论企业档案管理的信息化发展

1、论企业档案管理的信息化开展论企业档案管理的信息化开展1、档案概述档案是载体与文字、图表、信息、声像等内容的结合物，是人类活动中形成的保存备查的历史记录，是人类知识和智慧的结晶，是人们通过长期的理论活动不断积累完善的产物,其对后来的各种理论活动有着积极的借鉴和指导作用。档案是指过去和如今的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。传统档案工作在企业只是记载历史，无法促进企业工作更有效益，但过去的档案受传统技术的束缚，致使档案的本意无法实现。在企业档案管理活动中,全面应用现代信息技术,对企

2、业档案信息资源进展有效采集、管理和提供利用效劳，这才符合信息时代的档案工作。在企业实现计算机全程管理后，在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型电子档案，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。由于电子化、信息化手段的应用，档案资料搜集管理形式也从传统手工形式不断开展，历经单机数据管理形式、网络信息管理形式到知识管理形式，并且随着管理形式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。现档案资料大都可以进展数字化处理，以磁盘、光盘、磁带存贮，经档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入虚拟库房，这样能有效地解决传统

3、档案管理中存在的平安性及保存空间效大的问题。2、档案管理特点企业档案资料的来源分很多类:技术、人事、财务、管理等，需要大量人力物力去搜集、整理分类。这既消耗大量的时间也需要大量的专业人才。随着信息时代的网络开展，档案工作者要以网站为根底，进一步加快档案信息资源数据库建立，尤其是电子文件全文数据库建立，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化。企业档案材料可以由拟稿者直接分好类后写在磁盘上，并在磁盘上进展修改,形成后存贮到办公信息中，由档案人员、技术人员所共享,使企业员工可以快速掌握知识，具备更强的工作才能。企业档案信息化建立的目的，应建立一个档案信息资源丰富，现代化程度较高

4、的档案管理体系，形成包括企业消费、研发和市场等领域的信息应用系统，促使企业工作质量和效率程度得到进步,进而获得利润。在信息时代计算机管理过程中企业的档案分类应更能贴近企业的消费、经营、管理等各方面的状况，不同的用户可以根据不同的需要，运用办公自动化系统对电子档案进展自由组合分类，这使分类将更详细、更科学、更标准。传统的企业档案一般在重要设备开箱及重要建立工程、技术改造开工验收时对其档案进展监视、指导和接收，这使得档案得不到及时地、实时地应用，等整理完毕后，档案已成为历史，这样就显得有些滞后了。在信息时代的电子环境中，档案就是知识资源，应与设备开箱及重要建立工程、技术改造开工验收等各个环节的工作

5、相联络，同步进展，标准化处理知识资源，并且创新，而企业内外的知识与信息、决策方法大都是在企业档案知识与信息中，必须进步信息密度和传递速度，将档案数据库化，档案信息效劳利用网络化，档案管理工作自动化，让决策者们及时地得到它们，为企业经济技术决策提供可靠的根据，那么决策的质量就可以保障，效率也有了进步。3、档案管理双轨制档案的原始记录一方面表如今档案的内容上，另一面表如今档案的形式上，如当事人的亲笔签名等，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。但在信息时代，由于电子档案的使用，企业文件很难做到绝对保密，使得一些别有用心的人对电子档案进展篡改。在如今技术条件下，电子文件、

6、纸质文件转化为档案一般采取双轨制，归档内容形成两套制，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容一样的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录备注项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照。企业档案部门所管理的电子档案还可采用以下方法来保证档案的真实性、原始性：1应当是电子文件的原件与复制件，归档的电子档案还应当区别出原件与复印件，档案部门就当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维持电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和根据性的基矗2通过采取技术处理，将

7、已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始构造，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效益。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案效劳方式所代替。信息化时代的档案工作，应以快速方便查阅满足利用者对档案信息的使用，企业的档案部门可在企业内部设局域网，以数字化的形式通过局域网为企业各业务部门和科技人员提供必要、及时、可靠的档案信息，满足企业内部各部门和人员工作自动化过程对信息的需求，最大限度实现档案信息共享，经过系统内部对档案信息的准确处理和加工，档案人员根据企业员工权限在网上提供实时供阅效劳，工作效率得到很

8、大的进步，做到了准确快捷，使档案信息充分发挥了其在企业经济建立中的作用，促进了企业的消费经营活动及科研活动。而且通过用户与档案信息的频繁使用，其档案意识会不断增强，会充分认可档案人员的劳动，档案的信息化开展会得到企业的不断支持。4、档案管理的反响在档案管理中，要积极注重反响，反响方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。为了更深深层次开发档案信息。通过反响信息资源开发利用所产生的结果，进展分析研究，可以进步信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如，企业产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。

9、通过对产品质量的反响材料进展分析研究，在此根底上，企业进展自我调节，评判产品，检查企业产品改进的目的是否已到达、已经做了些什么、还应做些什么等，这对企业的开展起着至关重要的作用。档案工作是涉及到社会各个领域的根底性工作,也是提供知识效劳、满足现实工作中信息资源的保障。飞速开展的科学技术越来越多地应用于档案管理之中，采用信息技术不仅是进步档案管理工作现代化程度的手段,更是社会开展的必然趋势。自动化、数字化、网络化是现代企业档案工作的开展方向，其档案信息量也日益剧增,面对浩如烟海的企业信息资源,必须通过现代化手段快速获得所需企业档案资料，以应付复杂多变的场面。档案部门不能只按照自身的理解、思维和认识去搜集、整理、保管档案和提供利用，必须以利用者满