办公自动化软件应用

1、第3章 办公自动化软件应用3.1 文字处理软件 Word XP3.2 电子表格 Excel XP3.3 电子演示文稿软件 PowerPoint XP3.4 Office XP 集成应用3.1文字处理理软件Word XP本节要点点3.1.1认识工作作窗口3.1.2创建和编编辑文档档3.1.3设置文档档格式3.1.4表格制作作3.1.5图文混排排重点难点点Word的排版和和页面文文档格式式的设置置第3章3.1节3.1.1认识工作作窗口1.wordXP的启动（1）正常启启动：从从“开始始”“程序”菜单中中选择“MicrosoftWord”选项。（2）通过快快捷方式式：在桌桌面上选选中Word XP的

2、快捷方方式，按按Enter键，或者者双击鼠鼠标左键键。（3）通过关关联文件件图标：双击关关联文件件图标，就可打打开Word XP，同时也也打开了了对应的的文档。第3章3.1节3.13.1.1认识工作作窗口工作窗口口组成Word XP窗口及组组成第3章3.1节3.1.13.1.1认识工作作窗口3 .word XP的退出（1）单击“窗口”右上角角的“关关闭”按按钮。（2）单击“窗口”左上角角的“控控制”图图标，打打开控制制菜单，选择其其中“关关闭”命命令。（3）双击“窗口”左上角角的“控控制”图图标。（4）单击“文件”“退退出。第3章3.1节3.13.1.2创建和编编辑文档档1.创建、打打开、保保

3、存与关关闭文档档（1）创建新新文档（2）打开已已经建立立的文档档（3）选择当当前文档档（4）保存文文档（5）关闭文文档第3章3.1节3.1.23.1.2创建和编编辑文档档2.输入文本本（1）汉字输输入（2）符号和和特殊字字符的输输入（3）切换插插入与改改变状态态（4）删除字字段操作作（5）段落的的拆分与与合并第3章3.1节3.1.23.1.2创建和编编辑文档档3.编辑文本本（1）选择文文本（2）删除文文本（3）移动与与复制文文本（4）撤销与与恢复（5）查找与与替换第3章3.1节3.1.23.1.3设置文档档格式1.字符格式式设置（1）使用格格式菜单单方法：选选定文本本|格式|字体，打打开“字字

4、体”对对话框进进行设置置图3-5字体对话话框第3章3.1节3.1.33.1.3设置文档档格式（2）使用格格式工具具栏（3）使用格格式刷选定已设设置好字字符格式式的文本本；单击常用用工具栏栏上的“格式刷刷”按钮钮，使鼠鼠标指针针成为格格式刷形形状；将鼠标指指针移到到其他文文本处，按下鼠鼠标左键键，并将将鼠标拖拖到该文文本的末末尾处；松开鼠标标左键，该文本本就被格格式化了了，“格格式刷”指针还还原。若双击“格式刷刷”按钮钮，则鼠鼠标指针针仍保持持“格式式刷”指指针，可可重复使使用“格格式刷”功能，直到单单击“格格式刷”按钮或或执行其其他操作作为止第3章3.1节3.1.33.1.3设置文档档格式2.

5、段落格式式的设置置（1）段落标标志（2）使用“格式”菜单（3）使用格格式工具具栏（4）使用样样式（5）使用标标尺（6）为原有有段落添添加项目目符号和和编号第3章3.1节3.1.33.1.3设置文档档格式3.页面格式式设置（1）节的设设置（2）分页（3）页面设设置（4）插入页页眉和页页脚（5）分栏第3章3.1节3.1.33.1.4表格制作作1创建表格格（1）利用菜菜单命令令创建表表格（2）利用常常用工具具栏上的的“插入入表格”按钮创创建表格格（3）使用“绘制表表格”工工具手工工绘制表表格2编辑表格格（1）选定表表格（2）单元格格、行或或列的插插入与删删除（3）单元格格的合并并与拆分分（4）表格属

6、属性的修修改（5）表格的的合并与与拆分（6）绘制斜斜线表头头第3章3.1节3.1.43.1.4表表格制作作3表格的格格式化（1）表格的的对齐方方式（2）边框和和底纹（3）自动套套用格式式第3章3.1节3.1.43.1.5图文混排排1.在文档中中插入图图片(1)插入剪辑辑管理器器中的剪剪贴画操作：单单击“插插入”“图片片”“剪贴画画”图3-29“插入剪贴贴画”任任务窗格格及搜索索结果第3章3.1节3.1.53.1.5图文混排排（2）插入图图片文件件单击“插插入”“图片片”“来自文文件”在“插入入图片”对话框框的“查查找范围围”列表表框中选选择图片片文件所所在文件件夹，再再选择要要插入图图片的文文

