上海大学2014至2015学年春季学期电子文件管理期末考试试题A

1、课程号： 02105032 学分： 4应试人学号一3 分，共 12 分）应试人所在院系二三四课程号： 02105032 学分： 4应试人学号一3 分，共 12 分）应试人所在院系二三四五六七八九课程名： 电子文件管理应试人声明：我保证遵守上海大学学生手册中的上海大学考场规则，如有考试违纪、作弊行为，愿意接受上海大学学生考试违纪、作弊行为界定及处分规定的纪律处分。应试人题号得分一、名词解释（每小题1职能鉴定法 2 电子文件归档3虚拟整理技术 4 电子文件著录二、简答题（每小题 6 分，共 24 分）1信息技术对档案工作的影响。2电子文件的特点。3电子文件保护的特点，磁性载体保护的措施。4电子文件

2、利用的特点，电子文件利用系统的构成。三、论述题（每小题 12 分，共 24 分）1电子文件管理的基本原则。2什么是数字档案馆？数字档案馆与传统档案馆的区别。四、课程论文（要求 5 月 15 日之前完成， 40 分）上海大学 20142015 学年春季学期电子文件管理试卷答案要点 2015.6.8 考（4 学分）一、名词解释（每小题 3分，共 12分）1、职能鉴定法： 重点分析文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性。2、电子文件归档： 电子文件归档是指应归档的电子文件经过整理，确定其档案属性后，从计算机存储器或其网络存储器上拷贝、 刻录到可脱机保存的存储载体上向

3、档案部门移交， 或通过网络将电子文件信息转存、 登录到由档案部门控制的计算机系统中，以便长期保存的工作过程。3、虚拟整理技术： 虚拟整理技术是一种能脱离档案实体排列，而仅仅使用一套符号及其符号语法逻辑来记录和揭示档案之间历史联系的技术。 它是指与档案实体排序无关的，单纯记录和揭示档案之间历史联系的技术。4、电子文件著录： 电子文件著录是指“获取、核对、分析和组织用以确认、管理、存入、了解档案机构的馆藏以及解释其背景和文件系统的各种信息的过程，以形成对其所描述的单位及其构成部分的准确表述”。二、简答题（每小题 6分，共 24分）1信息技术对档案工作的影响。答：（ 1）计算机在档案管理中得到广泛应

4、用，改变着人们管理档案的方式和手段。 （2分）（2）为档案领域提供了新的管理对象电子文件。 （2分）（3）对档案学理论提出新的挑战。一是一些基本概念失去了传统的内涵；二是档案学的一些基本理论和原则需要重新认识；三是电子文件的管理理论、方法和管理体制需要全面建立；四是电子文件与档案理论研究的深入，档案学者提出了一些新的理论、观点。 （2分）2电子文件的特点。答：电子文件的基本特点： （1）信息的非人工识读性； （2）系统的依赖性；（3）信息与特定记录载体之间的可分离性； （4）信息的可变性；（五）信息存储的高密度性；（ 6）多种媒体信息的集成性；（ 7）信息的可操作性。 （6分）3电子文件保护的

5、特点，磁性载体保护的措施。答：电子文件保护的特点：（ 1）电子文件的保护贯穿于电子文件整个生命周期；（2）电子文件的保护技术要求高，难度大；（ 3）结构的复杂性影响电子文件的真实性、完整性和系统性；（ 4）电子文件的内容信息安全是电子文件保护的重要内容；（ 5）电子文件保护的成本增加。 （3分）磁性载体保护的措施：（ 1）防止外磁场的影响；（ 2）控制好温湿度；（ 3）保持空气清洁；（ 4）避免强光；（ 5）防复印效应：（ 6）防止机械震动。 （3分）日常管理维护工作的具体要求有：（ 1）载体的存放要求：磁性载体和光盘都应该垂直放置， 避免载体的变形和叠放挤压； 保持磁盘和光盘盘片的平直， 严

6、禁折弯盘片。不能用手直接触摸光盘、磁盘盘面和磁带带面，应带非棉制手套。磁带、磁盘和光盘应放置在专用的装具中，保证载体装具的洁净无尘。（ 2）载体的整理要求： 定期对磁带进行倒带， 缓解磁带的卷绕张力， 避免磁带发霉和复印效应。（ 3）载体的清洁要求：不可随意擦拭或清洗盘片，如果盘片放置时间过长，有灰尘可轻轻吹去； 出现发霉现象， 要用干净的药棉蘸高纯度酒精擦洗盘片裸露部分，边擦拭边翻转，然后放置于清洁的环境中让酒精挥发干燥后再使用。（2分）4电子文件利用的特点，电子文件利用系统的构成。答：电子文件利用的特点：（ 1）电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要它的人共享；（ 2）电子文件

7、具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹；（ 3）电子文件利用可以采用交互式，为用户提供各种灵活的需求服务；（ 4）电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能；（ 5）电子文件可以使利用者不受时间的限制，随时利用自己所需要的电子文件信息。 （4分）电子文件利用系统是指将电子文件利用的各个方面要素结合在一起，所形成的有机整体。构成电子文件利用系统的要素有：法律法规要素、电子文件信息要素、电子文件检索系统要素、电子文件用户要素以及电子文件利用安全防范要素。 （4 分）三、论述题（每小题 12分，共 24分）1电子文件管理的基本原则。答：电子文件管理的基本原则 :（1）全程管理

8、原则。全程管理原则是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系， 对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。 （4分）（2）前端控制原则。所谓“前端控制”是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至形成之前 （即电子文件管理系统设计阶段） 就对文件形成一直到归档整个过程给予全盘规划， 把可能预先设定的管理功能纳入系统之中， 并在文（4分）件形成和维护阶段进行监督。 前端控制将文件、 （4分）段，强调档案工作者要改变以往只关注 “后端”的做法，将注意力放到“前端”。（4分）（3）真实性、完整性和有效性保障原则。电子文件的真实性是指电子文件的内容、结构和背景信息

9、进行鉴定后， 确认其与形成时的原始状况一致。 电子文件的完整性包括两个方面的含义： 一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份“电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损”。第一点就是一般文件管理的要求，第二点是电子文件的特殊要求。有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。2什么是数字档案馆？数字档案馆与传统档案馆的区别。答：数字档案馆是指“以计算机技术为基础，利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案信息数字化，并收集、捕获有价值的信息资源，通过宽带网络相连接，建立分布式、跨地域的有序的信息资源系统；该系统以用户需求为中心，提供各种信息服务。” （4分）数字档案馆与传统档案馆的区别主要表现在：（ 1）档案管理模式不同；（