房地产制度管理-公文管理规定

1、1公文文管理规规定第一条公公文定义义：指与与政府职职能部门门、相关关单位间间传送的的文件，以及内内部各单单位相互互传送的的各类文文件（包包括会议议纪要）、制度度规范（不含合合同类文文件）。第二条公公文种类类主要有有：（1）命命令（令令）适用于依依照有关关制度和和规定，宣布施施行重大大强制性性执行行行政措施施；嘉奖奖有关单单位及人人员。（2）决决定适用于对对重要事事项或者者重大行行动做出出安排，变更或或者撤销销下级单单位不适适当的决决定事项项、人事事任免。（3）公公告适用于向向集团内内外宣布布重要事事项或者者决定事事项。（4）通通告适用于公公布各有有关方面面应当遵遵守或者者周知的的事项。（5）通

2、通知适用于批批转下级级单位的的公文，转发上上级单位位和不相相隶属单单位的公公文，传传达要求求下级单单位办理理和需要要有关单单位周知知或者执执行的事事项、人人事任免免。（6）通通报适用于表表彰先进进，批评评错误，传达重重要精神神或者反反映重要要情况。（7）报报告适用于向向上级单单位汇报报工作，反映情情况，答答复上级级单位的的询问（包括审审计报告告）。（8）请请示适用于向向上级单单位请求求指示、批准。（9）批批复适用于答答复下级级单位的的请示事事项。（10）会议纪纪要适用于记记载、传传达会议议情况和和议定事事项。会会议纪要要在会议议结束后后一个工工作日内内整理完完毕，并并分发相相关领导导及部门门。

3、第三条公公文处理理应坚持持实事求求是、精精简、高高效的原原则，做做到及时时、准确确、安全全。第四条公公文处理理的主要要工作：包括发发文、收收文、传传递、批批示、承承办、跟跟踪催办办、归档档等一系系列相互互关联、衔接有有序的工工作。第五条公公文协调调处理部部门：各各级单位位的行政政人事部部门是公公文处理理的管理理机构，主管本本单位的的公文处处理工作作并指导导下级单单位的公公文处理理工作。第六条各各级单位位除公文文处理管管理机构构以外其其他部门门不得对对外正式式行文。公文格式式第七条公公文一般般由秘密密等级和和保密期期限、紧紧急程度度、发文文单位标标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送单位位

4、、正文文、附件件说明、成文日日期、联联系人员员、联系系方式、印章、附注、附件、主题词词、抄送送单位、印发单单位和印印发日期期等部分分组成。（1）涉涉及集团团秘密的的公文应应当标明明密级和和保密期期限，其其中，“绝密”、“机密”级公文文还应当当标明份份数序号号。（2）紧紧急公文文应当根根据紧急急程度分分别标明明“紧急”、“加急”。（3）发发文单位位标识应应当使用用发文单单位全称称或者规规范化简简称；联联合行文文的，主主办单位位排列在在前。（4）发发文字号号应当包包括单位位代字、年份、序号。联合行行文，只只标明主主办单位位发文字字号。（5）公公文标题题应当准准确简要要地概括括公文的的主要内内容并标

5、标明公文文种类，一般应应当标明明发文单单位。公公文标题题中除法法规、规规章、制制度名称称加书名名号外，一般不不用标点点符号。（6）主主送单位位指公文文的主要要受理单单位，应应当使用用全称或或者规范范化简称称。（7）公公文如有有附件，应当注注明附件件顺序和和名称。（8）印印章：公公文应加加盖公章章，公章章加盖在在成文单单位和成成文日期期之上；公文以以电报形形式发出出的以外外，应当当加盖印印章。联联合上报报的公文文，由各各上报单单位分别别加盖印印章；联联合下发发的公文文，发文文单位都都应当加加盖印章章。（9）成成文日期期以负责责人签发发的日期期为准，联合行行文以最最后签发发单位负负责人的的签发日日