7、件名单击“插插入”按按钮，图图片就插插入到了了插入点点位置（3）编辑图图片鼠标拖动动图片改改变其大大小使用“设设置图片片格式”对话框框调整图图片的大大小使用“设设置图片片格式”对话框框的“大大小”选选项卡进进行修改改调整图片片位置：按住鼠鼠标左键键拖动（4）设置图图片版式式第3章3.1节3.1.53.1.5图文混排排2.在文档中中绘图（1）绘图工工具栏常用工具具栏中单单击“绘绘图”按按钮，或或单击“视图”“工工具栏”“绘绘图”（2）创建图图形（3）在图形形中添加加文字（4）图形的的颜色、线条和和三维效效果（5）图形的的叠放次次序（6）图形的的组合（7）图形的的微移第3章3.1节3.1.53.1

8、.5图文混排排3.插入文本本框（1）插入文文本框单击“绘绘图”工工具栏上上的横排排文本框框按钮（或竖排排文本框框按钮），或单单击“插插入”“文本本框”“横排排”（或或“竖排排”），鼠标指指针变为为“+”形。将鼠标指指针在文文档中拖拖动，画画出文本本框。在文本框框中出现现的闪烁烁光标处处输入文文本。（2）文本框框编辑打开“设设置文本本框格式式”对话话框：选选定文本本框后，单击“格式”“文文本框”。第3章3.1节3.1.53.1.5图文混排排4.插入艺术术字（1）插入艺艺术字 将插插入点置置于需要要插入艺艺术字的的地方。 单击击“插入入”“图片”“艺艺术字” 打开开 “艺术字字库“对话框框。第3章

9、3.1节3.1.53.1.5图文混排排（2）编辑艺艺术字单击生成成的艺术术字，弹弹出如图图所示的的艺术字字工具栏栏根据需要要，单击击艺术字字工具栏栏中的相相应按钮钮，可对对“艺术术字”进进行多方方面的编编辑第3章3.1节3.1.53.2电子表格格ExcelXP本节主要要内容3.2.1ExcelXP工作窗口口介绍3.2.2工作表和和单元格格3.2.3输入数据据和编辑辑电子表表格3.2.4格式化工工作表3.2.5计算数据据3.2.6管理和分分析数据据3.2.7使用图表表分析数数据第3章3.2节3.2.1ExcelXP工作窗口口介绍主窗口界界面图3-36 Excel XP窗口第3章3.2节3.2.1

10、3.2.2工作表和和单元格格1.工作簿Excel中，工作作簿是处处理和存存储数据据的文件件，通常常所说的的Excel文件指的的就是工工作簿文文件创建工作作簿单击“文文件”“新建建”，打打开“新新建工作作簿”任任务窗格格在任务窗窗格中单单击“新新建”命命令中的的“空白白工作簿簿”选项项，会直直接创建建一个新新的工作作簿2.工作表工作表是是在Excel中用于存存储和处处理数据据的主要要文档，也称为为电子表表格3.单元格单元格由由它们所所在的行行和列位位置来命命名，例例如“A5”表示列号号为“A”与行号为为“5”的交叉点点上的单单元格第3章3.2节3.2.23.2.3输入数据据和编辑辑电子表表格1.

11、输入数据据（1）输入数数值（2）输入文文本（3）输入日日期和时时间（4）自动填填充2.编辑电子子表格（1）工作表表中区域域的选择择（2）单元格格数据的的编辑和和消除（3）单元格格数据的的移动和和复制（4）插入和和删除单单元格、行或列列（5）给单元元格添加加批注第3章3.2节3.2.33.2.4格式化工工作表1.设置单元元格格式式数字格式式字体格式式对齐格式式边框颜色和图图案2.调整行高高和列宽宽3.自动套用用表格格格式4.使用格式式刷第3章3.2节3.2.43.2.5计算数据据1.输入公式式【例3.6】在图3-46所示工作作表的实实发工资资栏中利利用公式式“实发发工资=基本工资资+附加工资资”

