演示文稿快速转换Word2007文档

前言

虽然Office2007提供了功能强大的演示文稿制作工具，但这并不意味着只用它制作出来的演示文稿就一定非常出色。尽管我们为大家介绍了很多PPT2007的新功能，但对于一份演示文稿而言，最重要的并不是PPT2007本身提供的这些功能，甚至有些时候，对于花俏的使用这些功能很有可能适得其反。

下面将介绍一系列制作演示文稿的重要原则，以帮助读者更好地将PPT2007的新特性合理地运用到实践当中。当然这里是希望起到抛砖引玉的作用，更多的精彩需要用户自己去体会。

一、什么是最重要的

读者可能经常使用PPT2007来制作解决方案销售、新产品介绍、销售情况总结报告等商务演示文稿。但是，什么是演示文稿中最需要重视的部分？毫无疑问，演示文稿的画面是很重要的，不然微软公司也不会挖空心思地把PPT这个工具做得这么强大——谁都不愿意看到只是一堆乏味文字的演示文稿。

在PPT2007面世之前，很多朋友使用“PowerPoint实用图库”之类的材库美化演示文稿，尽量想使文稿看上去更专业、更漂亮。但是这往往带来了过犹不及的问题，我们看到很多朋友做出来的演示文稿非常炫，五彩缤纷还带有各种特效，包括嗖嗖的切换音效和飘动的彩旗。实际上，除非你是正在给客户展示PPT2007的超酷特性，不然这种方式只会起到一个作用：把听众的注意力吸引到正在投影的那块白板上而不是正在向他们竭尽全力演讲的你的身上。

那么什么是重要的，是足够的信息吗？也有很多朋友会在一张演示文稿中输入大段的文字或者表格数字，如图所示。

图

大段的文字

如果每一张幻灯片都像这样有大量的文字，那么听众会不会有审美疲劳？前排的听众忙于读文字，而后排的听众往往陷于看不清文字的境地。不幸的是，许多演讲者害怕遗漏什么重要内容没有充分想听众展示，而更加地往演示文稿中添加内容。如果演讲者的演示文稿只是为了让用户从阅读中得到快乐而忽略演讲者讲的内容，那么如图1所示的那张幻灯片几乎就达到了目的。但是听众面对这样的演讲很难产生兴趣。

那么究竟什么是“好”的演示文稿最重要的东西呢？简单的说，就是演讲者所真正希望表达出来的主题以及围绕主题而需要表达的内容。

演讲者必须对自己真正要展示给听众的核心内容了然于胸，可以玩一些文字上或者特效上的技巧，但是在演示文稿中的内容可能只是演讲者要表达的要点和骨架，“血肉”部分要在演讲的过程中去充分体现，任何演讲者自己都不确定或者不清楚的内容都一定要避免在演示文稿中黑纸白字地出现。

二、PPT2007文稿中的“要”与“不要”

幻灯片体现的是个人对事物的理解，但更重要的是，一份幻灯片是给别人看的，首先是要让别人看懂，其次是让别人感觉舒适，也就是让别人能够在没有抵触情绪的感觉中接受你所表达的内容。做到这两点看起来容易，事实上你将要花费的力气会相当的大。这里总结了一下，“好”的演讲不外乎取决于一下7个因素：

·对于要表述的内容的熟悉程度；

·对于Point的概括和总结能力；

·所要表述的内容；

·准备的时间；

·表达技巧；

·格调；

·PPT提供的表达能力。

重头戏大多落在PPT2007演示文稿之外。当然一份漂亮、间接、明快、主题突出的演示文稿会给演讲者加分。前5个因素不是本文的讨论范围，下面针对最后两个因素，提一些建议工大家参考，具体可归纳为PPT文稿的“要”与“不要”。

PowerPoint文稿的“要”，主要包括一下内容。

·多概括，就是采用简写，PowerPoint是Power演讲者的Point（观点），而不是Power整篇作文。

·在证明自己时适当运用数字会让人更加信服，比如看完“根据不同的调查显示，5%~8%的人有不同程度的色盲，其中红绿色盲为大多数。因此，请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容”这段话后，就自然要考虑减少红色和绿色在演示文稿中的应用。

