机关办公自动化系统开发实例

第5章机关办公自动化系统开发实例5.1办公系统分析与设计5.2办公系统数据库设计实践题5.1办办公公系统分分析与设设计5.1..1系系统任任务本系统是是根据北北京联合合大学实实际办公公情况，，对校长长办公室室各部门门的工作作需求进进行分析析而设立立的。校校长办公公室主要要有五个个部门，，它们是是主任办办公室、、文秘办办公室、、接待人人员办公公室、档档案办公公室和收收发文印印人员办办公室。。现分别别介绍这这五个部部门的职职能。主任办公公室：负负责起草草学校行行政综合合性文件件；协助助校长组组织安排排校长办办公会议议程；审审定每周周召开的的各种行行政会议议；及时时批阅、、处理上上级发给给学校的的各种行行政文件件；参与与学校重重要的讨讨论、制制定工作作。文秘办公公室：起起草文件件，审核核公文；；进行专专题调查查，撰写写调查报报告，撰撰写校领领导讲话话稿；负负责学校校《年鉴鉴》大事事记以及及《北京京联合大大学简报报》的编编写；负负责学校校每周活活动日程程的安排排；为校校领导安安排用车车；负责责收文的的拆封、、登记、、传阅以以及对文文件的催催、查办办工作；；管理校校长信箱箱工作，，处理群群众来信信来访；；负责学学校行政政发文的的编号、、登记、、上报和和发放工工作；收收集校办办各个环环节形成成的材料料，并立立卷、归归档，定定期移交交档案办办公室。。接待人员员办公室室：负责责组织安安排接待待上级领领导机关关、外单单位来校校检查、、参观访访问的食食、住、、行等事事宜；负负责全校校性大型型会议的的协调组组织工作作；负责责接待室室和会议议室的使使用、管管理工作作；负责责学校工工作餐的的安排和和管理；；编印《《校友通通讯录》》；负责责日常的的校友接接待工作作，处理理校友的的来信来来访。档案办公公室：及及时认真真地做好好各门类类档案文文件和材材料的收收集、整整理、分分类、编编目、鉴鉴定、统统计和保保管利用用工作；；把会议议记录按按不同的的会议类类别归档档，所有有会议记记录应由由专人负负责立卷卷归档；；行政文文件的归归档；有有计划地地编辑档档案参考考资料，，编制检检索工具具，积极极开发档档案信息息资源。。收发文印印人员办办公室：：负责报报刊、信信件、公公函、电电报、挂挂号信、、汇款单单等投送送工作，，急件要要随到随随发；打打印学校校行政红红头文件件；打印印校办交交办的有有关材料料。根据上述述部门的的任务和和职能，，机关办办公管理理信息系系统具体体分六个个子系统统，它们们是：文文件处理理子系统统、信息息发布子子系统、、校刊管管理子系系统、会会议管理理子系统统、档案案管理子子系统和和电子邮邮件子系系统，如如图5--1所示示。本章章主要对对文件处处理子系系统做较较详细的的讲述。。图5-1机机关办公公管理信信息系统统模块图图5.1..2系系统数数据流程程图1.机机关办公公管理信信息系统统机关办公公管理信信息系统统数据流流程图如如图5--2所示示。2．机关关办公管管理信息息系统第第一层机关办公公管理信信息系统统第一层层如图5-3所所示。图5-2机机关办公公管理信信息系统统数据流流程图图5-3机机关办公公管理信信息系统统第一层层3.机机关办公公管理信信息系统统第二层层(主任任办公室室P1))机关办公公管理信信息系统统第二层层如图5-4所所示。4．机关关办公管管理信息息系统第第三层((P1..1文件件审批))机关办公公管理信信息系统统第三层层如图5-5所所示。图5-4机机关办公公管理信信息系统统第二层层图5-5机机关办公公管理信信息系统统第三层层5.机机关办公公管理信信息系统统第四层层1)公公文办理理子系统统P1..1.1(主任任办公室室)公文办理理子系统统如图5-6所所示。2)内内部办文文子系统统P1..1.2(主任任办公室室)内部办文文子系统统如图5-7所所示。3)档档案管理理子系统统P1..1.3(主任任办公室室)档案管理理子系统统如图5-8所所示。图5-6公公文办理理子系统统图5-7内内部办文文子系统统图5-8档档案管理理子系统统5.1..3数数据字字典1.数数据流卡卡片2.数数据存储储卡片3.数数据处理理功能卡卡片4.外外部实体体条目5.数数据结构构卡片6.