DB44-T 2394-2022机关事务管理 会议服务-（高清版）

ICS03.160CCSICS03.160CCSA16广 东 省 地 方 标 准DB44/T2394—2022机关事务管理会议服务Administrationofgovernmentofficesaffairs－Conferenceservice20222022100820230108广东省市场监督管理局发布目 次前言 III1范引文件 1语定义 1本求 1服组织 1服人员 1制建设 2全求 2保密 2安与急 2前备 3预确认 3制方案 3对协调 3会引导 3会清洁 3会布置 4检验收 5中务 5引服务 5茶服务 6设保障 6会巡查 6后理 6价改进 7投管理 7服评价 7服改进 7附录A（料）会服务包程 8附录B（料）会服务位置其责 9附录C（料）会服务礼仪 10附录D（料）突事件急置序 12附录E（料）座安排 14附录F（范）保会议 17附录G（料）公卫生件控段议 18参考献 19前 言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件由广东省机关事务管理局提出、归口，并组织实施。本文件起草单位：佛山市机关事务管理局、广东省标准化研究院。本文件主要起草人：罗雪莲、刘长财、黎东初、吴国伟、刘雪茹、姜思仪、杨伟珍、刘鹏。机关事务管理会议服务范围本文件规定了机关事务管理会议服务的术语和定义、基本要求、安全要求、会前准备、会中服务、会后整理、评价与改进等。本文件适用于广东省县（区）级以上党政机关的会议服务工作，其他机关或单位参照执行。（GB/T10001.1GB15093国徽GB/T41568机关事务管理术语3术语和定义GB/T41568界定的术语和定义适用于本文件。GB/T41568机关事务管理术语3术语和定义GB/T41568界定的术语和定义适用于本文件。4基本要求A。。——工作技能；——政治素质及其他行为素质等。C；D；4.3制度建设会议服务机构应建立相关管理与服务制度，包括但不限于：——档案管理制度；——会场与用品管理制度；——会场清洁制度；——会场布置与验收制度；——会务服务制度。保密应定期开展检查。注：参会人数在200人~799人之间为中型会议，见GB/T30520。（）制定会议服务保障工作方案，明确各岗位分工、服务人员数量、时间安排等事项。GB/T10001.1布置会场前应对会场区域进行清洁，清洁卫生应符合以下要求。——会议室、候会室：——休息区：——洗手间：会议服务人员宜提前2h——布局，一般包括课桌式、中空型、U型等；——主席台，位于会场前方正中央，位置突出；单主宾主位居中，双主宾则在主席台正中央的中心线两侧各布置一个主位；——桌椅，桌椅摆放整齐，椅子摆放间距均匀且不少于20cm；——台布，台布铺设平整，中线居于桌中，两边下垂长度相等；——会标，会标字体、大小与会场或电子屏匹配，悬挂在主席台正上方；——会议文件，统一放置于座位对应桌面的中间位置，文件与桌面下边缘距离3cm为宜；——桌签，根据座次安排摆放桌签，摆放距桌外沿3cm处，座次安排见附录E；——杯碟，紧靠桌签，横呈一条直线；桌签和杯碟之间中缝对应桌面1/2（双人桌1/4）处；若放置麦克风，则桌签摆放于麦克风左侧，杯碟摆放于麦克风右侧；——茶杯，放置在杯碟中心，杯耳朝向参会人员，呈45°角摆放。GB15093GB129821h1表1设备设施布置要求序号项目要求1线路做到整齐、安全、美观2麦克风3音响面对主席台应设置反听音响4视频设备2表2设备设施调试要求序号项目要求1灯光灯光亮度与颜色正常，无损坏，应单独检查投影使用时的灯光效果2空调空调运行正常，夏季温度控制不低于26℃，冬季应不高于20℃，可根据会场情况调整3音控设备时序电源、调音台、混音器、音频处理器、功放、扬声器、会议电脑、高清混合矩阵运行参数正常4音频设备5视频设备LED电视机运行状态正常网络及信号线路正常音视频素材正常6备份设备UPS运行状态正常备用设备启动运行正常备份设备切换正常备用无线麦克风到位7其他设施设备地插、强弱电线路正常电动幕布运行正常2h1h2h1hF.1G.1。6.56.61h30min室。会议服务员应提醒参会人员将手机调至静音状态。3min1min斟茶30min15min斟倒第7续茶30min1745°放好。