文档自动化管理系统综合科研项目立项申请书

综合科研项目立项申请书项目名称：基于质量控制的文档自动化管理系统申报单位：信息化管理中心负责人：XXX项目经费：50万元完成时间：2019年12月XXXX有限公司制订、立项背景公司围绕加强管控和运营水平的要求，从实际需要出发，先后组织建设了综合办公系统、生产管理系统、财务管理系统、档案管理系统等多类业务管理系统。在公司的生产、综合管理及财务资金等主要运营管理活动中得到了较好的应用，有效降低了企业的运营成本，提升了管控能力，支撑企业科学、持续、健康发展。公司根据业务发展的需要，完成了信息化顶层设计，在顶层设计的指导下，各业务系统的建设注重文档的自动收集归档的开发，亟需一个高可用性、高合理性体系架构的管理系统来支持文档全过程建设与管理。基于工作流程的文档质量控制要求自动化管理手段的支撑，从管理体制方面，建设文档自动化管理系统，可以完善当前集中与分散结合式的档案管理体制，搭建管理指导、信息交流的渠道；从质量控制方面，减少人为干预，可以提高文档著录标引及整理的规范化水平，有助于公司文档管理高质量管控；从效率方面，文档自动化管理能够实现电子文件及元数据的共享及文件整理的自动化，不仅提高了归档责任部门的归档效率而且提高了档案管理人员的工作效率，降低了人力、物力成本。二、国内外研究概况及可行性分析.项目建设的必要性随着信息技术的发展，档案管理模式已经从实体管理转变为全过程管理，档案管理者不再只是操作者，而是安排接收、负责技术、知识整合、兼职安全保管的多重身份的管理执行者。这种转变与管理思维滞后、业务知识匮乏之间的矛盾，造成了文档质量控制水平较低的现状。文档自动化管理系统对提升企业质量及成本管理水平，提升企业文档预算管控能力，推行标准化管理具有重要意义，但采用传统的人工收集整理的方式来管控文档，工作量极大，且更新不及时，不能准确反映企业的文档管理水平。客观准确的文档数据的缺失提供知识服务支持的软肋。为了在目前的人力物力资源条件下，建立起能准确反映知识收集整合实力的文档自动化管理系统，充分利用信息技术对现有文档数据进行全过程控制，自动化管理的方案成为唯一选择。第一，明确文档控制部门职能的需求。在档案管理中，基于文档一体化来做好文档控制工作，离不开各个部门的组织协调。统筹协调，只有明确不同部门的职能和要求及工作方向，同时确立部门之间的协调处理机制，提升文档管理的水平，真正优化文档管理的效益；第二，规避管理过程不规范引起的知识服务支持风险。知识收集、管理、再利用的基础在于规范的电子档案及其元数据，其规范性体现在收集归档、著录标引、整理保管等各方面。基于自动化技术的文档管理系统，可以通过不断的升级与完善来契合规范化管理的特色，实现对用户的知识支持服务。.项目建设的可行性本次开发的文档自动化管理系统，是按照公司建立的档案管理系统为依托，以文档过程实际涉及的部门、系统设备、人员为依据，通过技术对目前的工作流程及业务系统进行对接整合，实现与公司新形势下管理方式相一致的文档管理模式。可行性分析如下：第一，理念先进。本系统的建设是基于提质增效的理念，以信息化、规范化为手段，自动化管控文档，降低能耗，增强公司发展动力，是适应公司组织结构、行业特色和管理理念的基础业务管理平台；第二，人才队伍保障。公司信息化管理中心档案部门结合公司业务实际积极开展档案管理人员业务技能、信息化技能的培养。通过人才队伍建设、激励机制、教育培训建设确保有一支专门的档案管理专业人才队伍；第三，基础设施建设保障。公司为档案部门配备了“三网”网络支持系统，其中支持档案管理系统运行的网络与互联网物理隔离（生产网系统），网络性能应适应各门类电子文件、电子档案传输、利用要求。根据档案管理系统及基础软件系统部署和高效稳定运行需求配备局域网和生产网服务器等设备；第四，扎实的数据基础为依托。本系统有广泛的业务系统中的数据做基础。本系统是按照公司在应用的生产系统和综合办公系统中的文件数据为基础来源，保证了文件数据的相对准确性；第五，系统开发部分与专业软件开发公司合作，对于系统开发的需求、设计、建模、开发、测试与运维等环节具有丰富经验与技术实力；三、项目研发的主要内容及技术经济指标.主要建设内容（1）系统整体功能文档自动化管理系统按逻辑功能划分可分为三个层次：基础层、运营层及分析层。基础层是文档自动化管理系统功能架构中的基础部分，主要包括用户管理、权限管理及工作流程管理等；运营层是文档自动化管理系统整体架构中的核心部分，主要包括收集归档、著录标引、数据管理、电子文件管理、系统接口、文件自动化整理等模块；分析层主要提供对系统中档案知识的统计分析，服务利用等功能；系统接口是业务系统与文档自动化管理系统进行数据交换和传输的接口，可实现前台业务数据与后台档案数据的一体化。（2）制度规范及管理流程建设公司信息化管理中心档案部门制定了《公司电子文件归档与管理细则》、《公司纸质馆藏档案数字化转换技术标准》等规章制度，用于档案信息化建设的业务指导；为适应自动化管理系统建设，制定了收集归档、整理审核、提供利用等档案管理流程。.技术经济指标文档自动化管理系统指标主要受系统方案、建设工期、建设方式、新技术等因素影响。指标构成包括系统建设、设备购置、人工工时等。（1）系统方案设计及需求分析的准确性（2）技术应用及设备配置的适用性（3）系统数据的规范性（4）系统结构的合理性四、项目研发的技术路线本项目以系统顶层设计、体系结构设计、功能开发、接口设计、数据交换、界面设计的技术路线开展研究。概念释义：系统顶层设计：匹配公司战略目标，根据管理需要，从系统功能、系统结构、管理流程等方面实现分步实施、整体推动体系结构设计：按照可移植性、适应性等原则，实现概念结构、代码结构、模块结构及执行结构的搭建，保证系统配置、模块管理、性能分析等的一致性。功能开发：根据文档管理特点，构建完善系统的文档管理运作保障机制，设定功能模块，确保文件搜集与整理的科学性，从源头上来保障文档管理的水平从根本上来提升文档管理的整体质量。接口设计：通过系统接口运行服务程序，定时扫描中间库中的数据，如果检测到新数据，把新的数据同步到档案系统（办公网）中。数据交换：采用嵌入元数据的方式实现对象关联，使平台设计更具科学性和可靠性。保证系统间的信息交互，实现信息的集成与共享。界面设计：以顶层设计、结构设计、功能开发及接口设计为基础，以实用性、可扩展性、便捷性为原则，开发系统界面。

