Excel表格应用中大量数据快速录入技巧

Excel表格应用中大量数据快速录入技巧高考及其他许多类似工作有大量的数据需要录入，为了便于汇总，各校必须统一格式，所以一般由上级主管部门设计好一个数据库，再辅之以一个录入的界面。这样虽然操作起来非常直观，但丝毫不能减轻数据录入的工作量（除了自动编号之外）。仔细研究一下他们的数据库和数据构成，我们就可以放弃那些漂亮的录入界面，在EXCEL2000中轻松完成。一、 表头的设计处理首先要自己设计一张工作表。表头上的表项设置，必须建立在对上级部门数据库的认真剖析的基础之上。如果是传统的DBF数据库，当然可以直接在EXCEL中进行相关操作；如果是ACCESS数据库，经过适当处理，我们也可以在EXCEL2000中对它进行操作。实在不行，那就逐项记录下所要录入的数据项，自己设计一个表头也是可以的。表头最好用汉字注明，这样可以避免录入时出现张冠李戴的情形，需要时再适当调整一下就行了。二、 “查找、替换"和“自动更正"功能的巧用再来分析一下这些数据：在''毕业学校〃一栏，有好多个学生毕业于同一所学校，重复输入效率肯定不高。对，有了，先自己定义几个字符来临时替代一下各个学校的名称（如用“42〃代表''枣阳市第四中学〃，等全部完成后再按“Ctrl+H"把所有的“4Z"全部替换为''枣阳市第四中学〃不就行了？［提示：尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符来执行替换，不过不要光顾了简单好记，否则，你用、'4〃代替''枣阳市第四中学〃试试，做了''全部替换"后可别骂人哟！］如果你连Ctrl+H这一步也想省去，你可以试试EXCEL的“自动更正〃功能。使用自动更正功能，可以简化用户对大量重复数据的输入操作，例如可以将上面的'4z"定义更正为''枣阳市第四中学〃，定义的方法是：从工具菜单中选择、'自动更正〃，打开自动更正对话框。在''替换〃框中输入数据，如：'4z"，在“替换为"框中输入数据，如：''枣阳市第四中学〃，单击''添加〃，再单击''确定〃。之后，只需在单元格中输X'4z〃两字，即会自动更正为''枣阳市第四中学〃。三、 输入法的自动切换在输入数据时，一张工作表中同时包含汉字、英文字母和数字，那么对于不同的单元格，输入时不断地切换输入方式也是人为增加的录入工作量。只要作一下预处理，便可以使Excel对不同类型的单元格实现输入法的自动切换。启动Excel2000,新建一工作簿，取名为“2002.xls”,右键单击工作表标签“Sheet1〃，选择''重命名〃，改名为''学籍登记表〃。先将小张经常使用的'智能陈桥输入法〃设为默认汉字输入法：单击右下角的“En〃图标，选择''属性〃，在出现的对话框中选择语言标签下的''智能陈桥输入平台〃，单击［设为默认值］并确认。按上述设计输入表头内容，然后选中'姓名〃、''性别〃等需要输入汉字的那些列，在菜单中依次选择'数据一有效性一输入法模式〃选项卡，在''模式〃下拉列表框中选择''打开〃，单击［确定］按钮（如图1）。再选择其他各列，同上操作步骤，调出''输入法模式〃选项卡，在''模式〃下拉列表框中选择''关闭（英文模式）〃，单击［确定］按钮即可。经过这样简单的处理之后，在录入过程中，当插入点处于不同的单元格时，Excel2000能够根据我们进行的设置自动在中英文输入法间进行切换，省去了来回进行中英文切换的麻烦。四、 不定长数据的预处理对于学生家庭住址这一栏，列宽该如何设置呢？太宽了会造成表格过宽左右滚动不方便，太窄又怕万一哪个学生的地址比较长，岂不被它右边的列给挡住了？不要紧，有两招都是专门对付这种情况的：第一招、在''家庭住址〃列上方单击，选中整列，依次选择菜单''格式一单元格一对齐〃，在''文本控制〃下选中''缩小字体填充〃复选框（如图2），单击［确定］按钮，调整该列到合适的列宽。这样如果某个同学的地址超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符的大小把数据调整到与所设列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。即使以后对这些单元格的列宽进行了更改，其中的字符也可乖乖地自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽。第二招、选中''家庭住址〃列后，勾选图2中的、'自动换行〃复选框后，Excel能根据列的宽度和文本内容的长度自动换行，这样就不必眯起眼睛去忍受那些小字了！五、 让EXCEL也“自动编号〃我们都知道，EXCEL的自动填充是它的一大特色功能。利用它来进行序号的、'自动编制〃，简直就像是量体裁衣一样方便。一般自动填充的方法都是用鼠标左键指向填充柄，按住鼠标向下拖动完成的（填充柄是位于选定区域角上的小黑块，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，这种方法不便掌握拖动的距离。这里介绍一种本人摸索的更简单的操作方法：用鼠标左键双击填充柄。一切OK!注意：这样做有时候不能达到预期的填充效果。还必须满足下列条件：1、 只能纵向填充不能横向填充。2、 欲填充的列的左（右）相邻列非空，且中间无间断，否则以上填充将在间断处停止。3、该方法对文本形式的序列也起作用。六、自动定位小数位因为有一大批诸如123.5之类的学生成绩需要录入，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高（可以不需要输入小数点）。单击、'工具'—''选项编辑〃选项卡，选中''自动设置小数点〃复选框，在''位数〃微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入'1〃（如图3）。单击''确定〃按钮。现在，在工作表的某单元格中键入''1235〃，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为''123.5〃。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是''89〃，则在你结束输入之后，该单元格中的数字自动变为、'89.0〃。另外，如果你在''位数〃框中输入一个负数，比如、'-1〃，则Excel将在输入的数字后自动添上两个''0〃。如果要暂时取消在''自动设置小数点〃功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。利用Excel的''自动设置小数点〃的功能，对于大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的以、'0〃字符串结尾的数字的输入，将大大提高编辑速度。七、让表格个性化为了提高工作效率，越干越起劲，同时好为了避免录入时间过长后出现差错。选中整个工作表，单击格式菜单下的''自动套用格式......〃，出现''自动套用格式〃对话框，选择一种比较你所喜欢的方案，单击［选项］按钮，展开对话框下部的'应用格式种类〃选项框，为了保持前面的诸多设置，必须去掉''数字〃、''对齐〃、''边框〃等复选项前的选择，只复选''字体〃和''图案〃两项，［确定］后完成设置。［提示：在表格中，给单元格加上不同的颜色和底纹可以增强数据