，5min——室内温度恒定；——音响声音适中，将麦克风调整到最佳位置；——如有临时参加会议人员，为其提供座椅；——及时添加茶水；（。F.2G.2。——有无参会人员遗留的物品，如有，应立即送还，未能及时送还的，应做好登记并妥善保管，并及时联系会议主办方；——有无损坏的设备设施及物品，如有损坏，应记录设备设施及物品的名称、数目及损坏情况，并报会务主管；——有无散落在会场的会议资料，如有遗落，应及时与会议主办方确认处理方式。——回收茶具等可重复使用的物品，清点数量并清洗入消毒柜；——整理党徽、党旗、国徽、国旗等；——收拾桌面，清扫会场，归位桌椅，撤除会标；——关闭设施设备，切断电源。F.3G.3。机关事务管理部门应建立投诉平台，畅通投诉渠道，并应按以下要求处理投诉：——受理投诉并予以记录；——受理投诉并予以记录；——能够现场解决的，协调相关人员现场解决；不能现场解决的，在约定时间内解决，作出处理意见，及时向投诉人反馈处理意见，必要时回访投诉人；——记录投诉处理结果。服务评价——服务对象满意度；——有效投诉处理满意率。——征求会议主办方意见和建议，开展会议服务满意度调查；——走访参会人员，征求对会议服务的意见和要求；——设立投诉电话、意见簿等；——网络反馈。服务改进附录A（）——应为依法注册的法人，具有独立承担民事责任的能力；——应具有履行会议服务所必需的服务能力、资源和行业声誉等；——保密制度完善；——核心管理人员和服务人员的稳定性；——突发事件的应对预案和处置能力。——突发事件的应对预案和处置能力。（A.3）A.5签订合同附录B（资料性）会议服务岗位设置及其职责附录C（）仪表服饰工作牌工作牌工作牌宜佩带在左胸。工鞋宜穿黑色皮鞋；鞋上饰品不宜过多，皮鞋表面保持光亮。袜子饰品仪容仪态站姿C.3.1.2男士站姿V行姿坐姿上体挺直，下颌微收，双目平视，双腿分开，不超肩宽，双脚平行，两手分别放在双膝上。蹲姿同女士蹲姿，男性双腿可适度的将其分开。引领用语附录D（资料性）突发事件应急处置程序当紧急停电时，宜采取以下应急处理程序：第一步：会场值守人员立即联系技术人员并启动应急预案；第二步：服务人员做好参会人员情况安抚工作；第三步：如不能及时恢复供电，会务主管应与会议主办方商议能否中断会议，组织人员疏散；第四步：会务主管向会议主办方说明突发停电原因，并表示歉意。当发生火灾事故时，宜采取以下应急处理程序：第一步：会场值守人员应立即通知相关部门结合现场情况启动应急预案，进行有效处置；第二步：组织人员进行疏散自救；第三步：安抚现场被困人员情绪，及时对疏散受伤人员进行有效救护医治；第四步：会务主管联系会议主办方说明突发火灾原因，并表示歉意。当参会人员突发疾病时，宜采取以下应急处理程序：120——中暑：应立即将患者移到阴凉处，并保持周围通风；解开衣扣，用各种方法帮助身体散热；帮助服用解暑药物，并按压人中、虎口等穴位帮助恢复意识；——心脏病突发：让患者深呼吸，保持患者周围安静和空气流通，安抚患者情绪；协助患者吃药；——癫痫：病人强直期张口时，放入折叠的毛巾，阵挛期不要强行放入，以免伤害病人。发作期使患者平卧，松开衣领，头转向一侧，以利于呼吸道分泌物及呕吐物排出，防止流入气管引起呛咳窒息。第三步：安抚其他人员情绪。麦克风出现啸叫时，宜采取以下处理程序：第一步：（1）将麦克风音量降低；（2）将麦克风与主讲人移开，同时调整方位。第二步：及时联系会议主办方负责人，做好沟通工作；第三步：会议结束后，由技术人员进行系统检查，将音响调整至最佳位置；第四步：做好服务记录。当音响出现杂音时，可采取以下处理程序：第一步：将无线麦克风代替有线麦克风；第二步：及时联系会议主办方负责人，做好沟通工作；视频设备无法使用时，可采取以下处理程序：第一步：现场值守的技术人员及时检修；第二步：如无法马上恢复，启用备用设备，或更换到满足参会人数的会场；第三步：及时联系会议主办方负责人，做好解释与安抚工作；第四步：做好服务记录。附录E（11121，31E.2。图E.1图E.2（UE.3。E.4。注：A为客方（或上级领导），B为主方。图E.3会议桌与正门正对时会议座次安排图E.3会议桌与正门正对时会议座次安排注：进门右为客方，左为主方。图E.4会议桌与正门侧对时会议座次安排E.4外宾会谈座次与外宾会谈时，会议座次安排参见图E.5。注：A为主方，B为客方。图E.5与外宾会谈时座位安排附录