12、，计计算每个个职工的的“实发发工资”操作方法法：（1）选中I4单元格；（2）输入“=”号；（3）再输入入公式“G4+H4”，如图3-47；（4）最后按按回车键键或用鼠鼠标单辑辑栏中的的“”按钮。 此时时计算结结果将显显示在单单元格I4中第3章3.2节3.2.53.2.5计算数据据填充柄进进行操作作（1）选定单单元格I4；（2）将填充充柄拖至至I12单元格并并释放图3-47输入公式式样例第3章3.2节3.2.53.2.5计计算数据据2.单元格的的引用（1）引用运运算符冒号，逗逗号，空空格（2）引用类类型相对引用用绝对引用用混合引用用（3）单元格格地址的的引用引用跨工工作表的的单元格格引用跨工工作

13、簿的的单元格格第3章3.2节3.2.53.2.5计算数据据3.名称的使使用（1）使用菜菜单命令令命名（2）使用“名称框框”命名4.使用函数数（1）输入函函数步骤：P127-P129（2）常用函函数介绍绍求和函数数SUM求平均值值函数AVERAGE计数函数数COUNT求最大值值函数MAX求最小值值函数MIN取整函数数INT四舍五入入函数ROUND条件函数数IF第3章3.2节3.2.53.2.6管理和分分析数据据1.数据清单单（1）数据清清单的概概念（2）使用记记录单输输入数据据（3）使用记记录单编编辑数据据2.排序数据据3.筛选数据据4.对数据分分类汇总总5.数据透视视表第3章3.2节3.2.6

14、3.2.7使用图表表分析数数据1.创建图表表利用图表表向导利用“图图表”工工具栏2.编辑图表表（1）图表类类型、源源数据、图表选选项及位位置的更更改（2）数据系系列的删删除、添添加和系系列次序序的调整整（3）图表的的格式化化第3章3.2节3.2.73.3电子演示示文稿软软件PowerPoint XP本节主要要内容3.3.1PowerPointXP的工作窗窗口介绍绍3.3.2创建和编编辑电子子演示文文稿3.3.3在幻灯片片中插入入多媒体体对象3.3.4设置演示示文稿的的外观3.3.5在演示文文稿中创创建超级级链接3.3.6幻灯片放放映第3章3.3节3.3.1PowerPoint XP的工作窗窗口

15、介绍绍主窗口PowerPoint XP的窗口第3章3.3节3.3.13.3.2创建和编编辑电子子演示文文稿1.新建演示示文稿（1）建立“空演示示文稿”（2）使用设设计模板板（3）利用“内容提提示向导导”（4）根据现现有演示示文稿2.编辑演示示文稿（1）PowerPoint XP视图（2）编辑幻幻灯片中中的文字字（3）编辑幻幻灯片第3章3.3节3.3.23.3.3在幻灯片片中插入入多媒体体对象1.插入图片片方法同Word中插入图图片2.插入艺术术字方法同Word中插入艺艺术字3.添加声音音效果在PowerPoint XP的幻灯片片中，需需要插入入声音时时，只需需打开“插入”菜单，指向“影片和和声

16、音”命令，引出下下一级子子菜单的的有关声声音的四四个命令令：“剪剪辑管理理器中的的声音”、“文文件中的的声音”、“播播放CD乐曲”和和“录制制声音”。第3章3.3节3.3.33.3.3在幻灯片片中插入入多媒体体对象4.插入影片片打开“插插入”菜菜单，指指向“影影片和声声音”命命令，引引出下一一级子菜菜单的有有关影片片的两个个命令：“剪辑辑管理器器中的影影片”和和 “文文件中的的影片”。5.插入表格格与图表表方法同Word XP6.加入动画画效果自定义动动画幻灯片切切换动画画第3章3.3节3.3.33.3.4设置演示示文稿的的外观1.母版定义母版又叫叫主控，是所有有幻灯片片的底版版。它是是一张特

17、特殊的幻幻灯片，在其中中可以建建立演示示文稿中中所有幻幻灯片的的格式，也可以以让所有有幻灯片片都共有有相同的的文本和和对象，以控制制演示文文稿的整整体外观观。类型三种母版版类型，分别是是幻灯片片母版、讲义母母版及备备注母版版。进入母版版视图的的两种方方法单击“视视图”“母版版”“幻灯片片母版”。在除了幻幻灯片放放映视图图外的任任意视图图方式下下，按住住Shift键的同时时，单击击水平滚滚动条左左方的“幻灯片片母版视视图”按按钮。第3章3.3节3.3.43.3.4设置演示示文稿的的外观图3-88幻灯片母母版视图图第3章3.3节3.3.43.3.4设置演示示文稿的的外观2.配色方案案（1）选择标标