五、推广应用前景及经济效益预测.项目推广应用前景（1）文档自动管理的模式有利于确保各类文档信息整理过程和收集过程的科学合理，有利于优化文档管理的整体水平，明确文档归档、整理等规章制度，该模式可应用于其他行业及其他领域；（2）该系统在公司档案管理过程中使用，可大大降低成本、提高档案管理人员及归档责任部门的能效，实现档案整理的科学化、标准化；（3）对企业的档案数据、电子文件等进行收集及整理分析，具备公司提供知识服务的基础数据体系；（4）适用对象为各企事业单位档案管理机构，满足对文档的控制管理工作需要，对文档控制管理实现自动化、信息化、及时对文档过程动态管控。.社会经济效益基于质量控制的文档自动化管理系统整体的实施计划、技术以及管理的前提条件都已具备，本项目的实施将为文件前端控制、文档自动管理建设探索出一条新思路、新途径，同时对于提升企业核心竞争力、提升管理方式，为企业实现跨越式发展和精细化管理提供强有力的支撑。目前文档一体化系统的应用已经比较广泛，并且已经取得了巨大的社会效益和经济效益，随着文档自动化管理系统的应用和普及，它必将为企业和行业带来更大的经济效益，也将为文档管理的进步起到有力的推动作用。六、申报单位和协作单位及分工中报单位：信息化管理中心档案部门主要负责此次项目开发的组织协调、顶层设计和需求分析、功能模块设计、各项标准与方案的制定、结构设计、数据的收集、处理、分析、传输，系统的后期维护以及数据安全保障。主要负责此次项目开发的组织协调、顶层设计和需求分析、功能模块设计、各项标准与方案的制定、结构设计、数据的收集、处理、分析、传输，系统的后期维护以及数据安全保障。主要负责此次项目开发的组织协调、顶层设计和需求分析、功能模块设计、各项标准与方案的制定、结构设计、数据的收集、处理、分析、传输，系统的后期维护以及数据安全保障。主要负责此次项目开发的组织协调、顶层设计和需求分析、功能模块设计、各项标准与方案的制定、结构设计、数据的收集、处理、分析、传输，系统的后期维护以及数据安全保障。

七、项目进度计划项目计划进度序号内容完成时间备注1总体功能需求和技术指标T+2月2完成平台功能设计T+4月3完成平台编码与测试T+8月4平台试用及完善T+10月5总结与验收T+12月1总体功能需求和技术指标T+2月2完成平台功能设计T+4月3完成平台编码与测试T+8月4平台试用及完善T+10月5总结与验收T+12月3完成平台编码与测试T+8月4平台试用及完善T+10月5总结与验收T+12月

八、项目经费（一）年度经费预算 单位：万元总额50年度2018年2019年年年年备注公司自筹1040其他来源合计（二）自筹经费预算50 单位：万元分项内容总经费当年经费备注一、研发直接消耗的材料、燃料及动力费二、研发人员人工费15三、专门用于研发活动仪器、设备折旧费81、