数数据元素素卡片5.1..4标标号说说明P1：主主任办公公室；P1.1：文件件审批；；P1.2：日常常工作处处理；P1.1.1：：公文办办理子系系统(主主任办公公室)；；P1.1.2：：内部办办文字系系统(主主任办公公室)；；P1.1.3：：档案管管理子系系统(主主任办公公室)；；P1.1.1..1：草草拟公文文(主任任办公室室)；P1.1.1..2：填填写意见见(主任任办公室室)；P1.1.1..3：填填写备注注(主任任办公室室)；P1.1.1..4：完完成公文文(主任任办公室室)；P1.1.1..5：填填写主题题词(主主任办公公室)；；P1.1.1..6：提提交审批批(主任任办公室室)；P1.1.2..1：草草拟文档档(主任任办公室室)；P1.1.2..2：填填写意见见(主任任办公室室)；P1.1.2..3：填填写备注注(主任任办公室室)；P1.1.2..4：提提交(主主任办公公室)；；P1.1.2..5：完完成文档档(主任任办公室室)；P1.1.3..1：文文件标题题(主任任办公室室)；P1.1.3..2：办办理人((主任办办公室))；P1.1.3..3：办办理时间间(主任任办公室室)；P1.1.3..4：备备注(主主任办公公室)；；P1.1.3..5：领领导审批批意见((主任办办公室))；P1.1.3..6：主主题词((主任办办公室))；P1.1.3..7：领领导人签签字(主主任办公公室)；；P1.1.3..8：形形成档案案文件((主任办办公室))；P2：文文秘办公公室；P3：接接待办公公室；P4：收收发文印印室；P5：档档案办公公室。5.2办办公公系统数数据库设设计5.2..1页页面数数据库设设计页面数据据库的作作用是连连接功能能模块数数据库，，此数据据库共包包括7个个页面：：主页面面、文件件处理页页面、校校刊管理理页面、、信息发发布页面面、会议议管理页页面、档档案管理理页面和和电子邮邮件页面面。1.主主页面设设计主页面如如图5--9所示示。主页面的的作用：：点击相相应的图图标就会会进入到到下一个个页面。。主页面的的设计：：在页面面中插图图的图标标都是缺缺省图标标，每个个图标使使用公式式语言和和下一个个页面相相连。公公式语言言如下：：图5-9主主页面面文件处理理图标@@Command(([OpenPage];""gongwen"))信息发布布图标@@Command(([OpenPage];""信息服服务"))校刊管理理图标server:=@@Subset(@DbName;;1);;dbpath::=@LeftBack(@@Subset(@DbName;;-1));"\\\"));dbname::=dbpath+""\\校校刊管理理.nsf";;@Command([[FileOpenDatabase];;server:dbname)会议管理理图标server:=@@Subset(@DbName;;1);;dbpath::=@LeftBack(@@Subset(@DbName;;-1));"\\\"));dbname::=dbpath+""\\管管理会议议.nsf";;@Command([[FileOpenDatabase];;server:dbname)2.文文件处理理页面设设计文件处理理页面如如图5--10所所示。文件处理理页面的的作用：：点击““公文处处理”图图标进入入公文处处理子系系统；点点击“内内部办文文”图标标进入内内部办文文子系统统；点击击“退出出系统””图标就就会退出出这个页页面，并并返回到到主页面面。文件处理理页面的的设计：：页面中中相应的的图标也也采用的的是缺省省图标，，相应的的公式如如下：图5-10文文件处处理页面面公文处理理图标server:=@@Subset(@DbName;;1);;dbpath::=@LeftBack(@@Subset(@DbName;;-1));"\\\"));dbname::=dbpath+""\\公公文.nsf"";@Command([[FileOpenDatabase];;server:dbname)内部办文文图标server:=@@Subset(@DbName;;1);;dbpath::=@LeftBack(@@Subset(@DbName;;-1));"\\\"));dbname::=dbpath+""\\办办文.nsf"";@Command([[FileOpenDatabase];;server:dbname)退出系统统图标@@Command(([FileCloseWindow]))3.