Microsoft Ecel中创建数据分级显示的说明

123ABC1地区月悅销腳■4四月汇总11.034五月汇怠11.07510四月汇总9.643■11五月3.036■12五月7,113■13五月8.751-14五月汇怠18,900-15全部销售额652MicrosoftExcel可创建数据分级显示，用鼠标单击即可显示和隐藏明细数据的级别。单击分级显示符号123>+和-可迅速地只显示那些为工作表中各部分提供汇总或标题的行或列，或者可使用分级显示符号来查看单个汇总和标题下的明细数据。要分级显示的数据应位于区域中，其中第一行的每一列都有列标，同一列中包含相似的数据，区域中没有空行和空列。在分级显示前，可能需要将数据进行排序以便将同一组中的行放在一起。在上文的示例中，区域是根据地区以及月份排序的，因此“东部”地区中三月份和四月份的明细数据行被分在了一起，而“西部”地区中每月的明细数据行也被分在了一起。在每组明细数据行的上方或下方将显示汇总行。为了获得最佳效果，汇总行应包含引用每个明细数据行中单元格的公式。在示例中，每月和每个地区的明细数据下方都有一个汇总行。例如，第14行的数据是第11行到第13行的销售额的汇总。也可分级显示包含描述性文本或其他数据的汇总行中的数据。若要分级显示列而不是行，请确保区域的第一列有列标，并且明细数据列的右边或左边有一个汇总列。分级显示可以具有至多八个级别的明细数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供明细数据。在示例中，包含所有行的汇总的“销售总额”行为第一级别。包含每月汇总的行为第二级，销售的明细数据行为第三级。若要只显示某个特殊级别中的行，您可以单击想要查看的级别对应的数字。在示例中，“东部”地区的明细数据行和“西部”地区“四月份”的明细数据行被隐藏，不过可单击十符号来显示这些行。自动分级显示如果您的汇总数据中使用了包含诸如SUM函数（函数：函数是预先编写的公式，可以对一个或多个值执行运算，并返回一个或多个值。函数可以简化和缩短工作表中的公式，尤其在用公式执行很长或复杂的计算时。）的公式，那么Excel可以像示例中一样自动地分级显示数据。汇总数据必须与明细数据相邻。

如果将自动分类汇总插入按行组织的区域中，则Excel将同时自动分级显示工作表，以便能够显示或隐藏所需的任何明细数据。手动分级显示如果没有对数据进行组织，那么Excel就不能自动对其分级显示，但您可手动创建分级显示。例如，如果汇总数据行或列包含数值或描述性文本，而不是公式，则需要手动分级显示数据。无论是在创建分级显示时还是创建后，均可对其应用自动样式（样式：字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。）。对于分级显示的行，Excel使用诸如RowLevel_1和RowLevel_2uses这样的样式。对于分级显示的列，Excel使用诸如ColLevel_1和ColLevel_2.uses这样的样式。样式使用粗体、斜体或其他文本格式来区分数据中的汇总行。通过更改这些样式的定义方式，可应用不同的文本和单元格格式来自定义分级形式的外观。还可使用自动套用格式（自动套用格式：可应用于数据区域的内置单元格格式集合，例如，字体大小、图案和对齐方式。Excel可识别选定区域的汇总数据和明细数据的级别，然后对其应用相应的格式。）来设置分级显示数据的格式。如果您有一个要进行组合和汇总的数据列表（列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。），则可以创建分级显示（分级最多为八个级别，每组一级）。每个内部级别（由分级显示符号（分级显示符号：用于更改分级显示工作表视图的符号。通过单击代表分级显示级别的加号、减号和数字1、2、3或4，可以显示或隐藏明细数据。）中的较大数字表示）显示前一外部级别（由分级显示符号中的较小数字表示）的明细数据（明细数据：在自动分类汇总和工作表分级显示中，由汇总数据汇总的分类汇总行或列。明细数据通常与汇总数据相邻，并位于其上方或左侧。）。使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列，或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示（如下面示例所示）、列的分级显示或者行和列的分级显示。141213111-4-7-WFHTHKMrnKMrnRMrFMTRKHTnKHT区圭口±口*口立口±口土口土口地东东西西西西西月份四月汇总

五月汇杀

四月汇总

五月

五月

五月

五月汇总

全部销售额633.013141213111-4-7-WFHTHKMrnKMrnRMrFMTRKHTnKHT区圭口±口*口立口±口土口土口地东东西西西西西月份四月汇总