18、准的配配色方案案 打开开欲修改改配色方方案的演演示文稿稿； 单击击“格式式”“幻灯片片设计”，弹出出如图3-70所示的“幻灯片片设计”任务窗窗格； 选择择“配色色方案”选项后后，在“应用配配色方案案”栏下下（图3-89），单击击所需要要的配色色方案右右侧下三三角按钮钮，选择择“应用用于所有有幻灯片片”或“应用于于所选幻幻灯片”第3章3.3节3.3.43.3.4设置演示示文稿的的外观（2）创建自自定义配配色方案案方法：在在“幻灯灯片设计计”任务务窗格中中的“应应用配色色方案”框下方方（图3-89）单击“编辑配配色方案案”，在在弹出的的“编辑辑配色方方案”对对话框（图3-90）中设置置新的颜颜色方

19、案案图3-90 “编辑配色色方案”对话框框图3-91 “背景色”对话框框第3章3.3节3.3.43.3.4设置演示示文稿的的外观3.设置幻灯灯片的背背景操作方法法（1）选定需需要设置置背景的的幻灯片片。（2）单击“格式”“背背景”，打开“背景”对话框框。（3）单击下下拉按钮钮，在弹弹出的下下拉菜单单中选择择一种颜颜色作为为背景色色；也可可以单击击“其他他颜色”，进入入“颜色色”对话话框，在在对话框框中选择择所需标标准颜色色或自定定义颜色色。还可可以单击击“填充充效果”进入“填充效效果”对对话框，选用过过度背景景，添加加纹理、图案、图片背背景。（4）如果选选中复选选项“忽忽略母版版的背景景图形”

20、，新背背景将覆覆盖母版版的背景景及图形形，否则则新背景景生效时时母版中中的图形形仍然显显示。（5）单击“应用”按钮，将所选选背景应应用到当当前幻灯灯片；单单击“全全部应用用”按钮钮，则将将所选背背景应用用到演示示文稿中中全部幻幻灯片。第3章3.3节3.3.43.3.4设置演示示文稿的的外观4.设计模板板（1）应用设设计模板板（2）创建设设计模板板 打开开或创建建一份演演示文稿稿，以便便在它的的基础上上建立模模板。 删除除演示文文稿中所所有的文文本和图图形对象象，只保保留模板板的样式式，以符符合所要要建立的的设计模模板的要要求。 单击击“文件件”“另存为为”，打打开“另存为为”对话话框。 在“保

21、存类类型”下下拉列表表框中，选择“演示文文稿设计计模板（*.pot）”，保保存位置置为标准准模板所所处的的的文件夹夹“Templates”，在“文文件名”文本框框中输入入模板的的名称，单击“保存”按钮。第3章3.3节3.3.43.3.5在演示文文稿中创创建超级级链接1创建超级级链接（1）使用“超链接接”命令令创建超超级链接接链接当前前演示文文稿链接到其其他文档档或Web页图3-94“插入超链链接”对对话框第3章3.3节3.3.53.3.5在演示文文稿中创创建超级级链接（2）设置动动作按钮钮 单击击“幻灯灯片放映映”“动作按按钮”，调出动动作按钮钮子菜单单，如图图3-95所示。这这些按钮钮所具有

22、有的默认认的含义义设置时时可以自自行改变变； 根据据需要选选定一个个动作按按钮； 拖动动鼠标在在幻灯片片希望的的位置上上画出按按钮形状状，自动动弹出如如图3-96所示的“动作设设置”对对话框； 在“动作设设置”对对话框的的“单击击鼠标”选项卡卡中选择择“超链链接到”选项，单击下下拉按钮钮，选择择要跳转转的目的的幻灯片片或文件件； 如果果需要在在跳转时时播放声声音，可可以选择择“播放放声音”选项，并从下下拉列表表中选择择需要的的声音效效果； 单击击“确定定”按钮钮。第3章3.3节3.3.53.3.5在演示文文稿中创创建超级级链接2.编辑超级级链接将鼠标右右击已建建立超级级链接的的对象，在弹出出的