信信息发布布页面设设计信息发布布页面如如图5--11所所示。信息发布布页面的的作用：：这个页页面和两两个数据据库相连连，一个个是BBS讨论论区数据据库，一一个是发发布通知知数据库库。点击击相应的的按钮可可以进入入到相应应的数据据库中。。信息发布布页面的的设计：：页面中中的图标标同样是是采用缺缺省的方方式，相相应的公公式语言言如下：：页面数据据库内包包含一个个帧结构构集，在在相应帧帧结构集集的设计计属性中中设计数数据库的的启动属属性。其其主要目目的是：：打开页页面数据据库的同同时，打打开该帧帧结构集集。帧结结构集和和主页面面相连。。主页面面的帧结结构集如如图5--12所所示。5.2..2公公文处处理数据据库设计计1．公文文处理数数据库中中表单的的设计公文处理理数据库库中的主主要表单单有：办办理单、、回复起起草人表表单、选选择阅办办人表单单、催办办单、发发送表单单、流传传记录表表单、备备注表单单、删除除表单和和意见表表单。其其具体设设计过程程如下：：1)办办理单设设计办理单主主要是针针对北京京联合大大学阅办办文件批批示单制制作的。。在这个个表单中中，插入入了一个个子表单单“批示示单”。。办理单单如图5-13所示。。在“批示示单”子子表单中中有一些些辅助域域，它们们是为文文件传送送服务的的。子表表单中的的域值如如图5--14所所示。“批示单单”子表表单中大大多数域域的属性性为文本本可编辑辑域，也也有一些些是作者者域和读读者域。。例如：：“设置作作者”域域中使用用了公式式语言@@Name([[CN]];@UserName)，，使系统统自动查查找用户户名为文文档作者者。“设设置读者者”域的的域属性性为读者者可计算算域。其其公式语语言为@If((ifsent="0";@@Name([[CN]];@UserName);;assistant)；在子表单单里还包包含一个个计算型型的文本本，它主主要显示示文件起起草者的的名称和和公文在在传递过过程中所所处的状状态。其其公式语语言为@If((bg__state=="批阅阅完毕"";bg_state;@@Name([[CN]];writer)++bg__state++@If(type=="pad";;"";;"《""+topic+"》》")))办理单中中还包括括一些指指定域，，如图5-15所示。。下面将将对这些些指定域域作具体体介绍。。主题词域域：可编编辑的文文本域，，用户可可以在域域里填写写相应的的文字。。备注域：：可编辑辑的文本本域，用用户可以以在域里里填写关关于办文文的备注注。部门域：：组和框框可编辑辑域，显显示值为为“校长长办公室室”和““教导处处”。起草人域域：姓名名可编辑辑域，使使用公式式语言为为@Name(([CN];@@UserName))，其显显示当前前用户名名称。日期域：：时期//日期可可编辑域域，显示示当天的的日期，，也可编编辑日期期。事由域：：可编辑辑的文本本域，用用户可以以在域里里填写相相应的文文字。拟办意见见域：可可编辑的的文本域域，用户户可以在在域里填填写相应应的文字字。领导批示示域：可可编辑的的文本域域，编辑辑者以上上权限的的人可以以在域里里填写相相应的文文字。2)回回复起草草人表单单这个表单单主要显显示回复复起草人人的对话话框，里里面插入入了布局局，并在在布局区区域中创创建了文文本、域域和一个个计算型型的文本本，如图图5-16所示示。文本是““回复意意见”；；域是advice1，是一一个文本本型的可可编辑域域。计算型的的文本显显示在表表框的最最上面，，它主要要显示文文件起草草者的名名称和公公文在传传递过程程中所处处的状态态。用公公式语言言描述为为@If((bg__state=="批阅阅完毕"";bg_state;@@Name([[CN]];writer)++bg__state++@If(type=="pad";;"";;"《""+topic+"》》")))3)选选择阅办办人表单单通过用户户指定批批阅人所所在的部部门和批批阅人的的职务，，可以选选择出批批阅人。。