文书管理标准作业规程

文书管理标准作业规程一、发文的形式上行文：请示、报告、计划、总结等。下行文：批复、决定、通知、通告、通报。平行文：函、会议纪要等。二、文件内容及要求1、文件标题统一使用上海圣维仕物业管理有限公司的LOGO纸张。（抬头标明部门或服务中心名称）标题统一用小3号黑体字，居中。发问字号。简称文号，包括机关代字、年号和顺序号三项内容。根据发文顺序和发文时间对文件编号。例如：圣物[2005]001，是指公司2005年所发的1号文件；圣物人[2005]019，是指公司人力资源部2005年所发的19号文件。2、文号统一使用5号宋体字，放在文件标题下居中位置。公司文号由行政部统一管理，服务中心文号由服务中心统一管理。发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。3、主送机关。是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关；应放在文号下方，正文之上，专行顶格，结尾用“冒号”；主送机关不止一个时，要按其机关级别的高低、职权范围大小一次排列，中间用“顿号”隔开；根据文件内容量，一般选择使用4号或小4号宋体字。4、正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和依据，讲述说明事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：正文文字一律自左而右横排；要合理地划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字；正文字体与主送机关保持一致。5、附件。通常指随正文发出的补充说明材料：1 /3如果该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明“附件：×××”字样；如果附件较多，还需编上序号1、2、3……末尾用分号，最后一个附件用句号结束；文件无附件的，无须注明；要写明附件的全称；附件字体与正文相同。6、落款。指发文单位全称或规范化的简称。落款一般放在正文的右下角，相当于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行“（此页无正文）”字样；落款字体与正文相同。7、日期：一般应写发文日期；会议通过的文件应写会议日期；重要的文件应写签发日期；日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。8、盖章。是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，一般情况下文件都应加盖印章。盖章应在公文打印校对完之后进行，由管理印章的工作人员经手并登记；印章应盖在落款和年月日中间，即“骑年盖月”位置。三、发文办理：由行政部将要发放的文件进行登记后，依据发送范围填写《文件发放登记表》，并有收文人逐一签名确认；四、收文办理1、收拆。公司行政部为收拆工作的主要部门。凡封套上写明给物业分公司的信由行政部拆封；写明为具体部门或具体人收启的信，由收信部门/人拆封。2、登记。凡重要、有指导意义、有保存和参考价值、使用期限长的公文，都要登记。2 /3以下文件无须进登记：各种无机密性的出版物。一般的简报、资料。告知性的广告。行政部将文件登记在《收文登记表》内。3、批办。总经理对重要文件批办。文件中要求几个部门合办的，应指明由哪个部门主办。需要传阅的文件，应当在《文件传阅单》上写出传阅的对象和范围,交行政部执行。4、承办和传阅。各部门根据物业公司总经理的意见对收文进行处理。传阅工作由行政人事部办理。安排传阅应先主后次，对部门经理（主管）应优先阅读。各传读人收退文件均应直接与行政人事部联系，不可在