行政工作交接单

1、行政工作交接单序号项目交接时间审核1接电话的流程，电话在响第二声时接听，不要超 过三声，接电话时应该先说“您好，基因格”；接 电话整个过程中必须使用标准的普通话5.162办公设备的使用（电话的转接：按*再拨分机号， 传真是*802，等到传真机响了接起来再挂电话； 传真机：发本地传真就在手柄上直接拨号，长途 传真是*#22或*#28加区号再加电话号码;打印机： 一般使用大厅打印机，如果大厅的坏了就链接前 台的打印机）5.163公司快件及传真的收发及传递（在快递登记薄上 记录收到的快递，并由本人签收）注：分发快递 要及时，包括底单；并主动联系业务部是否有快 递要发5.164办公用品的领用在领用单上

2、做好记录和分发管理（分发到部门的由部门主管签字，个人的由个人 签字）5.175办公用品的申请及购买的过程（填写办公用品申 购单，由部门主管签字审批，再购买）注：行政 用品须经行政主管审批，部门用品则由部门主管 审批5.176新购物品的出库、入库，其中入库单、出库单的填写5.177费用报销所需要的材料（报销单上附上发票、入 库单）及过程（先是主管签字、财务部主管签字、 交到李林处登记刘总签字）五千元以上由亓总签 字8借款、请款的手续（填写请款单请款单若是当 费用需要通过银行转账，填写时需要注明户名、 开户行，账号等、主管签字、财务签字、刘总签 字），超过五千的需要亓总签字9早上到公司先将亓总、刘

3、总、张元办公室清扫（打 开窗户，保持办公室通风，用抹布将灰尘清理干 净）10每天早上要安排员工执勤（有员工每日执勤单， 祝云负责监督，同时前台也要起到监督的作用）11清洁阿姨每周星期一早上、星期四卜.午到公司打 扫卫生，行政要负责监督检查，没有打扫干净的 地方要请清洁阿姨再次打扫干净（清洁费是每月 15号结算上个月的费用，费用是1000元/月）报 销清洁费是由于没有发票，则需要附上一张清洁 费条，报销单上一张，行政保留一张。则：清洁阿姨需要签两张清洁条12订桶装水时：将彭师傅送了几桶水要记录好，同 时拿了几个空桶走，还欠彭师傅几个桶确认好后 再在送水单上签字，还要定期叫师傅来清洗饮水 机，要保

4、证桶装水的库存13客户来公司时首先要问清楚来公司的目的，找哪 位工作人员，当着客户的面联系他要找的工作人 员，确认后将客户带到接待室（如果是来拿报告 的，则还要问清楚报告编号，方便工作人员查找）。 基本礼仪是：您好，基因格，请问有什么事吗？ 若是预约做鉴定的，请继续询问：请问您有预约 吗？预约的是哪位客服小姐呢？等待客户回答完 后，礼貌的回复：请稍等，我帮您联系。14来访客户的接待：首先询问客人找哪位、贵姓、 什么单位，再领客人到会议室让他稍等，再去通 知被访者，得到允许后方可接见。为客人倒水， 客人走后到办公室把水杯和烟灰缸等垃圾清理掉15有领导到公司视察工作，提前做好接待工作（如： 欢迎标

5、语，前台电视的标语更改，会议室的布置， 水果的摆放，茶水的准备等）16进同事办公室之前要先敲门，待允许后方可进入17公司空调的管理，空调的开放由行政部统一管理， 遥控器一并统一管理18公司的一些办公设备的损坏要先交由周佶检查， 电脑损坏的也可以交由李江检查，看是否能维修 好，不能维修好的再打电话交由专门的维修人员 进行维修19负责前台电话的接听和电话转接，做好来电咨询 工作，重要事项要认真记录并传达给相关人员， 不遗漏、延误；20公司印章的使用：见附件（印章审批规定），需要 加盖公章的资料，要到行政部备案填写印章使用 登记簿，关于年检、招标、对外发函、公司三证、 报告委托书、证照年检表、各类申

6、请表的需要填 写公章使用申请表，由部门负责人签字后到行政 部盖章以及备案；21关于印章的使用，如果行政部主管不在的情况下 需要盖章的，首先要打电话给主管汇报，待允许 后方可盖章，同时行政部要做好相应的等记22用车申请：需要用车的同事需要填写用车申请单， 经部门主管签字，后到行政部主管审批，待同意 后方可用车，否则周佶不出车；23会议室投影仪的使用：遥控器放在讲桌的抽屉里，打开投影仪时按住遥控器的开关一直不放，直到 开启为止，关闭投影仪时同样也是按住遥控器的 开关一直不放24刻章：公司刻公章时要准备公司营业执照（正本 或副本）复印件，企业法人身份证复印件；刻公 司内部章需要公司介绍信，并加盖公司

7、鲜章25打印机加墨：当看到打印出来的资料上面内容不 完整或字迹不完整，或打印出来的资料的页面上 面有一排黑色的墨迹，此时可能是没有墨了，或 打印机坏了，此时首先需要请周佶来检查，看其 原因，再决定是否加墨或者维修26早上到公司首先打开前台屏幕，播放公司宣传片， 打开感应门电源27公司组织机构代码证的年检：材料：1、组织机构 代码证书正副本原件2、营业执照原件及复印件3、 法定代表人及经办人身份证复印件4、带上公司公 章（年检时间为每年1月至4月）28公司营业执照年检：网上年检需要填写营业执照 上的内容，还要填写资产负债表、损益表（到财 务室找黄玉珊），新基因格生物公司还需要填写前 置许可证（医疗器械经营许可证）29年检复审材料：打印年检报告书、资产负债表、 损益表、营业执照副本原件；基因格公司属于外 资企业复审材料还需要审计报告30下班之前检查亓总办公室和公司的所有门窗是否 关好，空调和饮水机电源是否关闭31关于厕所纸、擦手纸，洗手台洗手液要随时留意， 注意更换32厕所堵塞、洗手台堵塞、漏水，叫周佶来维修33下班后询问一下公司有没有员工要加班的，如果 有叫加班的同事相互叫一下，以免同事被关在公