斑、霉斑，应立即用磁带清洗剂或棉花蘸无水酒精插洗。并防止磁带产生噪音与重放信号的失真。这就要求除选用质量上乘的磁带外，还应使磁带本身处于良好的保存环境。4、正确排放。一般来说，放置在硬质塑料盒内的磁带，以平放为好，但不能堆积叠压，防止出现因带本身重量而使带盒变形压坏磁带现象。为防止磁带长期存放时卷曲过度，一般应每隔612个月重新绕一次，以释放磁带内部的压力，并注意防光。（五）光盘的保管光盘盘基材料是玻璃、聚合物或铝合金，其耐久

9、性能良好，与环境因素很少发生反应。但在使用和存放中要注意保持盘基的平直度，否则会影响信息再现，还应防止机械应力的影响，对塑料盘基还应防止环境因素的老化和形变作用。第十章移交文件材料的移交与归档根据交通部交办发2007436号交通建设项目档案专项验收办法、工程交工验收前，各参建单位应完成所有竣工文件材料的立卷归档工作，并在交工验收一个月内向管理处移交并办理交接手续。缺陷责任期形成的施工文件另行归档。一、归档时间施工、监理的综合类文件应当在交工验收一个月内移交项目公司，未批复的综合类文件和缺陷责任期文件另行归档移交。二、归档的份数1、监理和施工资料原件一套，复印件一套；2、单位、分部、分项评定资料

10、另外复印三套，其中一套归入交工验收资料，另两套单独组卷备用；3、卷内目录纸质版两套，一套与资料一起组卷，一套作为全引目录单独组卷；电子光盘一套；4、备考表电子光盘一套；5、案卷目录纸质版两套、电子光盘一套；6、移交清单纸质版三套，电子光盘一套；7、声像材料电子光盘一套；8、竣工图表一式五份（附电子光盘一套）。三、归档文件材料的要求（一）文件材料必须有一套是原件。（二）所有文件材料均按要求进行了分类、组卷，完成卷内目录、卷内备考表、案卷封面，并装入档案盒。（三）建设单位和使用单位的档案部门对接收的全部案卷按照本单位制定的档案分类编号办法进行系统地加工整理，编写档号。四、移交清单的填写各单位在进行

11、资料移交时，均应填写移交清单，一式三份（包括电子版），详见附件8：移交清单样本。移交清单要求采用MicrosoftOfficeExcel的格式。移交清单统一采用“10”号“宋体”字。（一）序号：填写案卷排列的顺序号，每卷用阿拉伯数字从1开始，依次排列（按照流水号编排）。（二）类目名称：填写单位工程名称。（三）归档号：填写按照“文件材料分类与编号”方法编写的归档号（要求与“案卷”的“归档号”相同）。（四）临时档号：填写临时档号。（五）档号：暂不填写，档案馆统一编号填写。（六）案卷题名：填写案卷的“案卷题名”（要求与案卷的“案卷题名”完全一致）。（七）起止日期：填写案卷的起止日期，用年月日间加点，月份和日期前不力口