采购流程管理

采买流程管理目的：依据公司从前采买过程中出现的问题，联合现阶段的实质状况，拟订并规范采买流程，明确采买责任，对采买过程进行控制，保证本公司采买成本控制在合理的范围，并使产品的质量和服务知足设计和规定的要求。采买流程：采买清单→采买前准备→供给商谈判→合同签署/下单采买→订单追踪→到货查验→交货/客户签收→协调安装→支付货款采买清单：1、项目负责人（工程部）依据所实行项目的设计图纸、资料及设施清单依据工程进度编制设施资料请购单；2、请购单需详尽注明所需设施和资料的品名、规格型号、数目、质量要求、交货期、交货地址等需求；3、报经工程部经理审查并署名确认，交采买部申请购置有关设施资料。采买前准备：1、采买人员接到工程部请购单后，应充分认识设施资料的品名和规格，不清楚的地方需实时与项目负责人交流并专业化理解；2、采买人员清理库存，如请购单所列部分设施资料的规格型号和库存产品一致，则独自列出，数目不足部分再另行采买；3、急件或工程需用日期紧迫的设施资料应优先办理采买；4、依据请购单按同类产品进行分类，每一类产品初选三家以上的供给商（事先需充分认识供给商的基本状况，如资质、产品认证、付款条件、售后服务、公司信用等）；5、向初选供给商以邮件或传真的方式详尽说明需采买设施资料的品名、规格、质量要求、数目、交货期、交货地址、售后保障等有关采买信息；6、对初选供给商供给的报价进行初步地比价和议价；供给商谈判：1、经成本剖析后，设定议价目标，与初选供给商分别进行质量要求、产品价钱、交货期、付款方式、售后服务等重要环节的交流谈判；2、向部门经理通告交流协调状况，若有必需，部门经理再次与供给商分别就几个重要环节进行交流，保证公司的成本控制在合理的范围内；3、将与供给商交流谈判状况向总经理进行报告，由总经理与供给商进行最后一轮的交流，综合评估后，确立本类产品的最后供货商。合同签署/下单采买：1、向供给商再次重申产品的质量要乞降供货期要求；2、合同签署时再次查对请购单上设施资料的规格型号、数目、交货期，交货地点等信息，务必做到正确无误；3、合同中需注明产品的包装，如工程业主方有明确要求的，依照业主的要求进行包装；4、明确供给商应供给的售后服务细节（包含安装调试环节）和质量保障限期和质保金额；5、在合同中明确供给商的违约结果和应担当责任，包含必需的经济处分；6、向供给商正确无误地供给需开发票的本公司详尽信息；7、供给商应正确无误地供给收款单位的详尽信息；8、依据合同条款，填写请款申请单，经总经理署名确认后，向供给商支付相应货款。（注：因采买人员或财务人员自己失误，填错收款人名称，开户行或账号等，致使对方没法收到货款，没法按期交货，造成工期延迟，赐予有关责任人员200元—2000元的经济处分，造成严重结果的，追查有关责任直至开除公司。）订单追踪：1、依据合同商定的交货期，采买人员在供给商生产时期应与对方联系人员常常保持电话交流，追踪订购产品的生产进度；2、因客观要素，如原资料供给、能源紧张等原由造成供给商不可以按期交货的，采买人员应实时与本公司项目负责人交流说明原由，由项目负责人与工程业主方协调，如没法改正交货时间，采买人员应强势施压供给商，督促对方按时保质保量出货，不然将依照合同条款追查供给商的有关责任；3、采买人员应给供货商频频重申，产品的规格型号应与合同清单调致，产品铭牌、合格证、说明书均应与签署的合同保持一致，如因对方错误而造成不良结果的，由供给商担当由此带来的全部花费和责任；3、发货前，采买人员应再次与项目负责人确认发货时间、地址、收货人及运输方式，并以传真的方式通知供给商；4、供给商许诺发货后，应立刻向对方讨取发货凭据，并实时追踪货物运输状况。到货查验：1、货到公司：由采买人员共同公司技术人员对产品进行开箱检查，按订货合同查对产品名称、规格型号、数目及外观能否知足合同要求；2、货到工程现场：由现场项目负责人依照合同清单复印件进行以上查验。交货/客户签收：1、交货前与甲方协调交货日期、交货地址、对方收货人等有关问题，妥当采纳最优运输方式（快递/托运/公司自送/外协汽运等）；2、准备交货清单，清单上产品名称、规格型号、数目等需与合同清单保持一致，盖公司鲜章交予公司送货人员（起码一式两份，甲方保存一份，公司存档一份）；3、当外购的设施资料是多个供给商时，应充分考虑各批次产品的到货时间尽量集中在一个时间段，经查验后一致配送到工程现场，以约公司的物流成本；4、公司送货人员（工程部技术人员或现场项目负责人）在甲方指定的交货地址和业主/安装公司/监理单位办理设施资料的交接，由一方或几方对货物进行品名、规格型号、数目确实认，由对方署名后妥当保存，带回公司交予采买人员接收存档；5、按合同商定，供给商直接将所订购的设施资料发运输至工程现场的，采买人员应事先向供给商重申依照我方要求填写好送货清单，送货人将货物运送到现场，交业主/安装公司/监理公司署名确认后，以快递/挂号信的形式将送货单原件递交给公司有关采买人员保存存档。安装协调：1、现场项目负责人在收到甲方/安装单位的设施安装调试指令后，采买人员依照和供给商约订的合同条款协调供给商技术人员到现场进行安装调试；2、供给商一定严格依照采买人员指令的时间抵达工程现场进行安装调试，不然采买人员以合同违约需担当相应责任结果向供给商施压；3、现场安装调试过程中如出现问题，项目负责人应实时在现场与供给商技术人员/业主/安装公司/