·在运用数字或者有对比的时考虑采用图表方式来表现。PPT2007提供了傻瓜的专业级图表工具，漂亮的图表是每个人都容易接受的，不论对象是老板还是客户。

·颜色和主题背景是会“说话”的，在不同场合下要选择应景的颜色和主题背景，如果在做一个展现热情的演示中，选用了深蓝色的背景和主题，则是一件相当糟糕的事情。

·在第一张幻灯片上简要地给出演讲者的信息，“好的第一印象是成功的一半”。

·了解一些构图学的基本原则，好的构图可以将幻灯片中的文字、图形和图表合理地摆放，以优越的空间感和稳固的重心让幻灯片看上去更舒适。

PowerPoint文稿的“不要”，主要包括以下内容。

·不要过多地使用特技效果，关注点应该是演示的内容，《疯狂的石头》几乎没有什么特技但好评如潮，某些大片特技效果做足了，但是内容却苍白得连导演自己都不能够自圆其说怎么能满足观众挑剔的胃口？

·每张幻灯片中段落中的文字除非万不得已，不要超过7行，每段话字数也不宜过多，这是“MagicSeven”原则所提倡的，这在大多数情况下都能发挥效果。

·不想讲或者不清楚的内容根本就不要放在演示文稿上或演示出来。

·除非对配色小有研究，不然尽可能利用PowerPoint自身提供的配色模板，不要在同一张幻灯片上给出超过7种颜色的图案和文字（大多数情况下两种就够了），减少或不使用对比太过强烈的颜色，比如大红大绿，这些颜色投影出来后会对观众的视觉产生不适的冲击，况且有的质量不好的投影仪会将绿色“吃掉”。

·避免出现听众可能不知道的缩写。

·字体不宜过小，在演示文稿上小于24pt的字体很可能会对后排的听众产生阅读障碍

很多时候我们都需要能将PPT课件转换成Word讲义，但是却不得其法；有的时候会为了无法打印大量的PPT文档而烦恼；现在我们不用担心了，今天我们就来看看如何将PPT2007演示文稿中的文字转换成Word2007文档吧。

方法还比较多，同时我们也会罗列出方法的缺点与需要改进的地方。

第一种方法：利用“大纲”视图快速转换

打开PPT后不要全屏，直接单击“大纲”，在左侧大纲里单击一下鼠标，按“Ctrl+A”全选内容，然后复制并粘贴到Word2007里，简单操作一次即可完成转换。

缺点：会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动的复制下来。

改进：要去除或修改行标和各种符号。比如我们将光标定位在第2张幻灯片的开始处，按“删除”键则会出现“此操作将删除一张幻灯片及其注释页和图形，是否继续?”选项（如图1），单击“是”即可将第1和第2张幻灯片合到一起，重复上述步骤，则会将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。图1

“此操作将删除一张幻灯片及其注释页和图形，是否继续?”选项

第二种方法：利用“发送”功能巧转换

打开要转换的PPT幻灯片，单击“Office按钮→发布→使用MicrosoftWord创建讲义”，然后选择“只使用大纲”并单击“确定”按钮（如图2），等一会就发现整篇PPT文档在一个Word文档里被打开。图2

选择“只使用大纲”

缺点：在转换后会发现Word有很多空行。

改进：在Word里用替换功能全部删除空行。按“Ctrl+H”打开“替换”对话框，在“查找内容”里输入“^p^p”，在“替换为”里输入“^p”，多点几次“全部替换”按钮即可。(“^”可在英文状态下用“Shift+6”键来输入。)

第三种方法：利用“另存为”直接转换

打开需要转换的幻灯片，点击“另存为”，然后在“保存类型”里选择存为“大纲/RTF文件”格式。现在用Word2007打开刚刚保存的RTF文件，再进行适当的编辑即可实现转换。

