某企业协同办公解决方案

企业协同办公解决方案一应用背景企业管理效率要求高、面临市场竞争激烈等特点都对企业的信息化，尤其是管理信息化提出了很高的要求。如何通过信息技术的手段，有效的提升企业管理效率、应对瞬息万变的市场、增强企业竞争力、保证企业的健康成长是企业管理信息化要解决的重点问题。另一方面，对于信息化规划、建设和管理人员不足，IT投入也比较有限的企业来说，如何利用好有限的资源，最大可能的满足企业发展所要求的管理信息化需求也是广大企业面临的现实问题。中国电子协同解决方案专家——慧点科技针对以上特点和需求，推出了企业协同办公解决方案产品——DCI.Indi.Office。利用此方案，企业无需专门的IT管理队伍，就能快速的构建和实施符合企业需求的协同办公系统。Notes二总体结构Notes办公信息门户综合信息查询办公自动化入口个人工作台信息发布安全平台办公信息门户综合信息查询办公自动化入口个人工作台信息发布安全平台

SMS协同办公平台系统管理协同办公平台系统管理知识管理个人办公公共信息日常办公公文管理生产系统财务系统⋯其他业务数据生产系统财务系统⋯其他业务数据数据集成工具其中数据集成工具通过建立统一的数据模式，对各个已有或将有的应用系统包括协同办公系统、关系型数据库应用系统及其他应用系统中的数据进行处理，实现数据和信息的集成，在此基础上可以将数据以统一的格式在门户上对外发布。协同办公平台是员工进行日常办公的平台和工具，可以实现无纸化的协同工作，提供对工作流的设定与控制功能，实现安全有效的公文流转和工作流程。建立方便、稳定、安全的协作工作平台，实现可定制的工作流和多种形式的内容发布系统；为企业内部各部门提供对办公过程的管理和监控工具。办公信息门户是系统建设中的重要组成部分，实现企业内各种信息的发布与管理，其表现形式一般为企业内部网站。通过网站将系统中的各种资源、协同办公系统及其它系统所提供的服务以及用户管理、系统管理等功能通过统一的网站，提供全方位的服务。系统安全平台通过构建系统的安全策略，从网络安全、公文安全、数据安全、身份认证、用户授权等方面进行统一的规划与管理，保证系统安全平稳高效地运行。三系统功能OA具和系统安全管理平台。用户最先访问的为办公信息门户，在企业信息门户中用户可以根据自己的需求和岗位权限浏览到相应的企业内外部的信息，并可以通过协同办公系统入口进入协同办公平台处理相关的业务，还可以通过综合信息查询和数据集成工具实现其他业务系统的查询，数据集成工具实现的是协同办公平台与其他业务系统之间的接口。而统一的系统安全和系统管理平台为系统用户、权限进行集中的管理。下面将分别对各部分的功能进行叙述。办公信息门户子系统信息门户的作用是提供一种对内容、协作和应用的安全、单一访问入口，提供能够将人们集合到一起的集成和协作技术，您可以对其进行个性化设计来满足不同用户的需要。办公信息门户的首页面作为企业内部办公主页，直接提供企业内部的新闻、通知、公告等办公信息。这些栏目的内容维护和发布审批在办公系统中进行。通过部门办公信息平台可以生成企业各部门的内部办公主页。在部门主页上的栏目由各部门信息发布管理人员定义产生。个人工作台是由各员工根据个人喜好自定义的办公界面，包括内容、布局、颜色等设置。在信息门户中通过页面模板管理和页面设置实现站点布局与信息的分离。协同办公平台子系统协同办公处理具体的各个办公业务，涵盖了公文管理、行政管理、公共信息、网上培训、个人办公等方方面面的内容，下面将对各个功能简单描述。公文管理捷的操作，为每个领导预设批注意见常用语和电子签名，同时支持批注的痕迹保理人都有权限限制，且审批人的处理都会记录下来。公文管理的具体功能模块如下表所示：模块名称功能描述发文管理发文管理将提供内部针对公司、各部门业务的公文流转功能，实现从拟稿到红头文件下发的一个完整流程的控制，并支持接口，支持在企业跨不同部门、子公司之间的公文交换。收文管理对上级来文的处理，包括上级电子文件的处理和纸介质的扫描处理。文书档案管理文书档案管理以相应法规性文件的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、鉴定、编目、保管、统计、检索、提供利用、销毁等项工作。请示报告本部分为企业内部的员工提供处理日常事务处理的相应功能，如就有关的业务，向上级领导请示、汇报、审批等相关的工作。