6、期为准准。（10）公文如如有附注注（需要要说明的的其他事事项），应当加加括号标标注。（11）公文应应当标注注主题词词。上行行文按照照上级单单位的要要求标注注主题词词。（12）抄送单单位指除除主送单单位外还还需抄送送执行或或知晓公公文的其其他单位位、领导导，应当当使用全全称或者者规范化化简称。（13）份数指指需要发发送及归归档的文文件份数数。（14）文字从从左至右右横写、横排。（15）各单位位发文（包括传传真件）参考格格式见广东投资资有限公公司公文文格式（略）。行文规则则第八条行行文应当当确有必必要，注注重效用用。第九条 行文关关系根据据隶属关关系和职职权范围围确定，一般不不得越级级请示和和报告

7、。第十条属属于主管管部门职职权范围围内的具具体问题题，应当当直接报报送主管管部门处处理。第十一条条向下级级单位的的重要行行文（包包括通知知、会议议纪要、人事任任免、生生产销售售计划、总结等等），应应当同时时抄送直直接上级级单位、领导及及相关单单位。以地区公公司名义义发出的的重要公公文（包包括通知知、会议议纪要、人事任任免、生生产销售售计划、总结等等）应同同时抄送送集团总总部、地地区公司司审计部部及相关关单位。集团重要要行文应应当同时时抄送董董事会、集团领领导、集集团监事事会及相相关单位位。第十二条条“请示”应当一一文一事事；一般般只写一一个主送送单位，需要同同时送其其他单位位的，应应当用抄抄送

8、形式式，但不不得抄送送其下级级单位。“报告”不得夹夹带请示示事项。发文办理理第十三条条 发文文 （1）发发文单位位须注明明经办部部门和联联系人及及联系方方式，行行政人事事部门做做好发文文登记、存档工工作； （2）以以公司名名义或部部门名义义发出的的文件，由经办办部门按按公文管管理规定定要求拟拟定文稿稿及办理理发文审审批；发发文前，经办部部门将文文件、电电子文档档、发文文审批依依据交行行政人事事部门，行政人人事部门门核对、登记后后进行发发文。经办部门门必须指指派专人人对文件件的错别别字、语语法表达达、称谓谓、文种种等方面面把关，保证公公文质量量。第十四条条 发文文程序第十五条条拟稿集团各部部门、

9、地地区公司司、二级级公司根根据其职职权范围围或集团团（地区区公司）领导指指示，可可就相关关事项拟拟稿，稿稿件格式式按本规规定第七七条执行行。如有关事事项涉及及多个部部门、地地区公司司、二级级公司，各单位位可联合合拟稿。第十六条条核稿公文草拟拟完毕后后，由拟拟稿单位位负责人人核稿，具体负负责核查查文稿数数据的准准确性、时间的的真实性性和所提提建议是是否切实实可行，问题是是否阐述述清楚，并在草草拟稿上上签名确确认。第十七条条 会签签（1）以以下公文文经核稿稿完毕后后，如无无特别指指示，原原则上所所有会签签文件及及其附件件由经办办部门人人员在行行政人事事部门盖盖骑缝章章后，按按以下规规定使用用“拟文

10、稿稿纸”进行会会签；1）如公公文有关关事项涉涉及拟稿稿部门以以外的其其他管线线、地区区公司、二级公公司职权权，按以以下规定定会签：2)如公公文有关关事项不不涉及拟拟稿部门门以外其其他管线线、二级级公司职职权，原原则上不不需会签，在管线线领导审审签后发发放；如如公文涉涉及重大大事项，由拟稿稿部门主主管领导导决定，上报相相关管线线领导或或总经理理、董事事会会签签。（2）会会签时限限1）“普普通”公文应应在8个个工作小小时内会会签完毕毕；“紧急”类公文文应在44个工作作小时内内会签完完毕；“加急”公文应应随到随随签，必必要时可可以集体体商榷（紧急程程度由拟拟稿单位位确定、管线领领导审定定，并说说明理

