会议层工作流程

1、会议层岗位操作流程一、会议层客服人员岗位规范及工作内容：1.会议层岗位工作内容：.按流程接收会议通知单并填写会议预定表，熟知会议地点、时间、名称、参 会领导等重要信息，会议开始1小时前做好会场布置工作。.会前确认会场是否准备到位，卫生是否干净整洁，会议设备是否正常，IPAD 是否电量充足，定期对IPAD进行充电。如有问题及时联系相关人员。.会议室桌面物品统一摆放整齐，整洁大方。白瓷杯统一放在参会者右上方， 矿泉水在瓷杯上方，抽纸放于两名参会者中间，纸巾折成三角面对参会者摆 放。会前座椅拉开一人身距离并摆放整齐。.会议室窗户关闭，窗帘降下，调到正常会议模式。.吸烟室备好烟缸，会中由前台人员进行更

2、换，保证烟缸内不出现3根以上烟 头。.卫生间在有老总参加的会议时，摆放卫生竹篮，整齐摆放好抽纸、棉棒、梳 子、护手霜等卫生用品，卫生间门需常闭。.按照流程正确操作使用会议室，按照会议要求制作并摆放纸质席卡或电子席 卡，确保会议的正常开始与进行。会议开始后由前台人员填写会议服务记录 （附表2），并及时向上级汇报会议进程。.会中进行茶水服务，第一轮隔10分钟进行添水，此后每隔15分钟进行添水， 必要时可根据喝水情况对添水时间进行调整。周总：早晨喝蜂蜜柠檬，下午 喝白茶，喝水频率正常。沈总：黄芪，喝水频率较慢。陶总：白茶，茶叶较 多，喝水频率较快。顾总：白茶，喝水频率较慢。尤总：白茶，偶尔会自带 花

3、茶，喝水频率较快。.会中注意领导及参会人动态，前台人员微笑服务，必要时需要站立进行指引 和引导。若领导中途离开，需及时与高管层联系确认领导动向，必要时将杯 子和笔记本送至办公室。.如过用餐时间会议仍在进行，及时汇报上级通知食堂留餐。必要时为参会人 员准备些零食供会间食用。.会后关闭所有设备，及时进行会议室的清洁，桌面物品填补并摆放整齐，关 闭灯光，会议室恢复会前准备好模式。会后如有参会者遗留物品，收好放于 前台，并通知综合部芳姐等待失主认领。.会议层物品做好领用记录，每月物品统计（附表3）。日常检查要有记录（附 表4），设备每星期抽查两次并有记录（附表5）。员工要进行定期培训并附 有书面记录（

4、附表6）。对在岗人员根据业主要求进行考核。（附表7）.做好17A楼层卫生检查与维护工作，观察绿植生长情况，出现枯叶黄叶及时 修剪，必要时联系相关绿化人员进行更换。.按照排班准时到岗工作，不得迟到早退：1）早班时间为8:0017:00，8:00准时着工装到岗，打开所有会议室，打扫前台， 打水，有会时根据会议预定按照会议室操作流程提前做好会议准备工作，卫 生间摆放好卫生竹篮。2）晚班时间为8:3017:30，如17:30会议还在进行，需加班等待会议结束并做 好会后恢复工作。晚班人员下班后需关闭所有会议室，整理前台，摆放好座 椅，关闭走廊灯光。三、会议层前台工作流程.前台客服需坐姿端正，时刻注意楼层

5、情况，是否有参会人员来往。.微笑服务，有参会人员来访时，耐心详细询问其会议名称，会议时间，会议 地点及参会人员等重要信息，通过会议预定表查询是否有此会议预定后，热 情引导其前往会议室。如遇未收到会议通知的情况，也需先问清以上重要信 息后再与相关负责人进行确认，如在确定有老总或重要人员参会的情况下， 及时为其打开会议室并同时进行确认。.前台座机接听注意礼貌用语，重要信息用纸笔进行记录，通话结束待对方先 行挂断电话。.注意前台卫生整洁情况，不能有太多除工作以外的私人物品，电脑，纸笔等 摆放整齐。.会前登记会议预定表，会议开始后填写会议服务记录表。.会前半小时将前门常开，参会人员陆续到达，起立指引，

6、面带微笑。会议开 始后再将前门关闭，除老总及部门经理外，其余参会人员自行刷卡进门。如 遇大型会议，参会人员较多的情况下，前门保持常开模式，便于参会人员进出。. 7.会中对吸烟室烟缸进行清洗更换，保证烟缸内不出现3根以上烟头。. 8.会中注意参会人员动向，卫生间，吸烟室的指引。四、高管会议室操作流程L会议服务操作流程图：否否2.1801会议室（会议室职能：大型会议、外宾接待）(1)打开会议室灯光，确定灯光处于正常会议模式，此会议室灯光全开，如有领 导觉得灯光影响投影效果，可将前排筒灯及会议灯关闭。(2)进入设备间打开时序器，确保所有设备灯光均正常亮起，测试桌面有线话筒 是否发声正常。(3)打开会

7、议电脑，使用VGA线连接至桌插。(此会议室共6个桌插，一般情况 下均使用桌插2)(4)使用IPAD控制打开投影(为防止投影机在上下移动中发生偏移，一般情况 均不进行升降)，降下幕布。(5)升起桌面显示器，汇报席使用电脑汇报不需桌面显示，正常例会东侧只需5 台桌面显示。未特殊要求除汇报席外均全部升起。(6)将座椅拉出一人身位置方便参会人员入座。正常例会东侧只需拉出5张座椅。(7)办公例会涉及县公司汇报时需架设IMS电话并连接电视投放视频，此种情况 不需投放投影。可跳过步骤。使用IMS电话时确保会议室中有一名客服， 为老总拨号，电话故障时及时联系工程进行维修。(8)大型接待或贵宾接待室时需使用电子