23、快捷捷菜单上上选择“编辑超超链接”命令。此时系系统会根根据创建建时使用用的方法法，弹出出与创建建时内容容相近的的“编辑辑超链接接”对话话框，或或“动作作设置”对话框框供编辑辑。若要删除除已建立立的超级级链接，可使用用上述方方法，在在“编辑辑超链接接”对话话框中单单击“删删除链接接”，或或在“动动作设置置”对话话框中选选择“无无动作”选项，也可用用Del键直接删删除该动动作按钮钮。第3章3.3节3.3.53.3.6幻灯片放放映1.设置放映映方式单击“幻幻灯片放放映”“设置置放映方方式”，打开“设置放放映方式式”对话话框。图3-97“设置放映映方式”对话框框第3章3.3节3.3.63.3.6幻灯片

24、放放映2.幻灯片切切换（1）在幻灯灯片浏览览视图中中，选中中要添加加切换效效果的幻幻灯片，单击“幻灯片片放映”“幻幻灯片切切换”。（2）在“幻幻灯片切切换”任任务窗格格进行相相关设置置。（3）如果单单击“应应用于所所有幻灯灯片”按按钮，可可以为所所有幻灯灯片设置置切换效效果，否否则只设设置当前前幻灯片片的切换换效果。第3章3.3节3.3.63.3.6幻灯片放放映3.自定义放放映单击“幻灯片片放映”“自自定义放放映”，弹出“自定义义放映”对话框框；再单击击“新建建”按钮钮，弹出出“定义义自定义义放映”对话框框；在“演演示文稿稿中的幻幻灯片”框中选选取要添添加到自自定义放放映的幻幻灯片，再单击击“

25、添加加”，如如果要选选择多张张幻灯片片，请在在选取幻幻灯片时时按下Ctrl键；如果要要改变幻幻灯片显显示次序序，请选选择幻灯灯片，然然后使用用箭头键键将幻灯灯片在列列表内上上下移动动；请在“幻灯片片放映名名称”方方框中输输入名称称，再单单击“确确定”按按钮；可以按按照需要要，把所所有的自自定义放放映都做做好。需需要放映映自定义义幻灯片片时，打打开“自自定义放放映”对对话框，选择相相应的放放映名称称，再单单击“放放映”按按钮就行行了。第3章3.3节3.3.63.3.6幻灯片放放映4.启动幻灯灯片放映映单击水水平滚动动条上的的“幻灯灯片放映映”按钮钮。单击“幻灯灯片放映映”“观看放放映”。单击“视

26、图图”“幻灯片片放映”。按F5键。第3章3.3节3.3.63.4Office XP集成应用用本节主要要内容3.4.1Office XP集成应用用方法3.4.2Office XP集成应用用实例第3章3.4节3.4.1OfficeXP集成应用用方法1.导出或导导入将用某种种程序文文件创建建的文件件转换成成另一种种程序能能够解释释的格式式。在程程序之间间转换的的只是文文件格式式文件编码码信息的的方式。所谓导导出文件件，就是是以目的的程序的的文件格格式保存存该文件件。而导导入文件件，是以以源程序序的文件件格式保保存该文文件。2.嵌入嵌入指的的是将源源文档中中的对象象复制到到目的文文档中，嵌入的的对象保

27、保持与它它嵌入的的程序之之间的联联系，但但不保持持与源文文档的联联系。要要编辑嵌嵌入的对对象，在在目的文文档中双双击该对对象，将将创建该该对象的的源程序序打开。3.链接链接是将将源文档档中的对对象复制制到目的的文档中中，并保保持与源源程序的的直接连连接。如如果源文文档中的的信息变变化了，目的文文档中的的信息自自动更新新。第3章3.4节3.4.13.4.2OfficeXP集成应用用实例1.将演示文文稿的文文字导出出到文档档中通过将演演示文稿稿导出到到文档中中，可创创建基于于已有的的PowerPoint演示文稿稿的文档档，具体体步骤如如下：（1）打开PowerPoint演示文稿稿；（2）单击“文件”“发发送”“MicrosoftWord”，弹出“发送到到MicrosoftWord”对话框，如图3-101所示；（3）单击“仅使用用大纲”选项按按钮，然然后单击击“确定定”按钮钮。这时时Word启动，演演示文稿稿中的文文字变成成Word中的新文文档；（4）单击“文件”“另另存为”，将该该文件保保存为Word文档。第3章3.4节3.4.23.4.2OfficeXP集成应用用实例2.将工作表表导入文