高校基建档案数字化资源共享初探

高校基建档案数字化资源共享初探耿丽内容摘要高等学校基建档案与其他档案和文献类型相比具有特殊性，在基础设施可持续利用以及教学资源溯源等方面具有不可替代的作用。高校基建档案是高校基建工程在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及工程结算全过程活动的真实记录。基建档案不仅对鉴定基建工程质量、投资效益有重要的凭证作用，而且对工程项目建成后的维修、改扩建、管理、法律纠纷等具有重要的依据作用。内容目录一.高校基建档案的特性分析二.高校基建档案数字化管理的现状三.高校基建档案资源共享是实现基建档案数字化的有益探索一.高校基建档案的特性分析高校基建档案的开发利用首先必须考虑其特殊性，将其与其他档案和文献类型区别开来，并把它的特点作为实现科学管理和资源开发的重要依据，才能有效解决开发利用过程中遇到的各种问题。一.高校基建档案的特性分析1.基建档案的成套性一个基建项目的档案是有机联系的整体，规律性地形成了一系列相关科技文件。在基建项目建设过程中，包括项目建议书及上级批复、可行性研究报告、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工、竣工验收、监理材料等等。2.基建档案的专业性不论是基建档案的形成领域还是内容性质都具有鲜明的专业特点。整个建设过程中，需要气象、地质、规划、设计、建筑、检验、财会等不同领域的知识。

一.高校基建档案的特性分析3.基建档案的阶段性基建档案的基本特点是分阶段、按时间顺序形成，不同的阶段形成不同的档案。如施工阶段有开工报告、施工方案、施工计划、原材料的有关证明、设计变更、图纸会审纪要、系统调试、实验记录等等。4.基建档案的现实使用性这是基建档案区别于其他档案的一大特点，其他文件材料归档后，用来历史查考的较多。而基建档案则是，只要这一基建项目没有拆迁，那么有关基建档案就不能销毁。我校是一所百年老校，有很多建筑已成为文物不能拆迁。我校已成为文物的建筑有大礼堂，老图书馆，一号、二号、三号教学楼等。这些建筑的基建档案要永久保存。一.高校基建档案的特性分析5.基建档案来源的广泛性基建档案材料的来源涉及到政府部门的规划、施工审批，设计部门的设计论证，建筑部门的施工建设，监理部门的监理监察，质检部门的质量检查，以及原材料的合格证书、检验报告、招投标合同等。6.基建档案的庞大性前几年各高校大量扩招，进行新校区的大规模建设，工程量大，工程复杂。即有大型的教学楼，又有大型的体育馆、图书馆及其他生活区建筑和辅助性建筑，形成了大量的基建档案。我校仅南校区建设就形成基建档案445卷（盒）约45000页。二.高校基建档案数字化管理的现状由于对高校建筑物的维护、修缮、改造等方面的活动，基建档案原件频繁使用，破损严重。虽经多次粘贴、修补，仍然急需采用相应补救措施保护原件。我校保存最早的基建档案已有60多年历史，受时代限制档案形成时用纸、用笔等质量不高，有的已洇花不清。所以高校基建档案数字化迫在眉睫。二.高校基建档案数字化管理的现状1.档案意识不强，归档不及时，质量不高，严重影响基建档案的数字化2.资金严重不足基建档案数字化是高新技术支撑起来的，需要大量资金的支持。我校2000年以前基建图纸共有4132张，无法取得电子版，尤其是成为文物的建筑物图纸老化、破损严重；2000年以后基建图纸4209张，有的也无法取得电子版。3.基建档案开发利用滞后于网络建设4.专业人才缺乏基建档案的特点决定了它的专业性。基建档案数字化需要即懂档案知识又懂基建知识还懂信息技术的复合型人才。三.高校基建档案资源共享是实现基建档案数字化的有益探索

高校基建项目的勘察设计由勘察设计研究院负责，施工建设由基建部门负责招投标建设，建成后基建档案由档案馆（室）负责管理，维修、改造由后勤维修部门负责。所以，有效整合各个部门的力量，共同建设开发基建档案，做到信息资源共享，是实现基建档案数字化的有效途径。三.高校基建档案资源共享是实现基建档案数字化的有益探索1.争取领导重视和资金支持，为基建档案资源共享提供保障2.整合基建档案信息资源，为基建档案资源共享奠