8、席卡，会前提前一天进行充电，挑选电 池续航能力较好的电子席卡使用，根据参会人员名单制作席卡，按照职能排 位摆放在桌面显示器的前方。使用电子席卡时，待参会人员入座后再升起桌 面显示，以免挡住电子席卡。若涉及两方参会者均需汇报的情况，会中需留 一名客服在会议室使用IPAD控制矩阵切换。切换时，投影仪及桌面显示器 均需切换。(9)在进门左边服务台上提前备好水壶，并安排客服人员在会议室中等待。会前 通知高管层参会老总，便于老总物品的送取，必要时及时上楼拿取。(包括 老总的茶杯及笔记本)(10)会议开始后及时向上级汇报会议进程并进行茶水服务，第一轮10分钟添水， 此后每隔15分钟进行添水，必要时根据喝水

9、情况对添水时间进行调整。如 遇较隐秘性会议时，按照领导要求将水壶置于会议室中便于其自行添水，半 小时进行更换。(11)会后及时向上级汇报并通知高管层注意领导动向，关闭所有会议设备，确保 设备灯光都熄灭，会议电脑资料需清空。桌面卫生清洁，茶杯清洗和更换， 茶叶统一铺满杯底。会议物品填补恢复，摆放整齐。(瓷杯在参会者右上方， 矿泉水在瓷杯上方，抽纸放于两名参会者中间，纸巾叠成三角面对参会者。) 联系保洁进行后续打扫。3.17A3会议室(会议室职能：高清视频会议室)(1)打开会议室灯光，确定灯光处于正常会议模式，此会议室灯光固定模式为第 一排筒灯及一、三排会议灯关闭，其余灯光均打开。(2)进入设备间

10、打开时序器，确保所有设备灯光均正常亮起，测试主席台及讲台 有线话筒是否发声正常。(3)使用IPAD控制打开三台投影(为防止投影机在上下移动中发生偏移，一般 情况均不进行升降)。根据高清视频会议模式切换投影内容：主场模式：主投影为本地辅流，左投影为远程主流，右投影为本地主流； 客场模式：主投影为远程辅流，左投影为远程主流，右投影为本地主流。(4)打开会议控制电脑(固定设置IP地址：10.34.137.212),登录会议控制软件(打开浏览器，输入网址：10.34.137.211进入登录界面，用户名及密码均为： admin),查看设备控制是否正常。主场模式：需进入会议控制申请主席方可点名呼叫其他分会

11、场。会议测试完毕后点击观看会场远程主流循环播放所有分会场画面。(5)根据会议要求打开会议电脑，使用VGA线连接至桌插。本会议室有两个常用 桌插，位于主席台及讲台。客场模式：基本不涉及使用会议电脑；主场模式：需使用会议电脑发送辅流。(6)主席台根据参会老总调节位置，摆放席卡。座椅均拉出一人身位置方便入座。 会中进行茶水服务。(7)会前一小时进行呼叫测试。客场模式：提前一小时打开设备，完成以上流程，等待省公司呼叫测试；主场模式：提前一个半小时打开设备，完成以上操作，等待省公司发放权限 后申请主席，发送主辅流(辅流发送除IPAD点击发送后还需使用 终端遥控器对准终端进行点击发送)，点名呼叫分会场进行

12、测试 (声音、主流、辅流是否正常)，测试完毕后及时汇报上级测试情况。(8)会议开始后及时向上级汇报会议进程，同时确保有一名客服在后方控制设 备，如有故障及时通知工程人员。有老总参加的情况还需确保有一名客服进 行会中茶水服务。主席台下参会人员在大型会议及每月经营分析会时也将摆 放席卡并进行会中茶水服务。除老总喝水习惯外，还需谨记公司中层领导个 人要求，如财务部经理杨伟中只喝自带白茶，工程部经理张峰爱喝浓茶，姑 苏区老总陈晓宇不需茶叶，张家港老总徐若海偶尔会自带茶叶等。(9)重大会议如涉及使用录播系统，打开录播电脑。连接本会议室无线网络(名 称：DSDH，密码：12345678)，更改网络IP地址

13、为：192.168.0.10 (最后一 位除180和1以外均可)。打开录播软件连接服务器呼叫编码器，开始录播 及单播。可打开浏览器登录服务器进行直播观看(打开浏览器，登录网址 192.168.0.180登录用户名及密码均为admin)。会议结束停止录播及单播，打 开视频导出软件，登录IP： 192.168.0.180用户名：admin密码：admin选 中视频选中高清模式导出即可。(10)会后及时向上级汇报并通知高管层注意领导动向，关闭所有会议设备，确 保设备灯光都熄灭，会议电脑资料需清空。打扫恢复会场，清理桌面垃圾， 矿泉水进行填补并摆放整齐，抽纸放于两名参会者中间，纸巾叠成三角面对 参会者。4. 1805、1807会议室(中会议室)(1)打开会议室灯光，确定灯光处于正常会议模式，此会议室灯光全开，如有领 导觉得灯光影响投影效果，可将前排筒灯及会议灯关闭。(2)进入设备间打开时序器，确保所有设备灯光均正常亮起，测试桌面有线话筒 是否发声正常。(3)打开会议电脑，使用VGA线连接至桌插。(此类会议室共2个桌插，一般情 况下A5使用桌插1, A7使用桌插2)(4)使用IPAD控制打开投影(为防止投影机在上下移动中发生偏移，一般情况 均不进行升降)，降