第四种方法：PPTConverttoDOC软件转换如果选中“转换时加分隔标志”，则会在转换好的word文档中显示当前内容在原幻灯片的哪一页。(1)打开一页空白的演示文档，单击“插入”命令标签，在功能区上单击“智能图表（SmartArt）”按钮，如图1所示。

图1

单击“SmartArt”按钮

（2）选中“层次结构”，并从中选择一个用户认为最能体现组织架构的模板，这里就选第一个图形，如图2所示。

图2

选择SmartArt图形

（3）在文本占位符中填入需要的文字，比如“总经理”等，如图3所示，如果需要还可以继续调整样式和颜色。

图3

键入文字

（4）如果需要展现更复杂的组织架构，比如将“设计部”进一步细分为“界面设计部”和“主程序设计部”，那么就在“在此键入文字”占位框中的“设计部”后面单击鼠标，并按下回车键，如图4所示。

图4

添加新节点

（5）在多出来的一行空白的地方按键盘上“TAB”键，新增的部门方块就缩到设计部门下面了，在占位符中填入相应的文字即可。为了美观，还可以进一步为智能图表添加特效，如图5所示。

在幻灯片中插入表格是一件常见的工作，应用表格可以使得数据和事例都更加清晰，但是在PPT2007之前的版本中，似乎找不到特别好的方法来在演示文稿中表现一个既美观又实用的表格，更不用说从Excel中复制一个现成的表格到PowerPoint文档中了。经常有人问如何把Excel中的表格不变形或少变形地复制到幻灯片里来，之前常用的办法有两种：要么是拿Word做中介，要么是使用截图工具，但是这两者都不太方便。

要在PowerPoint2007中从无到有地设计表格，可以先选中“插入”菜单，然后单击“表格图标”，PowerPoint2007会显示“表格”下拉菜单，当拖动鼠标在小格子上划过时，演示文稿中就会出现正在设计的表格的雏形，如图1所示，这里选择一个4*4的表格。

接下来可以修改一下这个表格的样式，选中或者双击表格的边缘，功能区自动现实为表格专用的功能区，如图2所示，可以选择应用表格风格的区域、表格线条的粗细颜色，甚至表格中文字的样式（如果需要的话，可以让表格中的字都拥有自己的倒影）。

除了表格的样式外，单击右边的“效果”按钮可以为表格添加各种外观效果，比如选择有三维效果的硬瓷砖样式，如图3所示，使表格在外观上与演示文稿整体更加协调。

图1

插入表格

图2

设置表格样式

图3

三维效果的样式

在“表格”下拉菜单中还有一项“Excel电子表格”命令（如图1所示），如果用户的计算机上已安装了Excel2007的话，单击这项命令会在演示文稿中插入一个Excel工作区。效果如图4所示。

图4

插入Excel电子表格

在这个编辑区（在默认情况下这个区域比较小）中，用户完全可以像操作Excel一样来进行数据排序、计算等工作，用完之后只需要在旁边空白的位置单击一下鼠标，一个美观的表格跃然纸上。表格的样式和颜色模板同样也可以应用到Excel工作区中。

另外一项亟待解决的是复制表格时格式变形得过于离谱的问题。现在试试看这样做：在Excel中选中所要复制的部分，如图5所示，这里刻意用一个带有格式、颜色和不同列宽的表格。

图5

复制表格

然后在PowerPoint2007的功能区中单击“粘贴”按钮或者使用快捷键Ctrl+V，出现一个几乎完全一样的表格，如图6所示。

图6

粘贴到演示文稿中的表格

对于复制过来的表格，如果觉得样式不够亮丽的话，可以重新设置其表格样式。

值得注意的是，千万不要不过大的表格直接从Excel中复制到PowerPoint2007中来。一方面这是没有意义的，如果复制的表格超过25行，基本上观众都是无法看清楚演示文稿中都写了些什么，另一方面PowerPoint2007仍然会一如既往的拒绝处理太大的表格，并把它弄得一团糟。(1）打开一页空白的演示文稿，单击“插入”命令标签，在功能区上单击“智能图表（SmartArt）”图表，如图1所示。