11、由由）；2）如公公文涉及及事项复复杂，行行政人事事部门可可适当延延长时限限，但不不得超过过本条第第1款所所规定时时限的两两倍。第十八条条签发（1）签签发权限限：1）涉及及集团管管理制度度、办法法及规定定性文件件，由总总经理签签发；2）集团团重要对对外文件件（如对对政府函函件），由总经经理签发发；3）地区区公司重重要对外外文件（如对政政府函件件），由由地区公公司总经经理签发发；4）集团团总部各各职能部部门间知知会性函函件，由由该部门门负责人人签发；5）地区区公司/二级公公司对内内发文，由该地地区公司司/二级级公司第第一负责责人签发发；6）人事事任免通通知，按按人事管管理权限限签发。（2）对对会签

12、有有不同意意见者，经整理理后再送送签发人人，文件件一经签签发，不不再改动动。如确确需修改改，须经经签发人人同意。第十九条条 编号号（1）拟拟稿部门门应附送送已审批批的“拟文稿稿纸”，公文文稿样及及公文电电子文档档，交由由行政人人事部门门统一登登记、编编号，编编号统一一按“集团各各单位名名称与规规范简称称及字号号对照表表”执行。（2）以以集团（地区公公司）各各部门或或二级公公司的名名义发文文，由各各拟稿单单位自行行登记编编号。第二十条条校对、打印经签发的的公文，拟稿部部门将文文稿缮印印后，交交拟稿人人再校对对，经拟拟稿人确确认无误误后方可可付印，并在公公文核对对一栏填填上拟稿稿人的姓姓名。公文正

13、式式印制前前，行政政人事部部门应当当进行复复核，重重点是：审批、签发手手续是否否完备，附件材材料是否否齐全，格式是是否统一一、规范范等。经经复核需需要对文文稿进行行实质性性修改的的，应按按程序复复审。第二十一一条盖章章发文发文需加加盖公章章，具体体按印印章管理理规定执行。（1）集集团总部部或地区区公司（包括各各职能部部门）发发文：1）向地地区公司司（二级级公司）发文（非工程程、设计计类），统一由由行政人人事部门门负责送送达并做做好发文文登记工工作，其其中如以以集团或或行政人人事部门门名义发发出者，发出前前需经行行政人事事部门登登记、存存档；2）其余余公文由由各发文文单位自自行送达达，如自自行送

14、达达不便（非工程程、设计计类公文文），可可交行政政人事部部门代为为送达；（2）二二级公司司发文，由二级级公司负负责，对对每份发发文建立立台账，做好发发文登记记工作。地区公司司（二级级公司）向集团团领导（地区公公司领导导）所报报送非常常规报告告、请示示等公文文，需经经行政人人事部门门批转，不得直直接送交交。收文办理理第二十二二条收文文办理指指对收到到公文的的办理过过程，包包括签收收、登记记、审核核、拟办办、批办办、承办办、催办办等程序序。收发文双双方须进进行签收收登记工工作，异异地单位位接到收收文通知知后，须须及时接接收文件件，在接接到文件件2小时时内主动动回复发发文方，并传真真收文回回执，超超

15、过时限限以误办办处理。第二十三三条收到到下级单单位上报报的公文文，行政政人事部部门应当当进行审审核。审审核的重重点是，是否应应由本单单位办理理；是否否符合行行文规则则；内容容是否符符合国家家法律、集团制制度及其其他有关关规定；涉及其其他部门门或地区区职权的的事项是是否已协协商、会会签；文文种使用用、公文文格式是是否规范范。第二十四四条经审审核，对对符合本本规定要要求的公公文，行行政人事事部门使使用“公文阅阅办单”提出拟拟办意见见送领导导批示或或者交有有关部门门办理，需要两两个以上上部门办办理的应应当明确确主办部部门。紧紧急公文文，应当当明确办办理时限限。对不不符合本本规定的的公文，经行政政人事