催督办管理各类工作领导交办工作的催办、督办。主要提供各种工作任务安排、执行，对交办工作的布置、安排、指派、反馈等环节进行统一管理。工作流定工作流定制方面，我们提供了两个基本的工作流定制工具，一个是基制于浏览器的文字化工作流定制工具，用户可以在这里轻松的进行线性流程与简单流程的定制工作。另一个工具是图形化工作流定制工具，用户利用此程序进行复杂工作流的定制工作。表1 公文管理子系统功能列表行政事务管理行政事务管理主要处理公司和部门办公事务，具体内容如下表所示：模块名称功能描述会议管理本部分提供了会议室管理、会议通知管理、会议纪要管理等功能。车辆管理本部分将对公司内部的司机情况、车辆情况和车辆的使用维修情况进行管理。本模块还支持对用车申请的审批处理。工作安排本部分提供的是可以供公司广大员工进行查看的办公室值班日程和人员安排表以及公司领导的日程安排表。项目信息管理本部分提供新项目的动态创建，对项目过程中的各类信息（文档、图像等）能够保存、分类、查询，使相关人员能够了解项目的动态，积累项目实施中的各类知识，形成项目的知识库。图书借阅管理图书管理模块完成书籍的购入、借阅归还流程和统计的功能。为方便员工的使用还可以提供书籍的推荐、预定等功能。办公用品管理办公用品管理模块主要提供公司内部办公用品等物资的详细记录和管理，对办公用品的申请、购买、入库、领用等环节进行统一管理。表2 行政管理子系统功能列表公共信息管理公共信息管理系统主要处理信息的收集、编辑、发布、归档、统计分析及检索利用。业务信息管理具体内容如下表所示：模块名称 功能描述通知公告 本部分提供公司公告和通知的发布功能。企业论坛 为公司的广大工作人员提供了进行网上讨论和思想交流的园地，它具普通的BBS系统所具有的张贴、回复等所有功能，为了保证信息的合性，信息管理人员（版主）可以对论坛上的参与人员和信息进行管理。电子期刊电子期刊将在企业内部的办公自动系统中定期生成企业内部电子刊物，整个电子刊物的浏览和管理都能够基于浏览器。政策法规本部分向公司广大用户提供大家公用的一些背景资料信息。大事记此部门为企业提供书写企业内部重大事件的场所，大事记将由专门的人员来进行管理。视频信息视频信息将可以完成在公司局域网内多媒体资料（如新闻和有关资料）的网上共享，用户可以选择所需要观看的多媒体信息，并通过在自己计算机上安装的相应软件进行观看。部门信息栏目各个部门也可以通过上面的各种栏目模板产生各种部门信息栏目，为部门的信息的收集、审批、发布、反馈提供灵活的方式。表3 公共信息管理子系统功能列表个人办公系统个性化的工作台，用户不用在分散的功能模块中去处理工作，能大大提高工作效率。用户办公工作台的示意图如下所示：图2个人工作台示意图当用户进入自己的个人工作台时，会根据各栏目的具体设置情况，为用户显示个性化、内容丰富、清晰易用的办公界面。个人办公系统主要针对个人日常办公事务，利用网络提供个人工作安排与提醒功能，促进协同办公系统运转，同时提供个人邮箱以便利公司内部信息交流。该部分下表所示模块。模块名称功能描述个人邮件邮件系统是最基本的模块，它是其他业务模块的基础，是建立整个协同办公系统的前提条件，许多其他模块如公文流转、会议管理的功能也要通过邮件来发送通知。本部分将为所有用户建立用于日常工作的内部个人邮箱，其界面及InternetWeb待办事宜待办事宜将工作人员需要处理的工作第一时间推送到用户面前。日程安排提供对个人日程安排的录入、编辑和查询功能。名片管理提供名片的类别管理功能。办公助手（即时消息提醒）IndiAssistant户端的小软件，当协同办公系统中有工作需要该用户进行处理或是有信息通知到达时，在办公助手的显示栏中就将有信息闪烁通知用户进行处理，此时用户再打开浏览器进行办公事务处理即可。通用数据查询

表4 个人办公子系统功能列表知识管理首先是建立在海量知识（在系统中的表现形式就是各种类型、存储在各个系统中的信息）的存储、共享、交换基础上，信息整合平台的建设目的就是为了实现对海量信息的不同层次、不同方法的管理。信息整合平台实现了将企业中分布于各个异构系统（例如财务、人事、生产系统）中的信息进行提取、聚合、整合。在设计方案中，我们专门设计了电子报表系统，作为数据获取及展示工具，可将分散在不同业务系统中的数据进行提取，在经过简单的分析处理后，以图形化的方式展示在办公系统中，供领导查询使用。图3复杂报表的Web展示系统管理