图1

插入SmartArt图表

（2）选中SmartArt图形中的一个流程模板，如图2所示。

图2

选择SmartArt图形

（3）在流程模板旁边的“在此处键入文字”栏中输入流程图中需要显示的文字，如果某个流程节点要输入多行文字，可以按回车键增加，如图3所示。

图3

插入文本

（4）单击“智能图表（SmartArt）”上的“更改颜色”按钮选择颜色方案或者选择预定义的样式，如图4所示，直到找到最合适的组合位置。

图4

选择预定义的样式

在制作PPT过程中，画流程图、结构图是免不了的，特别是在反映公司架构、工作流程及一些实验过程等，应用很广。

一幅直观的流程图好结构图能让PPT效果大增。大部分人在画图的时候一般使用图形软件画好，再插入到PPT中。在两个软件之间来回切换，这样费时费力不说，效果好PPT2007中的效果相比可差远了。今天我们就来用PPT007变及个魔术，让你大开眼界。

要玩，咱就玩点有难度的，如图1所示的这个结构，我们用图形软件画可能需要10分钟时间才能完成，图2所示的是PPT2007绘制的，之需要1分钟就能完成。两种效果大家可以比较，你还可以做得更炫一点。

图1

PhotoshopCS3制作

图2

PPT2007制作

打开魔盒看看有什么？

打开PPT2007新建一个页面，在空白页面中点击“插入SmartArt图形”按钮（或者在插入控制面板中找到“插入SmartArt图形”按钮），展开SmartArt图形库。在这里我们可以看到分为“列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图”共七大类，每类都有不同的样式，把鼠标点到每一个图形上都会有详细的使用范围说明（图3）。这里就是一个神奇的魔术盒。

现在我们要绘制一个展现人事层次关系的结构图表，在列表中选择“层次结构”类中第一样式表结构，然后点“确定”回到工作表页面中。

图3

插入SmartArt图形

图表样式变变变

当插入页面中的图表结构的确非常难看，而且和我们要做的结构有一定的差别，别急，下面就让它按我们的想法来变样式。

在插入的图表左边的文本框中输入表示关系结构的文字，当在最后一级还少及个关系图表框时怎么办？很简单，只需要在左边的文本框中按几下“回车键”，现在你看，当你按一下回车键就自动增加一个关系图表框，按两下就增加两个（图4）。现在你可以根据自己的需要增加图表框了。

图4

增加图表框

缺少的关系图表框的问题是解决了，但是如果我们绘制的图表更复杂点怎么办？

就拿这个关系结构图来说，如果在第三级的“硬件产品部”下面我们要再设置两部门怎么办？很简单，你先在“硬件产品部”下面按两次回车键，然后分别选中，点控制面板的“降级”按钮。现在你看，在结构图中已经将两个新增的结构关系图表，自动调整到下一级的结构当中去了。（图5）

图5

增加下级图表框

小窍门为你节约半个小时

现在你会发现，在结构图中文字和图形的按默认横排的方式排列的，占用空间不说也比较难看，可能你会习惯性地去一个一个手动调整，调整了大半天，发现非常不理想，怎么也弄不到一样大小，其实这里有个小窍门。在文字框中将你要调整的文字一起选中，然后你可以一起改变字体和调整排列方式（图6）。在图表框中将你要调整的多个图表一起选中，用鼠标调整选中任意的一个图形，被选中的图形都会跟着一起改变（图7）。

图6

调整排列方式

图7

调整多个图表

把关系结构调整好后，最后就是做效果了，如何添加效果？方法本站已重复多次，请查阅以前相关文章，本文不做赘述，其它的图表绘制方法基本上都大同小异。

怎么样？非常的简单吧？只要掌握了这一诀窍，即使再复杂的图表结构，都会很快画出来的。在PPT2007演示文档中插入图表，不仅可以快速、直接地表达你的观点，而且你还可以用图表转换工作表数据，来展示比较、分析趋势，给观众留下深刻的印象。在PPT2007中，可以很方便地绘制各种样式的专业图表。

图表样式选择有讲究

在PPT2007中绘制图表，一切都是所见所得，直接插入图表样式后填入相关数据即可。直观的显示方便操作修改。在我们打开PPT2007插入图表的第一步就是选择图表样式（图1）