16、部部门负责责人批准准后，可可以说明明理由后后退回呈呈报单位位。第二十五五条上级级单位下下发或交交办的公公文由行行政人事事部门根根据来文文内容、性质在在“公文阅阅办单”上提出出拟办意意见，确确定公文文紧急程程度，送送集团（地区公公司）领领导批示示或批转转有关部部门承办办。第二十六六条承办办部门收收到交办办的公文文后应当当及时办办理，不不得延误误、推诿诿。紧急急公文应应当按时时限要求求办理，确有困困难的，应当及及时予以以说明。对不属属于本单单位职权权范围或或者不宜宜由本单单位办理理的，应应当及时时退回交交办的行行政人事事部门并并说明理理由。各会签部部门须在在规定时时限内将将会签过过的公文文送返行行

17、政人事事部门，由行政政人事部部门传送送下一会会签单位位。第二十七七条以公公司（包包括各职职能部门门）为收收文单位位的外单单位来文文，原则则上由本本级行政政人事部部门统一一接收、批转、传递、登记、跟踪。第二十八八条 公公文批示示（1）对对需送集集团（地地区公司司）领导导批示的的公文，根据谁谁主管谁谁批示的的原则办办理。如如有关公公文需经经多位集集团（地地区公司司）领导导批示，一般应应按领导导排序由由后向前前传批；（2）公公文批示示时，对对有具体体办理事事项的，批示人人应当明明确签署署意见、姓名和和审批日日期，其其他批示示人签阅阅视为同同意；没没有具体体办理事事项的，签阅表表示阅知知；（3）批批示

18、人不不能亲自自批示（如开会会、外出出等），由行政政人事部部门负责责电话联联系，并并根据电电话记录录代为签签署意见见，事后后，由批批示人补补签；（4）“普通”公文应应在8个个工作小小时内批批示完毕毕；“紧急”类公文文应在44个工作作小时内内批示完完毕；“加急”公文应应随到随随批，必必要时可可以集体体商榷。如有关关事项复复杂，行行政人事事部门可可适当延延长时限限，但不不得超过过本规定定第三十十四条第第四款所所规定时时限的两两倍。本规定会会签、传传阅时限限，以收收文时间间计起，不包括括路途时时间。第二十九九条 公公文办理理中遇有有涉及其其他部门门职权的的事项，主办部部门应当当主动与与有关部部门协商商

19、；如有有分歧，主办部部门主要要负责人人要出面面协调，如仍不不能取得得一致，可以报报请上级级单位、领导协协调或裁裁定。第三十条条送负责责人批示示或者交交有关部部门办理理的公文文，行政政人事部部门要负负责催办办，做到到紧急公公文跟踪踪催办，重要公公文重点点催办，一般公公文定期期催办。公文归档档管理第三十一一条公文文办理完完毕后，应当及及时整理理（立卷卷）、归归档。个个人不得得保存应应当归档档的公文文。第三十二二条归档档范围内内的公文文，应当当根据其其相互联联系、特特征和保保存价值值等整理理（立卷卷），要要保证归归档公文文的齐全全、完整整，能正正确反映映本单位位的主要要工作情情况，便便于保管管和使用

20、用。第三十三三条各单单位应对对公文按按编号进进行分类类登记，并将公公文的编编号、时时间、内内容、处处理情况况等输入入电脑以以便查证证。公文文经传递递或处理理完毕，收发文文单位需需对公文文及其相相关文件件进行存存档，并并把复印印件送各各会签单单位。第三十四四条联合合办理的的公文，原件由由主办单单位整理理（立卷卷）、归归档，其其他单位位保存复复制件或或其他形形式的公公文副本本。第三十五五条本单单位负责责人兼任任其他单单位职务务，在履履行所兼兼职务、职责过过程中形形成的公公文，由由其兼职职单位整整理（立立卷）、归档。第三十六六条归档档范围内内的公文文应当确确定保管管期限，按照有有关规定定定期向向档案