五月汇杀

四月汇总

五月

五月

五月

五月汇总

全部销售额633.013O.3015下面显示了一个按地理区域和月份分组的销售数据分级显示行，此分级显示行有多个摘要行和明细数据行。1显某级的请击要示一别，单适亍级示。第级号分显符21包含所有明细数据行的总销售额。3第2级包含每个区域中每个月的总销售额。4第3级包含明细数据行（当前仅显示第11个到第13个明细数据行）。5要展开或折叠分级显示中的数据，请单击和分级显示号。您要做什么？创建行的分级显示创建列的分级显示显示或隐藏分级显示的数据用样式自定义分级显示复制分级显示的数据隐藏或删除分级显示用图表创建摘要报告创建行的分级显示确保每列在第一行中都有标签，在每列中包含相似的内容，并且区域内没有空行或空列。选择区域中的一个单元格。对构成组的列进行排序。有关排序的详细信息，请参阅对区域或表中的数据进行排序。插入摘要行。要按行分级显示数据，必须使摘要行包含引用该组的每个明细数据行中单元格的公式。请执行下列操作之一：使用“分类汇总”命令插入摘要行使用“分类汇总”命令，可以在每组明细数据行的正下方或正上方插入SUBTOTAL函数并自动创建分级显示。有关详细信息，请参阅在工作表的数据列表中插入分类汇总。插入您自己的摘要行使用公式在每组明细数据行的正下方或正上方插入您自己的摘要行。指定摘要行的位置位于明细数据行的下方还是上方。J如何指定摘要行的位置在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器。k组合〒童3取消组合八三s分类汇慙I 可要指定摘要行位于明细数据行上方，请清除“明细数据的下方”复选框。要指定摘要行位于明细数据行下方，请选中“明细数据的下方”复选框。分级显示数据。请执行下列操作之一：」自动分级显示数据如有必要，在区域中选择一个单元格。在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”旁边的箭头，然后单击“自动建立分级显示”。+组合kJjH取消组合k=®分娄汇啟I 可」手动分级显示数据要点在手动组合分级显示级别时，最好显示出所有数据以避免执行错误的行组合。分级显示外部组。」如何分级显示外部组选择所有的次级摘要行及其相关的明细数据。在下面的示例中，第6行包含第2行到第5行的分类汇总，第10行包含第7行到第9行的分类汇总，第11行包含总计。要组合第11行的所有明细数据，请选中第2行到第10行。ABC1地区月份销售额2东部三月¥9,6473东部三月¥4,1014东部三月¥7,1155东部三月¥2,9576东部三月总计¥23,8207东部四月¥4,2578东部四月¥1,8299东部四月¥6,55010东部四月总计¥12,63611东部总计¥36,456要点不要在选定区域中包括第11行（摘要行）。在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。+组合〒*■]中取消组合-E,rjypi■分类汇总I 可分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。或者，分级显示一个内部嵌套组。」如何分级显示内部嵌套组对于每个内部嵌套组，请选择与包含摘要行的行相邻的明细数据行。在下面的示例中，要组合第2行到第5行（第6行为它们的摘要行），请选中第2行到第5行。要组合第7行到第9行（第10行为它们的摘要行），请选中第7行到第9行。ABC1地区月份销售额2东部三月¥9,6473东部三月¥4,1014东部三月¥7,1155东部三月¥2,9576东部三月总计¥23,8207东部四月¥4,2578东部四月¥1,8299东部四月¥6,55010东部四月总计¥12,63611东部总计¥36,456要点不要在选定区域中包括该组的摘要行。在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。卡组合k*■]■＞取消组合▼EI哥可分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。继续选择并组合内部行，直到创建了分级显示中需要的所有级别。如果要对行取消组合，请选中这些行，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。注释也可以对分级显示的各个部分取消组合，而不需要删除整个分级显示。按住Shift,单击该组的+或□，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。要点如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合，则明细数据行可能仍然隐藏。要显示数据，请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏行”。□返回页首创建列的分级显示确保每行在第一列中都有一个标签，在每行中包含相似的内容，并且区域内没有空行或空列。选择区域中的一个单元格。对构成组的行进行排序。有关排序的详细信息，请参阅对区域或表中的数据进行排序。使用公式在紧邻每一明细数据列所在的组的右侧或左侧插入自己的摘要列。注释要按列分级显示数据，则必须使摘要列包含引用该组的每个明细数据列中单元格的公式。指定摘要列的位置位于明细数据列的右侧还是左侧。」如何指定摘要列的位置在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器。+组合kJjH取消组合k=®分娄汇啟要指定摘要列位于明细数据列的左侧，请清除“明细数据的右侧”复选框。要指定摘要列位于明细数据列的右侧，请选中“明细数据的右侧”复选框。分级显示数据。请执行下列操作之一：」自动分级显示数据如有必要，在区域中选择一个单元格。在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”旁边的箭头，然后单击“自动建立分级显示”。于组合丁□取消组合于=圃分娄汇強£菠显示_2」手动分级显示数据要点在手动组合分级显示级别时，最好显示出所有数据以避免执行错误的列组合。分级显示外部组。j如何分级显示外部组选择所有的次级摘要列及其相关的明细数据。在下面的示例中，列E包含从列B到列D的分类汇总，列I包含从列F到列H的分类汇总，列J包含总计。要组合列J的所有明细数据，请选择列B到列I。