图1

选择图表样式这里有11种图表样式，并不是每一种样式都适合我们的需求。例如，饼形图用于显示数据百分比，不能显示具体数据。比如，我们要做一个反映一家公司一年四季度分别的销售业绩，那么饼形图表只能反映四个季度总的销售百分比（图2），而不能显现四个季度具体销售数据。（我想，这种说法也许是错误的，因为PPT2007饼形图是能显示具体数据的，如图3所示）

图2

饼形图表1

图3

饼形图表2柱形图和条形图却可以反映具体的数据结构，不适合表现百分比（图4），柱形图和条形图更多的是注重具体的数据。

图4

柱形图和条形图

折线图和散点图，更多的是反映数据走势，多用于对数据分析（图5）。

图5

折线图和散点图

其它的图形各有需求用途，这里不一一点评，所以在制作图表的第一步我们要明白直接的制作需求。下面我们就以一个常规公司业绩数据统计分析表为例，介绍图表的制作方法。

图表的样式设计

当你选择好样式，将图表插入到PPT2007中时（实例以柱形图表为例），这时PPT2007将自动打开图表工具，图表工具的操作和Excel一样，它和PPT2007各以50%的显示展开（图6）。在图表工具中有示范的数据，其中最上面的系列1、系列2、系列3……我们可以填上不同的月份或者季度，在类别中我们可以填上人名或评比的对象。在我们修改的过程中，PPT2007中的图表将一一对应。

图6

PPT2007自动打开图表工具

提示：如果你制作的图表元素更简单或者更复杂，在图表工具中可自行减少或者添加相关的数据，在PPT2007中的元素将会自动对应。

设置好数据后，现在的效果还是有点难看，那么接下来我们就给它换一种样式效果吧，在图表工具栏中展开快速图表样式，选择一种直接喜欢的效果（图7）。现在样式看上去好多了。

图7

PPT2007样式效果

图表的排版及字体的调整

图表的排版很重要，为了让显示更加一目了然，我们可根据实际的情况进行排版布局，在功能面板中展开图表布局的下拉菜单，我们可以看到这里为我们提供了多种的图表布局的设置，根据图表的不同，布局的样式也有变化。这里的布局有的注重显示图表的效果，有的注重显示图表的详细数据，我们根据自己的需要选择即可（图8、图9）。

图8

图表的排版1

图9

图表的排版2

对于PPT2007图表中的字体和颜色我们也可以调整，用鼠标选中字体，然后按一下右键即可显示字体设置面板，在这里你可以对字体进行详细的设置。

PPT2007出来很长一段时间了，本站也关注了很长时间，大家在使用的过程中也遇到了很多这样那样的问题！本文将收集一些大家最为关注的经典问题，罗列出来，希望能对大家在使用PPT2007时提供帮助！问题一、如何批量调整字体字号

问：我做了一个有很多页的幻灯片，做完后觉得字体字号不合适想重新设置。但在PPT2007幻灯片中的文字标题都以文本框方式显示，我只能同时选中一页中的文字进行设置，这样逐页设置很麻烦。能不能同时对多张幻灯片中的文字进行字体字号设置呢？

答：在普通视图下，单击窗口左侧窗格上的“大纲”标签切换到大纲视图，这样所有的幻灯片中的标题文字都会显示在此窗格中（图1）。然后你就可以按“Ctrl+A”键用鼠标逐一拖动选中需要同时修改的文字进行设置了。

此外，通过设置主题字体也可以同时修改所有幻灯片中的字体字号。切换到“设计”选项卡下单击“字体”，从下拉列表中选择一种主题字体或选择“新建主题字体”进行自定义设置即可。