这个表表单也是是通过创创建一个个布局做做的，布布局里包包含了静静态的文文本、图图片、按按钮和域域，如图图5-17所示示。静态文本本：就是是在布局局中显示示的文字字。图片：““1、2、3””是3个个添加进进来的图图片。全选按钮钮：可以以选中所所有部门门和所有有职务。。当用户户不知道道所要发发送人的的部门和和职务时时，可以以选择该该按钮。。公式语语言为servername:=@@Subset(@DbName;;1);;dbpath::=@LeftBack(@@Subset(@DbName;;-1));"\\\"));dbname::=dbpath+""\\xtsz.nsf";;@SetField(("depart";;"all"));@SetField(("department"";@DbColumn("""::"";;servername:dbname;""unit";;)));@Command([[RefreshHideFormulas]])查询按钮钮：当用用户选择择发送人人所在的的部门和和职务后后，点击击“查询询”按钮钮就可以以查找到到相应的的人的名名字。这这里用的的是LotusScript语言编编写的程程序，如如图5--18所所示。重置按钮钮：允许许用户重重新选择择发送人人所在的的部门和和职务，，重新进进行查询询，如图图5-19所示示。4)催催办单催办单中中插入了了一个子子表单，，里面包包含了静静态文本本、表格格和域，，如图5-20所示。。静态文本本：图5-20显示的的文字就就是静态态文本。。表格：在在子表单单中创建建了一个个4行2列的表表格。左左列主要要显示静静态文本本，右列列显示相相应的域域。域：cuibantiaoti文文本型型的可编编辑域。。显示的的是催办办单的标标题内容容。Doclinkparent文文本型的的显示的的计算域域。Ndays文文本型型的可编编辑域，，域的初初始值是是3天。。Replymessage文文本本型的可可编辑域域，显示示答复信信息。5)发发送表单单发送表单单是一个个确定是是否发送送的对话话框，里里面包含含布局。。在布局局中有嵌嵌入文本本，如图图5-21所示示。“发送请请按‘确确定’””和“不不发送请请取消””都是在在布局中中插入的的文本。。“取消消”和““确定””按钮是是在编程程中显示示出来的的。6)流流传记录录表单流传记录录表单是是一个辅辅助表单单，它显显示文件件在传送送过程中中一些信信息，有有当前状状态、当当前人员员、传送送的人员员和传送送文档的的id号号。表单单里包含含表格、、文本和和域。表表格的左左侧显示示的都是是文本，，右边对对应了4个文本本型可编编辑的域域，如图图5-22所示示。7)备备注表单单备注表单单显示的的是输入入备注的的对话框框，用户户可以在在对话框框中填入入文字。。备注表表单同样样是由布布局构成成的，包包括文本本和域。。“请输输入备注注”是文文本，域域是文本本型的可可编辑域域，如图图5-23所示示。8)删删除表单单删除表单单与发送送表单的的性质相相同，是是当用户户选择相相应操作作时弹出出的对话话框，如如图5--24所所示。9)意意见表单单意见表单单和备注注表单相相似，如如图5--25所所示。2．公文文处理数数据库中中视图的的设计1)公公文处理理视图设设计公文处理理视图设设计如图图5-26所示示，其各各项设置置描述如如下。视图选择择公式：：SELECT((Form=""办理理单"))|((Form==""banli""))&&del="0"&bg_state=""草拟""选择的的是“办办理单””表单，，并且只只显示““草拟””状态下下的视图图。视图中““列”的的设计包包含6列列：起草草部门、、起草人人、起草草时间、、主题词词、备注注和状态态。起草部门门：选择择“bumen"域；；起草人：：选择““qicao””域；起草时间间：选择择简单操操作中的的“创建建时的时时间”；；主题词：：选择““zhutici”域域；备注：选选择“beizhu1”域；；状态：选选择“bg_state”域域。2)待待办人分分类视图图设计待办人分分类视图图设计如如图5--27所所示，其其各项设设置描述述如下。。