ABCDEFGHIJ地-一-一 三第一季四五六第二季H11区月月月度月月月度2东部3715048801,7551866532291,0682,8233西部1921851435207734193651,5572,0774北部4474694291,3455791803671,1262,4715南部2815114101,2021247502001,0742,276要点不要在选定区域中包括第J列（摘要列）。在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”+组合〒1中取消组合-E,rjypi■I分类汇总分菠显示 日分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。或者，分级显示一个内部嵌套组。」如何分级显示内部嵌套组对于每个内部嵌套组，请选择与包含摘要列的列相邻的明细数据列。在下面的示例中，要组合列B到列D（列E为它们的摘要列），请选择列B到列D。要组合列F到列H（列I为它们的摘要列），请选择列F到列H。ABCDEFGHIJ地-一-一三第一季四五六第二季H11区月月月度月月月度2东部3715048801,7551866532291,0682,8233西部1921851435207734193651,5572,0774北部4474694291,3455791803671,1262,4715南部2815114101,2021247502001,0742,276要点不要在选定区域中包括该组的摘要列。在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。+组合〒走3取消组合八三s分类汇慙I 可分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。继续选择并组合内部列，直到创建了分级显示中需要的所有级别。如果要对列取消组合，请选中这些列，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。+组合k走■＞取消组合▼E™分类汇慙注释也可以对分级显示的各个部分取消组合，而不需要删除整个分级显示。按住Shift，单击该组的+或□，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。要点如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合，则明细数据列可能仍然隐藏。要显示数据，请拖动与隐藏的列相邻的可见列标。在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏列”。□返回页首显示或隐藏分级显示的数据如果没有看到分级显示符号123+和□，请单击“MicrosoftOffice按钮” ，单击“Excel选项”，单击“高级”分类，然后在“此工作表的显示”部分下，选择工作表，然后选中“如果应用了分级显示，则显示分级显示符号”复选框。执行下面的一项或多项操作：显示或隐藏组的明细数据要显示组中的明细数据，请单击组的+0要隐藏组的明细数据，请单击组的-0将整个分级显示展开或折叠到特定级别在 分级显示符号中，单击所需级别的数字。较低级别的明细数据会隐藏起来。例如，如果分级显示有四个级别，则可通过单击m隐藏第四级别而显示其他级别。显示或隐藏所有分级显示的明细数据要显示所有明细数据，请单击 分级显示符号的最低级别。例如，如果有三个级别，则单击口。要隐藏所有明细数据，请单击1。□返回页首用样式自定义分级显示对分级显示的行来说，MicrosoftOfficeExcel使用诸如RowLevel_1和RowLevel_2的样式（样式：字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储0应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令0）0对分级显示的列来说，Excel使用诸如ColLevel_1和ColLevel_2的样式0这些样式使用加粗、倾斜以及其他文本格式来区分数据中的摘要行或摘要列0通过更改这些样式的定义方式，可应用不同的文本格式和单元格格式来自定义分级显示的外观0在创建分级显示时或在创建之后，都可以对分级显示应用样式0执行下面的一项或多项操作：自动对摘要行或摘要列应用样式在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器0+组合〒走3取消组合八三s分类汇慙仑憑显示 日选中“自动设置样式”复选框0对现有的摘要行或摘要列应用样式选择要对其应用分级显示样式的单元格0在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器0T组合kH取消组合k=®分娄汇啟选中“自动设置样式”复选框0单击“应用样式”0注释还可以使用自动套用格式（自动套用格式：可应用于数据区域的内置单元格格式集合，例如，字体大小、图案和对齐方式0Excel可识别选定区域的汇总数据和明细数据的级别，然后对其应用相应的格式0）来设置分级显示数据的格式0□返回页首复制分级显示的数据如果没有看到分级显示符号"22、*和-,请单击“MicrosoftOffice按钮”，单击“Excel选项”，单击“高级”分类，然后在“此工作表的显示选项”部分下，选择工作表，然后选中“如果应用了分级显示，则显示分级显示符号”复选框。使用分级显示符号 、-和+来隐藏不需要复制的明细数据。有关详细信息，请参阅显示或隐藏分级显示的数据一节。选择摘要行的区域。在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“查找和选择”，然后单击“定位”。单击“定位条件”。单击“可见单元格”。单击“确定”，然后复制数据。□返回页首隐藏或删除分级显示注释隐藏或删除分级显示时不删除任何数据。隐藏分级显示如果没有看到分级显示符号"22、*和□，请单击“MicrosoftOffice按钮”，单击“Excel选项”，单击“高级”分类，然后在“此工作表的显示选项”部分下，选择工作表，然后选中“如果应用了分级显示，则显示分级显示符号”复选框。通过单击 分级显示符号中的最大数字来显示所有数据。单击“MicrosoftOffice按钮”，单击“Excel选项”，单击“高级”分类，然后在“此工作表的显示选项”部分下，选择工作表，然后清除“如果应用了分级显示，则显示分级