图1

PPT2007大纲视图

问题二、如何让北京音乐持续多张幻灯片？

问：使用PPT2007做幻灯片，从“插入”选项卡中插入的声音只对当前幻灯片起作用，播放到下一张时背景音乐就会停止。能不能让背景音乐在多张幻灯片中连续播放？

答：单击“插入”选项卡下的“声音”图标，在插入声音对话框中选择需要的声音文件打开。在出现“你希望在幻灯片放映如何开始播放声音？”的对话框，单击“自动”按钮插入声音。此时会自动切换到“声音工具”的“选项”选项卡。在“选项”下单击选中“循环播放直到停止”复选框，再单击“播放声音”的下拉按钮，选择“跨幻灯片播放”即可让背景音乐一直播放到最后一张幻灯片结束。

问题三、如何准确设置动画速度？

问：需要精确的速度设置以让动画和声音同步。但在PPT2007中自定义动画的速度默认下只有非常慢、慢、中、快、非常快五种选择，有没有办法把动画速度精确设置为指定值（例如：3分23.5秒）？

答：在PPT2007中本来就可以自由设置速度的，只要在自定义动画窗格中右击你想设置速度的动画项，从弹出菜单中选择“计时”，在窗口中单击“速度”后面的输入框，直接输入所需时间03:23.5，确定后即可把这个动画播放时间定为3分23.5秒。

问题四、为什么有的PPT文件无法编辑

问：我下载的个别PPT文件在双击打开后会直接播放，播放完后直接退出，对于这样的文件该如何进行编辑？

答：这是保存类型选择“Powerpoint放映（*.ppsx）”保存的文件。你可以先打开PPT2007，再单击窗口左上角的Office按钮选择“打开”，从打开对话框中选择打开该文件就可以直接编辑了。此外，直接右击该文件选择重命名，把文件的扩展名由.pps或.ppsx改成.ppt，重命名后也可以直接双击打开进行编辑。一般你得先从“控制面板—文件夹选项—查看”中取消“隐藏已知文件扩展名”设置后才能看到和修改扩展名。

问题五、如何重复利用以前的幻灯片

问：我现在做的幻灯片中需要用到其它PPT文件中的几张幻灯片，能不能直接把它的插入新建的幻灯片中使用呢？

答：在PPT2007中可以快速插入其他PPT文件中的幻灯片。在“开始”选项卡中单击“新建幻灯片”的下拉箭头，从下拉列表中选择“重用幻灯片”，在窗口右侧会显示“重用幻灯片”窗格（图2）。在“从一下源中插入幻灯片”中输入文件名回车确认，或者单击“浏览”选择“浏览文件”打开要插入的PPT文件。即可在“重用幻灯片”窗格中显示该PPT文件中的所有幻灯片。从中单击你要插入的幻灯片，即可把该张幻灯片插入当前文件中，插入的位置就在当前显示的那张幻灯片的前面。

图2

PPT2007“重用幻灯片”窗格

问题六、可不可以单击鼠标不换片

问：我在幻灯片中设置了一些可通过单击触发的动画，但是在播放时往往因为不小心单击到指定对象以外的空白区而直接跳到下一张幻灯片。有没有办法禁止这项单击换页的功能？

答：在PPT2007的“动画”选项卡中的换片方式下有一个“单击鼠标时”的复选框，只要单击取消前面的对勾，以后在播放幻灯片时单击到页面空白位置就不会跳到下一张了。不过这样一来得右击选择“下一张”才能跳到下一张，或者预先在页面上设置下一张按钮。倒计时的进度条经常可以在各种场合见到。有时候电视台放广告时也会有这么一个东西，让我们看到时间的流逝，从而对漫长的广告时间不至于太过绝望。其实，在我们的课堂上也可以用的，比如搞个限时答题环节。好了，不多说了，咱还是先看看在PowerPoint2007中如何实现吧。

看电视上的效果是有长的矩形条，随时间的流失不断地自上而下逐渐缩短，最后消失，咱也做这个效果。

一、制作矩形条

长条状的矩形很容易做，点击功能区“插入”选项卡的“形状”功能组中的相应按钮就可以轻松得到。我们可以用三个矩形分别填充红、黄、绿三种颜色。实现方法是选中该矩形后，在功能区新出现的“绘图工具”下“格式”选项卡的“形状样式”功能组中，点击“形状填充”按钮右侧的的小三角形，然后在弹出的列表中选择相应的颜色，如图1所示。颜色填充完成后，点击这个功能组中“形状轮廓”按钮，在弹出的菜单中选择“无轮廓”命令，取消矩形的边框线。