视图选择择公式：：SELECT(((Form=="办办理单"")||(Form=""banli")))&IsRemoved!=="1"&del=="0""&bg_state!=""批阅完完毕"&&bg__state!!="草草拟"选选择的是是“办理理单”，，并且不不显示““批阅完完毕”和和“草拟拟”状态态的文档档。视图中““列”的的设计包包含7列列：待办办人、图图标、起起草人、、起草时时间、当当前状态态、图标标和标题题。待办人：：选择““writer”域；；图标：显显示值为为104的图标标；起草人：：显示““draftperson””域；起草时间间：选择择简单操操作中的的“创建建时间””；当前状态态：选择择公式为为"待""+bg_state；图标：显显示值为为1的图图标；标题：显显示“zhutici”域。。3)所所有公文文视图设设计所有公文文视图设设计如图图5-28所示示，其各各项设置置描述如如下。视图选择择公式：：SELECT(((Form==""办理单单")||((Form=="banli"))|((form=="flow"")||(form=="流程程记录"")|((form=""selectreader")))&del=""0"&&havefinish=""1"选选择的是是“办理理单”和和“流程程记录””表单，，并且选选择“havefinish”域值值为1的的状态。。视图中““列”的的设计包包含6列列：起草草人、起起草时间间、图标标、当前前状态、、显示值值为1的的图标和和主题词词。起草人：：选择公公式语言言为@Name([CN];;Drafter))；起草时间间：选择择简单操操作“创创建时间间”；图标：选选择公式式语言为为@If(bg_state="草草拟";;115;bg_state="批批阅";;116;117)；；当前状态态：定义义“批阅阅完毕””；图标：显显示值为为1的图图标；主题词：：选择““zhutici”域域。4)流流转视图图设计流转视图图设计如如图5--29所所示，其其各项设设置描述述如下。。视图选择择：选择择简易式式“选择择流程记记录的表表单”。。视图中““列”的的设计包包含5列列：id、时间间、姓名名、文档档、传递递给。id：选选择“id”域域；时间：选选择简单单功能““创建时时间”；；姓名：选选择公式式person；文档：选选择“state”域域；传递给：：选择““postto”域。。5)已已回复的的公文视视图设计计已回复的的公文视视图设计计如图5-30所示，，其各项项设置描描述如下下。视图选择择公式：：SELECT(((Form==""办理单单")||((Form=="banli"))|((form=="flow"")||(form=="流程程记录"")|((form=""selectreader")))&del=""0"&&replyme=""已回复复"选择择的是““办理单单”和““流程记记录”表表单，并并且选择择“replayme”域值值为“已已回复””状态的的所有文文档。视图中““列”的的设计包包含6列列：起草草人、起起草时间间、显示示值为15的图图标、当当前状态态、显示示值为9的图标标和主题题词。起草人：：选择公公式语言言为@Name([CN];;Drafter))；起草时间间：选择择简单操操作“创创建时间间”；图标：显显示值为为15的的图标；；当前状态态：选择择公式语语言为@@If((replyme=""已回复复";person++replyme;replyme)；图标：显显示值为为9的图图标；主题词：：选择““zhutici”域域。6)回回收站视视图设计计回收站视视图设计计如图5-31所示，，其各项项设置描描述如下下。视图选择择公式：：SELECT(form="banli"||form=""flow"))&del=""1"选选择的是是“办理理单”和和“流程程纪录””表单，，并且显显示“del””域的值值等于““1”的的所有文文档。视图中““列”的的设计包包含6列列：图标标、删除除时间、、删除人人、起草草人、值值为5的的图标和和主题词词。图标：显显示值为为20的的图标；；删除时间间：选择择“deltime””域；删除人：：选择““delperson”域；；起草人：：选择““draptperson””域；图标：显显示值为为5的图图标；主题词：：选择““zhutici”域域。