图4多样化的统计图展示系统管理模块提供数据库和用户管理功能，对系统内所有角色、及其权限进行设置和维护；维护用户信息。根据各个不同的工作流要求，用户可自行定义和更改公文管理和会议管理的工作流程。系统管理具体功能模块如下表所示：模块名称功能描述组织机构管理用于对所有部门进行编码管理和维护。能够通过简单地调整来适应组织机构的变化。用户管理对系统用户信息的管理，人员与部门一样，可以利用机构树在企业内部进行迁移。岗位设置用于在部门编码的基础之上添加不同的工作岗位，这些岗位是与用户人员的实际职务分配相一致的。数据库管理数据库管理中集中管理数据库的访问权限，通过对数据库的访问权限的设置可以管理数据库的ACL。表5 日常办公管理子系统具体功能列表四特点及优势实时的通讯和协作实时协作的能力对于一个组织的知识管理战略是极其重要的，通过即时访问专家，使用他们的智力资本可以提高工作效率和响应速度。让员工从任何地方都可以进行即时沟通，将减小信息反馈的迟延，大大加速决策的过程。在慧点科技的OA中，将提供一个实时提醒和交流工具Indi.Assistant。Indi.Assistant是我公司专门为B/S结构的办公系统开发的桌面辅助工具，它是对LotusSametime的一个补充。能实时监控办公系统中的邮件和日程，同时也提供对系统之外其他pop3邮箱的来邮通知功能。当有新邮件到达或日程安排要发生时，Indi.Assistant会播放声音，并弹出提示信息窗口。下图为邮件通知的窗口：图5Indi.Assistant示意此外，Indi.Assistant还提供了个人名片的管理、即时贴、点对点的文字对话以及文件传递等功能。为了方便用户的使用，配合用户不同的习惯，Indi.Assistant提供了多种可选的界面风格和演示设置，用户可以根据自己的喜好进行调整。个性化服务每个人都可以建立自己的个性化页面，这一页面由系统提供数据库和模板，其内容完全由用户自己选择，用户可以将自己最关心的数据库内容安排到自己的页面中，并可以在大多数时候只通过自己的页面，就完成相关工作。我们将提供个性化页面定制工具，该工具能够将用户可以使用的功能模块和信息内容按照自己的需要选择出来，并结合模板定制工具摆放成自己喜欢的格式。利用个性化页面定制工具得到的个人页面如图6所示。电子传真

图6个人定制页面示意图传统的传真模式存在着效率低下、成本较高、保密性差、难以管理的缺点，特别是在当前信息化大环境下，成为无纸化办公的一大瓶颈。为此，慧点科技在企业协同办公解决方案中包含了电子传真Indi.Fax系统。Indi.Fax借助邮件系统，通过图形<=>邮件的形式，能够将外来传真转化为电子邮件自动发送到用户邮箱，同时还可以通过发送电子邮件的方式实现外发传真。Indi.Fax的特点包括：自动传真收发、支持多种格式、文件群发、高度机密性、高度集成性和完善的统计功能。手机短信支持DominoDominoOA之中，利用手机短信方式接收来自系统的待办事宜、会议通知等信息。痕迹保留文件流转是办公系统的重要功能，而文件流转过程中的批注和修改痕迹是重要的信息，对于办公中的痕迹信息，慧点专门开发了控件来处理痕迹保留。WordWord留功能，每个人所写入、删除的内容，都能够从颜色和标签两方面标志其修改内容。在流转结束的时候，系统一方面会自动将流转的文档内容与预先定制的文档模板相结合，生成正式文稿并进行盖章、打印，另一方面也可以保留一份有修改历史的文档，以备查询。图形化工作流

图7痕迹保留、套红头盖章示意图为了能够更好的支持流程管理，对用户提供更加复杂的流程支持，我公司特别开发了一套流程定制工具，该工具能够使用户轻松的定制出适合自己应用的流程，并在日后对流程进行轻松的调整与修改。图形化定制工具如图所示。方便的信息发布

图8图形化工作流定制示意图HTMLHTML发布及时。五应用价值

图9HTML格式编辑器IT公方案的应用价值在于：OA系统的建设实现企业学习力的提升协同办公平台提供了企业各种信息的交流和发布园地，员工能通过系统传播和获得工作所需的各种知识，使企业学习力得到提升。OA系统的建设实现企业形象的提升协同办公平台提供了企业的办公信息门户，员工能通过系统及时有效的获得企业的各种信息，建言献策，反映心声。对于企业协作交流的企业文化的形成是大有裨益的。OA系统的建设实现企业管理水平的提升协同办公平台为企业办公业务和领导科学决策提供了辅助工具，通过系统能有效的提高协同工作的效率和领导决策的科学性。OA系统的建设实现企业