图1

三个色块都弄好之后，调整它们的位置，将它们恰好连接起来。需要的话，可以按下“Ctrl”键配合键盘上的方向键进行精确移动。然后选中这三个色块，点击右键菜单中的“组合”命令，将它们组合成一个整体。

选中组合好的新对象，按下“Ctrl”键用鼠标向旁边一拖，复制出第二个对象。选中第二个对象，用前面的方法填充其颜色为幻灯片的背景色。一定要记住这个对象的大概位置啊，否则呆会儿你就找不到它了。

现在再选中第一个组合后的对象，点击右键，在弹出菜单中选择“大小和位置”命令，打开“大小和位置”对话框。点击“位置”选项卡，用笔记下“水平”和“垂直”输入框中的两个数字备用，如图2所示。

图2

选中第二个对象，仍在右键菜单中点击“大小和位置”命令，然后将记下的两个数字分别填写到打开对话框的“位置”选项卡相应输入框中。

经过此番设置后，第二个对象就完全重叠到第一个组合对象上了。现在，在屏幕上什么也看不到了，呵呵。这是因为第二个对象的填充颜色与背景色完全相同，所以还是提醒要记得它们的位置哟。

二、设置倒计时效果

现在选中上层的第二个对象，点击功能区“动画”选项卡“动画”功能组中“自定义动画”按钮，打开“自定义动画”任务窗格。

点击任务窗格左上角“添加效果→进入→擦除”命令，为此对象添加擦除的动画。然后在下方的自定义动画列表中单击此动画任务条右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择“效果选项”命令，如图3所示。

图3

打开“擦除”对话框。点击“效果”选项卡，在“方向”下拉列表中选择“自顶部”。点击“计时”选项卡，在“速度”输入框中输入倒计时的时间“20”（即为20秒）。如图4所示。确定后就可以看到倒计时的效果了。

图4

看到这里您肯定明白了：其实我们是用一个与背景色相同的矩形块在慢慢地覆盖原来的三色矩形块，造成三色块矩形块逐渐缩短至消失的假象。效果如图5所示（分三个时间抓图合成）。其实，只要我们多去想，很多不错的效果在PowerPoint中都可以实现的。