7)按按草拟部部门视图图设计按草拟部部门视图图设计如如图5--32所所示，其其各项设设置描述述如下。。视图选择择公式：：SELECT(((Form=="办办理单"")||(Form=""banli")))&del=="0""选择的的是“办办理单””和“流流程记录录”表单单，并且且显示““del”域的的值等于于“1””的所有有文档。。视图中““列”的的设计包包含3列列：起草草部门、、起草人人和起草草时间。。起草部门门：选择择“bumen”域；；起草人：：选择““qicao””域；起草时间间：选择择“riqi””域。3．公文文处理数数据库中中的大纲纲和帧结结构集设设计公文处理理数据库库中的first帧结结构集如如图5--33所所示。公文处理理数据库库中的outline大纲如如图5--34所所示。outline大纲包包含7个个项目：：新建公公文、等等待批阅阅的公文文、公文文流程、、已回复复的公文文、完成成公文、、按草拟拟部门和和回收站站。

(1)新新建公公文：和和公文处处理视图图相连，，如图5-35所示。。(2)等等待批批阅的公公文：和和待办人人分类视视图连接接，如图图5-36所示示。(3)公公文流流程：和和流转视视图相连连，如图图5-37所示示。(4)已已回复复的公文文：和已已回复的的公文视视图相连连，如图图5-38所示示。(5)完完成公公文：和和所有公公文视图图连接，，如图5-39所示。。(6)按按草拟拟部门：：和按草草拟部门门视图相相连，如如图5--40所所示。(7)回回收站站：和回回收站视视图相连连，如图图5-41所示示。图5-36outline大纲纲等待批批阅的公公文项实践践题题应用办公公自动化化系统分分析与设设计方法法，对企企业信息息交流管管理程序序模块进进行分析析，建立立系统逻逻辑模型型和物理理模型；；应用LotusDomino//Notes技技术进行行文档数数据库的的设计，，并实现现相关的的处理要要求。其其信息交交流管理理程序如如下：1目目的保证环境境管理信信息交流流工作及及时、畅畅通，更更好地促促进各部部门、各各管理层层之间的的沟通和和协作及及相关方方信息的的有效处处理。2范范围适用于公公司内各各部门之之间以及及公司与与外部相相关方之之间的信信息交流流。

3职职责3.1各各部部门职责责各部门负负责环境境信息的的收集与与传递及及批复信信息的实实施。3.2供供应应部职责责供应部负负责与分分供方进进行信息息交流与与反馈。。3.3公公司司办公室室职责公司办公公室负责责与工程程承包方方进行信信息交流流与反馈馈。3.4研研究究发展部部职责研究发展展部负责责与行业业标准协协会进行行信息交交流与反反馈。3.5经经营营办公室室职责经营办公公室负责责与顾客客进行信信息交流流与反馈馈。3.6管管理理中心职职责管理中心心负责信信息的处处理与反反馈，并并对批复复信息的的实施情情况进行行验证。。

4程程序内、外部部信息交交流方式式按信息息交流图图进行，，由各部部门环境境内审员员组织执执行。4.1环环境境信息内内容4.1..1内内部环环境信息息内容(1)环环境因因素的识识别与更更新。(2)重重要环环境因素素，包括括对重要要环境因因素的控控制情况况、与重重要环境境因素相相关的运运行与活活动的控控制情况况。(3)环环境法法律、法法规及遵遵守情况况。(4)环环境目目标、指指标、方方案及完完成情况况、效果果。(5)内内审、、管理评评审、外外部审核核信息。。(6)监监测、、测量结结果，不不符合与与纠正情情况。(7)应应急准准备与响响应。(8)环环境培培训情况况。(9)员员工关关于环保保方面的的建议。。(10))总经经理、管管理者代代表有关关环境管管理工作作的指示示、决定定、要求求等。(11))各部部门间、、环境管管理工作作岗位间间的日常常联络、、常规报报表、其其他信息息通报等等。(12))环境境管理体体系各运运行控制制程序的的执行情情况。4.1..2外外部环环境信息息内容(1)顾顾客和和环保机机构的信信息。(2)环环境法法律、法法规和其其他要求求的信息息。(3)市市场及及消费者者的信息息。(4)行行业、、协会的的信息。。(5)供供方的的信息。。(6)上上级公公司的