21、部部门移交交。第三十七七条 拟拟制、修修改和签签批公文文，书写写及所用用纸张和和字迹材材料必须须符合存存档要求求。第三十八八条公文文由行政政人事部部门统一一收发、审核、用印、归档、销毁。第三十九九条各单单位行政政人事部部门应当当依据本本规定建建立健全全本单位位公文处处理的有有关制度度。第四十条条上级单单位的公公文，除除绝密级级和注明明不准翻翻印的以以外，经经下一级级单位负负责人或或者行政政人事部部门负责责人批准准，可以以翻印。翻印时时，应当当注明翻翻印的机机关、日日期、份份数和印印发范围围。第四十一一条公开开发布单单位公文文，必须须经发文文单位批批准。经经批准公公开发布布的公文文，同发发文单位

22、位正式印印发的公公文具有有同等效效力。第四十二二条公文文复印件件作为正正式公文文使用时时，应当当加盖复复印单位位证明章章。第四十三三条 公公文被撤撤销，视视作自始始不产生生效力；公文被被废止，视作自自废止之之日起不不产生效效力。第四十四四条不具具备归档档和存查查价值的的公文，经过鉴鉴别并经经行政人人事部门门负责人人批准，可以销销毁。第四十五五条销毁毁秘密公公文应当当到指定定场所由由两人以以上监销销，保证证不丢失失、不漏漏销。其其中，销销毁绝密密公文应应当进行行登记。第四十六六条单位位合并时时，全部部公文应应当随之之合并管管理。单单位撤销销时，需需要归档档的公文文整理（立卷）后按有有关规定定移交

23、档档案部门门。工作作人员调调离工作作岗位时时，应当当将本人人暂存、借用的的公文按按照有关关规定移移清退。授权及保保密第四十七七条公文文批示人人、会签签人、签签发人可可针对特特定业务务的实际际情况，授权有有关人员员代其履履行相应应职权，并将有有关授权权证明送送相应行行政人事事部门备备案。第四十八八条各单单位应做做好公文文保密工工作，“秘密”级以上上公文，仅传阅阅至地区区公司领领导及相相关涉及及人员。相关涉涉及人员员由行政政人事部部门确定定。电子邮件件管理第四十九九条总则则公司开通通Intternnet电电子邮件件服务，目的是是为了更更好地促促进公司司员工工工作的内内外交流流。公司司的电子子信息网

24、网络，无无论对内内对外均均不得传传递与工工作无关关的内容容，违者者视情节节轻重给给予批评评、降薪薪、降职职、辞退退处分。第五十条条邮件服服务器管管理办公室统统一管理理公司的的电子服服务器并并负责电电子邮件件的开户户、使用用、维护护和监督督检查工工作。第五十一一条邮件件开户须须知申请电子子邮件开开户必须须首先填填写“电子邮邮件开户户申请表表”，并在在保密承承诺书一一栏中签签字，然然后交部部门经理理审核签签字后，将申请请表交到到办公室室邮件管管理人员员处开户户，邮件件管理员员开户完完成后填填写“电子邮邮件开户户回执”，并通通知申请请人。回回执单上上包含配配置邮件件客户终终端软件件所需信信息和用用户

25、使用用规则。第五十二二条电子子邮件使使用规程程（1）用用户应当当定期检检查自己己的邮箱箱，并取取走邮件件，以保保证用户户的邮箱箱只占用用合理的的磁盘空空间。每每个用户户的邮箱箱不能大大于100M，对对于超过过10MM的邮箱箱，管理理员有权权删除邮邮箱中的的两个月月以前的的旧邮件件，以保保证用户户邮箱在在10MM以下。由于不不遵守此此项规定定而造成成的损失失由用户户自己负负责。（2）禁禁止向异异地发送送大于22M的电电子邮件件，严禁禁使用FFIDMMAILL下载软软件和使使用电子子邮件订订阅新闻闻、杂志志、论坛坛等。技技术杂志志由公司司统一订订阅，图图书室集集中管理理，申请请订阅者者需首先先填写“电子杂杂志订阅阅申请表表”，然后后提交图图书室订订阅，公公司驻外外机构可可由系统统主管审审批后另另行处理理。（3）在在公司内内部使用用电子邮邮件只能能使用在在公司开开