图5ExcelXP的八则快速输入技巧如果我们在用ExcelXP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，来快速输入信息就成为各个ExcelXP用户非常关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。1、快速输入大量含小数点的数字如果我们需要在ExcelXP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用ExcelXP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在ExcelXP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？2、快速录入文本文件中的内容现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成ExcelXP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在ExcelXP编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。3、快速输入大量相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。4、快速进行中英文输入法切换一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。5、快速删除工作表中空行删除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。6、快速对不同单元格中字号进行调整在使用ExcelXP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要ExcelXP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，ExcelXP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。7、快速输入多个重复数据在使用ExcelXP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助ExcelXP的“宏”功能,来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。8、快速处理多个工作表有时我们需要在ExcelXP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。高效办公Excel排序方法"集中营"排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel2000/XP的数据排序方法。一、数值排序1.RANK函数RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK（number，ref，order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1（降序时）。2.COUNTIF函数COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF（range，criteria）。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4，">"&E2）+1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、1和3。此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式，即“>176.7”、“>167.3”等。COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。3.IF函数Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、E4单元格的产值排序为例，具体做法是:选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为自然数）的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF（E3=E2，G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。二、文本排序选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。如果您要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法:选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。三、自定义排序如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡（图3）。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用（图3）。使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。需要说明的是:显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。谈谈Excel输入的技巧在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。一、输入文本Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。二、输入分数几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“01/2”。如果在单元格中输入“81/2”，则在单元格中显示“81/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。三、输入负数在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。四、输入小数在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。五、输入货币值Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。六、输入日期Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。七、输入时间在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。了解Excel公式的错误值经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：#N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。1．#####！原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#####！错误。解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####！错误。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。2．#VALUE!当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本"学籍"，则公式"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。3．#DIV/O!当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。解决方法：将零改为非零值。4．#NAME?在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令，如果所需名称没有被列出，请使用"定义"命令添加相应的名称。原因二：名称的拼写错误。解决方法：修改拼写错误的名称。原因三：在公式中使用标志。解决方法：选择菜单中"工具"|"选项"命令，打开"选项"对话框，然后单击"重新计算"标签，在"工作薄选项"下，选中"接受公式标志"复选框。原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。解决方法：Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本"总计："和单元格B50中的数值合并在一起：="总计："&B50原因五：在区域的引用中缺少冒号。解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM（A2:B34）。5．#N/A原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入"#N/A"，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。6．#REF!当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击"撤消"按钮，以恢复工作表中的单元格。7．#NUM！当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM！。原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE，并且函数不能产生有效的结果。解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。8．#NULL！当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL！。原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。在Excel中快速查看所有工作表公式只需一次简单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL+`（位于TAB键上方）。EXCEL2000使用技巧十招1、Excel文件的加密与隐藏如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为：A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或者（另存为）”的对话框中输入文件名；Ｂ、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码；这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。Ｃ、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确认”，最后点“保存”完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。2、对单元格进行读写保护单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。对单元格的写保护有两种方法：Ａ、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。Ｂ、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤：（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁定”；（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。对单元格的读保护有三种方法：Ａ、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。Ｂ、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。Ｃ、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。3、快速填充相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：Ａ、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；Ｂ、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。4、使用Excel中的“宏”功能宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义方法如下：:Ａ、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；Ｂ、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；Ｃ、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。5、连续两次选定单元格我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周围将出现实线框。6、在工作表之间使用超级连接首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自动打开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。7、快速清除单元格的内容首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的两种操作步骤：Ａ、选定想要清除的单元格或单元格范围；Ｂ、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；Ｃ、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。8、快速修改单元格次序在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法如下：Ａ、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键；Ｂ、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。、在Excel中利用公式来设置加权平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。10、用Excel绘制函数图像函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下：Ａ、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；Ｂ、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成“＋”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；Ｃ、接着在B列的B1格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“＋”时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；Ｄ、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y散点图”，然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用“图表向导”中的“折线图”格式绘制。在Excel中自动推测出生年月日及性别的技巧大家都知道，身份证号码已经包含了每个人的出生年月日及性别等方面的信息（对于老式的15位身份证而言，7-12位即个人的出生年月日，而最后一位奇数或偶数则分别表示男性或女性。如某人的身份证号码为420400700101001，它的7-12位为700101，这就表示该人是1970年元月1日出生的，身份证的最后一位为奇数1，这就表示该人为男性；对于新式的18位身份证而言，7-14位代表个人的出身年月日，而倒数第二位的奇数或偶数则分别表示男性或女性）。根据身份证号码的这些排列规律，结合Excel的有关函数，我们就能实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息的目的，减轻日常输入的工作量。Excel中提供了一个名为MID的函数，其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定数目的字符，该数目由用户指定（另有一个名为MIDB的函数，其作用与MID完全一样，不过MID仅适用于单字节文字，而MIDB函数则可用于汉字等双字节字符），利用该功能我们就能从身份证号码中分别取出个人的出生年份、月份及日期，然后再加以适当的合并处理即可得出个人的出生年月日信息。提示：MID函数的格式为MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置（文本中第一个字符的start_num为1，第二个为2……以此类推）；至于Num_chars则是指定希望MID从文本中返回字符的个数。假定某单位人员管理希望通过身份证号码自动得出员工的出生年月日及性别，现以此为例，将有关步骤向广大用户作一简要介绍：1.选中整个B列，然后执行“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”窗口。2.选择“数字”选项卡。3.在“分类”栏中选择“文本”选项，然后单击“确定”按钮，关闭“单元格格式”窗口，将所有包含有身份证号码的单元格设置为文本格式。4.将光标移至C3单元格中，然后输入“="19"&MID(B3,7,2)&