编写管理文件的方法课件

如何编写管理文件主讲：黎虤重庆合智企业咨询管理有限责任公司2007.4目录管理文件简述管理文件的编写要点管理文件编写操作（互动）管理文件简述管理文件的定义管理文件的特性理理文件的类别二、管理文件的特性范围性合理性时效性真实性三、管理文件的类别根据文件的不同表现形式，我们对企业的所有管理文件进行整合，把管理文件分两大类为10个方面。应用类管理原则管理制度管理程序制度类请示报告通知工作联络单会议记要计划工作报告合同其他的文件是在管理制度的记录中体现。管理文件编写的要点文件编写的要求制度文件的编写方法应用文件的编写方法文件编写的要求思想系统性内容合理性文字的准确性文件的必要性、可能性、适时性;制度引起的QCDSG变化;文件引起的风险对策;相关的文件有哪些;相关文件的情况如何;相关的部门与人员有哪些;文件对他们的影响如何;要执行的有哪些;执行人的特点分析（能力、态度等）;职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；结构清晰、文字简明、文风一致。遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；文件名称、编号、版本号、受控状态、编制、审核、批准、生效日期、发放部门；3、文字的准确性目的范围术语引用的文件1、制度基本格式的内容职责程序记录附录管理制度的基本内容有8个方面：以ISO9001的管理精神为主，推行5W1H为主的制度格式。开展活动的目的（Why）、范围；做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。在实际工作中，以方便文件的编写、理解和链接方便为主，增加了术语、引用文件、管理要求。2、制度格式的来由目的3、制度内容的说明和编写要求

说明为什么开展该项活动及要解决的问题；说明活动涉及的产品、人员、项目、过程、活动等的范围；范围

在文件中应用的专业术语和容易引起人们岐意的名词作说明；例：A类物资、B类物资的说法质量成本、服务成本、安全成本术语说明该制度中有哪此职务的人做什么样的事。例如：在《成本管理制度》中，职责项目栏就作如下的规定：财务部门负责公司的成本管理；总经理室负责对成本异常执行处罚；各部门执行成本管理的要求和规定；职责程序开始数数1、2、3、……你会数数吗？相关部门填写《文件变更申请表》和变更后文件的电子文本传交体系管理负责人处；体系管理部负责人接到文件和《文件变更申请表》后，审查文件发布和变更的必要性；体系负责人认为不必要的申请，与申请部门沟通，如认为有必要的，组织相关的单位召开会议对文件进行评审或下发《文件评审表》进行评审各部门在接到文件评审单后3天之内做出回复意见；体系管理部门根据会议评审决议或文件评审单的意见对制度文件进行修订，并把修订后的制度文件附上会议评审决议或文件评审单一同交总经理审批；总经理根据会议纪要或文件评审单进行审批。对总经理提出意见的审指单，由体系管理负责人修订后再报批；体系管理负责人将总经理批准的书面文件存档，将电子版本挂在网上让相关人员共享；体系管理员下发《文件生效通知单》，通知相关人员部门到网上查找生效文件。程序编写的核心是你在纸上走PDCA的过程。相关部门填写《文件变更申请表》和变更后文件的电子文本传交体系管理负责人处；体系管理部负责人接到文件和《文件变更申请表》后，审查文件发布和变更的必要性；体系负责人认为不必要的申请，与申请部门沟通，如认为有必要的，组织相关的单位召开会议对文件进行评审或下发《文件评审表》进行评审各部门在接到文件评审单后3天之内做出回复意见；体系管理部门根据会议评审决议或文件评审单的意见对制度文件进行修订，并把修订后的制度文件附上会议评审决议或文件评审单一同交总经理审批；总经理根据会议纪要或文件评审单进行审批。对总经理提出意见的审指单，由体系管理负责人修订后再报批；体系管理负责人将总经理批准的书面文件存档，将电子版本挂在网上让相关人员共享；体系管理员下发《文件生效通知单》，通知相关人员部门到网上查找生效文件。指管理制度中规定的各种计算方式、分配方式、以及管理图。参考某公司《采购管理制度》的架构附录如：流程图、管理规则等。用WORD进行编号编辑用VISIO画图制度编写的技巧建议应用型文件主要内容包括以下几个方面：发文对象文件内容及要求文件期限发文部门发文审批回复栏1、应用文件基本内容应用型文件编写一定要统一格式。2、各应用型文件的编写说明请示报告通知工作联络单会议记要计划工作报告合同编写说明管理文件编写操作制度的编写应用型文件的编写总结一、制度的编写目的范围术语引用的文件职责程序记录附